Exit Gespräch: Leitfaden für das Austrittsgespräch

Bedeutung: Was sind Exit-Gespräche?

Ein Exit-Gespräch (auch: Austrittsgespräch oder Abschlussgespräch) ist ein strukturiertes Gespräch zwischen Arbeitgeber und einem Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt – sei es durch Eigenkündigung oder Entlassung.

Ziel des Austrittsgespräch ist, die Beweggründe für den Austritt zu verstehen, ehrliches Feedback zur Zusammenarbeit und zum Arbeitsumfeld zu erhalten sowie Verbesserungspotenziale für das Unternehmen zu identifizieren.

Kernpunkte des Exit-Gesprächs:

• Zeitpunkt

  Das Exit-Gespräch findet meist kurz vor Ende der Kündigungsfrist und vor dem endgültigen Ausscheiden des Mitarbeiters statt und ist Teil des Offboarding-Prozesses.

• Inhalt

  Themen sind unter anderem die Gründe für die Kündigung, Erfahrungen im Unternehmen, Verbesserungsvorschläge und die allgemeine Zufriedenheit.

• Beteiligte

  Das Gespräch wird idealerweise von einer neutralen Person (z.B. Personaler) geführt, nicht vom direkten Vorgesetzten, um ein ehrliches Feedback zu ermöglichen.

• Ziele

  Für Unternehmen ist das Offboarding-Gespräch ein wichtiges Instrument, um Fluktuationsursachen zu erkennen, die Mitarbeiterbindung zu stärken und das Employer Branding zu verbessern.

• Chancen

  Auch für ausscheidende Mitarbeiter bietet das Gespräch die Chance, konstruktive Kritik zu äußern und die Zusammenarbeit offiziell und im Guten zu beenden.

Tipp: Beim Exit-Gespräch sollte das Arbeitszeugnis vorliegen, das Sie dem Mitarbeiter dabei überreichen. Auch dadurch kann dieser frei und ohne die Angst über seine Austrittsgründe sprechen – ohne negative Konsequenzen zu fürchten.

Was gehört in ein Austrittsgespräch?

In ein Abschlussgespräch gehören verschiedene Themen und Fragen, die sowohl dem Unternehmen als auch dem ausscheidenden Mitarbeiter einen Mehrwert bieten.

Typische Inhalte des Austrittsgesprächs:

Begrüßung

• Begrüßung und Vorstellung der Gesprächsteilnehmer
• Rückblick auf die Zeit im Unternehmen: Erfolge, Herausforderungen, besondere Projekte
• Kurzer Verweis auf die Agenda
• Ansprechen der Gründe für das Ausscheiden – persönliche Motivation, berufliche Ziele

Feedback

• Feedback zum Arbeitsumfeld, zur Führungskultur und Zusammenarbeit
• Bewertung der Arbeitsbelastung und Entwicklungsmöglichkeiten
• Einschätzung der Unternehmenskultur und generellen Wertschätzung
• Empfehlung: Würde der Mitarbeiter die Firma weiterempfehlen? Warum nicht?
• Was hätte das Unternehmen tun können, um den Arbeitnehmer zu halten?
• Offene Fragen und Anliegen des Mitarbeiters
• Vereinbarungen zum weiteren Vorgehen und zur Übergabe

Formale Aspekte

• Offene, respektvolle und wertschätzende Gesprächsatmosphäre
• Gesprächsführung möglichst durch neutrale Person, nicht durch Vorgesetzten
• Agenda und Ablauf sind Teilnehmern vorher zur Vorbereitung bekannt

Wir empfehlen aus Erfahrung, dass alle Beteiligten zusätzlich die klassischen Feedbackregeln bzw. Gesprächsregeln kennen und sich auch daran halten. Das verhindert, dass das Exit-Gespräch potenziell eskaliert.

Häufige Fragen im Exit-Gespräch: Beispiele + Fragebogen

Um das Exit-Gespräch optimal zu nutzen, sollten Führungskräfte und Personalverantwortliche viele Fragen stellen – zum Beispiel zur allgemeinen Unternehmenskultur oder der Zusammenarbeit.

Im Folgenden finden Sie einen Exit-Gespräch Fragebogen mit häufigen und bewährten Fragen:

1. Gründe für den Austritt

• Was hat Sie zu der Entscheidung bewegt, das Unternehmen zu verlassen?
• Gab es einen konkreten Anlass oder handelte es sich um eine längerfristige Überlegung?
• Haben Sie Ihre Gründe für die Kündigung zuvor intern angesprochen?
• Gab es etwas, das Sie zum Bleiben hätte bewegen können?

2. Tätigkeitsbereich & Aufgaben

• Wie empfanden Sie Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten?
• Waren Ihre Aufgaben klar definiert und nachvollziehbar?
• Hatten Sie die nötigen Ressourcen und Informationen, um Ihre Arbeit effektiv zu erledigen?

3. Arbeitsumfeld & Zusammenarbeit

• Wie würden Sie die Zusammenarbeit mit Ihren Kolleginnen und Kollegen beschreiben?
• Haben Sie sich im Team gut integriert und unterstützt gefühlt?
• Wie war Ihr Verhältnis zu Ihrer direkten Führungskraft?
• Haben Sie sich von der Führungskraft fair und wertschätzend behandelt gefühlt?

4. Kommunikation & Unternehmenskultur

• Wie transparent empfanden Sie die interne Kommunikation?
• Hatten Sie das Gefühl, dass Ihre Meinung gehört und ernst genommen wurde?
• Wie würden Sie die Unternehmenskultur allgemein beschreiben?

5. Entwicklungsmöglichkeiten

• Hatten Sie das Gefühl, sich im Unternehmen weiterentwickeln zu können?
• Wurden Weiterbildungs- und Aufstiegsmöglichkeiten ausreichend angeboten?
• Haben Sie regelmäßig Feedback zu Ihrer Arbeit erhalten?

6. Vergütung & Rahmenbedingungen

• Wie zufrieden waren Sie mit Ihrem Gehalt?
• Wie bewerten Sie die Sozialleistungen und Zusatzangebote des Unternehmens?
• Haben Sie flexible Arbeitszeitmodelle oder Homeoffice genutzt?

7. Abschließende Einschätzung

• Was hat Ihnen an Ihrer Tätigkeit und dem Unternehmen am besten gefallen?
• Was hätte Ihrer Meinung nach verbessert werden können?
• Würden Sie das Unternehmen als Arbeitgeber weiterempfehlen?
• Gibt es etwas, das Sie dem Unternehmen zum Abschied noch mit auf den Weg geben möchten?

Ein gut strukturiertes Austrittsgespräch liefert so wertvolle Erkenntnisse für die Weiterentwicklung des Unternehmens und sorgt für einen respektvollen Abschluss des Arbeitsverhältnisses.

Austrittsgespräch Leitfaden: Vorlage zur Vorbereitung

Wenn Sie demnächst ein Offboarding-Gespräch führen wollen oder müssen, finden Sie hier einen kostenlosen Exit-Gespräch Leitfaden als Checkliste den Sie zur strukturierten Vorbereitung nutzen können:

Checkliste für das Austrittsgespräch

1. Vorbereitung

• Haben Sie alle relevanten Unterlagen (Personalakte, Kündigungsschreiben, letzte Beurteilungen) vorliegen?
• Haben Sie einen ruhigen, ungestörten Raum für das Gespräch organisiert?
• Wurde der oder die Mitarbeitende rechtzeitig über das Gespräch informiert?
• Haben Sie sich mit der Führungskraft des Mitarbeitenden abgestimmt?

2. Gesprächsbeginn

• Begrüßen Sie die Person wertschätzend und schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre.
• Erklären Sie das Ziel des Austrittsgesprächs – Feedback, Erfahrungen.
• Weisen Sie auf die Vertraulichkeit des Gesprächs hin.

3. Gründe für den Austritt

• Klären Sie, was den Mitarbeiter zu seiner Entscheidung bewogen hat.
• Analysieren Sie konkrete Auslöser oder Managementfehler.
• Wurden mögliche Kündigungsgründe vorab intern besprochen und juristisch abgesichert?

4. Arbeitsbedingungen & Arbeitsklima

• Erkundigen Sie sich nach der Zufriedenheit mit Aufgaben und Abläufen.
• Sprechen Sie offen über die Anforderungen und Arbeitsbelastung.
• Fragen Sie nach dem Verhältnis zu Kolleginnen und Kollegen.
• Wie empfand der Mitarbeiter die Führung und Wertschätzung?

5. Unternehmenskultur & Kommunikation

• Wie wurde die Unternehmenskultur wahrgenommen?
• Wurden Veränderungen und Entscheidungen transparent kommuniziert?
• Hat der Mitarbeiter das Gefühl, dass seine Meinung gehört wurde?

6. Entwicklungsmöglichkeiten

• Hatte der Ex-Kollege die Möglichkeit, sich fachlich weiterzuentwickeln?
• Konnte das Unternehmen Perspektiven bieten?

7. Vergütung & Benefits

• War der Mitarbeiter mit seinem Gehalt zufrieden?
• Wie bewertet er oder sie die Zusatzleistungen (betriebliche Altersvorsorge, Urlaub, Homeoffice)?

8. Organisatorisches & Abschluss

• Haben Sie alle offenen Fragen zu Resturlaub, Arbeitszeugnis und Rückgabe von Arbeitsmitteln geklärt?
• Fragen Sie den Mitarbeiter nach einem abschließenden Fazit zu seiner Arbeit im Unternehmen.
• Danken Sie der Person für die geleistete Arbeit und wünschen Sie alles Gute für die Zukunft.

9. Nachbereitung (intern)

• Dokumentieren Sie alle Gesprächsergebnisse – vertraulich.
• Teilen Sie wichtige Erkenntnisse mit HR und der betroffenen Führungskraft.
• Leiten Sie Verbesserungspotenziale aus dem Gespräch ab – und setzen Sie diese um.

Dokumentation nie vergessen!

Das eigentliche Exit-Gespräch ist nur die halbe Miete. Genauso wichtig ist, die Informationen und das Feedback systematisch auszuwerten und zu dokumentieren. Erst wenn das Unternehmen das Exit-Gespräch konstruktiv nutzt und die Erkenntnisse daraus Konsequenzen haben, entfaltet es sein volles Potenzial.

Exit-Gespräch Fehler: Worauf achten?

Feste Regeln oder Standard-Vorlagen für das Exit-Gespräch gibt es zwar nicht. Die Erfahrung zeigt aber: HR-Verantwortliche und Unternehmen erzielen bessere Ergebnisse, wenn sie typische Fehler im Exit-Gespräch vermeiden und ein paar bewährte Erfahrungen beachten:

• 4-Augen-Gespräch

  Exit-Gespräche sollten vertraulich geführt werden. Bedeutet: Suchen Sie sich einen geschützten Raum dafür und führen Sie ein 4-Augen-Gespräch. Idealerweise setzen Sie sich dazu an einen runden Tisch und nicht gegenüber. Bauen Sie zudem keinen Druck auf, dann steigen die Chancen, dass sich der Mitarbeiter öffnet und Sie mehr über die wahren Kündigungsgründe erfahren.

• Timing

  Ein Exit-Interview sollte nicht zwischen Tür und Angel stattfinden. Planen Sie ausreichend Zeit dafür ein – 30 Minuten Minimum. Auch das drückt Wertschätzung aus und dass Sie den Termin ernst nehmen. Schließlich erwarten Sie umgekehrt ein möglichst ehrliches Feedback.

• Fragebogen

  Manche HR-Abteilungen nutzen für das Exit-Gespräch einen standardisierten Fragebogen, der dem künftigen Ex-Mitarbeiter lediglich zugemailt wird. Einfacher kann man sich nicht aus der Affäre stehlen! Wir empfehlen klar, das Austrittsgespräch immer persönlich zu führen. Dabei können Sie dann gerne einen Fragebogen nutzen, um das Interview zu strukturieren. Aber ernsthaftes Interesse zeigt sich auch darin, dass Sie vor dem Abschied ein individuelles Gespräch führen.

• Atmosphäre

  Überzeugen Sie den Mitarbeiter davon, dass das Gespräch auch für ihn Vorteile hat. Zum Beispiel, weil er oder Sie so noch einmal etwas bewegen kann – oder weil man sich vielleicht nochmal begegnet. Eine Rückkehr muss ja nicht ausgeschlossen sein. Auch das können Sie den Betroffenen im Exit Gespräch durchaus noch mitteilen.

• Vorgesetzte

  „Mitarbeiter kommen für Jobs und gehen wegen Chefs“ – in dem Spruch steckt einer der häufigsten Gründe, warum Arbeitnehmer kündigen. Falls die Personalabteilung den Verdacht hat, es könnte daran liegen, sollten Sie den oder die Vorgesetzte aus dem Gespräch heraushalten. Der Mitarbeiter muss vertrauen können, dass sensible Aussagen vertraulich bleiben. Führen Sie ein neutrales Gespräch mit einem HR-Mitarbeiter und Betriebsrat und teilen Sie das Ergebnis später der Führungskraft anonymisiert als Protokoll mit.

Kündigungen sind selten erfreulich. Gute Vorbereitung und strukturierte Exit-Gespräche helfen jedoch enorm, das Personalmanagement zu verbessern und wichtige Leistungsträger besser zu binden. Überdies lassen sich so negative Mitarbeiterbewertungen und ein größerer Imageschaden verhindern.

Exit-Gespräch führen – Vorteile

Obwohl Jobwechsel im Berufsleben völlig normal sind, sind es Austrittsgespräche leider nicht. Nicht wenige Arbeitgeber und Arbeitnehmer trennen sich wortlos oder im Streit – und verpassen so eine einmalige Chance.

Dabei hat ein professioneller Trennungsprozess zahlreiche Vorteile für beide Seiten und ist eine gute Gelegenheit, Fehler zu erkennen und zu korrigieren sowie sich im Guten zu trennen.

Gut zu wissen: Bisher nutzt erst jedes dritte Unternehmen das Werkzeug am Ende des Beschäftigungsverhältnisses. Dabei bietet diese Form des Mitarbeitergesprächs zahlreiche Potenziale um in Zeiten des Fachkräftemangels die Fluktuationsrate zu senken!

Das Themenspektrum eines Austrittsgesprächs ist breit. Nicht nur der Kündigungsgrund ist dabei relevant, sondern auch allgemeine Faktoren der Mitarbeiterzufriedenheit. Denken Sie daran: Sie führen das Exit Gespräch im Wesentlichen für die verbleibenden und künftigen Mitarbeiter!

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