Gehaltsabrechnung erstellen: Muster und Beispiele erklärt

Was ist eine Gehaltsabrechnung?

Die Gehaltsabrechnung wird Mitarbeitern jeden Monat ausgestellt und schlüsselt den Verdienst für diesen Zeitraum detailliert auf. Arbeitnehmer bekommen eine Übersicht über das Bruttogehalt, mögliche weitere Gehaltsbestandteile sowie über Steuern und Abzüge zu Sozialversicherungen, die letztlich zum Nettogehalt führen, das ausgezahlt wird.

Arbeitnehmer können durch die Gehaltsabrechnung nachvollziehen, wie viel Einkommensteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag und Sozialabgaben für Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung gezahlt werden. Ebenso benötigen Sie das Dokument bei der Steuererklärung, einer Wohnungssuche oder der Kreditvergabe bei der Bank.

In der Gewerbeordnung ist die Pflicht für Unternehmen geregelt, Mitarbeitern eine Gehaltsabrechnung in Textform auszustellen. Gemeinsam mit dem Gehalt – zum Ende eines Monats oder auch in der Monatsmitte – wird die Bezahlung bargeldlos auf das Konto überwiesen und gleichzeitig die Abrechnung per Post verschickt.

Unterschied zwischen Lohn- und Gehaltsabrechnung

Oftmals werden die Begriffe Lohn und Gehalt sowie Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung synonym verwendet. Im alltäglichen Sprachgebrauch bezeichnen beide den Verdienst und die monatliche Abrechnung und können meist gleichbedeutend verwendet werden.

Genauer betrachtet gibt es jedoch einen Unterschied zwischen Lohn und Gehalt:

Lohn

Basis der Berechnung für das am Ende des Monats überwiesene Geld sind die tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden eines Arbeiters. Es existiert ein fester Stundenlohn und der Arbeiter wird nur für die geleistete Arbeit bezahlt. Je nach Umfang der geleisteten Stunden schwankt die Höhe des Lohns.
Gehalt

Bei einem monatlich festen Betrag spricht man von Gehalt. Es ist das Entgelt eines Angestellten, das ungeachtet dessen, ob der Arbeitnehmer Überstunden macht oder nicht gleich ausfällt. Es ist im Arbeitsvertrag festgehalten oder richtet sich nach Tarifverträgen, die in der Branche gelten.

Gehaltsabrechnung online

Immer mehr Arbeitgeber entscheiden sich dazu, die Gehaltsabrechnung online bereit zu stellen, statt diese in Papierform zu verschicken. Das ist oft einfacher und auch günstiger. Auch eine solch digitale Gehaltsabrechnung, die Mitarbeiter online abrufen können, gilt als Textform und erfüllt die gesetzlichen Vorgaben.

Für die Gehaltsabrechnung online und in digitaler Form gibt es verschiedene Optionen. Beliebt sind verschlüsselte PDF-Dateien, die an die Mitarbeiter weitergeleitet werden können und Accounts bei Abrechnungssystemen, auf die Angestellte Zugriff haben und so die Dokumente selbstständig für die eigenen Unterlagen herunterladen und ausdrucken können.

Gehaltsabrechnung Datev

Eine beliebtes und oft genutztes Portal ist die Gehaltsabrechnung über Datev. Das Portal ermöglicht es Arbeitgebern, die Gehaltsabrechnung online bereitzustellen. Mitarbeiter werden für die Nutzung freigeschaltet und können dann die für Sie zur Verfügung gestellten Abrechnungen (oder auch andere Dokumente) nach beliebten verwalten.

Inhalt einer Gehaltsabrechnung

Viele Arbeitnehmer machen keinen Gebrauch von der Kontrollmöglichkeit, die eine Gehaltsabrechnung bringt. Sie muss alle relevanten Informationen zum Abrechnungszeitraum und zur Zusammensetzung des Einkommens umfassen. Dazu zählen:

Höhe des Bruttogehalts
Höhe der Zuschläge und Zulagen
Sonstige Vergütungen
Art und Höhe der Abzüge
Abschlagszahlungen
Vorschüsse

Gerade die detaillierte Angabe der einzelnen Gehaltsbestandteile sowie der Zuschläge und Abzüge ist wichtig. Dazu zählen etwa geldwerte Vorteile oder vermögenswirksame Leistungen. Auch muss daraus hervorgehen, ob es sich um einmalige Bezüge oder Abschläge handelt. Die Gehaltsabrechnung muss gemäß Entgeltbescheinungungsverordnung zudem diese Angaben enthalten:

Name und Anschrift des Arbeitgebers
Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
Versicherungsnummer des Arbeitgebers
Datum des Beschäftigungsbeginns
Steuerklasse und Steueridentifikationsnummer
Abrechnungszeitraum plus Anzahl der darin enthaltenen Steuertage und Sozialversicherungstage
Zahl der Kinderfreibeträge
Merkmale für den Kirchensteuerabzug
Mögliche Steuerfreibeträge und Steueranrechnungsbeträge

Gehaltsabrechnung berechnen: Diese Faktoren entscheiden

Die für Arbeitnehmer wichtigste Angabe auf der Gehaltsabrechnung ist der Nettobetrag, der aufs eigene Konto überwiesen wird. Wie hoch dieser letztlich ausfällt, hängt von zahlreichen Variablen ab. Ausgangspunkt ist das Bruttogehalt – von diesem werden verschiedene Punkte abgezogen. Diese Faktoren sind entscheidend, wenn Sie eine Gehaltsabrechnung berechnen:

Lohnsteuer

Angestellte in Deutschland zahlen Lohnsteuer – die Höhe dieser Abgabe richtet sich nach dem Einkommen. Je höher der Verdienst, desto höher die Steuerlast. Zusätzlich entscheidet die Steuerklasse durch unterschiedliche Freibeträge über die höhe der Abzüge.

Lohnsteuerklasse 1
Für ledige, geschiedene oder alleinstehende Arbeitnehmer ohne Kind.
Lohnsteuerklasse 2
Für ledige, geschiedene oder alleinstehende Arbeitnehmer mit Kind.
Lohnsteuerklasse 3
Verheirateter Arbeitnehmer, dessen Partner in Lohnsteuerklasse 5 eingeordnet ist oder keinen Arbeitslohn erhält.
Lohnsteuerklasse 4
Verheiratete Arbeitnehmer, die einen gleich oder ähnlich hohen Verdienst haben.
Lohnsteuerklasse 5
Verheirateter Arbeitnehmer, dessen Partner in Lohnsteuerklasse 3 eingeteilt ist.
Lohnsteuerklasse 6
Für einen Zweit- oder Nebenjob, sofern es sich nicht um eine geringfügige Beschäftigung handelt.

Aktuell beträgt der Grundfreibetrag 9.984 Euro (Stand 2022). Erst Einkommen, das diesen Betrag übersteigt, muss versteuert werden. Gemeinsam veranlagte Ehepaare haben entsprechend einen Grundfreibetrag von 19.968 Euro.

Sozialversicherungen

Vom Bruttogehalt werden auf der Gehaltsabrechnung die fälligen Beiträge zu den Sozialversicherungen direkt abgezogen. Insgesamt können diese den Nettobetrag um fast 20 Prozent schmälern. Dabei zahlen Mitarbeiter insgesamt vier verschiede Sozialversicherungen:

Arbeitslosenversicherung: 2,4 Prozent (1,2 Prozent für Arbeitnehmer)
Krankenversicherung: 14,6 Prozent (7,3 Prozent für Arbeitnehmer)
Pflegeversicherung: 3,05 Prozent (1,525 Prozent für Arbeitnehmer; 0,35 Prozent Zuschlag für kinderlose über 23 Jahren)
Rentenversicherung: 18,6 Prozent (9,3 Prozent für Arbeitnehmer)

Kirchensteuer

Staatlich anerkannte Religionsgemeinschaften können eine Kirchensteuer erheben – dazu zählen insbesondere die katholische und evangelische Kirche. Die Kirchensteuer ist direkt an die Lohnsteuer gekoppelt und vom jeweiligen Bundesland abhängig. In Bayern und Baden-Württemberg beträgt sie acht Prozent, in allen anderen Bundesländern 9 Prozent.

Beispiel: Ein römisch-katholischer Mitarbeiter verdient 3.000 Euro brutto in Monat. Er ist in Steuerklasse 1 und wohnt in Nordrhein-Westfalen. Die zu zahlende Lohnsteuer wurde auf 431,16 ermittelt. Neun Prozent dieser Summe werden als Kirchensteuer veranschlagt – macht 38,80 Euro. Dieser Betrag wird auch auf der Gehaltsabrechnung ausgewiesen.

Solidaritätszuschlag

Der volle Solidaritätszuschlag fällt nur noch für Top-Verdiener an. Die aktuelle Freigrenze liegt bei 16.956 Euro (vorher 972 Euro). Erst wenn die zu zahlende Lohnsteuer über diesen Betrag liegt, muss Soli gezahlt werden. Zusätzlich wurde eine Minderungsgrenze eingeführt, in der nicht der volle Betrag gezahlt werden muss. Der volle Beitragssatz liegt bei 5,5 Prozent der Lohnsteuer.

Beispiel: Bei einem Bruttogehalt von 7.000 Euro muss Lohnsteuer in Höhe von 1.700 Euro gezahlt werden. 5,5 Prozent dieses Betrages als Solidaritätszuschlag machen auf der Gehaltsabrechnung 93,50 Euro.

Gehaltsabrechnung Schema

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Gehaltsabrechnung aufbewahren oder wegschmeißen?

Sie sollten die Gehaltsabrechnung aufbewahren, weil es ein wichtiger Nachweis über Ihre Einkünfte ist. Mindestens für das laufende Jahr bis Sie die elektronische Lohnsteuerbescheinigung vom Arbeitgeber erhalten haben, sollten Sie die monatlichen Gehaltsabrechnungen festhalten. Teilweise raten Experten sogar, Abrechnungen, Arbeitsverträge und Nachweise über die Rentenversicherung bis zur Rente aufzuheben.

Gehaltsabrechnung: Was Sie prüfen sollten

Gehaltsabrechnungen werden meist abgeheftet, aber nicht weiter beachtet oder kontrolliert. Das kann ein Fehler sein. Arbeitnehmer sollten die Gehaltsabrechnung regelmäßig auf Unstimmigkeiten prüfen. Vor allem zu Jahresbeginn können sich Fehler einschleichen. Beispiel: Freibeträge wurden nicht korrekt übertragen oder Änderungen wurden nicht vorgenommen.

Besonders aufmerksam sollten diese Punkte geprüft werden:

Ist die eingetragene Lohnsteuerklasse korrekt?

Die Steuerklasse richtet sich danach, ob Sie ledig, verheiratet oder verwitwet sind und ob Sie Kinder haben. Bei verheirateten Paaren kann – je nach Einkommenshöhe – ein Wechsel der Steuerklasse Sinn ergeben. Achten Sie darauf, ob auf Ihrer Gehaltsabrechnung die korrekte Steuerklasse angegeben wird.
Wurde der Freibetrag beim Lohnsteuerabzug richtig vermerkt?

Verschiedene Freibeträge können das zu versteuernde Einkommen und damit Ihre Steuerlast reduzieren: Neben dem Grundfreibetrag gibt es etwa Freibeträge für Werbungskosten und Entlastungsbeträge für Alleinerziehende.
Ist der Kinderfreibetrag richtig eingetragen?

Wie hoch der Kinderfreibetrag der Eltern ist, hängt von der Zahl ihrer Kinder ab, von deren Alter und ob diese schon berufstätig sind. Je nach Steuerklasse können die Kinderfreibeträge bei verheirateten Eltern aufgeteilt oder für einen Ehepartner genutzt werden. In jedem Fall sollten Sie sicher sein, dass der Kinderfreibetrag in der Gehaltsabrechnung stimmt.
Ist die Kirchensteuer korrekt?

Nur Angehörige einer kirchensteuerberechtigten Religionsgemeinschaft – zum Beispiel der römisch-katholischen Kirche – zahlen Kirchensteuer. Sind Sie aus der Kirche ausgetreten, sollten Sie prüfen, ob Ihre Gehaltsabrechnung dies korrekt angibt.
Wie hoch sind meine Abgaben zur Krankenversicherung?

Die Höhe des Zusatzbeitrags unterschiedet sich von Kasse zu Kasse zwar nur marginal, könnte Ihnen aber ein paar zusätzliche Euro bescheren. Ein Vergleich der Krankenkassen kann sich daher lohnen.

Erklärung: Was Abkürzungen in der Gehaltsabrechnung bedeuten

Der Blick auf eine Gehaltsabrechnung kann ganz schön verwirrend sein. Zum Teil finden sich darauf zahlreiche Abkürzungen, die Sie erst einmal verstehen müssen. In der nachfolgenden Liste haben wir deshalb die wichtigsten Kürzel zusammengefasst und erklären, was sich dahinter verbirgt:

A = Abfindung
Einmalige Zahlung im Falle einer Kündigung ohne allgemeinen Anspruch.
AV = Arbeitslosenversicherung
Der Beitrag, den Sie zur Arbeitslosenversicherung zahlen.
BGRS = Beitragsgruppenschlüssel
Numerischer Schlüssel, der auf Meldungen zur Sozialversicherung steht.
E = Einmalbezug
Unregelmäßige Bezüge wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld.
GB = Gesamtbrutto
Dazu gehört: Bruttogehalt, vermögenswirksame Leistungen, Zuschläge und Zulagen, geldwerte Vorteile und pauschal versteuerte Lohnbestandteile. Nicht identisch mit dem Steuerbrutto.
H = Hinzurechnungsbetrag
Wird bei Mehrfachbeschäftigung angewendet und erfordert eine Anmeldung über das Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren beim Finanzamt.
J = Bestandteil des Gesamtbruttos
Beträge, die zum Gesamtbrutto gezählt werden.
Ki.Frbtr. = Kinderfreibetrag
Der Kinderfreibetrag wird vom zu versteuernden Einkommen abgezogen, mindert die Einkommenssteuerlast. Anspruch meist bis zum 18. Lebensjahr des Kindes.
KiSt = Kirchensteuer
Als Mitglied einer Religionsgemeinschaft zahlen Arbeitnehmer je nach Bundesland acht oder neun Prozent Kirchensteuer.
KK = Krankenkasse
Hier wird die Krankenkasse des Arbeitnehmers angegeben.
KK % = Maßgeblicher Beitragssatz zur Krankenversicherung inkl. Zusatzbeitrag
Unter diesem Punkt wird der genaue Beitragssatz inklusive Zusatzbeitrag angegeben.
KV = Krankenversicherung
L = Laufender Bezug
Dazu zählen alle regelmäßigen Zahlungen des Arbeitgebers wie das Gehalt, aber auch schwankende Bezüge wie Provisionen.
LSt = Lohnsteuer
Abhängig Beschäftigte müssen Lohnsteuer zahlen. Die Höhe richtet sich nach der Steuerklasse, hinzu kommt der Solidaritätszuschlag.
M = Mehrjährige Versteuerung
Bei Tätigkeiten über mehr als 12 Monate wird die mehrjährige Versteuerung auf Vergütungen angewendet, wenn anderenfalls die Besteuerung als sonstiger Bezug teurer wäre.
N = Nachberechnung
Ist in der Entgeltabrechnung für den Vormonat ein Fehler aufgetreten, wird eine Nachberechnung durchgeführt.
MFB = Mehrfachbeschäftigung
Heißt, dass ein Arbeitnehmer bei mehreren Unternehmen beschäftigt ist.
PGRS = Personengruppenschlüssel
Gibt die Besonderheiten des Beschäftigungsverhältnisses an, beispielsweise Festanstellung, Praktikum, Ausbildung…
PV = Pflegeversicherung
3,05 Prozent – die Hälfte wird für Arbeitnehmer fällig. Kinderlose Beschäftigte ab 23 Jahren zahlen 0,35 Prozent zusätzlich, die allein vom Arbeitnehmer getragen werden.
RV = Rentenversicherung
18,6 Prozent müssen für die Rentenversicherung gezahlt werden, zur Hälfte wird sie vom Arbeitgeber getragen.
S = Sonstiger Bezug
Wie Einmalbezug.
St = Steuer-Brutto
Das tatsächliche Gehalt plus Einmalbezüge und geldwerte Vorteile ergeben das Steuer-Brutto.
Steuer-ID = Persönliche Steuer-Identifikationsnummer
Sie besteht aus elf Ziffern und wird vom Finanzamt jedem Bürger dauerhaft zugeteilt.
StKl = Steuerklasse
Je nach Zugehörigkeit zur Steuerklasse fällt der Lohnsteuerbetrag aus.
SV = Sozialversicherung
Dazu zählen: Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Pflegeversicherung.
Um = Umlageverfahren
Dient der Finanzierung der Sozialversicherungen.
V = Vorjahr
Bezieht sich auf das Jahr vor der Anstellung.
VKZ = Verarbeitungskennzeichen
Dreistellige, alphanumerische Kennzeichen ermöglichen die Verarbeitungsverläufe in der Buchhaltung.
W = Wertguthaben
Beispielsweise durch ein Zeitwertkonto (Arbeitszeitkonto) kann die Freistellung für Elternzeit oder Vorruhestand ermöglicht werden.
Z = Einschlägiger Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung für Kinderlose
Kinderlose zahlen zusätzlich zu den regulären Pflegeversicherungsbeiträgen einen Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung.