Zeitersparnis durch Änderung der Gewohnheiten
Zeitersparnis beschreibt das effizientere Ausnutzen von vorhandener Zeit – zum Beispiel, um produktiver zu arbeiten, alle anstehenden Aufgaben zu erledigen oder seine Ziele besser zu erreichen.
Was erfolgreicher Zeitersparnis im Weg steht, sind allerdings oft schlechte Gewohnheiten. Diese sind zwar genauso vielfältig, wie die Menschen selbst. Aber viele davon laufen unbewusst ab – ohne dass wir darüber nachdenken.
Dabei verplempern wir dann kostbare Zeit, ohne es zu merken. Zwar haben feste Tagesabläufe und Routinen den Vorteil, dass Sie das Gehirn entlasten und schneller gehen. Die falschen Rituale können aber genauso Zeit fressen. Bereits kleine Veränderungen im täglichen Ablauf können einen großen Effekt haben und für eine deutliche Zeitersparnis sorgen. Wie? Das zeigen wir Ihnen jetzt…
Zeitersparnis: 18 Tipps, mit denen Sie viel Zeit sparen
Die folgenden, besonders wirkungsvollen Tipps und Tricks helfen Ihnen nicht nur beim Zeitsparen – Sie können damit auch lästige Gewohnheiten ablegen und Ihren Tagesablauf effizienter und organisierter gestalten:
1. Aufgaben bündeln
Versuchen Sie, gleichartige Aufgaben am Tag zu einem Block zusammenzufassen und an einem Stück zu erledigen. Beim sogenannten Batching (siehe auch: Timeboxing) entsteht eine Art kurzfristiger Routine-Effekt. Weil sich die Arbeitsabläufe wiederholen, gehen sie schneller von der Hand – und Sie sparen Zeit.
2. Podcasts oder Hörbücher hören
Zum Beispiel beim Putzen, Aufräumen oder Kochen. Ebenso unter der Dusche oder auf der Fahrt von und zur Arbeit. Der Vorteil: Durch Podcast oder Hörbücher bilden Sie sich täglich weiter – und nutzen dafür Zeit, die sonst ungenutzt verstreichen würde.
3. Routinen schaffen
Routinen haben einen schlechten Ruf, geben dem Tag aber Struktur und feste Abläufe. Diese Ordnung sorgt ebenfalls für Zeitersparnis. Routinierte Handgriffe gehen schneller. Nicht wenige Erfolgsmenschen empfehlen, sich zum Beispiel eine Morgenroutine anzugewöhnen. So beginnt der Tag mit einem festen (und sinnvoll) Morgenritual und Sie behalten die Kontrolle über Ihre Zeit.
4. Tag strukturieren
Nutzen Sie einen Tagesplaner und organisieren Sie den nächsten Tag noch am Vorabend! Indem Sie den Tag strukturieren und dabei zum Beispiel noch Ihren Biorhythmus bzw. Ihre Leistungskurve berücksichtigen, gewinnen weitere Zeit.
Wer seinen individuellen Chronotyp kennt, kann bei seinem Tagesplan etwa anspruchsvolle und kreative Aufgaben in seine Hochphase legen, während Routineaufgaben eher in die Tiefphasen gehören. Das gilt ebenso für wichtige Entscheidungen: Bessere treffen wir morgens, wenn der Kopf noch frisch ist!
5. Pufferzeiten einplanen
Wenn Sie Ihren Tag organisieren und strukturieren, sollten Sie stets Zeitpuffer einplanen und freie Zeit für kurzfristig anfallende Tätigkeiten oder Termine lassen. Erstens bleiben Sie so flexibel und zweitens geraten Sie durch diese Pufferzeiten weniger unter Stress oder Zeitdruck. Wenn Sie Ihren Tagesablauf zu straff gestalten, kann dies zu Frustration führen, sobald etwas dazwischenkommt.
6. Jobs automatisieren
Für viele Aufgaben gibt es heute Tools, Apps, Software oder KI (Künstliche Intelligenz), die den Alltag erleichtern. Schaffen Sie sich beispielsweise einen Saugroboter an. Oder einen Thermomix zum Backen und Kochen. Lassen Sie E-Mails vorfiltern oder Social-Media-Beiträge vorplanen und automatisch posten. Gibt es regelmäßige Ausgaben im Monat? Dann richten Sie dafür Daueraufträge bei der Bank ein! Gleiches gilt für Abos – für Drogerieartikel, Lebensmittel oder Kleidung. Befreien Sie sich von wiederkehrenden Jobs und versuchen Sie Tools oder Dienste dafür zu finden.
7. Listen anlegen
Gehen Sie nie planlos einkaufen, sondern machen Sie sich vorher schon eine To-Do-Liste, was Sie besorgen müssen. Das bewahrt vor unnötigen Spontankäufen und strafft das Shopping. Auch den wöchentlichen Speiseplan können Sie dabei gleich mitplanen und in einer Liste führen. Extra-Tipp: Planen Sie Gerichte ein, die Sie nochmal aufwärmen können (z.B. Suppen oder Eintöpfe)! Wenn Sie beim ersten Mal die doppelte Portion kochen, sparen Sie sich die Zeit beim zweiten Mal (sog. Meal-Prepping).
8. 2-Minuten-Regel nutzen
Die 2-Minuten-Regel geht auf den US-Autor David Allen zurück, einen Experten für Selbstmanagement. Sie ist Bestandteil seines Bestsellers „Getting Things Done“ (GTD) und lautet: „Alles, was du innerhalb von 2 Minuten oder weniger schaffen kannst, erledige sofort!“ Der psychologische Effekt: Was weg ist, ist weg. Der Kopf wird frei für Wichtiges.
9. Plus-1-Regel anwenden
Eine Verwandte der 2-Minuten-Regel: Danach sollten Sie schon beim Ausführen einer einfachen Aufgabe darüber nachdenken, was Sie anschließend innerhalb von einer Minute machen können. Waschen Sie gerade das Geschirr ab? Dann wischen Sie danach noch schnell über die Kochplatte. Schreiben Sie gerade eine E-Mail? Dann sortieren Sie danach gleich noch neue Nachrichten… Auf diese Weise optimieren sie Arbeitsprozesse und erledigen schnell all die Mini-Handgriffe, die sonst zu Zeitfressern anwachsen können.
10. Leere Hände nutzen
Keine Leerfahrten! Wenn Sie zum Beispiel in den Keller gehen, nehmen Sie etwas mit, was dorthin soll; kommen Sie wieder rauf, genauso: Wann immer Sie in der Wohnung oder auf der Arbeit physisch unterwegs sind und eine Hand frei haben, nutzen Sie das! So können Sie nebenbei ein bisschen aufräumen, den Kühlschrank auffüllen oder Dinge im Vorbeigehen erledigen.
Bonus-Tipp: Versuchen Sie Ordnung zu halten und z.B. Dinge stets am selben Platz abzulegen. Wer nicht immer suchen muss, kann so jeden Tag enorm viel Zeit sparen.
11. Singletasking pflegen
Multitasking funktioniert nicht. Nachweislich. Wer versucht, mehrere Dinge gleichzeitig zu bewältigen, wird sich unweigerlich verzetteln oder mehr Fehler machen. Konzentrieren Sie sich stattdessen immer nur auf eine Aufgabe (sog. Singletasking oder Monotasking)! Effekt: Der Zeitverlust durch Aufgabenwechsel entfällt; Sie arbeiten schneller und effizienter.
12. Grenzen setzen
Um Ihre Zeitplanung einhalten zu können, müssen Sie manchmal Grenzen setzen und beherzt Nein sagen. Sie werden Ihr Pensum nicht schaffen, wenn Sie jeder Bitte um einen Gefallen nachkommen. Das kann mal Sympathien kosten, ja. Aber ein „Nein“ jetzt bedeutet kein generelles Nein zur Person. Nur sind Ihre Aufgaben und Bedürfnisse mindestens genauso wichtig wie die der anderen.
13. 40-30-20-10-Regel anwenden
Bei der 40-30-20-10-Regel widmen Sie 40 Prozent Ihrer verfügbaren Zeit der Aufgabe mit der höchsten Priorität, 30 Prozent bekommt die zweitwichtigste Aufgabe, 20 Prozent der Zeit die Aufgabe mit Priorität 3. Die letzten 10 Prozent entfallen auf die restlichen Aufgaben. Die Methode hat zwar Schwächen, weil sie nur von maximal drei wichtigen Aufgaben am Tag ausgeht. Gleichzeitig zeigt die Regel, dass effektives Zeitmanagement radikal sein muss. Die Prozentzahlen sind eher als Richtgrößen zu verstehen, das Prinzip dahinter ist entscheidend: Setzen Sie klare Prioritäten!
14. Werkzeuge beherrschen
Hand aufs Herz: Kennen Sie diverse Shortcuts auf Ihrem Computer? Wer täglich mit einem Laptop oder Smartphone arbeitet, sollte sein Werkzeug beherrschen. Statt sich mit der Maus immer wieder durch Menüs zu klicken, können Sie enorm viel Zeit sparen, indem Sie mit Tastenkombinationen direkt dorthin steuern. Wussten Sie zum Beispiel, dass Sie im Chrome-Browser mit STRG + < zwischen offenen Fenstern und mit STRG + 1, 2, 3, … zwischen offenen Tabs hin und her wechseln können?
15. Pomodoro-Technik ausprobieren
Wer produktiver arbeiten will, muss Pausen machen. Regelmäßig. Die Pomodoro-Technik tut genau das: Dabei teilen Sie Ihre Arbeit in Intervalle von 25 Minuten ein und machen danach jeweils 5 Minuten Pause. Nach insgesamt vier dieser „Pomidori“ machen Sie eine längere Pause von 20-30 Minuten. Dann beginnt der Pomodoro-Zyklus von vorne. Mit der Methode bleiben Sie fokussierter und schaffen mehr in kürzerer Zeit.
16. Pausen machen
Apropos Pausen: Immer nur funktionieren, funktioniert nicht! Der Mensch ist keine Maschine. Wer trotzdem versucht durchzupowern, wird langsamer und verliert Zeit. Daher sollten Sie bei Ihrer Tagesstruktur regelmäßige Pausen einkalkulieren (siehe: Arbeitsrhythmus 52-17). Arbeitsforscher und Psychologen empfehlen, spätestens alle 90 Minuten eine Verschnaufpause von 10 Minuten einzulegen.
17. Schlafrhythmus finden
Versuchen Sie regelmäßig zu schlafen. Für Erwachsene gelten 7-8 Stunden täglich als ausreichender, gesunder Schlaf. Wer ausgeruht ist, macht weniger Fehler und erreicht tagsüber auch mehr. Müdigkeit ist ein oft unterschätzter Zeitkiller: Ständig müssen Sie dagegen ankämpfen, rennen zur Kaffeeküche, sind häufig unkonzentriert oder lassen sich leicht ablenken. Das alles kostet Zeit! Haben Sie erst einmal einen festen Schlafrhythmus gefunden (den Sie möglichst auch am Wochenende einhalten), brauchen Sie bald keinen Wecker mehr. Sie sind dann morgens topfit.
18. Ausnahmen vermeiden
Sobald Sie schädliche Gewohnheiten gegen gute und eine effektivere Zeitplanung eingetauscht haben, sollten Sie diese diszipliniert beibehalten. Es braucht im Schnitt 66 Tage, bis wir eine neue Gewohnheit etabliert und so verinnerlicht haben, dass sie automatisch abläuft. Gegen Sie daher keine faulen Kompromisse ein und erlauben Sie auch keine Ausnahmen von der Regel (siehe: Eat the Frog). Dann wird die Zeitersparnis auch zum Dauerzustand.
Bonus: Zeitfresser ausschalten!
Zeitdiebe lauern überall. Manchmal können Sie schon massiv Zeit sparen, indem Sie die typischen Zeitfresser ausschalten. Diese Beipiele gehören zu den größten Zeitkillern:
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E-Mails
Laut einer Umfrage nimmt das Beantworten von E-Mails bei 43,5 Prozent der Befragten bis zu 2 Stunden am Tag in Anspruch. In Deutschland verschicken Angestellte im Schnitt rund 600 E-Mails pro Monat. Das entspricht einer Arbeitszeit von rund einer Stunde am Tag. Zwar sind Kommunikation und Austausch essenziell für unsere Arbeit. Beim Lesen, Bearbeiten und Antworten geht aber unglaublich viel Zeit verloren. Klüger ist, E-Mails jeweils gebündelt am Tag zu festen Zeiten zu erledigen (siehe oben).
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Smartphone
Das Smartphone ist heute unser ständiger Begleiter – und enorm praktisch. Aber leider auch einer der größten Zeitfresser: E-Mails checken, lustige Videos gucken, im Online-Shop stöbern, mit Freunden chatten… Ohne dass wir es merken, sind damit mal eben 1-2 Stunden verdaddelt. Nutzen Sie einfach mal die Funktion „Bildschirmzeit“, um sich selbst zu kontrollieren.
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Meetings
Manager wie Angestellte verbringen im Schnitt 4,9 Arbeitsstunden pro Woche in Meetings. Ein Fünftel dieser Bürorunden dauert sogar länger als 5 Stunden. Was für ein Zeitkiller!
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Perfektionismus
Hohe Ansprüche und Erwartungen an sich selbst können antreiben und motivieren. Einerseits. Sie sind aber ebenso Zeitfresser – vor allem, wenn wir zu Perfektionismus neigen. Solche Projekte werden nie fertig. Es müssen nicht immer 120 Prozent sein – siehe Pareto-Prinzip: Mit 20 Prozent Einsatz erreichen wir oft schon 80 Prozent des Erfolgs.
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Hilfsbereitschaft
Natürlich ist Hilfsbereitschaft eine wünschenswerte und positive Eigenschaft. Erst recht im Job. Zum Zeitkiller wird sie, wenn die Kollegen das ausnutzen, Motto: „Kannst du bitte eben noch…?“ Der Effekt ist: Sie kommen ständig aus dem Trott, erledigen zusätzliche Aufgaben, während die eigenen ins Hintertreffen geraten. Das einzige Gegenmittel gegen solche Zeitdiebe: Klare Grenzen setzen und öfter mal Nein sagen – auch wenn das schwerfällt.
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Kollegen
Nichts gegen Kollegen! Aber mit ihnen ist es wie mit E-Mails oder Anrufen: Stürmen Sie unangemeldet an den Schreibtisch, reißt uns das aus der aktuellen Aufgabe heraus. Manche Studien sagen: Danach dauere es 3-5 Minuten bis wir uns wieder in die Aufgabe eingedacht haben. Ein enormer Zeitverlust! Wenn Sie also hochkonzentriert arbeiten wollen, signalisieren Sie das den Kollegen – zum Beispiel mit einem Kopfhörer auf dem Kopf oder einem Bitte nicht stören-Schild an der Tür.
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Prokrastination
Lästige Aufgaben aufschieben? Das machen viele. Prokrastination heißt die „Aufschieberitis“ in der Fachsprache. Und sie rächt sich: Bei dem Versuch, es uns jetzt leichter zu machen, machen wir es uns später umso schwerer. Wir sparen vielleicht jetzt etwas Energie und drücken uns vor der Verantwortung – aber das zehrt an unseren Ressourcen, weil wir hinterher umso härter nachholen müssen, was wir vorher aufgeschoben haben. Auch dafür gibt es einen wissenschaftlichen Namen: Depletion-Effekt.
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