Gehaltsabrechnung erstellen: Muster und Beispiele erklärt

Was ist eine Gehaltsabrechnung?

Die Gehaltsabrechnung wird Mitarbeitern jeden Monat ausgestellt und schlüsselt den Verdienst für diesen Zeitraum detailliert auf. Arbeitnehmer bekommen eine Übersicht über das Bruttogehalt, mögliche weitere Gehaltsbestandteile sowie über Steuern und Abzüge zu Sozialversicherungen, die letztlich zum Nettogehalt führen, das ausgezahlt wird.

Arbeitnehmer können durch die Gehaltsabrechnung nachvollziehen, wie viel Einkommensteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag und Sozialabgaben für Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung gezahlt werden. Ebenso benötigen Sie das Dokument bei der Steuererklärung, einer Wohnungssuche oder der Kreditvergabe bei der Bank.

In der Gewerbeordnung ist die Pflicht für Unternehmen geregelt, Mitarbeitern eine Gehaltsabrechnung in Textform auszustellen. Gemeinsam mit dem Gehalt – zum Ende eines Monats oder auch in der Monatsmitte – wird die Bezahlung bargeldlos auf das Konto überwiesen und gleichzeitig die Abrechnung per Post verschickt.

Unterschied zwischen Lohn- und Gehaltsabrechnung

Oftmals werden die Begriffe Lohn und Gehalt sowie Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung synonym verwendet. Im alltäglichen Sprachgebrauch bezeichnen beide den Verdienst und die monatliche Abrechnung und können meist gleichbedeutend verwendet werden.

Genauer betrachtet gibt es jedoch einen Unterschied zwischen Lohn und Gehalt:

• Lohn

  Basis der Berechnung für das am Ende des Monats überwiesene Geld sind die tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden eines Arbeiters. Es existiert ein fester Stundenlohn und der Arbeiter wird nur für die geleistete Arbeit bezahlt. Je nach Umfang der geleisteten Stunden schwankt die Höhe des Lohns.

• Gehalt

  Bei einem monatlich festen Betrag spricht man von Gehalt. Es ist das Entgelt eines Angestellten, das ungeachtet dessen, ob der Arbeitnehmer Überstunden macht oder nicht gleich ausfällt. Es ist im Arbeitsvertrag festgehalten oder richtet sich nach Tarifverträgen, die in der Branche gelten.

Gehaltsabrechnung online

Immer mehr Arbeitgeber entscheiden sich dazu, die Gehaltsabrechnung online bereit zu stellen, statt diese in Papierform zu verschicken. Das ist oft einfacher und auch günstiger. Auch eine solch digitale Gehaltsabrechnung, die Mitarbeiter online abrufen können, gilt als Textform und erfüllt die gesetzlichen Vorgaben.

Für die Gehaltsabrechnung online und in digitaler Form gibt es verschiedene Optionen. Beliebt sind verschlüsselte PDF-Dateien, die an die Mitarbeiter weitergeleitet werden können und Accounts bei Abrechnungssystemen, auf die Angestellte Zugriff haben und so die Dokumente selbstständig für die eigenen Unterlagen herunterladen und ausdrucken können.

Gehaltsabrechnung Datev

Eine beliebtes und oft genutztes Portal ist die Gehaltsabrechnung über Datev. Das Portal ermöglicht es Arbeitgebern, die Gehaltsabrechnung online bereitzustellen. Mitarbeiter werden für die Nutzung freigeschaltet und können dann die für Sie zur Verfügung gestellten Abrechnungen (oder auch andere Dokumente) nach beliebten verwalten.

Inhalt einer Gehaltsabrechnung

Viele Arbeitnehmer machen keinen Gebrauch von der Kontrollmöglichkeit, die eine Gehaltsabrechnung bringt. Sie muss alle relevanten Informationen zum Abrechnungszeitraum und zur Zusammensetzung des Einkommens umfassen. Dazu zählen:

• Höhe des Bruttogehalts
• Höhe der Zuschläge und Zulagen
• Sonstige Vergütungen
• Art und Höhe der Abzüge
• Abschlagszahlungen
• Vorschüsse

Gerade die detaillierte Angabe der einzelnen Gehaltsbestandteile sowie der Zuschläge und Abzüge ist wichtig. Dazu zählen etwa geldwerte Vorteile oder vermögenswirksame Leistungen. Auch muss daraus hervorgehen, ob es sich um einmalige Bezüge oder Abschläge handelt. Die Gehaltsabrechnung muss gemäß Entgeltbescheinungungsverordnung zudem diese Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Arbeitgebers
• Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
• Versicherungsnummer des Arbeitgebers
• Datum des Beschäftigungsbeginns
• Steuerklasse und Steueridentifikationsnummer
• Abrechnungszeitraum plus Anzahl der darin enthaltenen Steuertage und Sozialversicherungstage
• Zahl der Kinderfreibeträge
• Merkmale für den Kirchensteuerabzug
• Mögliche Steuerfreibeträge und Steueranrechnungsbeträge

Gehaltsabrechnung berechnen: Diese Faktoren entscheiden

Die für Arbeitnehmer wichtigste Angabe auf der Gehaltsabrechnung ist der Nettobetrag, der aufs eigene Konto überwiesen wird. Wie hoch dieser letztlich ausfällt, hängt von zahlreichen Variablen ab. Ausgangspunkt ist das Bruttogehalt – von diesem werden verschiedene Punkte abgezogen. Diese Faktoren sind entscheidend, wenn Sie eine Gehaltsabrechnung berechnen:

Lohnsteuer

Angestellte in Deutschland zahlen Lohnsteuer – die Höhe dieser Abgabe richtet sich nach dem Einkommen. Je höher der Verdienst, desto höher die Steuerlast. Zusätzlich entscheidet die Steuerklasse durch unterschiedliche Freibeträge über die höhe der Abzüge.

• Lohnsteuerklasse 1
  Für ledige, geschiedene oder alleinstehende Arbeitnehmer ohne Kind.
• Lohnsteuerklasse 2
  Für ledige, geschiedene oder alleinstehende Arbeitnehmer mit Kind.
• Lohnsteuerklasse 3
  Verheirateter Arbeitnehmer, dessen Partner in Lohnsteuerklasse 5 eingeordnet ist oder keinen Arbeitslohn erhält.
• Lohnsteuerklasse 4
  Verheiratete Arbeitnehmer, die einen gleich oder ähnlich hohen Verdienst haben.
• Lohnsteuerklasse 5
  Verheirateter Arbeitnehmer, dessen Partner in Lohnsteuerklasse 3 eingeteilt ist.
• Lohnsteuerklasse 6
  Für einen Zweit- oder Nebenjob, sofern es sich nicht um eine geringfügige Beschäftigung handelt.

Aktuell beträgt der Grundfreibetrag 9.984 Euro (Stand 2022). Erst Einkommen, das diesen Betrag übersteigt, muss versteuert werden. Gemeinsam veranlagte Ehepaare haben entsprechend einen Grundfreibetrag von 19.968 Euro.

Sozialversicherungen

Vom Bruttogehalt werden auf der Gehaltsabrechnung die fälligen Beiträge zu den Sozialversicherungen direkt abgezogen. Insgesamt können diese den Nettobetrag um fast 20 Prozent schmälern. Dabei zahlen Mitarbeiter insgesamt vier verschiede Sozialversicherungen:

• Arbeitslosenversicherung: 2,4 Prozent (1,2 Prozent für Arbeitnehmer)
• Krankenversicherung: 14,6 Prozent (7,3 Prozent für Arbeitnehmer)
• Pflegeversicherung: 3,05 Prozent (1,525 Prozent für Arbeitnehmer; 0,35 Prozent Zuschlag für kinderlose über 23 Jahren)
• Rentenversicherung: 18,6 Prozent (9,3 Prozent für Arbeitnehmer)

Kirchensteuer

Staatlich anerkannte Religionsgemeinschaften können eine Kirchensteuer erheben – dazu zählen insbesondere die katholische und evangelische Kirche. Die Kirchensteuer ist direkt an die Lohnsteuer gekoppelt und vom jeweiligen Bundesland abhängig. In Bayern und Baden-Württemberg beträgt sie acht Prozent, in allen anderen Bundesländern 9 Prozent.

Beispiel: Ein römisch-katholischer Mitarbeiter verdient 3.000 Euro brutto in Monat. Er ist in Steuerklasse 1 und wohnt in Nordrhein-Westfalen. Die zu zahlende Lohnsteuer wurde auf 431,16 ermittelt. Neun Prozent dieser Summe werden als Kirchensteuer veranschlagt – macht 38,80 Euro. Dieser Betrag wird auch auf der Gehaltsabrechnung ausgewiesen.

Solidaritätszuschlag

Der volle Solidaritätszuschlag fällt nur noch für Top-Verdiener an. Die aktuelle Freigrenze liegt bei 16.956 Euro (vorher 972 Euro). Erst wenn die zu zahlende Lohnsteuer über diesen Betrag liegt, muss Soli gezahlt werden. Zusätzlich wurde eine Minderungsgrenze eingeführt, in der nicht der volle Betrag gezahlt werden muss. Der volle Beitragssatz liegt bei 5,5 Prozent der Lohnsteuer.

Beispiel: Bei einem Bruttogehalt von 7.000 Euro muss Lohnsteuer in Höhe von 1.700 Euro gezahlt werden. 5,5 Prozent dieses Betrages als Solidaritätszuschlag machen auf der Gehaltsabrechnung 93,50 Euro.

Gehaltsabrechnung Schema

Gehaltsabrechnung: Was Sie prüfen sollten

Gehaltsabrechnungen werden meist abgeheftet, aber nicht weiter beachtet oder kontrolliert. Das kann ein Fehler sein. Arbeitnehmer sollten die Gehaltsabrechnung regelmäßig auf Unstimmigkeiten prüfen. Vor allem zu Jahresbeginn können sich Fehler einschleichen. Beispiel: Freibeträge wurden nicht korrekt übertragen oder Änderungen wurden nicht vorgenommen.

Besonders aufmerksam sollten diese Punkte geprüft werden:

• Ist die eingetragene Lohnsteuerklasse korrekt?

  Die Steuerklasse richtet sich danach, ob Sie ledig, verheiratet oder verwitwet sind und ob Sie Kinder haben. Bei verheirateten Paaren kann – je nach Einkommenshöhe – ein Wechsel der Steuerklasse Sinn ergeben. Achten Sie darauf, ob auf Ihrer Gehaltsabrechnung die korrekte Steuerklasse angegeben wird.

• Wurde der Freibetrag beim Lohnsteuerabzug richtig vermerkt?

  Verschiedene Freibeträge können das zu versteuernde Einkommen und damit Ihre Steuerlast reduzieren: Neben dem Grundfreibetrag gibt es etwa Freibeträge für Werbungskosten und Entlastungsbeträge für Alleinerziehende.

• Ist der Kinderfreibetrag richtig eingetragen?

  Wie hoch der Kinderfreibetrag der Eltern ist, hängt von der Zahl ihrer Kinder ab, von deren Alter und ob diese schon berufstätig sind. Je nach Steuerklasse können die Kinderfreibeträge bei verheirateten Eltern aufgeteilt oder für einen Ehepartner genutzt werden. In jedem Fall sollten Sie sicher sein, dass der Kinderfreibetrag in der Gehaltsabrechnung stimmt.

• Ist die Kirchensteuer korrekt?

  Nur Angehörige einer kirchensteuerberechtigten Religionsgemeinschaft – zum Beispiel der römisch-katholischen Kirche – zahlen Kirchensteuer. Sind Sie aus der Kirche ausgetreten, sollten Sie prüfen, ob Ihre Gehaltsabrechnung dies korrekt angibt.

• Wie hoch sind meine Abgaben zur Krankenversicherung?

  Die Höhe des Zusatzbeitrags unterschiedet sich von Kasse zu Kasse zwar nur marginal, könnte Ihnen aber ein paar zusätzliche Euro bescheren. Ein Vergleich der Krankenkassen kann sich daher lohnen.

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