7 Zeitmanagement-Tipps für Führungskräfte
Unglaublich wertvoll, aber trotzdem nicht käuflich: Es geht um Zeit. Jeder verfügt über das gleiche Zeitbudget. Wer es sinnvoll nutzt, ist also klar im Vorteil. Speziell als Führungskraft haben Sie wenig Zeit, aber tragen Sie eine hohe Verantwortung. Wundern Sie sich daher nicht, dass auch "Ignorieren" einer unserer 9 Tipps ist...

Führungskräfte haben spezifische Zeitprobleme

Jeden Tag mehr als 40 E-Mails in der Mailbox? 38 Prozent der KMU-Mitarbeiter finden das nicht ärgerlich, laut einer Studie von Marktforschungsinstitut Ipsos. Firmenleiter und Manager haben jedoch größere Probleme mit der stetig zunehmenden Anzahl von E-Mails mit CC.

Führungskräfte haben spezifische Zeitprobleme. Für die meisten Mitarbeiter ist überflüssige Bürokratie der wichtigsten Grund für Produktivitätsverluste. Für Führungskräfte sind dahingegen Meetings die größten Übeltäter. An der Spitze der Verwaltung können sie ganze 40 bis 50 Prozent der Arbeitszeit in Anspruch nehmen.

Solche spezifischen Probleme fordern passende Lösungen. Verschwenden wir also keine kostbare Zeit, hier sind 7 Zeitmanagement-Tipps für Führungskräfte:

  1. Betriebsprozesse: besser als zuvor

    Sie bilden das Herz jedes Unternehmens: Optimale Prozesse sorgen für motivierte Mitarbeiter und zufriedene Kunden. Des Weiteren führen sie dazu, dass Manager mehr Zeit für Ihre Mitarbeiter haben. Wählen Sie zunächst einige Initiativen zur Verbesserung aus und beurteilen Sie, wie wichtig, wie dringend und wie durchführbar diese im Verhältnis zur täglichen Arbeit in Ihrer Organisation sind. Sorgen Sie dafür, dass es nicht bei Ideen bleibt und dass Sie auch konkrete Verbesserungen vornehmen.

  2. Delegiere und herrsche

    Oft versuchen wir, alles selbst zu tun, unter dem Vorwand, dass wir es selbst besser können oder dass es mehr Zeit kosten würde, jemand anderes zu instruieren. Niemand hat jedoch endlos viel Zeit und Energie. Warum sollten Sie nicht delegieren? Die Vorteile sind zahllos: Ihnen bleibt mehr Zeit für Ihre Prioritäten, ein Anderer erhält die Gelegenheit, etwas Neues zu lernen, sich zu beweisen und Teil des Teams zu werden. Darüber hinaus kommt es Ihrer Organisation zugute, dass mehr als eine Person weiß, wie etwas geht.

  3. Ignorieren als Strategie

    Manche Sachen sollte man besser lassen. Die wichtigsten Dinge zuerst, und die weniger wichtigen auf später verschieben: dass ist irgendwann keine sinnvolle Vorgehensweise mehr. Ab einem gewissen Verantwortungsgrad reicht die tägliche Aufgabenliste bis zum Fußboden. Dann ist es am besten, die vielen Aufgaben, deren Wichtigkeit unterhalb einer bestimmten Schwelle liegt, bewusst zu ignorieren. So wie die völlig leere Mailbox, die sogenannte "zero inbox": Wieso? Es reicht schon wenn das Postfach keine wirklich wichtigen Nachrichten mehr enthält.

  4. Schluss mit Meetnapping

    Arbeiten heißt nicht nur "Dinge im Alleingang erledigen". Face-to-face-Meetings sind wichtig, um Ideen auszutauschen und voneinander zu lernen. Hüten Sie sich jedoch vor Meetnapping: In Meetings gefangen zu sein, die weder Ihnen noch der Organisation nutzen. Die sich oft in die Länge ziehen oder plötzlich Themen behandeln, die Sie nicht betreffen. Denken Sie daran: Produktivität hängt von Ihrer Unternehmenskultur ab. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran, indem Sie den Kalender Ihrer Kollegen nicht unnötig beanspruchen.

  5. Sehr beschäftigt, aber ineffizient

    Der Mitarbeiter der den beschäftigsten und gestresstesten Eindruck macht, wird oft auch als der Produktivste gesehen. Eigentlich zeigt er aber nur eines: Er hat weder seine Zeit noch seine Arbeit im Griff. Belohnen Sie also keine "Busy-ness", sondern konkrete Ergebnisse. Macht ein Kollege nie Pause? Dann sorgen sie am besten dafür, das er trotzdem Pause macht. Wer endlos weiterarbeitet, wird irgendwann ineffizient.

  6. Freiheit bringt Frohheit

    Jeder Mensch hat seinen eigenen Rhythmus. Nicht jeder ist dafür gemacht, morgens um 8 Uhr schon produktiv zu sein, oder dann das Büro zu erreichen. Bieten Sie Mitarbeitern die Flexibilität, die sie brauchen. Oder verzichten Sie vollständig auf strikte Arbeitszeiten – falls das eine Option ist.

  7. Last but not least: Freude an der Arbeit

    Da hört der Spaß auf: Hektisch damit beschäftigt zu sein, das Unternehmen zu führen, Mitarbeiter anzuleiten und zu managen, kann Sie vergessen lassen, Freude an dem zu haben, was Sie tun. Es ist etwas schiefgelaufen, wenn der Arbeitsdruck die Freude an einem erfolgreich absolvierten Auftrag überwiegt. Warum hatten Sie einst Ihr Unternehmen gegründet? Aus Leidenschaft? Einem Drang nach Freiheit? Dem Gefühl etwas ändern zu können? Behalten Sie dieses Gefühl im Hinterkopf und versuchen Sie, trotz der Hektik, Befriedigung aus Ihrer Arbeit zu schöpfen.

PS: falls Sie noch zweifeln, ob sich Zeitmanagement auch lohnt: laut der Studie "The Value of Bosses" bekommen Mitarbeiter den Impuls zu Produktivität und Effizienz am häufigsten von einem guten Vorgesetzten.

[Bildnachweis: Sergey Nivens by Shutterstock.com]

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