Geschäftsreise Abendessen: Das müssen Sie wissen

Nach Feierabend geht es auf möglichst schnellem und direktem Weg nach Hause, um erst einmal etwas zu essen. Der Tag war anstrengend, Sie haben verständlicherweise Hunger und freuen sich auf eine leckere Mahlzeit. Im Normalfall kein Problem: Sie kochen sich etwas nach Ihrem Geschmack, machen es sich alleine oder mit der Familie gemütlich und erzählen vom vergangenen Tag. Sind Sie aber beruflich unterwegs, wird es schwieriger. Sie müssen sich verpflegen, wobei auch Kosten auf Sie zukommen. Doch müssen Sie diese alleine tragen oder gibt es Geld vom Arbeitgeber? Wir erklären, was Ihnen bei einer Geschäftsreise zusteht und worauf Sie beim Abendessen und auch den anderen Mahlzeiten achten sollten…

Geschäftsreise Abendessen: Das müssen Sie wissen

Geschäftsreise Abendessen: Was ist mit den Kosten?

Wenn Sie sich auswärts verpflegen müssen, ist dies meist teurer, als zuhause. Es wird nicht preisbewusst im Supermarkt eingekauft und zuhause selbst gekocht, vielmehr wird in der Regel im Hotel, im Restaurant oder zumindest auswärts gegessen, wenn Sie beruflich unterwegs sind. Das hat natürlich seinen Preis und so müssen Sie bei einer Geschäftsreise immer auch an die Kosten denken, die damit verbunden sind.

Allerdings ist die Auswärtstätigkeit von Ihrem Arbeitgeber angesetzt, Sie sind also auf seinen Auftrag unterwegs. Müssen Sie sich dann wirklich selbst um Ihre Verpflegung kümmern oder ist es nicht vielmehr die Aufgabe des Unternehmens, dafür Sorge zu tragen, dass Sie während der Dienstreise versorgt sind?

Zuerst die gute Nachricht: Nein, es liegt nicht allein an Ihnen, Essen und Getränke auf einer berufliche Reise selbst zu zahlen. Dafür sorgt der sogenannte Verpflegungsmehraufwand, der im Einkommensteuergesetz geregelt ist. Dieser soll genau die oben angesprochenen größeren Kosten der Verpflegung bei einer Auswärtstätigkeit ausgleichen.

Dabei ist es grundsätzlich egal, ob Sie sich unterwegs einen Kaffee, ein anderes Getränk, einen Snack zwischendurch oder eben das Abendessen auf der Geschäftsreise kaufen. Für Ihre Verpflegung wird Ihnen eine feste Pauschale zur Verfügung gestellt.

So viel steht Ihnen für das Essen auf einer Geschäftsreise zu

Bevor Sie sich nun freuen, dass Sie auf Kosten Ihres Arbeitgebers richtig reinhauen und es sich auf der Geschäftsreise gut gehen lassen können, kommt leider noch eine eher schlechte Nachricht: Es heißt nicht ohne guten Grund VerpflegungsMEHRaufwand. Dieser soll nicht alle Kosten abdecken, die für die Verpflegung während eines beruflichen Aufenthalts abdecken. Vielmehr soll die Differenz ausgeglichen werden – also die Kosten, die Ihnen zusätzlich für Essen und Getränke entstehen, weil Sie aus beruflichen Gründen nicht zuhause sind.

Wie viel Sie als Zuschuss für Ihre Verpflegung bekommen, hängst dabei vor allem von der Dauer der Geschäftsreise ab. Sind Sie mindestens volle 24 Stunden, also einen gesamten Tag, unterwegs und nicht an Ihrer Hauptarbeitsstelle, bekommen Sie einen Verpflegungsmehraufwand von 24 Euro. Bei einer Abwesenheit von mindestens acht Stunden gibt es immerhin noch eine Pauschale von 12 Euro.

An An- und Abreisetagen, wenn Sie also vorher an einem anderen Ort übernachtet haben oder am folgenden Tag woanders übernachten, ist die tatsächliche Dauer der Abwesenheit egal, an diesen Tagen stehen Ihnen ebenfalls 12 Euro zu.

So bekommen Sie die Kosten für Essen auf der Geschäftsreise erstattet

Geschäftsreise Abendessen Kosten Erstattung Verpflegung MehraufwandSie bleiben nicht auf den vollen Kosten für Ihre Verpflegung während einer Geschäftsreise sitzen, allerdings müssen Sie diese zunächst dennoch selbst tragen. Ihr Chef drückt Ihnen vor der Abfahrt nicht einfach Geld in die Hand, mit dem Sie sich etwas zu essen kaufen und die Rechnung für das Abendessen auf der Geschäftsreise im Restaurant begleichen können.

Heißt für Sie: Zunächst einmal müssen Sie in Vorkasse gehen und alles, was Sie auf der Geschäftsreise für Ihre Verpflegung brauchen, aus der eigenen Tasche zahlen. Erst im Anschluss, wenn Sie bereits wieder zurück sind, bekommen Sie die Pauschalen des Verpflegungsmehraufwandes erstattet.

Meist läuft dies direkt über die Reisekostenabrechnung. Bleibt die Erstattung dabei in den Grenzen des Pauschalbetrages, ist dies steuerfrei.

Gibt es in der Abrechnung Ihrer Reisekosten noch keine Rückerstattung, können Sie den Verpflegungsmehraufwand steuerlich absetzen. In diesem Fall können Sie ihn als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung aufführen.

Was ist, wenn der Chef das Abendessen auf einer Geschäftsreise zahlt?

Für die Kosten Ihrer Verpflegung auf einer Geschäftsreise gibt es einige Regeln und Ausnahmen, die Sie kennen und beachten sollten. Bei nur sehr kurzen beruflichen Reisen, die weniger als acht Stunden dauern und bei denen Sie auch nicht an einem anderen Ort übernachten müssen, gibt es beispielsweise keine Rückzahlung. Auf der anderen Seite werden die Pauschalbeträge auch bei sehr langen Geschäftsreisen, bei der Sie länger als drei Monate an einem anderen Ort sind, nicht mehr genutzt.

In der Praxis sollten Sie aber vor allem darauf achten, ob von Ihrem Arbeitgeber bereits Mahlzeiten während der Dienstreisebezahlt werden. Dies ist beispielsweise sehr häufig der Fall, wenn die Hotelübernachtung mit Frühstück gebucht wird. Dies kann auch der Fall für andere Mahlzeiten sein, so ist auf einer Geschäftsreise auch das Abendessen manchmal bereits inbegriffen.

Sollten Mahlzeiten vom Unternehmen gezahlt werden, wird der Pauschalbetrag, den Sie zurückerstattet bekommen, entsprechend prozentual gekürzt. Für das Frühstück entfallen 20 Prozent des Betrages, für Mittag- und Abendessen auf einer Geschäftsreise werden jeweils 40 Prozent gekürzt, wenn diese vom Unternehmen gestellt werden.

Sind Sie einen gesamten Tag unterwegs und würden somit eine Erstattung von 24 Euro bekommen, reduziert sich diese um 4,80 Euro, wenn das Frühstück im Hotel bereits inbegriffen ist. Ist auch das Abendessen bereits bezahlt, würden weitere 9,60 Euro gekürzt werden.

Geschäftsreise Abendessen: Gibt es Regeln, was Sie essen können?

Dass der Arbeitgeber einen Teil der Kosten für das Essen auf einer Geschäftsreise erstattet, ist grundsätzlich gut und sorgt für Freude, doch gleichzeitig sind einige Arbeitnehmer unsicher, ob damit weitere Vorgaben verbunden sind. Müssen Sie sich beispielsweise beim Abendessen an bestimmte Dinge halten, da der Chef schließlich mitzahlt?

Darüber brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen. Es handelt sich schließlich um eine Pauschale – es ist also völlig egal, wie viel Sie tatsächlich für Ihre Verpflegung ausgegeben haben. Ob Sie auf der Geschäftsreise ein Abendessen für 100 Euro genießen oder sich mit einer Kleinigkeit für 10 Euro begnügen, macht keinen Unterschied. In der Regel müssen Sie keine Rechnungen oder Nachweise erbringen, da es auch für Ihren Arbeitgeber irrelevant ist.

Für Sie bedeutet dass, das Sie während der Auswärtstätigkeit essen können, was Ihnen schmeckt – ob Besuch in einem gehobenen Restaurant oder Abstecher zu einer Fast-Food-Kette.

[Bildnachweis: wavebreakmedia by Shutterstock.com]
17. April 2018 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.

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