Meeting-Tipps
Es gibt Tage, die fangen schwach an und lassen dann stark nach. Mit Meetings ist das genauso. Und diese ziehen sich auch noch in die Länge wie Kaugummi am Schuh. Vor ein paar Jahren kam kurz die Idee auf, einmal in der Woche einen konferenzfreien Tag einzuführen - einfach mal nicht labern, sondern machen. Schöne Idee, leider hat sie nie durchgesetzt. Tatsächlich sieht der Büroalltag heute so aus: Manager wie Angestellte verbringen im Schnitt 4,9 Arbeitsstunden pro Woche damit, Sitzungen zu koordinieren. Dabei werden dann durchschnittlich sieben Besprechungen pro Woche vereinbart, an denen sieben Personen teilnehmen, die im Schnitt zwei Stunden und 45 Minuten zusammen sitzen. Ein Fünftel dieser Bürorunden dauert sogar länger als fünf Stunden. Woraus sich für manche statistisch ergibt, dass sie jede Woche rund 19 Stunden in Meetings hocken. Na, Danke!

10 Dinge, die jeder im Meeting denkt

Meeting-Teilnehmer-LangeweileNicht wenige Büroarbeiter sind längst zu Rittern der Schwafelrunde mutiert. Manche Menschen verbringen gar die Hälfte ihrer Arbeitszeit in solchen Teamsitzungen. Je häufiger solche Treffen am Tag stattfinden, desto mehr fragmentieren sie den Tag der Teilnehmer in immer kleinere und deshalb kaum noch produktive Einheiten. Der vielbeschworene Flow – er findet nicht mehr statt.

Zudem werden in diesen Meetings oft nur über abstrakte Probleme, Hypothesen und Was-wäre-wenn-Szenarien gesprochen. Entsprechend theoretisch und nutzlos sind häufig die Ergebnisse. Trotzdem haften Meetings in der Welt des Managements nahezu sakrosankte Attribute an, wie positiv, populär, produktiv. Warum bloß?

Was kaum einer zugibt: Die Zusammenkünfte sind oft nichts weiter als Marktplätze der Eitelkeiten - mit hohen Risiken und Nebenwirkungen. Die Teilnehmer erscheinen unvorbereitet; wissen nicht, was auf der Agenda steht oder was genau sie jetzt gleich erarbeiten sollen und driften deshalb ständig ab.

Das langweilt, nervt, frustriert.

Forscher um Kenneth T. Kishida vom Virginia Tech Crilion Research Institute gehen sogar soweit, zu sagen: Meetings machen dumm. In den zugrunde liegenden Experimenten mit fünf Gruppen mussten sich die Probanden jeweils vor und nach den Meetings Intelligenztests unterziehen, Resultat: Nach den Konferenzen lag ihr IQ deutlich niedriger als vorher. Vor allem Frauen schnitten in den Tests nach der Sitzung merklich schlechter ab - insbesondere im Vergleich zu der Kontrollgruppe mit Kollegen, die nicht gemeetet hatten.

We started with individuals who were matched for their IQ. Yet when we placed them in small groups, ranked their performance on cognitive tasks against their peers, and broadcast those rankings to them, we saw dramatic drops in the ability of some study subjects to solve problems. The social feedback had a significant effect.

Hand aufs Herz, wer hatte in einer dieser nichtssagenden Besprechungen nicht auch schon Gedanken, wie...

  • Ich habe keine Zeit für diesen Quatsch.
  • Es klang besser, als es noch meine Idee war.
  • Wer hat diesem Idioten bloß den Job gegeben?
  • Ob er in diesem Leben noch zum Punkt kommt?
  • Gut, dass ich mein Smartphone mitgenommen habe...
  • Die Siebziger Jahre haben gerade angerufen: Sie wollen ihre Krawatte zurück.
  • Wenn er noch einmal "Synergieeffekte" sagt, springe ich aus dem Fenster.
  • Bullshit... Bingo!
  • Welche Sprache ist das?
  • Ich habe Hunger!
  • Herr schenk Hirn!

Meeting Arten

Bei einer Umfrage des Instituts LM Research & Marketing Consultancy unter 2500 Büroarbeitern kam heraus:

  • 29 Prozent der täglichen Meetings sind webbasierte Treffen.
  • 26 Prozent sind Präsenz-Meetings.
  • 24 Prozent sind Telefonkonferenzen.
  • 11 Prozent sind private Runden.

17 Prozent der Konferenzen müssen allerdings noch vor dem Treffen wieder neu geplant werden, weil Teilnehmer absagen oder sich Inhalte geändert haben.

Meetingkultur: Wegen Überdruss geschlossen

Entsprechend fordern manche - ganz konsequent - Besprechungen, die sich als reine Zeitverschwendung erweisen, sofort abzubrechen. Zur Not auch mitten im Meeting - und sei es nur, um auf den Missstand aufmerksam zu machen oder ein Exempel zu statuieren. Ja, das ist radikal, kann aber den Kreislauf aus aus organisiertem Überdruß und Langeweile durchbrechen.

Eine Konferenz abbrechen sollte man wenn...

  • ... es keine Agenda gibt. Wenn Sie sowieso nicht wissen, warum Sie zusammen kommen, hat sich die Sache gleich erledigt.
  • ... alle zu spät kommen. Unpünktlichkeit ist gelebte Arroganz. Sie sagt: Anderes ist mir wichtiger. Oder: Ich bin so wichtig, dass ich euch warten lassen kann. So wird die Bummelei gar noch zur Macht- und Dominanzstrategie. Frechheit. Beweisen Sie das Gegenteil!
  • ... keiner vorbereitet ist. Leider meinen manche, der tiefere Sinn einer Agenda besteht darin, Punkte zu haben, an denen man sich abarbeiten kann, während man sich parallel an einem Dialog aus Gratiskaffee und Knusperspaß vom Typ "Selection" erfreut. Falsch! Der Sinn besteht darin, dass man sich vorher ein paar wertvolle Gedanken dazu machen kann, um hernach schneller zu einem optimalen Ergebnis zu gelangen. Hat sich keiner vorbereitet, können Sie das auch als Indiz für einen denkfaulen und unorganisierten Haufen werten, den Sie nicht noch dadurch belohnen sollten, indem Sie Ihre kostbare Vorbereitungszeit daran verschwenden.
  • ... nichts herauskommt. Manchmal haben sich alle vorbereitet - und trotzdem zündet der Funke nicht. Qualität kommt von quälen, deshalb sollten Sie hier ruhig auch ein paar Schweigeminuten aushalten. Manche Gedanken brauchen Ruhe, um zu reifen. Aber wenn auch nach einer halben Stunde partout nichts passieren will, vertagen Sie das Meeting lieber, bis die Geister und Gemüter der Anwesenden frischer sind.

Gewiss, ein radikaler Ansatz. Aber eben nicht wenige Menschen verbringen wertvolle Arbeitszeit in Konferenzräumen, diskutieren dort Wenns und Abers, grübeln über Szenarien, malen auf Flipcharts und ziehen sich eine um die andere Powerpointfolie rein – und mögen doch nicht recht zugeben, was sie längst spüren: Dass solche Zusammenkünfte zuweilen nichts weiter sind als ein enges Korsett.

Diese 8 Typen treffen Sie in jedem Meeting

    Meeting-Runde-Team-Typen

  • Der Störenfried fällt dadurch auf, dass er sich regelmäßig eine andere Meinung leistet, nach der Devise: "Das sehe ich aber anders..." Das kann auch sein Gutes haben. Im Idealfall verhindert der Störenfried so im letzten Moment ein Desaster oder bringt neue kreative Impulse in die Gruppe. Doch das ist leider die Ausnahme von der Regel, dass der Typ Meetings einfach nur künstlich in die Länge zieht und die Agenda kräftig durcheinander wirbelt.
  • Der Unterbrecher ist ein naher Verwandter des Störenfrieds, geht aber anders vor: Sobald in der Runde eine gute Idee geboren wird, kann sich der Unterbrecher kaum noch im Zaum halten. Er muss jetzt auch seinen Senf dazu geben, Motto: Es ist zwar schon alles gesagt, aber noch nicht von allen. Dummerweise fällt er dabei anderen gerne ins Wort – in der charmanten Variante mit "Der Kollege hat völlig Recht damit, dass..." oder weniger charmant als: "Die Idee ist mir auch gerade gekommen. Genau so sollten wir das machen..." Von dem fehlenden Benehmen abgesehen ist dieser Typ im Grunde harmlos. Aber zu viele davon im Meeting und Sie haben Anarchie.
  • Der Verspätete ist nie pünktlich und hindert Konferenzen daher regelmäßig daran, effizient zu starten (wenn sie denn überhaupt ohne ihn starten). Das kann mehrere Gründe haben. Entweder der Typ ist ein Chaot, dann hilft nur Disziplinarisches. Oder er demonstriert damit subtil seine Macht, im Sinne von: "Seht her: Ich kann es mir leisten, euch warten zu lassen. Ich bin wichtiger!" Manchmal tut dieser Typ aber auch einfach nur wahnsinnig beschäftigt, um das wahre Ausmaß seiner Entbehrlichkeit zu verbergen. Oder aber er/sie ist der nächste Typ...
  • Die Diva fällt durch latente Gereiztheit und Überempfindlichkeit bei allen Belanglosigkeiten auf. Den Unterbrecher weißt sie mit Vehemenz und Schärfe in seine Schranken, den Chef zuweilen aber auch. Denn sie ist davon überzeugt, dass sie sich das leisten kann. Oft stimmt das sogar. Entweder, weil sie so schrullig ist, dass ihr alle anderen längst Narrenfreiheit zugestehen – oder schlicht, weil sie es kann. Aufgrund der Hierarchie. Oder der Gunst beim Chef.
  • Der Schweiger sagt nichts. Und falls doch, dann oszillieren seine Beiträge zwischen Zustimmung und Wiederholung. Dazu lässt sich ebenfalls wenig sagen – außer: Manchmal sind Schweiger willkommene Abnicker und Mehrheitsbeschaffer bei Lieblingsprojekten des Meetingleiters.
  • Der Snacker hat in der Regel eine Tasse Kaffee (wahlweise auch Tee) und manchmal auch etwas zu essen dabei. Das wirkt ein wenig häuslich, gemütlich, entpuppt sich im Verlauf mancher Meetings jedoch als weise und vorausschauend, weshalb den Snacker oft neidische Blicke aller anderen treffen – die schon eine Stunde lang mit trockener Kehle und knurrendem Magen der Schwafelrunde lauschen müssen.
  • Der Disziplinierer mahnt ständig zur Agenda zurückzukehren oder weist auf das geplante Ende des Meetings in zehn Minuten hin. Eigentlich eine feine Sache, so bleibt die Sitzung produktiv. Tatsächlich aber handelt es sich bei dem Typ um eine arme Sau, die sich lediglich durch Bürokratismus Aufmerksamkeit und Respekt zu verschaffen weiß.
  • Der Smartphonist ist ein ganz neuer Typ. Wird gerne mit dem Schweiger verwechselt, besitzt im Gegensatz zu dem aber ein Smartphone. Sobald es langweilig wird, schaltet dieser Typ um auf externe Konferenz – und meetet seine TwitterFacebookEmailfreunde. Sein Lächeln sollten Sie daher nicht als Beifall zum aktuellen Beitrag missinterpretieren. Wahrscheinlich guckt er gerade nur ein lustiges Youtube-Video.

Besprechungstipps: Wie andere Meetings aufpeppen

Meetings-Konferenz-TippsDabei gab und gibt es immer wieder gute Ideen, Besprechungen aufzupeppen. Etwa: einfach die Stühle weglassen. Durch das ständige Stehen haben die Teilnehmer automatisch weniger Interesse daran, dass sich die Ex-Sitzungen unnötig in die Länge ziehen.

Oder: spontan die Reihenfolge der Agenda umdrehen – sofort sind alle viel aufmerksamer.

Wieder andere setzen bewusst auf Pünktlichkeit - am Anfang wie am Ende. Das geht gar soweit, dass die Türen des Konferenzraums zwei Minuten nach Beginn zugeschlossen werden. Motto: Wer zu spät kommt, kommt auch nicht mehr rein.

Das Ganze basiert letztlich auf dem so genannten Parkinsonschen Gesetz. Danach dehnt sich Arbeit in genau dem Maß aus, wie Zeit zu ihrer Erledigung zur Verfügung steht. Die besten Ideen kommen nachweislich erst in den letzten Minuten.

Wer Zeit limitiert, spart also unnütze Laberzeit.

Es gibt sogar ein paar prominente Beispiele von Managern und ihren Meeting-Ideen:

  • Marissa Mayer: Die Yahoo-Chefin gilt nicht nur als besonders gut organisiert, sondern auch als besonders streng. Ihren Mitarbeitern legte sie schon zu ihren Google-Zeiten feste Regeln auf: Gemeetet wird nur mit einer klaren Agenda vorab – damit sich die Kollegen a) vorbereiten können und das Treffen b) fokussiert bleibt.
  • Warren Buffett: Termine nur kurzfristig machen – besser noch von heute auf morgen: Wer sich mit dem New Yorker Finanzgenie treffen will, kann den Termin angeblich frühestens einen Tag davor vereinbaren. Vorteil: Der Verknappungsfilter überträgt die Organisationspflicht den Treffwilligen.
  • Götz Klink: Damit Meetings nicht in ein Rechtfertigungstribunal abdriften, haben die A. T. Kearney-Berater sogenannte Blue-Team-Sitzungen eingeführt: Darin stellt ein Teilnehmer sein Projekt vor, darf sich aber nicht verteidigen, wenn kritische Anmerkungen gemacht werden. Neue Gedanken bekommen so erst einmal eine Chance.

Meeting-Start: Stellen Sie diese Fragen!

rawpixel/shutterstock.comVon dem kanadischen Schriftsteller Douglas Coupland ("Generation X") stammt das Bonmot: "Es gibt drei Dinge die man nicht vortäuschen kann: eine Erektion, Kompetenz und Kreativität." Meetings versuchen aber genau das: Sie versammeln mehr oder weniger kreative und kompetente Menschen in einem Raum in der Hoffnung, es käme eine geile Idee dabei heraus.

Weil das allen längst bewusst ist, raten daher manche Experten dazu, die Teilnehmer aus diesem Denktrott gezielt zu befreien. Etwa mit einer launigen Anekdote zu Beginn oder einer ungewöhnlichen Frage. Tatsächlich konnten Studien unlängst zeigen, dass der Auftakt eines Treffens, den gesamten Verlauf enorm beeinflusst. Beginnt der Chef erst einmal mit einem Rüffel, wird sich anschließend kaum noch jemand engagieren wollen. Die Leute machen dann nur noch ihren Job.

Dan McCarthy, der seit über 20 Jahren im Bereich der Führungskräfteentwicklung arbeitet, hat wiederum ein paar Fragen entwickelt, die helfen können, Teams in Meetings wachzurütteln:

  • Wie stellen Sie sich den idealen Arbeitsplatz vor?
  • Welche ungeschriebenen Regeln erschweren es, schneller, effizienter und profitabler zu arbeiten?
  • Welche erstaunliche Erfindung würde Ihren Job einfacher und produktiver werden lassen?
  • Wo würde das Unternehmen heute stehen, wenn Sie nicht hier arbeiten würden?
  • Wenn Hollywood einen Film über unser Unternehmen drehen würde, welchen Titel hätte er?

Bevor Sie damit aber im nächsten Meeting loslegen: Wer die Fragen stellt, sollte auch bereit sein, mit unangenehmen Wahrheiten konfrontiert zu werden. Schaffen Sie also vorher ein offenes Gesprächsklima und respektieren Sie die Antworten Ihrer Mitarbeiter und Kollegen - egal, ob diese Ihnen gefallen oder nicht.

Meetingtipps: Wie Konferenzen besser werden

Auch wenn das schrecklich appellativ klingt: Wir sollten alle damit beginnen, Meetings von den typischen Schwafelrunden weg zu entwickeln, in denen der Wert eines Beitrages an dessen Dauer sowie der Anzahl der verschossenen Worthülsen und gedroschenen Phrasen bemessen wird.

Die folgenden 9 Empfehlungen können helfen, bessere Besprechungen zu erzeugen...

1. Meeting pünktlich beginnen

Wenn Sie warten, bis alle Teilnehmer vollzählig sind, werden beim nächsten Mal wieder einige zu spät erscheinen, denn Sie wissen jetzt, dass das Meeting so oder so nicht pünktlich (und ohne sie) beginnt. Da auch zehn Minuten wertvolle Zeit sind, drei Tipps für mehr Pünktlichkeit:

  • Bitten Sie die Teilnehmer nachdrücklich um pünktliches Erscheinen. Das schafft Leidensdruck.
  • Suchen Sie sich Räumlichkeiten, die Zuspätkommer nicht unbemerkt betreten können. Kommentieren Sie deren Verspätung.
  • Warten Sie nicht auf Trödler - auch nicht die Führungskräfte. Beim Nächsten Mal werden sie pünktlich sein.

2. Agenda rechtzeitig vorbereiten

Die Agenda dient als Leitfaden und signalisiert nach außen, dass die Besprechung organisiert ist und sich jemand Gedanken über den Ablauf sowie einzelne Punkte gemacht hat. Was Sie trotz Agenda beachten sollten:

  • Bestimmen Sie einen Moderator zur Diskussionsführung.
  • Notieren Sie neue Diskussionspunkte und planen Sie diese für das nächste Meeting ein.
  • Lassen Sie die Agenda im Vorfeld allen Teilnehmern zukommen.

3. Konferenzen richtig nutzen

Berufen Sie keine Konferenz ein, wenn das Problem nicht auch per E-Mail hätte geklärt werden können. Wenn nur Fakten verbreitet werden sollen, nutzen Sie die elektronische Kommunikation. Falls dann noch Fragen auftreten, können Sie immer noch eine Sitzung anberaumen. Wozu Besprechungen letztlich da sind:

  • Um angeregte wie anregende Diskussionen zu führen.
  • Um offenen Fragen zu klären.
  • Um schneller einen Konsens zu finden.

4. Teams besser besetzen

Es gibt Arbeitskollegen, deren einzige Aufgabe es ist, anderen zu sagen aus welchen Gründen ihre Ideen nicht funktionieren werden. Zur Lösung selbst können oder wollen sie jedoch nichts beitragen, ebenso wenig haben sie eigene Ideen. Personen dieser Art ruinieren jedes Treffen. Laden Sie deshalb die richtigen Teilnehmer ein - jede, die...

  • ...zu den Themen beitragen können.
  • ...die entscheidenden Kenntnisse mitbringen.
  • ...regelmäßig durch kreative und konstruktive Vorschläge auffallen.

5. Schweiger gezielt ansprechen

Falls sich jemand nicht engagiert, halten Sie das bitte nicht sofort für einen Akt der Rebellion oder der Arbeitsverweigerung. Vielleicht fühlt sich derjenige auch nur unwohl mit dem Format der Konferenz. Sprechen Sie solche Teilnehmer gezielt an und bitten Sie respektvoll um Vorschläge. Einfache Fragen wie: "Herr Müller, wie ist Ihre Meinung dazu?" reichen völlig aus. Dies ist eine der Hauptaufgaben des Moderators, denn:

  • Wenn jeder etwas beiträgt, fühlt sich niemand fehl am Platz.
  • Die Meinung eines jeden Teilnehmers ist wichtig. Deshalb haben Sie diese Leute ja auch eingeladen (siehe Punkt 4).
  • Oft tauchen so neue Standpunkte und Denkanstöße auf.

6. Diskussionen unbedingt fördern

Wenn keine Diskussionen während der Besprechung stattfinden, war das Meeting sehr wahrscheinlich unnötig. Denn dann wurden nur Fakten präsentiert und still abgenickt. Besprechungen dienen zum Ideenwettstreit und nur die Besten sollten sich sich am Ende durchsetzen. Dazu ist wichtig, dass Sie Folgendes beachten:

  • Diskutieren Sie stets sachlich, persönliche Differenzen müssen unterbunden werden.
  • Vorgesetzen muss wiedersprochen werden können, wenn deren Meinung nicht geteilt wird.
  • Machen Sie die Tragweite der Entscheidungen deutlich, damit die Teilnehmer nicht nur opportunistisch handeln.

7. Entscheidungen sichtbar dokumentieren

Für neue oder externe Gruppenteilnehmer dienen Protokolle als erste Informationsquelle. Vor allem wenn mehrere Personen neu dazukommen, fehlt oft die Zeit für eine persönliche Einführung. Des Weiteren werden viele Entscheidungen getroffen, an deren Vorteile sich nach Monaten niemand mehr erinnern kann (oder mag). Schon mit einfachen Mitteln lässt sich das Problem eindämmen:

  • Erstellen Sie hinterher ein Protokoll und lassen Sie es allen Teilnehmern zukommen.
  • Notieren Sie, wer was bis wann aus welchem Grund erledigen soll.
  • Bringen Sie (als Gastgeber) relevante Protokolle zur nächsten Konferenz mit und verweisen Sie darauf.

8. Powerpoint möglichst vermeiden

Powerpoint ist ein nützliches Werkzeug für Schulungen oder Seminare - aber nicht für effektive Meetings. Wenn in einer Besprechung mehr als sieben Minuten schweigend auf eine Wand gestarrt wird, dann hätten die präsentierten Informationen ebenso vorab per Mail versendet werden können. Nochmal: Die meisten Konferenz sind zum Meinungsausstausch oder Brainstorming da. Reine Wasserstandsmeldungen lassen sich auch virtuell verteilen. Wenn Sie dennoch mit Powerpoint arbeiten wollen, beherzigen Sie bitte folgende Empfehlungen:

9. Sitzungszeit streng einhalten

Wenn Sie wollen, dass die Teilnehmer pünktlich erscheinen, müssen Sie genauso konsequent beim Schluss bleiben und das Meeting innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens beenden. Denken Sie an das oben schon erwähnte Parkinson’sche Gesetz. Setzen Sie also unbedingt Deadlines und halten Sie diese auch ein. Damit Sie mit Ihrer Zeitplanung hinkommen, beachten Sie aber bitte auch:

  • Kalkulieren Sie stets etwas Pufferzeit und Pausen mit ein.
  • Haben Sie immer ein Blick auf die Zeit, und moderieren Sie das Meeting entsprechend. Unterbrechen Sie Laberer.
  • Auch wenn Sie ein festes Zeitbudget haben: Sie müssen es nicht unbedingt ausschöpfen. Jeder freut sich, wenn die Runde vor dem geplanten Ende fertig wird.

4 praktische Meeting Tools

Hier noch eine Auswahl an Tools, die Ihre Meetingplanung produktiver machen:

  1. twiddla. Das Tool funktioniert direkt aus dem Browser heraus. Sie müssen dafür nichts downloaden. Es bietet Ihnen die Möglichkeit, auf einem Whiteboard Ideen festzuhalten, Dokumente, aber auch Bilder zu bearbeiten. Besonders nützlich ist, dass Sie damit eine Website öffnen und mit Anmerkungen oder Notizen versehen können.
  2. minutes. In der Regel gibt es eine Person im Meeting, die die Ergebnisse für alle festhält und protokolliert. Im Anschluss an das Treffen, werden diese Informationen allen Anwesenden zur Verfügung gestellt. Minutes.io erleichtert diesen Prozess. Sie können es nutzen, um während des Meetings Notizen zu machen und diese gegen Ende direkt an alle Teilnehmer zu schicken.
  3. mindmeister. Das Tool ermöglicht es, Mindmaps online zu erstellen, mit anderen Nutzern zu teilen und daran zusammenzuarbeiten. In der Basisversion können drei Mindmaps kostenfrei erstellt werden.
  4. doodle. Das Tool vereinfacht, einen gemeinsamen Termin für ein Meeting zu finden. Jeder der Teilnehmer erhält einen Link und kann vermerken, wann er Zeit hat. Gleichzeitig sieht er auch, an welchen Terminen die anderen Teilnehmer nicht können.

Meetingtipps: So beteiligen sich mehr Mitarbeiter

OPOLJA/shutterstock.comSie haben alle Teilnehmer der Besprechung begrüßt und das Thema vorgestellt. Nun warten Sie darauf, dass sich eine Diskussion entwickelt. Doch die rege Beteiligung, die Sie sich erhofft haben, bleibt aus. Zwangsläufig stellen Sie sich die Frage:

Warum sagt keiner was?

Gründe, warum sich Ihre Mitarbeiter nicht oder nur kaum beteiligen:

  • Sie haben Angst, etwas Falsches zu sagen.
  • Sie trauen Sie nicht, das Wort zu ergreifen.
  • Sie fühlen sich von Ihrem Anliegen überrumpelt und wissen nicht, was sie sagen sollen.
  • Sie sind gelangweilt.
  • Sie haben nicht verstanden, worum es geht.
  • Sie haben das Gefühl, dass ihre Meinung nichts zählt.

Egal, welche Grund am Ende ausschlaggebend ist (meistens ist es ohnehin ein Mix aus mehreren Punkten), es gibt ein paar Tricks, wie sich eine größere Beteiligung der Anwesenden provozieren lässt - im positiven Sinn:

  • Informieren Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig. Wer Meetings unangekündigt einberuft, überrascht die Teilnehmer. Niemand konnte sich vorbereiten und das bedeutet, es muss improvisiert werden. Das verschreckt und verunsichert viele. Besonders ein Ideenmeeting sollten Sie nicht spontan machen. Bei der Ideenfindung werden Sie viel mehr Erfolg haben, wenn jeder sich bereits selbst Gedanken machen konnte.
  • Schaffen Sie eine positive Gesprächsatmosphäre. Nur wenn Ihre Mitarbeiter nicht befürchten müssen, dass Ihnen durch Ihre Meinung Nachteile entstehen, werden Sie sich auch offen äußern. Wer Angst haben muss, etwas Falsches zu sagen, wird nicht von selbst das Wort ergreifen. Schaffen Sie ein Klima, dass positiv und ermutigend ist. Achten Sie darauf, dass es keine persönlichen Verbalattacken gibt und dass neue Ideen nicht im Keim erstickt werden.
  • Sorgen Sie dafür, dass jeder zur Wort kommt. Greifen Sie steuernd in die Diskussion ein, damit die Teilnehmer nicht durcheinanderreden. Achten Sie auch darauf, dass die stillen und schweigsamen Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, sich zu äußern. Dafür ist es manchmal notwendig einige der Dauerredner auszubremsen.
  • Sorgen Sie dafür, dass bestimmte Gesprächsregeln eingehalten werden. Niemand beteiligt sich gerne an Diskussionen, in denen man unterbrochen oder übergangen wird. Höflichkeit und Freundlichkeit sollten auch in einer Diskussion nicht vernachlässigt werden.
  • Ermutigen Sie auch Berufsanfänger und Neulinge, sich zu beteiligen. Oftmals fällt es Mitarbeitern, die neu sind, schwer, sich in Meetings einzubringen. Viele üben sich in Zurückhaltung und lassen erst einmal die anderen reden. Sprechen Sie diese gezielt an und ermutigen Sie sie, sich zu äußern. Für Berufsanfänger ist es eine Chance, das Argumentieren und Präsentieren zu üben. Fühlen sich diese ernst genommen, werden sie sich auch künftig äußern.
  • Stellen Sie Fragen. Geschicktes Nachfragen löst Blockaden schnell auf, konkretisiert Sachverhalte und relativiert Vorwürfe innerhalb der Gruppe. Der Trick dabei ist, möglichst direkte, einfache und offene Fragen zu stellen. Dann wissen alle Gesprächsteilnehmer, wie Sie sich in die Diskussion einbringen können.
  • Moderieren Sie die Diskussion, statt sie zu dominieren. Halten Sie keine langen Vorträge und Monologe, sondern achten Sie darauf, dass sich ein Gespräch entwickeln kann. Hierfür sollten Sie die Rolle des Moderators übernehmen und das Gespräch steuern, damit es zielführend ist. Doch das sollte nicht bedeuten, dass Sie zwangsläufig das letzte Wort haben müssen.
  • Lassen Sie unterschiedliche Meinungen zu. Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern nicht das Gefühl, dass Sie nur Zustimmung hören wollen, auch nicht wenn es um Ihre Ideen geht. Eine allzu harmonische Stimmung führt dazu, dass Fehler und Schwächen übersehen werden. In der Diskussion sollte es möglich sein, konstruktive Kritik zu üben und einander zu widersprechen.
  • Lassen Sie keine Langeweile aufkommen. Meetings, die sich über mehrere Stunden ziehen und in denen eine Powerpoint-Präsentation nach der anderen folgt, sind ermüdend. Schnell verlieren die Beteiligten die Lust sich zu engagieren und zu diskutieren. Was Ihnen dabei helfen kann, ist beispielsweise auf Stühle zu verzichten, damit sich das Meeting nicht unnötig in die Länge zieht. Oder Sie beginnen mit einem Highlight, beispielsweise eine Anekdote oder eine erfreuliche Nachricht. Damit binden Sie die Aufmerksamkeit der Anwesenden und beeinflussen die Stimmung positiv.
  • Loben Sie Mitarbeiter für Ihr Engagement. Zeigen Sie, dass Sie gute Ideen und Redebeiträge schätzen und die Leistung dahinter anerkennen. Ein solches Lob spornt an und motiviert ungemein. Ihre Mitarbeiter erhalten damit Feedback und fühlen sich bestätigt.
  • Achten Sie auf nonverbale Signale. An kleinen Signalen merken Sie, ob sich das Meeting gut entwickelt und wie die Stimmung ist. Rutschen die Beteiligten beispielsweise nervös auf Ihren Stühlen hin und her? Oder schauen Sie immer wieder zur Tür? Das alles können Signale dafür sein, dass das Meeting bereits zu lange dauert. Wer die Augen nach solchen Signalen offen hält, merkt rechtzeitig, wenn die Stimmung kippt und kann steuernd eingreifen.

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