Was sind Social Media Guidelines?
Social Media Guidelines sind Richtlinien und Vorgaben für das Verhalten von Mitarbeitern in den sozialen Medien, wenn diese mit dem Arbeitgeber in Verbindung gebracht werden. Sie liefern eine Orientierung und schaffen Klarheit, was erlaubt ist und welche Inhalte Angestellte nicht öffentlich teilen dürfen.
Ein solcher Leitfaden richtet sich an das Social Media Team, dass die offiziellen Kanäle betreut – aber auch an alle anderen Mitarbeiter. Wer beispielsweise auf seinem Linkedin-Profil den aktuellen Arbeitgeber nennt, ist klar als Beschäftigter zu erkennen und bestimmt die Außenwirkung des Betriebs. Hier muss klar geregelt sein, was online geteilt wird und was nicht erwünscht oder sogar arbeitsrechtlich verboten ist.
Warum brauchen Unternehmen Social Media Guidelines?
Unbedachte Veröffentlichungen im Internet werden für Arbeitgeber schnell zum Problem. Alles, was Mitarbeiter teilen, kann auf das Unternehmen zurückfallen. Kritisch ist es vor allem, wenn die Inhalte dem Image der Firma widersprechen oder Aussagen ein schlechtes Licht auf den Arbeitgeber werfen. Oder wenn Betriebsgeheimnisse und interne Informationen an die Öffentlichkeit weitergegeben werden.
Auf der anderen Seite sind positive Posts ein Pluspunkt für das Employer Branding. Richtig eingesetzt fungieren Mitarbeiter als Sprachrohr des Unternehmens, stehen für Werte und Unternehmensziele ein – sie sind „Corporate Influencer“.
Ziele von Social Media Guidelines
Fälschlicherweise werden Social Media Guidelines oft als eine Art Maulkorb für Mitarbeiter verstanden. Doch Verbote und Einschränkungen sind nicht das Ziel – ohnehin ist ein Verbot freier Meinungsäußerung nicht durchsetzbar. Vielmehr sollen Mitarbeiter geschult und auch gefördert werden, um digitale Kommunikation im Sinne des Unternehmens zu betreiben.
Die wichtigsten Ziele der Richtlinien für soziale Medien sind:
- Engagement fördern
- Verantwortungen klären
- Unsicherheiten beseitigen
- Fehler verhindern
- Krisen abwenden
- Rechtsfragen beantworten
- Informationen liefern
- Grenzen benennen
Inhalt: Was steht in Social Media Guidelines?
Jedes Unternehmen muss individuelle Social Media Guidelines erstellen, die an die Rahmenbedingungen und Erwartungen angepasst sind. Es gibt jedoch einige grundsätzliche Inhalte, die in den Richtlinien enthalten sein sollten:
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Erklärung
Nicht alle Mitarbeiter sind mit dem Konzept der Social Media Guidelines vertraut. Zu Beginn sollte deshalb eine kurze Erklärung zum Zweck und den Zielen der Richtlinien stehen. Hier können auch wichtige Begriffe geklärt werden, um das spätere Verständnis zu erleichtern.
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Transparenz
Ist ein Mitarbeiter als Angestellter des Unternehmens zu erkennen, sollte das transparent kommuniziert werden. In beruflichen Netzwerken wird also der Name und die Position innerhalb des Unternehmens genannt.
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Meinung
Ein wichtiger Inhalt in jeder Social Media Guideline: Es muss klar sein, dass Mitarbeiter bei privater Nutzung der Social Media nur Ihre eigene Meinung vertreten und nicht für das Unternehmen sprechen.
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Umgangston
Umgangsformen gelten auch im Internet. Angestellte sollten sich stets höflich, freundlich und respektvoll verhalten. Beleidigungen, Unverschämtheiten oder Gerüchte haben keinen Platz.
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Geheimhaltung und Datenschutz
Verschwiegenheitspflichten und Datenschutz sind ein wichtiger Aspekt in den Guidelines. Es muss klar kommuniziert werden, welche Inhalte nicht nach außen getragen werden dürfen.
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Ansprechpartner
Bei Fragen oder Rückmeldungen braucht es einen klaren Ansprechpartner für Beschäftigte. Das kann ein zuständiger Mitarbeiter in der Personalabteilung sein oder bei großen Konzernen ein eigenes Social Media Team.
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Kritik
Ein geregelter Umgang mit Kritik ist hilfreich, um das empfohlene Vorgehen zu erläutern. Wie wird auf negative Kommentare reagiert? Wann braucht es eine Antwort? Wann wird ein Kommentar besser gelöscht?
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Konsequenzen
Auch das ist Teil der Social Media Guidelines: Sie zeigen die möglichen Konsequenzen auf, wenn zum Beispiel gegen die Geheimhaltung verstoßen wird oder Aussagen im Namen des Unternehmens gemacht werden.
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Beispiele
Gute Richtlinien enthalten einige Beispiele zur Veranschaulichung. Sie zeigen, worauf Mitarbeiter achten müssen und wo die Grenzen liegen. Eine Gegenüberstellung von gutem und schlechtem Verhalten verdeutlicht die Ziele der Guidelines.
Guidelines als Ermutigung für Mitarbeiter
Achten Sie bei der Erstellung darauf, Mitarbeiter nicht abzuschrecken, sondern zur Nutzung der sozialen Medien zu ermutigen. Richtig eingesetzt stärken Kommentare von Angestellten den guten Ruf eines Unternehmens, schaffen Mehrwert oder liefern authentische Einblicke.
Gute Inhalte sollten mit dem Arbeitgeber verbunden werden. Hier kann ein spezifischer Hashtag helfen. Kommentare, Likes und Shares sorgen zusätzlich für Reichweite und verbinden die einzelnen Beiträge miteinander.
Beispiele für Social Media Guidelines
Wie solche Guidelines aussehen können, zeigen Beispiele von bekannten Unternehmen. Oft werden die Richtlinien veröffentlicht und liefern Einblicke. Hier drei Beispiele für Social Media Guidelines, an denen Sie sich orientieren können:
25 Tipps für gute Social Media Guidelines
Zum Abschluss haben wir 25 Tipps zusammengestellt, mit denen Sie die Richtlinien für soziale Medien im Unternehmen bestmöglich nutzen können:
Einführung der Social Media Guidelines
- Führen Sie die Guidelines aktiv im Unternehmen ein.
- Stellen Sie klar, dass es sich nicht um Vorschriften, sondern um eine Hilfestellung handelt.
- Erklären Sie die Guidelines in internen Veranstaltungen.
- Erläutern Sie die Zielsetzung der Social Media Aktivitäten an sich.
- Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter die Guidelines erhalten.
- Führen Sie die Richtlinien gleichzeitig im gesamten Unternehmen ein.
Gestaltung der Social Media Guidelines
- Formulieren Sie die einzelnen Punkte klar und verständlich.
- Erläutern Sie verwendeten Fachbegriffe in Fußnoten oder in einem Glossar.
- Gestalten Sie die Guidelines möglichst kompakt und übersichtlich.
- Achten Sie bei den Formulierungen besonders auf gute Lesbarkeit.
- Bieten Sie die Social Media Guidelines in verschiedenen Formaten an – gedruckt und elektronisch.
- Nennen Sie Ansprech- und Kontaktpartner für Mitarbeiter.
- Nutzen Sie idealerweise auch Erklär-Videos zur Erläuterung der Social Media Guidelines.
- Lassen Sie die Guidelines von ausgewählten Mitarbeitern vor der Einführung gegenlesen und sich Feedback geben.
Ergänzende Maßnahmen zu den Guidelines
- Ermöglichen Sie als Unternehmen die Nutzung der sozialen Netzwerke am Arbeitsplatz.
- Halten Sie die Führungsmitarbeiter dazu an, mit gutem Beispiel voranzugehen.
- Machen Sie die Chancen und den Nutzen der Social Media deutlich.
- Weisen Sie explizit auf die Bedeutung des Mitarbeiter-Engagements hin.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit den Social Media.
- Bieten Sie regelmäßig Medien- und Kommunikationstrainings an.
- Gestalten Sie die Unternehmenskommunikation in den Social Media vorbildlich.
- Gehen Sie auf die einzelnen Netzwerke gesondert ein.
- Bilden Sie Social Media affine Mitarbeiter zu Ansprechpartnern und kollegialen Beratern aus.
- Machen Sie es den Mitarbeitern möglichst leicht, Informationen und Feedback an die Social Media Abteilung weiterzugeben.
- Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern Begeisterung für Social Media.
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