Wie eine Abwesenheitsnotiz schreiben?
Die Abwesenheitsnotiz (synonym: Autoreply, Autoresponder) ist eine kurze, automatische Antwort auf E-Mails. Sie können diese Funktion in Outlook oder Gmail aktivieren. Dann erhält jeder, der Ihnen eine Nachricht schreibt, automatisch diese Rückmail.
Wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz schreiben, sollte diese kurz und sachlich formuliert sein. Bringen Sie die wichtigsten Informationen für den Empfänger auf den Punkt – und das höflich, elegant und professionell.
Abwesenheitsnotiz Aufbau – Muster
Richtig aufgebaut wird eine Outlook Abwesenheitsnotiz nach diesem Muster:
-
Betreff
Beispiele: „Abwesenheitsnotiz“ oder „Danke für Ihre Nachricht“ (Englisch: „Out of Office Message“)
-
Anrede
Beispiele: „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Hallo und guten Tag“
-
Informationen zur Abwesenheit
– Dank für die Nachricht
– Zeitraum der Abwesenheit
– Behandlung der Nachricht
– Vertretung
– Rückkehr Zeitpunkt (Was passiert dann?) -
Grußformel
Beispiele: „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Viele Grüße“
Outlook Abwesenheitsnotiz Beispiel
Abwesenheitsnotiz
Sehr geehrte Damen und Herren,
Danke für Ihre E-Mail. Leider bin ich zurzeit nicht im Büro und habe bis zum TT.MM.JJJJ keinen Zugriff auf meine E-Mails.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Mia Muster, Sie erreichen sie per E-Mail unter m.muster@firma.de. Sie hilft Ihnen gerne und kompetent weiter.
Andernfalls werde ich Ihre Mail frühestens ab dem TT.MM.JJJJ lesen und beantworten können. Sie wird nicht automatisch weitergeleitet. Ich danke für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
Signatur
Outlook Abwesenheitsnotiz einrichten
Eingerichtet wird die Abwesenheitsnotiz in Outlook, Gmail oder anderen E-Mail-Programmen ganze einfach. Wir zeigen dies exemplarisch an Microsoft Outlook, weil das Mailprogramm von den meisten Unternehmen genutzt wird. So einfach können Sie dort eine Abwesenheitsnotiz Vorlage erstellen:
- Öffnen Sie das Microsoft Outlook Programm.
- Klicken Sie auf „Datei“ (bzw. „Konten“) und „Automatische Antworten“.
- Wählen Sie die Option „Automatische Antworten senden“ aus.
- Legen Sie im Menü den Zeitraum fest (Anfang und Ende).
- Mit den Menüpunkten „Innerhalb“ bzw. „Außerhalb meiner Organisation“ erstellen Sie die Nachrichten für Kollegen bzw. alle anderen. Diese sollten sich textlich unterscheiden.
- Bestätigen Sie die Einstellungen mit einem Klick auf „Ok“ und schließen Sie die Einrichtung der Abwesenheitsnotiz Outlook ab.
Zusätzlich können Sie für die Outlook Antworten individuelle Regeln festlegen – zum Beispiel Ausnahmen für bestimmte Absender.
Abwesenheitsnotiz deaktivieren
Vergessen Sie nach der Rückkehr aus dem Urlaub oder von einer Dienstreise nicht, die Outlook Abwesenheitsnotiz wieder zu deaktivieren! Sonst versendet die Autoreply-Funktion weiterhin Antworten auf alle eingehenden E-Mails. Klicken Sie dafür im Menü „Automatische Antworten“ auf das Feld „Deaktivieren“.
Outlook Abwesenheitsnotiz Vorlagen und Beispiele
Sie suchen noch ein Anregungen und Ideen für gute Formulierungen? Im Folgenden finden Sie Abwesenheitsnotiz Beispiele und Outlook Vorlagen für unterschiedliche Situationen:
Vorlage: Abwesenheitsnotiz Urlaub
Auf den Urlaub freuen sich alle – den Urlaub als Grund für die Abwesenheit nennen, sollten Sie aber nur knapp. „Endlich Pool statt Schreibtisch!“ oder „Ich bin dann mal weg!“ klingt für Empfänger wenig empathisch oder nach Serviceorientierung. Schreiben Sie besser:
Abwesenheitsnotiz
Hallo und guten Tag,
vielen Dank für Ihre Nachricht! Sie erreichen mich leider im Urlaub. Ich bin erst am TT.MM.JJJJ wieder zurück und kann Ihre E-Mail bis dahin nicht lesen oder weiterleiten. In dringenden Fällen können Sie sich an meinen Kollegen Max Muster wenden. Sie erreichen ihn telefonisch unter: +49 (0) 1234 567890 oder per E-Mail: m.muster@firma.de. Ich danke für Ihr Verständnis.
Tipp: Da Sie nicht wissen, wer die automatische Out-of-office-Antwort bekommt, sollten Sie den Empfänger möglichst immer siezen.
Vorlage: Elegante Abwesenheitsnotiz
Die Eleganz dieser Abwesenheitsnotiz liegt in der Einfachheit: Einfache Hauptsätze, klare Formulierungen, keine Schnörkel. Alles Wichtige wird gesagt – auf den Punkt:
Ich bin leider nicht erreichbar
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Dies ist eine automatische E-Mail. Mein Büro ist am 1. April wieder besetzt. In der Zwischenzeit kann ich Ihre Nachricht leider nicht lesen und beantworten. In dringenden Fällen können Sie sich gerne an meinen Kollegen, Max Muster wenden. Er ist telefonisch erreichbar unter: +49 (0) 1234 567890. Oder per E-Mail: max.muster@firma.de. Ich danke für Ihr Verständnis.
Vorlage: Abwesenheitsnotiz Englisch
Weil viele Unternehmen heute international arbeiten, gehört heute auch die Abwesenheitsnotiz auf Englisch zum guten Stil. Wir empfehlen, die zweisprachige Variante unter der deutschen Abwesenheitsnotiz zu platzieren. Hier eine Outlook Abwesenheitsnotiz Vorlage auf Englisch:
Out of office Message
Thank you for your message. Please note that I am currently out of office with no access to my e-mails. I’m back on TT.MM.JJJJ and will answer your mail as quickly as possible. In urgent cases or if you need immediate assistance, please contact my colleague Mia Muster (phone: +49 (0) 1234 566789; e-mail: s.muster@firma.de). Unfortunately, your message will not be forwarded automatically.
Thank you very much.
Vorlage: Abwesenheitsnotiz bei Krankheit
Ein Krankheitsfall kommt zwar meist überraschend. Wenn Sie aber länger krankheitsbedingt ausfallen und abwesend sind, können Sie eine passende Abwesenheitsnotiz im Homeoffice einstellen oder Kollegen bitten, das für Sie zu tun. Beispiel:
Danke für Ihre Nachricht
Sehr geehrte Damen und Herren,
leider bin ich aus persönlichen Gründen für längere Zeit nicht erreichbar. Meine E-Mails werden auch nicht weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen in der Zwischenzeit an meine Vertretung: Mia Muster (m.muster@firma.de, Tel. +49 (0) 1234 567890). Ich danke für Ihr Verständnis.
Vorlage: Abwesenheitsnotiz zu Weihnachten
An manchen Feiertagen oder in Ferienzeiten legen manche Organisationen und Betriebe eine Pause ein oder gehen in Betriebsferien. Für solche Zeiten sollten Sie eine separate Abwesenheitsnotiz einrichten – ideal mit einer besonderen Grußformel oder einem besinnlichen Weihnachtswunsch.
Vielen Dank für Ihre Nachricht!
Zum Jahresausklang und über die Weihnachts-Feiertage machen wir Pause. Wir sind am TT.MM.JJJJ wieder voller Elan für Sie da! Dann beantworten wir natürlich auch sofort Ihre E-Mail. Bis dahin bitten wir um Geduld, die E-Mail wird nicht weitergeleitet. Wir wünschen Ihnen und Ihren Angehörigen erholsame Feiertage – und kommen Sie gut ins neue Jahr!
Vorlage: Abwesenheitsnotiz für Feiertage
Sorry – wir haben Ferien
Hallo und guten Tag!
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Auch wir treten an den Feiertagen etwas kürzer. Ich bin am TT.MM.JJJJ wieder für Sie da. Ihre Mail wird in dieser Zeit nicht gelesen oder weitergeleitet. Ich beantworte Sie aber gerne, sobald ich wieder im Büro bin. Ich bitte um Verständnis und wünsche Ihnen frohe Feiertage!
Vorlage: Abwesenheitsnotiz für Kunden
Gerade im Vertrieb sollten Sie Kunden über Ihre Abwesenheit informieren und eine alternative Hilfe durch eine oder einen Urlaubsvertreter anbieten. Idealerweise entschuldigen Sie sich formal für die Extra-Mühe, die der Kunde dadurch hat.
Urlaub – aber Alternativen!
Guten Tag und herzlichen Dank für Ihre E-Mail!
Leider bin ich erst wieder am TT.MM.JJJJ für Sie persönlich erreichbar. Sie möchten nicht so lange warten? Dann hilft Ihnen gerne meine Kollegin Mia Muster weiter. Sie erreichen Sie per Mail unter m.muster@firma.de oder telefonisch unter: +49 (0) 1234 567890. Ich bitte, die Unannehmlichkeiten zu entschuldigen und verbleibe…
Vorlage: Abwesenheitsnotiz in Elternzeit / Mutterschutz
Wenn Mütter oder Väter in Elternzeit gehen und daher für einen längeren Zeitraum ausfallen, ist eine Abwesenheitsnotiz zwingend erforderlich. In diesem Sonderfall sollten Sie unbedingt eine Vertretung benennen oder sogar eine automatische Weiterleitung einrichten.
Elternzeit – meine Vertretung!
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin zurzeit im Mutterschutz bzw. in Elternzeit und erst am TT.MM.JJJJ wieder für Sie da. Diese E-Mail wird automatisch weitergeleitet an meine Vertreterin Mia Muster. Sie erreichen Sie per Mail unter m.muster@firma.de oder telefonisch unter: +49 (0) 1234 567890. Ich danke für Ihr Verständnis.
Vorlage: Abwesenheitsnotiz in Teilzeit
Wer in Teilzeit arbeitet, ist täglich im Büro. Falls Sie als Teilzeitkraft nur wenige Wochentage erreichbar sind, lohnt es sich, eine entsprechende Abwesenheitsnotiz einzurichten.
Zurzeit bin ich nicht im Büro
Guten Tag,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Sie erreichen mich am TT.MM.JJJJ wieder per Mail. Selbstverständlich kümmere ich mich danach zeitnah um Ihr Anliegen. Ich danke für Ihr Verständnis.
Vorlage: Outlook Abwesenheitsnotiz nach Kündigung
Wenn Sie das Unternehmen verlassen, gehört das Erstellen einer Abwesenheitsnotiz zu den letzten Aufgaben. Bleiben Sie im Text aber unbedingt neutral und professionell. Die Out-of-Job-Nachricht ist nicht der Ort, um nachtragend zu sein!
Ich arbeite nicht mehr hier
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Mail. Am TT.MM.JJJJ habe ich das Unternehmen verlassen und kann Ihre Nachricht daher nicht mehr beantworten. Bitte wenden Sie sich an meinen Nachfolger: Max Muster (m.muster@firma.de, Tel. +49 (0) 1234 567890) oder senden Sie Ihre E-Mail an info@firma.de, da diese Mail nicht automatisch weitergeleitet wird.
Lustige Abwesenheitsnotizen
Die folgenden Formulierungen für lustige Abwesenheitsnotizen sind mit Vorsicht zu genießen. Der Humor eignet sich nur in Ausnahmefällen und muss zur Unternehmenskultur passen…
- „Hallo, ich bin zurzeit im Urlaub und werde am TT.MM.JJJJ wieder zu erreichen sein. Bis dahin: Falls Sie Fragen an das Leben haben, wenden Sie sich an Alexa oder Siri. Falls dies ein Notfall ist, wählen Sie die 112. Falls Sie wissen, wer JFK erschossen hat, wenden Sie sich an das FBI. In allen anderen Fällen nutzen Sie diese Adresse: vertretung@firma.de. Besten Dank und beste Grüße“
- „Nicht da. Von TT. bis TT.MM. Danach mehr.
Dein [NAME]“ - „Habe Anzug und Krawatte gegen Badehose und Strandhemd eingetauscht. Bin für eine Woche weg und Montag zurück. Grüße aus [ORT].“
- „Hallo! Ich bin derzeit nicht im Büro, sondern im Vorstellungsgespräch. Ich melde mich bei Ihnen, falls ich die Stelle nicht bekomme. Bitte haben Sie in dem Fall Verständnis für meine schlechte Laune.“
Download: Outlook Abwesenheitsnotiz Vorlagen
Falls Sie noch weitere Beispiele und Outlook Abwesenheitsnotiz Vorlagen suchen: Hier können Sie sich ein eBook (PDF) mit vielen weiteren Formulierungen und Mustertexten kostenlos herunterladen:
Abwesenheitsnotiz Fehler und Risiken
Inzwischen hat nahezu jedes E-Mail-Programm einen Abwesenheitsassistenten. Trotzdem enthalten viele Abwesenheitsnotizen und automatische Antworten Fehler, die Sie unbedingt vermeiden sollten:
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Fehlende Informationen
Oft fehlen wichtige Informationen. Formulierungen, wie: „Ich beantworte Mails erst nach dem Urlaub“ sind nutzlos, weil man immer noch nicht weiß, wann der Urlaub endet oder was mit der Mail in der Zwischenzeit passiert.
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Zu viele Informationen
Auch das Gegenteil ist ein Fehler: Unnötige Informationen blähen die Abwesenheitsbenachrichtigung auf, der Empfänger muss die eigentliche Botschaft suchen. Fassen Sie sich lieber kurz und machen Sie kurze Absätze, das steigert die Lesbarkeit.
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Zahlendreher und Rechtschreibfehler
Buchstaben- oder Zahlendreher in E-Mail-Adressen oder Telefonnummer des Vertreters sind ärgerlich. Damit wird die Abwesenheitsnotiz wertlos. Auch Rechtschreibfehler hinterlassen keinen professionellen Eindruck.
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Unfreundlicher Ton
„Bin für 2 Wochen weg. Ich lese in der Zeit keine Mails.“ – Solche Formulierungen sind unfreundlich und sagen eher: „Geh mir nicht auf die Nerven, ich habe frei!“ Auch Flachwitze, Emojis oder Strandbilder sind tabu.
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Handynummer
Sie wollen Service bieten und geben Ihre Handynummer „für Notfälle“ an… Großer Fehler! Jeder empfindet sein Anliegen als dringend – also können Sie mit vielen Anrufen in Ihrer Abwesenheit rechnen.
TIPP: Testen Sie nach dem Einrichten der Abwesenheitsnotiz die Funktion und schicken Sie sich selbst eine Test-E-Mail von einem anderen Postfach oder bitten Sie einen Kollegen um eine Testnachricht. So sehen Sie, ob die Abwesenheitsnotiz aktiviert ist und funktioniert.
Kann die Abwesenheitsnachricht eine Gefahr sein?
Teilweise wird vor Benachrichtigungen zur Abwesenheit gewarnt, weil Kriminelle die Information nutzen könnten – etwa für einen Einbruch während des Urlaubs. Die Gefahr ist aber gering: Zunächst müsste ein Verbrecher durch Spam-Mails die Abwesenheitsnotiz erhalten und dann die zugehörige Privatadresse recherchieren. Für Selbstständige, die Kontaktdaten inklusive Anschrift angeben, ist das Risiko größer.
Abwesenheitsnotiz Inhalt – Formulierungstipps
Zu den einzelnen Bausteinen und Abschnitten der Outlook Abwesenheitsnachricht erhalten Sie hier noch weitere Tipps und alternative Formulierungen:
Machen Sie dem Empfänger schon in der Betreffzeile klar, um welche Art Rückmail es sich handelt. Bewährte Beispiele sind:
- „Abwesenheitsnotiz“
- „Danke für Ihre Nachricht“
- „Leider bin ich aktuell nicht erreichbar“
- „Out of Office Message“ (Englisch)
Im ersten Satz der Abwesenheitsnotiz sollten Sie den Absender stets kurz begrüßen und sich für die Nachricht bedanken. Das zeigt Wertschätzung. Gute Formulierungen für die Anrede sind:
- „Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Nachricht.“
- „Hallo und herzlichen Dank für Ihre E-Mail.“
- „Guten Tag. Vielen Dank, dass Sie mich erreichen wollen…“
Die wichtigsten Informationen sind der Zeitraum und die Dauer, in der Sie abwesend sind. Den Grund, warum Sie nicht erreichbar sind, müssen Sie nicht angeben. Er kann aber für mehr Verständnis sorgen. Beispiele:
- „Vom 1. Juli bis zum 15. Juli bin ich leider nicht erreichbar.“
- „Aktuell bin ich im Urlaub und deshalb zwischen dem 10. und 25. September nicht zu erreichen.“
- „Über Weihnachten machen wir Pause. Ab dem 28. Dezember bin ich wieder für Sie da. Ich wünsche Ihnen eine besinnliche Weihnachtszeit.“
- „Im Zeitraum vom 5. bis 10. November habe ich keinen Zugriff auf meine E-Mails und kann deshalb leider nicht auf Ihr Anliegen reagieren.“
- „Ab Montag, den 22. April, bin ich wieder erreichbar.“
Der Empfänger weiß jetzt, dass Sie nicht erreichbar sind. Doch was passiert mit seiner Nachricht in Ihrer Abwesenheit? Werden die E-Mails weitergeleitet? Lesen Sie die Mail überhaupt? Klären Sie darüber auf! Beispiele:
- „Ihre E-Mail wird automatisch an meine Kollegin Mia Muster weitergeleitet.“
- „Aus Datenschutzgründen wird Ihre Nachricht nicht weitergeleitet.“
- „Ich bitte Sie um Verständnis, dass wir Ihre Nachricht nicht an andere Mitarbeiter weiterleiten.“
- „Während meiner Abwesenheit werden alle E-Mails automatisch an meine Kollegin Verena Vorlage weitergeleitet.“
Werden Sie in Ihrer Abwesenheit vertreten, sollten Sie das in der Abwesenheitsnotiz schreiben und Name und Kontaktdaten des Ansprechpartners nennen. Die wichtigsten Fragen, die Sie beantworten müssen: Wer vertritt Sie im Urlaub? Wie lässt sich der Vertreter erreichen? Beispiele:
- „In meiner Abwesenheit werde ich von meiner Kollegin Mia Muster vertreten, die Sie unter der Telefonnummer 01234/56789 und per Mail an mia-muster@mail.com erreichen.“
- „Für dringende Fragen, die nicht bis zu meiner Rückkehr warten können, wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Volker Vorlage. Seine Telefonnummer ist 0678/123456, per Mail erreichen Sie ihn unter v.vorlage@online.de.“
- „Meine Vertretung wird von Frau Beispiel übernommen, den Sie unter 09876/54321 werktags telefonisch zwischen 9 und 17 Uhr erreichen können.“
Ebenfalls nützlich für Empfänger: Informationen über Ihr Vorgehen nach der Rückkehr. So können sich Empfänger entscheiden, ob sie darauf warten oder die Alternative nutzen. Folgende Formulierungen eignen sich dafür:
- „Sobald ich wieder im Büro bin, werde ich alle eingegangenen Mails bearbeiten und komme dabei schnellstmöglich auf Sie zurück.“
- „Mit meiner Antwort dürfen Sie ab meiner Rückkehr am 21. Oktober rechnen.“
- „Sollten Sie nicht schon Kontakt mit meiner Vertretung aufgenommen haben, kontaktiere ich Sie gerne nach meiner Rückkehr.“
TIPP: Verlängern Sie in der Abwesenheitsnotiz das offizielle Rückkehrdatum um 1-2 Tage. Dadurch gewinnen Sie Zeit – und können die aufgelaufenen Mails in Ruhe sortieren und abarbeiten.
Den Abschluss bilden Grußformel und Ihr Name. Da Sie den Schluss nicht individuell an den Empfänger anpassen können, sollte dieser neutral formuliert werden. „Liebe Grüße“ sind oft zu persönlich, besser sind folgende Beispiele:
- „Mit freundlichen Grüßen
Max Muster“ - „Mit besten Grüßen
Bea Beispiel“ - „Viele Grüße
Volker Vorlage“
Häufige Fragen zur Abwesenheitsnotiz
Warum eine Abwesenheitsnotiz schreiben?
Die Abwesenheitsnachricht informiert darüber, dass Sie nicht erreichbar sind und Fragen oder Anliegen nicht beantworten können. Das erspart Empfängern Frust über ausbleibende Antworten und gibt ihnen die Chance eine andere Person zu kontaktieren.
Was steht in der Nachricht?
Die automatische Antwort muss alle relevanten Informationen während der Abwesenheit enthalten. Dazu gehören neben höflicher Anrede und dem Dank für die E-Mail der Zeitraum der Abwesenheit, Namen und Kontaktdaten der Vertretung sowie Informationen über das weitere Vorgehen nach der Rückkehr.
Wann erstelle ich meine Abwesenheitsnotiz?
Die Autoreply-Funktion sollten Sie kurz vor Feierabend am letzten Arbeitstag aktivieren. Wer auf Nummer sicher gehen will, ob die automatische Antwort funktioniert, sollte einen Kollegen bitten, eine Test-Mail zu schicken.
Wie oft wird die Abwesenheitsnotiz gesendet?
Die Abwesenheitsnotiz wird jedes Mal als automatische Antwort gesendet, wenn eine E-Mail in Ihrem Postfach eingeht. Teils gibt es Einstellungen, um bei mehreren Nachrichten von derselben Mail-Adresse nur eine Nachricht zu verschicken.
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