Abwesenheitsnotiz Outlook: Vorlagen + Wie einrichten?

Wie schreibt man eine Abwesenheitsnotiz?

Die Abwesenheitsnotiz (auch: Autoreply, Autoresponder) ist eine kurze, automatische Antwort auf E-Mails. Solange Sie die Funktion aktivieren, erhält jeder, der Ihnen eine Nachricht schreibt, diese Rückmail.

Der Text der Abwesenheitsnotiz sollte alle wichtigen Informationen während Ihrer Abwesenheit vermitteln:

• Wie lange sind Sie nicht erreichbar?
• Was passiert mit der E-Mail?
• Wer vertritt Sie?
• Wann kann der Absender mit einer Antwort rechnen?
• (Was ist der Grund für die Abwesenheit, z.B. Urlaub?)

Eingerichtet wird die Abwesenheitsnotiz in Outlook, bei Thunderbird, Gmail und anderen E-Mail-Programmen. Die möglichen Formulierungen reichen von förmlich und sachlich-seriös bis locker-witzig. Was angemessen ist, hängt von der Unternehmenskultur ab.

Abwesenheitsnotiz Outlook Vorlage und Beispiel

Sie wollen eine Abwesenheitsnotiz schreiben? Dann finden Sie gleich hier eine bewährte Vorlage:

Danke für Ihre E-Mail. Leider bin ich zurzeit nicht im Büro und habe bis zum TT.MM.JJJJ keinen Zugriff auf meine E-Mails. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Mia Muster, Sie erreichen sie per E-Mail unter m.muster@firma.de. Sie hilft Ihnen gerne und kompetent weiter. Andernfalls werde ich Ihre Mail frühestens ab dem TT.MM.JJJJ beantworten können, sie wird nicht automatisch weitergeleitet. Ich danke für Ihr Verständnis.

Outlook Abwesenheitsnotiz einrichten

Microsoft Outlook 365 App ist eines der meistgenutzten E-Mail-Programme. So können Sie ganz einfach eine Outlook Abwesenheitsnotiz einrichten:

1. Öffnen Sie Outlook.
2. Klicken Sie auf „Datei“ ➠ „Automatische Antworten“.
3. Wählen Sie die Option „Automatische Antworten senden“ aus.
4. Legen Sie im Menü den Zeitraum fest (Anfang und Ende).
5. Über den Reiter „Innerhalb meiner Organisation“ erstellen Sie die Nachricht für Ihre Kollegen.
6. Über den Reiter „Außerhalb meiner Organisation“ erstellen Sie die Nachricht für alle anderen.
7. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit einem Klick auf „Ok“.

Verwenden Sie nicht das klassische, sondern das neue Outlook, wählen Sie zu Beginn nicht „Datei“, sondern „Konten“ aus.

Zusätzlich können Sie für automatische Outlook Antworten Regeln festlegen, zum Beispiel Ausnahmeregeln für bestimmte Absender. Eine Anleitung dazu finden Sie beim Microsoft Outlook Support.

Outlook Abwesenheitsnotiz deaktivieren

Vergessen Sie nach der Rückkehr nicht, die Outlook Abwesenheitsnotiz wieder zu deaktivieren! Sonst versendet die Autoreply-Funktion weiterhin Antworten auf alle eingehenden E-Mails. Klicken Sie dafür auf das Feld „Deaktivieren“ im Menü „Automatische Antworten“.

Abwesenheitsnotiz schreiben: Tipps zu Aufbau und Inhalt

Grundsätzlich sollte die Abwesenheitsnotiz sachlich und kurz formuliert sein. Bringen Sie die wichtigsten Informationen für den Empfänger auf den Punkt und achten Sie auf den richtigen Ton. Sie wollen höflich, elegant und professionell klingen. Der optimale Inhalt einer Abwesenheitsnotiz besteht aus 7 Bausteinen und Abschnitten:

Aufbau: 7 Bausteine der Abwesenheitsnotiz

1. Betreff
2. Dank
3. Zeitraum
4. Behandlung der Nachricht
5. Vertretung
6. Rückkehr / Alternative
7. Schlussformel

Das folgende Beispiel und Schema zeigt den klassischen Inhalt, an dem Sie sich beim Aufbau und der Formulierung orientieren können:

Wir erklären Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Abwesenheitsnotiz schreiben – mit Beispielen, Formulierungen und Vorlagen für jeden Abschnitt:

1. Betreff

Machen Sie dem Empfänger schon im Titel klar, worum es geht: „Abwesenheitsnotiz“ (englisch: „Out of Office Message“). Die wichtigste Information ist damit im Betreff enthalten: Sie sind nicht da. Alternativ geht auch: „Danke für Ihre Nachricht“. Der Betreff sagt aber nicht sofort, dass es sich um eine Information über Ihre Abwesenheit handelt. Weitere Beispiele:

• Abwesenheitsnotiz
• Im Urlaub – ich bitte um Geduld
• Leider bin ich aktuell nicht erreichbar

2. Anrede und Dank

Im ersten Satz der Abwesenheitsnotiz sollten Sie den Absender kurz begrüßen und sich für die Nachricht bedanken. Das zeigt Wertschätzung, auch wenn Sie gerade nicht erreichbar sind.

Gute Formulierungen für die Anrede sind:

• „Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Nachricht.“
• „Hallo und herzlichen Dank für Ihre E-Mail.“
• „Guten Tag. Vielen Dank, dass Sie mich erreichen wollen…“

3. Abwesenheitszeitraum

Eine der wichtigsten Informationen in der Abwesenheitsnotiz ist der Zeitraum und die Dauer, in der Sie nicht am Arbeitsplatz sind. Sagen Sie deutlich: Von wann bis wann sind Sie nicht erreichbar? Den Grund, warum Sie nicht erreichbar sind, müssen Sie nicht angeben. Er kann aber für mehr Klarheit und Verständnis sorgen.

Beispiele und Formulierungen:

• „Vom 1. Juli bis zum 15. Juli bin ich leider nicht erreichbar.“
• „Aktuell bin ich im Urlaub und deshalb zwischen dem 10. und 25. September nicht zu erreichen.“
• „Über Weihnachten machen wir Pause. Ab dem 28. Dezember bin ich wieder für Sie da. Ich wünsche Ihnen eine besinnliche Weihnachtszeit.“
• „Im Zeitraum vom 5. bis 10. November habe ich keinen Zugriff auf meine E-Mails und kann deshalb leider nicht auf Ihr Anliegen reagieren.“
• „Ab Montag, den 22. April, bin ich wieder erreichbar.“

4. Behandlung der Nachricht

Der Empfänger weiß jetzt, dass Sie nicht erreichbar sind. Doch was passiert mit seiner Nachricht in Ihrer Abwesenheit? Werden die E-Mails automatisch weitergeleitet? Lesen Sie die Mails, aber beantworten sie erst später? Klären Sie darüber auf!

Beispiele:

• „Ihre E-Mail wird automatisch an meine Kollegin Mia Muster weitergeleitet.“
• „Aus Datenschutzgründen wird Ihre Nachricht nicht weitergeleitet.“
• „Ich bitte Sie um Verständnis, dass wir Ihre Nachricht nicht an andere Mitarbeiter weiterleiten.“
• „Während meiner Abwesenheit werden alle E-Mails automatisch an meine Kollegin Verena Vorlage weitergeleitet.“

5. Vertretung

Sollten Sie in Ihrer Abwesenheit vertreten werden, sollten Sie das ebenfalls in der Abwesenheitsnotiz schreiben und Name und Kontaktdaten des Ansprechpartners nennen. Die wichtigsten Fragen, die Sie beantworten müssen: Wer vertritt Sie im Urlaub? Wie lässt sich der Vertreter erreichen?

Beispiele und Formulierungen:

• „In meiner Abwesenheit werde ich von meiner Kollegin Mia Muster vertreten, die Sie unter der Telefonnummer 01234/56789 und per Mail an mia-muster@mail.com erreichen.“
• „Für dringende Fragen, die nicht bis zu meiner Rückkehr warten können, wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Volker Vorlage. Seine Telefonnummer ist 0678/123456, per Mail erreichen Sie ihn unter v.vorlage@online.de.“
• „Meine Vertretung wird von Frau Beispiel übernommen, den Sie unter 09876/54321 werktags telefonisch zwischen 9 und 17 Uhr erreichen können.“

6. Rückkehr

Ebenfalls nützlich: Informationen über Ihr Vorgehen nach der Rückkehr. Der Empfänger kann sich dann entscheiden, ob er darauf wartet oder sich an einen Kollegen wendet. Folgende Formulierungen eignen sich in der Abwesenheitsnotiz:

• „Sobald ich wieder im Büro bin, werde ich alle eingegangenen Mails bearbeiten und komme dabei schnellstmöglich auf Sie zurück.“
• „Mit meiner Antwort dürfen Sie ab meiner Rückkehr am 21. Oktober rechnen.“
• „Sollten Sie nicht schon Kontakt mit meiner Vertretung aufgenommen haben, kontaktiere ich Sie gerne nach meiner Rückkehr.“

TIPP: Verlängern Sie in der Abwesenheitsnotiz das offizielle Rückkehrdatum um 1-2 Tage. Dadurch gewinnen Sie Zeit – und Sie können die aufgelaufenen Mails in Ruhe sortieren und abarbeiten.

7. Abschluss und Gruß

Den Abschluss bilden Grußformel und Ihr Name. Da Sie den abschließenden Gruß nicht individuell an den Empfänger anpassen können, sollte dieser neutral formuliert werden. „Liebe Grüße“ können zu locker und persönlich wirken.

Besser sind folgende Beispiele:

• „Mit freundlichen Grüßen
  Max Muster“
• „Mit besten Grüßen
  Bea Beispiel“
• „Viele Grüße
  Volker Vorlage“

Lesetipp: Denken Sie bei der Abwesenheitsnotiz auch an Ihre E-Mail-Signatur.

Abwesenheitsnotiz Vorlagen und Beispiele

Die Abwesenheitsnotiz für Outlook muss zur individuellen Situation passen und entsprechend formuliert sein. Im Folgenden finden Sie Vorlagen und Muster mit unterschiedlichen Formulierungen zur Inspiration:

Outlook Abwesenheitsnotiz: Urlaub Muster

Hallo und guten Tag,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Sie erreichen mich leider im Urlaub. Ich bin erst am TT.MM.JJJJ wieder zurück und kann Ihre E-Mail bis dahin nicht lesen oder weiterleiten. In dringenden Fällen können Sie sich an meinen Kollegen, Max Muster, wenden. Sie erreichen ihn telefonisch unter: 0 12 34 / 56 78 90 oder per E-Mail: m.muster@firma.de. Ich danke für Ihr Verständnis.

PS: Da Sie nicht wissen, wer die automatische Out-of-office-Antwort bekommt, sollten Sie den Empfänger möglichst siezen. Ein zu flapsiger Ton kann auf Geschäftspartner unseriös wirken.

Outlook Abwesenheitsnotiz: Elegante Vorlage

Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Dies ist eine automatische E-Mail. Mein Büro ist am 1. April wieder besetzt. In der Zwischenzeit kann ich Ihre Nachricht leider nicht lesen und beantworten. In dringenden Fällen können Sie sich gerne an meinen Kollegen, Max Muster wenden. Er ist telefonisch erreichbar unter: 0 12 34 / 56 78 90 oder per E-Mail: max.muster@firma.de. Ich danke für Ihr Verständnis.

Elegante Abwesenheitsnotiz: Englisch

OUT OF OFFICE MESSAGE

Thank you for your message.

Please note that I am currently out of office with no access to my e-mails. I’m back on TT.MM.JJJJ and will answer your mail as quickly as possible. In urgent cases or if you need immediate assistance, please contact my colleague Susann Mustermann (phone: 0123-4566789; e-mail: s.mustermann@firma.de). Please notice that your message will not be forwarded automatically. Thank you very much.

Outlook Abwesenheitsnotiz bei Krankheit

Sehr geehrte Damen und Herren,
haben Sie vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider bin ich aus persönlichen Gründen für längere Zeit nicht erreichbar. Meine E-Mails werden leider nicht weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen in der Zwischenzeit an meine Vertretung: Mia Muster (m.muster@firma.de, Tel. 0123 / 456 78 90). Ich danke für Ihr Verständnis.

Outlook Abwesenheitsnotiz zu Weihnachten

Vielen Dank für Ihre Nachricht!
Zum Jahresausklang und über die Weihnachts-Feiertage machen wir Pause. Wir sind am TT.MM.JJJJ wieder voller Elan für Sie da! Dann beantworten wir natürlich auch sofort Ihre E-Mail. Bis dahin bitten wir um Geduld, die E-Mail wird nicht weitergeleitet. Wir wünschen Ihnen und Ihren Angehörigen erholsame Feiertage – und kommen Sie gut ins neue Jahr!

Outlook Abwesenheitsnotiz für Kunden

Guten Tag und herzlichen Dank für Ihre E-Mail!
Leider bin ich erst wieder am TT.MM.JJJJ für Sie persönlich erreichbar. Sie möchten nicht so lange warten? Dann hilft Ihnen gerne meine Kollegin Mia Muster weiter. Sie erreichen Sie per Mail unter m.muster@firma.de oder telefonisch unter: 0 12 34 / 56 78 90. Ich bitte, die Unannehmlichkeiten zu entschuldigen und verbleibe

Outlook Abwesenheitsnotiz in Elternzeit / Mutterschutz

Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin zurzeit im Mutterschutz bzw. in Elternzeit und erst am TT.MM.JJJJ wieder für Sie da. Diese E-Mail wird automatisch weitergeleitet an meine Vertreterin Mia Muster. Sie erreichen Sie per Mail unter m.muster@firma.de oder telefonisch unter: 0 12 34 / 56 78 90. Ich danke für Ihr Verständnis.

Outlook Abwesenheitsnotiz: informell

Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Wegen der Feiertage ist das Büro zurzeit nicht besetzt. Ab dem TT.MM.JJJJ sind wir für Sie wieder erreichbar. In der Zwischenzeit werden E-Mails nicht gelesen und nicht automatisch weitergeleitet. Wir danken für Ihr Verständnis.

Outlook Abwesenheitsnotiz nach Kündigung

Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Mail. Am TT.MM.JJJJ habe ich das Unternehmen verlassen und kann Ihre Nachricht daher nicht mehr beantworten. Bitte wenden Sie sich an meinen Nachfolger: Max Muster (m.muster@firma.de, Tel. 0123 / 456 78 90) oder senden Sie Ihre E-Mail an info@firma.de, da diese Mail nicht automatisch weitergeleitet wird.

Outlook Abwesenheitsnotiz zu Feiertagen

Hallo und guten Tag!
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Auch wir treten an den Feiertagen etwas kürzer. Ich bin am TT.MM.JJJJ wieder für Sie da. Ihre Mail wird in dieser Zeit nicht gelesen oder weitergeleitet. Ich beantworte Sie aber gerne, sobald ich wieder im Büro bin. Ich bitte um Verständnis und wünsche Ihnen…

Frohe Feiertage!

Outlook Abwesenheitsnotiz in Teilzeit

Guten Tag,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Sie erreichen mich am TT.MM.JJJJ wieder per Mail. Selbstverständlich kümmere ich mich danach zeitnah um Ihr Anliegen. Ich danke für Ihr Verständnis.

Lustige Abwesenheitsnotizen

Die folgenden Formulierungen für lustige Abwesenheitsnotizen sind mit Vorsicht zu genießen. Der Humor eignet sich nur in Ausnahmefällen und muss zur Unternehmenskultur passen…

Abwesenheitsnotiz Vorlage bei Urlaub

Hallo,

ich bin zurzeit im Urlaub und werde am TT.MM.JJJJ wieder zu erreichen sein. Bis dahin:

– Falls Sie Fragen an das Leben haben, wenden Sie sich an Alexa oder Siri.
– Falls dies ein Notfall ist, wählen Sie die 112.
– Falls Sie wissen, wer JFK erschossen hat, wenden Sie sich an das FBI.
– Falls weder FBI, Alexa oder die Feuerwehr helfen können, nutzen Sie das A-Team.
– In allen anderen Fällen nutzen Sie diese Adresse: vertretung@firma.de.

Besten Dank und beste Grüße
Name + Signatur

Abwesenheitsnotiz Vorlage für Minimalisten

Nicht da. Von TT. bis TT.MM. Danach mehr.
Dein [NAME]

Abwesenheitsnotiz Vorlage für Kurzurlauber

Habe Anzug und Krawatte gegen Badehose und Strandhemd eingetauscht. Bin für eine Woche weg und Montag zurück. Grüße aus [ORT].
Name + Signatur

Abwesenheitsnotiz Vorlage für Selbstironische

Hallo!
Ich bin derzeit nicht im Büro, sondern im Vorstellungsgespräch. Ich melde mich bei Ihnen, falls ich die Stelle nicht bekomme. Bitte haben Sie in dem Fall Verständnis für meine schlechte Laune.

Abwesenheitsnotiz Fehler

Inzwischen hat nahezu jedes E-Mail-Programm einen Abwesenheitsassistenten. Trotzdem enthalten zahlreiche Abwesenheitsnotizen und automatische Antworten Fehler, die Sie unbedingt vermeiden sollten:

• Fehlende Informationen
  Oft fehlen wichtige Informationen. Formulierungen, wie: „Ich beantworte Mails erst nach dem Urlaub“ sind nutzlos, weil man immer noch nicht weiß, wann der Urlaub endet oder was mit der Mail passiert.
• Zu viele Informationen
  Auch das Gegenteil ist ein Fehler: Unnötige Informationen blähen die Abwesenheitsbenachrichtigung auf, der Empfänger muss die eigentliche Botschaft suchen. Fassen Sie sich lieber kurz!
• Zahlendreher und Rechtschreibfehler
  Leider keine Seltenheit: Im Datum gibt es einen Zahlendreher oder die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Vertreters ist falsch geschrieben. Damit wird die Abwesenheitsnotiz wertlos. Achten Sie zudem auf Rechtschreibfehler! Unnötige Tippfehler hinterlassen einen unprofessionellen Eindruck.
• Unfreundlicher Ton
  „Bin für 2 Wochen weg. Ich lese in dieser Zeit keine Mails.“ – Solche Formulierungen sind unfreundlich und sagen eher: „Geh mir nicht auf die Nerven, ich habe frei!“ Auch Flachwitze, Emojis oder Strandbilder sind hierbei tabu.
• Handynummer
  Sie wollen Service bieten und geben Ihre Handynummer „für Notfälle“ an… Großer Fehler! Jeder empfindet sein Anliegen als dringend – also können Sie mit Anrufen in Ihrer Abwesenheit rechnen.

TIPP: Testen Sie nach der Einrichtung die Funktion der Abwesenheitsnotiz. Schicken Sie sich selbst eine E-Mail von einem anderen Postfach oder bitten Sie einen Kollegen um eine Testnachricht. So sehen Sie, ob die Abwesenheitsnotiz aktiviert ist und funktioniert.

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