Was sind Bewirtungskosten?
Bewirtungskosten sind sämtliche Kosten für Speisen und Getränke sowie ähnliche Ausgaben (Garderobe, Unterhaltung…), die für die Bewirtung anderer Personen im geschäftlichen und betrieblichen Umfeld anfallen. Typisches Beispiel: Sie laden einen wichtigen Kunden zum Essen ein, um die weitere Zusammenarbeit zu besprechen.
Laut Einkommenssteuergesetz sind die Bewirtungskosten als Betriebs- oder Werbekosten von der Steuer absetzbar. Allerdings gibt es Unterschiede bei der Höhe und klare Voraussetzungen, die vom Finanzamt kontrolliert werden.
Bewirtungskosten absetzen: Beispiele für die Steuer
Sie müssen bei Bewirtungskosten grundsätzlich zwei Arten unterscheiden: betriebliche und geschäftliche Bewirtungskosten. Diese Trennung ist wichtig, da die Arten bei der Steuer unterschiedlich abzusetzen sind:
Beispiel: Betrieblich veranlasste Bewirtungskosten (100 Prozent)
Betrieblich veranlasste Bewirtungskosten sind zum Beispiel Ausgaben für eine Betriebsfeier oder einen Betriebsausflug mit Ihren Mitarbeitern. Gehen Sie aus betrieblichem Anlass mit Ihren Angestellten zum Essen, sind die Bewirtungskosten ebenfalls betrieblich veranlasst. Das gilt auch für Frühstück oder Mittagessen, das Mitarbeiter am Arbeitsplatz kostenlos oder vergünstigt erhalten.
Betrieblich veranlasste Bewirtungskosten sind zu 100 Prozent von der Steuer absetzbar.
Beispiel: Geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten (70 Prozent)
Hierunter fallen die typischen Essen mit Geschäftspartnern, Kunden oder anderen Personen aus geschäftlichem Anlass. Sprechen Sie mit einem potenziellen Kunden über einen Vertragsabschluss bei gutem Essen und einem Glas Rotwein, entstehen Ihnen geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten.
Geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten sind nur zu 70 Prozent als Betriebsausgaben von der Steuer absetzbar. Aber: Die auf der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer ist zu 100 Prozent als Vorsteuer absetzbar. Deshalb ist es wichtig, dass diese explizit auf dem Bewirtungsbeleg ausgewiesen wird.
Werbekosten statt Bewirtungskosten
Ausgaben für eigene Produkt- und Warenverkostungen an Kunden oder Geschäftspartner sind keine geschäftlichen Bewirtungskosten, sondern Werbekosten. Das gilt zum Beispiel bei einem Probeessen beziehungsweise Probetrinken. Diese sind zu 100 Prozent als Werbekosten von der Steuer absetzbar.
Stellen Sie bei Meetings oder Präsentationen Tee, Kaffee oder kleine Snacks zur Verfügung, dürfen Sie auch diese Kosten in voller Höhe absetzen. Ausnahme sind alkoholische Getränke.
Welche Bewirtungskosten sind nicht absetzbar?
Grundsätzlich spielt es für die steuerliche Abzugsfähigkeit von Bewirtungskosten keine Rolle, wo die Bewirtung stattfindet. Möglich ist ein Restaurant, eine Gaststätte, ein Hotel, ein Biergarten oder eine Bar. Allerdings gibt es Ausnahmen. Kosten für Nachtclubs, die nach der allgemeinen Verkehrsauffassung unangemessen hoch sind, sind nicht abzugsfähig.
Auch Kosten für Gäste, die Sie aus beruflichen Gründen zu einer privaten Veranstaltung einladen, sind nicht absetzbar. Das Gleiche gilt für alle geschäftlichen Einladungen in der eigenen Wohnung oder dem eigenen Haus.
Bewirtungsbeleg: Wichtiger Nachweis für das Finanzamt
Setzen Sie Bewirtungskosten ab, senken Sie Ihre Steuerlast. Entsprechend interessiert sich das Finanzamt dafür, welche Ausgaben Sie geltend machen wollen. Gerade bei höheren Summen gilt: Nur mit einem Nachweis durch entsprechende Bewirtungsbelege werden die Ausgaben anerkannt. Heißt: Sie benötigen eine maschinell erstellte Quittung aus der Gaststätte.
Das Einkommensteuergesetz regelt nicht nur die Höhe, in der Bewirtungskosten absetzbar sind, sondern macht auch Vorgaben zum Nachweis. Nachzuweisen sind Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Als Einladender müssen Sie den Bewirtungsbeleg unterschreiben und eine konkrete Begründung für die Einladung angeben.
Angaben: Was muss der Bewirtungsbeleg enthalten?
Damit eine Rechnung als Bewirtungsbeleg vom Finanzamt anerkannt wird, muss sie folgende Elemente enthalten:
- Bewirtungstag
- Name und Adresse des Restaurants
- Art und Anzahl von Speisen und Getränken mit Einzelpreisen sowie Umsatzsteuerbetrag
- Gesamtrechnungsbetrag
- Trinkgeld
- Rechnungen über 250 Euro inklusive Umsatzsteuer: Namen der Bewirteten
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Steuernummer oder Umsatzsteuernummer des Restaurants
- Unterschrift mit Datum
Prüfung von Bewirtungsbelegen durch das Finanzamt
Ein Bewirtungsbeleg ist eine maschinell erstellte Rechnung des Restaurants, bei der alle oben genannten Elemente enthalten sind. Generell wird umso strenger auf die Nachweispflicht geachtet, je höher der Betrag der Bewirtungskosten ist. Bei einem günstigen Essen für zwei Personen prüft das Finanzamt weniger kritisch, als bei einem noblen Businessdinner im Sternerestaurant für zehn Teilnehmer.
Auch macht es nach dem Gesetz einen Unterschied, ob die Bewirtung in einem Restaurant oder einer Gaststätte stattgefunden hat. Bei der Einladung in eine Gaststätte ist die Nachweispflicht weniger streng. Es genügen hier Angaben zum Anlass und den Teilnehmern mit dem Bewirtungsbeleg.
Besonderheiten Bewirtungskosten Arbeitnehmer
Bewirten Sie Ihre Mitarbeiter in einer eigenen oder fremden Kantine, ist die Bewirtung immer zu 100 Prozent steuerlich absetzbar, da sie betrieblich ist. Für Ihre Mitarbeiter ist das freie Essen ein Arbeitslohn als Sachbezug, der bei der Einkommensteuer berücksichtigt werden muss. Dieser Sachbezug wird nicht mit dem tatsächlichen Wert der Bewirtung angesetzt, sondern mit einem amtlichen Sachbezugswert.
Aktuell beträgt dieser 4,13 Euro für eine Hauptmahlzeit, 2,17 Euro für ein Frühstück und 10,43 Euro für eine Vollverpflegung (Stand: 2024). Zahlen die Mitarbeiter etwas dazu, mindert dies den Sachbezugswert. Sollen die Sachbezugswerte angesetzt werden, darf der Preis der einzelnen Mahlzeit 60 Euro nicht überschreiten.
Bewirtungskosten bei Betriebsveranstaltungen
Laden Sie Ihre Mitarbeiter zu einem Firmenausflug ein oder bewirten Sie sie im Rahmen einer Jubiläums- oder Weihnachtsfeier, so sind diese Kosten zu 100 Prozent als Betriebsausgaben absetzbar. Betragen die Bruttokosten allerdings mehr als 110 Euro pro Mitarbeiter, ist der übrige Betrag für diese lohnsteuerpflichtig. Auch dürfen Sie diesen Betrag maximal zweimal pro Jahr durch Veranstaltungen ausschöpfen, damit er nicht als Arbeitslohn gilt.
Tipps beim Absetzen von Bewirtungskosten
Sie wissen nun, wie Sie Bewirtungskosten absetzen und welche Prozentsätze gelten. Damit dabei alles glattgeht, helfen unsere Tipps zum Abschluss:
Übertreiben Sie es nicht
Selbstständige oder Unternehmen wollen sich beim Geschäftsessen von Ihrer besten Seite zeigen und investieren in schöne Bewirtungen. Übertreiben Sie aber nicht! Fallen Kosten für Bewirtungen unangemessen hoch aus, muss das Finanzamt diese nicht anerkennen. Hier sind keine festen Obergrenzen und Regeln festgelegt. Zur Bemessung werden branchenübliche Werte und Ihre Umsatzzahlen herangezogen. Bei einem Jahresumsatz von 1.000.000 Euro darf eine einzelne Bewirtung vielleicht auch 2.000 Euro kosten, liegt der Jahresumsatz allerdings nur bei 50.000 Euro, dann sicher nicht.
Wählen Sie sinnvoll aus
Wen Sie geschäftlich oder betrieblich bewirten, steht Ihnen frei. Geschäftspartner, Mitarbeiter oder Vertreter anderer Unternehmen, mit denen Sie in Zukunft arbeiten möchten – kein Problem. Auch Lebens- oder Ehepartner von Geschäftskontakten sind erlaubt. Überlegen Sie aber, welche Einladungen Sinn haben und wie häufig sie stattfinden sollen. Auch hier kommt es auf Verhältnismäßigkeit an.
Beachten Sie das Datum
Das Finanzamt hinterfragt, ob die Bewirtungskosten tatsächlich Betriebsausgaben sind. Ein starkes Indiz ist dabei das Datum, an dem das gemeinsame Essen stattgefunden hat. An einem Sonntagabend oder einem Feiertag wird es schwierig, einen geschäftlichen Anlass zu begründen. Leichter wird es, wenn Sie einen Termin unter der Woche finden.
Denken Sie ans Trinkgeld
Nicht auf jeder Rechnung wird das Trinkgeld aufgeführt. Es ist bei Geschäftsessen aber ebenfalls zu 70 Prozent absetzbar – bei teuren Essen ein relevanter Betrag. Bitten Sie die Bedienung darum, auch das Trinkgeld zu quittieren. Bei üblichen Höhen von bis zu 10 Prozent reicht ein handschriftlicher Vermerk auf der Rechnung aus.
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