Lohnabrechnung erstellen: Inhalt, Vorlage + Tipps für Unternehmen

Lohnabrechnung: Was ist das eigentlich?

Die Lohnabrechnung ist ein wichtiges Dokument für Arbeitnehmer, das vom Arbeitgeber zusammen mit dem gezahlten Gehalt zur Verfügung gestellt wird. Im Grunde handelt es sich dabei um eine genaue Auflistung über die Zusammenstellung des Gehalts. Für Mitarbeiter enthält es wichtige Informationen, wie…

• die Höhe des Brutto-Gehalts,<
• die Höhe der gezahlten Lohnsteuer,
• die gezahlten Sozialversicherungsbeiträge,
• das daraus resultierende Netto-Gehalt.

Setzt sich das Gehalt aus verschiedenen Bestandteilen zusammen, gibt die Lohnabrechnung die Zusammensetzung detailliert wieder.

Die Lohnabrechnung gibt also Auskunft über die Höhe des Gehalts, das einem Arbeitnehmer zusteht sowie über die geleisteten Zahlungen an das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger. Aus diesem Grund sollten alle erhaltenen Lohnabrechnungen gut abgeheftet und aufbewahrt werden, um diese im Zweifelsfall noch einmal zur Hand zu haben.

Pflicht zur Ausstellung einer Lohnabrechnung

Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, ihren Mitarbeitern eine Lohnabrechnung zur Verfügung zu stellen. Geregelt ist diese Pflicht in § 108 der Gewerbeordnung, hier heißt es: „Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Die Abrechnung muss mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten.“

Arbeitgeber kommen somit nicht an der Abrechnung vorbei. Doch nicht jeder Selbstständige weiß sofort, wie er eine Lohnabrechnung erstellen kann. So wird die Aufgabe oftmals ausgelagert. Doch sprechen mehrere Gründe dafür, sich selbst darum zu kümmern.

Lohnabrechnung selbst erstellen: Lohnt sich das?

Auf den ersten Blick sind Selbstständige vom Gedanken, eine Lohnabrechnung erstellen zu müssen, oft abgeschreckt. Es fehlt das nötige Wissen, es nimmt viel Zeit und Arbeit in Anspruch. Als Unternehmer haben Sie schließlich schon genug zu tun – einen Steuerberater mit der Aufgabe zu betrauen, spart entsprechend Aufwand.

Die Vorteile sollten aber nicht ignoriert werden. Darum lohnt es sich, die Lohnabrechnung in die eigene Hand zu nehmen:

• Fachkenntnisse erweitern
  Zunächst einmal lernen Sie einiges dazu, wenn Sie eine Lohnabrechnung selbst erstellen. Dieses Wissen kann Ihnen dabei helfen, selbst Fehler zu vermeiden oder auch Fehler zu erkennen, die andere bei einer – oder Ihrer – Lohnabrechnung gemacht haben. Vielleicht kommen Ihnen dieses neu erworbene Fachwissen noch einmal zugute.
• Kosten sparen
  Wie so oft ist es auch bei der Lohnabrechnung günstiger, wenn man sie selbst macht. Externe Anbieter lassen sich ihre Leistungen und ihre Expertise entsprechend bezahlen. Hier müssen Sie im Zweifelsfall gegenrechnen: Wie viel Zeit (und damit auch Geld) müssten Sie einbringen, wenn Sie die Lohnabrechnung selbst machen – und was kostet es, die Aufgabe an Experten abzugeben?
• Überblick behalten
  Wer die Lohnabrechnung selbst erstellt, hat auch einen besseren Überblick über die Ausgaben, die für Mitarbeiter und Lohnnebenkosten anfallen. Bei den vielen Informationen, die ein Unternehmer berücksichtigen muss, ein wichtiger Kostenfaktor.
• Daten schützen
  Machen Sie die Lohnabrechnung ihrer Mitarbeiter selbst, werden personenbezogene Daten nur intern verarbeitet. So bleiben wichtige Informationen geschützt und müssen nicht verschickt werden.

3 Tipps, bevor Sie eine Lohnabrechnung erstellen

Als Gründer ist die eigene Firma in der Regel noch zu klein und es fehlt auch am nötigen Budget, um eine interne Abteilung einzurichten, die sich um die Lohnabrechnung der Mitarbeiter kümmert. Diese Alternative kommt meist erst bei großen und bereits etablierten Unternehmen in Betracht. Aber dem Internet sei Dank haben Gründer die Möglichkeit, Lohnabrechnungen online und vor allem kostenlos zu erstellen.

Bevor Sie aber damit anfangen, haben wir drei wichtige Tipps für Sie:

• Lesen Sie sich in das Thema ein

  Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, sollten Sie sich im besten Fall zumindest grundsätzlich mit dem Thema der Lohnabrechnung auseinandergesetzt haben. Auch wenn es online bereits viele hilfreiche Angebote gibt, sollten Sie sich nicht allein darauf verlassen, sondern immer auch selbst überprüfen, ob die Angaben korrekt sind.

  Etwaige Fehler fallen immer auf Sie zurück und kosten im Ernstfall nicht nur eine Menge Zeit, sondern möglicherweise auch viel Geld. Deshalb gilt: Wenn Sie die Lohnabrechnung in die eigenen Hände nehmen, sollten Sie (trotz Unterstützung) immer den Überblick über das behalten, was Sie tun.

• Sprechen Sie mit einem Experten

  Bevor Sie sich das erste Mal selbst an die Lohnabrechnung wagen, kann es eine große Hilfe sein, mit einem Fachmann auf dem Gebiet zu sprechen und sich die wichtigsten Dinge erklären zu lassen. Dies können Sie beispielsweise bei einem Steuerberater tun. Dafür müssen Sie zwar einmalig ein wenig Geld investieren, doch die Kenntnisse die Sie dadurch gewinnen, werden diesen Preis in der Regel nach kurzer Zeit wieder auffangen.

  Vielleicht finden Sie auch einen entsprechenden Weiterbildungskurs, um die Grundlagen zu erlernen. Es ist immer besser, wenn Sie Unklarheiten und Fragen im Vorfeld geklärt haben und nicht erst darauf stoßen, wenn der Ernstfall bereits eingetreten ist.

• Üben Sie so viel Sie können

  Learning by doing ist auch bei Lohnabrechnungen eine bewährte Strategie. Allerdings sollten Ihre Übungen nicht direkt am Mitarbeiter stattfinden, sondern bereits frühzeitig mit fiktiven Übungsaufgaben durchgeführt werden. Diese finden Sie mit entsprechenden Lösungen im Internet oder Sie besorgen sich passende Fachliteratur.

  Sollten Sie auf Schwierigkeiten stoßen, kann auch hier der Gang zum Steuerberater Ihres Vertrauens weiterhelfen. All diese Vorbereitungen mögen Ihnen wie Zeitverschwendung vorkommen, doch macht sich die Zeit und das Geld, die Sie hier investieren, vielfach bezahlt, wenn Ihnen dadurch Fehler erspart bleiben.

Inhalt: Was kommt in die Lohnabrechnung?

Nicht nur die Erstellung einer Lohnabrechnung ist verpflichtend, auch die Inhalte sind klar geregelt. So wird sichergestellt, dass dem Arbeitnehmer alle relevanten Informationen zur Verfügung gestellt werden.

In die Lohnabrechnung gehören (falls im individuellen Fall vorhanden):

Daten des Mitarbeiters und Arbeitgebers

• Vor- und Nachname sowie Anschrift des Mitarbeiters
• Name und Anschrift des Arbeitgebers
• Steuernummer und Steuerklasse des Mitarbeiters
• Zeitraum für die Lohnabrechnung

Berechnung des Entgelts

• Bruttoverdienst
• (Sach)-Leistungen oder andere geldwerte Vorteile
• Vermögenswirksame Leistungen
• Geleistete Beiträge zu einer betrieblichen Altersvorsorge
• Steuerfreibeträge / Kinderfreibeträge
• Abzug für Kirchensteuer
• Beiträge zu den Sozialversicherungen
• Mögliche persönliche Abzüge
• Geleistete Aufwandsentschädigungen
• Netto Auszahlungsbetrag für den genannten Zeitraum

Ein vereinfachtes Beispiel haben wir im folgenden Schema abgebildet:

Was passiert bei falscher Lohnabrechnung?

Fehler passieren und können auch in der Lohnabrechnung auftreten. In einem solchen Fall kann der Mitarbeiter Widerspruch einlegen und eine Korrektur des Dokuments verlangen.

Arbeitgeber müssen unbedingt darauf achten, die Steuerabzüge sowie die Beiträge zur Sozialversicherung rechtzeitig an die zuständigen Behörden zu zahlen. Sonst kann es zu einem Bußgeld kommen.

Online Tools für die Lohnabrechnung

Große Konzerne können Unsummen für eine Software zur Lohnabrechnung ausgeben, doch von diesem Budget sind die meisten Unternehmen weit entfernt. Glücklicherweise ist das aber auch nicht unbedingt nötig, denn es gibt Programme für die Lohnabrechnung, die bezahlbar sind.

Für welches Programm Sie sich am Ende entscheiden, hängt von Ihren individuellen Ansprüchen ab. Um Ihnen einen kleinen Überblick über die verschiedenen Tools zu geben, stellen wir Ihnen drei bekannte Möglichkeiten vor:

1. Lexware Lohn + Gehalt

   Eine bekannte und verbreitete Software für die Erstellung von Lohnabrechnungen ist „Lexware Lohn + Gehalt“. Es bietet die Möglichkeit, die gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter zu erstellen und wichtige Daten auch gleich an das Finanzamt zu übertragen. Erhältlich ist das Programm für monatlich 24,90 Euro oder eine einmalige Zahlung von 299 Euro. Das ist nicht ganz billig, kann sich als Investition aber bezahlt machen.

2. WISO Lohn & Gehalt

   Für kleinere Unternehmen mit einer geringen Anzahl von Mitarbeitern ist „WISO Lohn & Gehalt“ eine gute Alternative. Es bietet die Möglichkeit, eine Lohnabrechnung für bis zu 15 Mitarbeiter zu erstellen. Pro Jahr kostet die Software circa 100 Euro, wodurch Unternehmen Kosten für die Erstellung der Lohnabrechnung einsparen können.

3. Sage Business Cloud Lohnabrechnung Plus

   Auch das Programm Sage Business Cloud Lohnabrechnung Plus macht es Ihnen möglich, die Lohnabrechnung in die eigenen Hände zu nehmen. Preise richten sich hier nach Funktionsumfang und Anzahl der Mitarbeiter. Die Basisversion gibt es ab 5,90 Euro monatlich pro Mitarbeiter. Die erweitere Version kostet 7,50 pro Mitarbeiter und das Komplettpaket gibt es für 27,40 Euro pro Monat und Mitarbeiter.

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