Was ist eine Urlaubsübergabe?
Die Urlaubsübergabe ist die Weitergabe von allen relevanten Informationen, Daten und Dokumenten an einen (oder mehrere) Kollegen, der während Ihrer der Abwesenheit die wichtigsten Aufgaben übernimmt. Sie ist eine notwendige Voraussetzung für eine erfolgreiche Urlaubsvertretung.
Idealerweise erfolgt die Urlaubsübergabe schriftlich. Das verhindert Missverständnisse und stellt sicher, dass alle Informationen jederzeit auffindbar sind.
Gute Gründe für eine Urlaubsübergabe
In den meisten Unternehmen ist die Urlaubsübergabe fester Bestandteil und ein klar geregelter interner Prozess. Das hat gleich mehrere gute Gründe:
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Bearbeitung
Während Ihres Urlaubs laufen Projekte weiter. Die Kollegen kümmern sich um wichtige Aufgaben und halten Deadlines ein.
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Produktivität
Alle Informationen sind auf einen Blick verfügbar. Die Arbeit ist produktiv und effizient – niemand muss lange nach Daten, Zugängen oder dem aktuellen Stand einer Aufgabe suchen.
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Kundenzufriedenheit
Kunden und Geschäftspartner erhalten sofort Antworten und Ergebnisse. Das steigert die Kundenzufriedenheit, statt Kunden zu verärgern und auf einen späteren Zeitpunkt zu vertrösten.
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Verantwortung
Die Übergabe regelt eindeutig die Zuständigkeiten und Verantwortungen. Es gibt klare Absprachen und jeder weiß, was er zu tun hat.
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Rückkehr
In Ihrer Abwesenheit stapeln sich keine Aufgaben und es wartet auch kein Postfach mit 200 E-Mails auf Sie. Die Rückkehr ist leichter und der Wiedereinstieg gelingt problemlos.
Inhalt: Was steht in der Urlaubsübergabe?
Eine erfolgreiche Urlaubsübergabe ist vollständig und strukturiert. Aber welcher Inhalt gehört dazu und welche Informationen müssen Sie übermitteln? Unsere Übersicht zeigt es:
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Laufende Aufgaben und Projekte
Zentraler Aspekt der Urlaubsübergabe ist eine Übersicht Ihrer laufenden Aufgaben und der aktuellen Projekte. Welche ToDos muss Ihre Vertretung in Ihrer Abwesenheit übernehmen?
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Prioritäten und Fristen
Kommunizieren Sie die Prioritäten der verschiedenen Aufgabenbereiche. Nicht alles ist gleichermaßen dringend und wichtig (siehe: Eisenhower-Matrix). Informieren Sie unbedingt über anstehende Fristen und Deadlines, die eingehalten werden müssen.
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Zugänge und Passwörter
Brauchen die Kollegen in Ihrem Urlaub Login-Daten, Passwörter oder auch Schlüssel für bestimmte Räumlichkeiten? Stellen Sie in der Urlaubsübergabe sicher, dass die Vertretung in Ihrer Abwesenheit Zugang auf alle notwendigen Bereiche hat – das verhindert ungewünschte Anrufe oder Mails im Urlaub.
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Ansprechpartner und Kontaktinformationen
Erstellen Sie eine Liste mit wichtigen Ansprechpartnern und Kontaktinformationen zu den einzelnen Aufgaben und Projekten. Mit wem arbeiten Sie zusammen? Wer wartet auf eine Antwort? Wie sind Geschäftspartner zu erreichen?
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Dokumente und Kommunikation
Übergeben Sie alle wichtigen Dokumente, Unterlagen, Belege oder andere schriftliche Informationen für die Bearbeitung. Dazu zählt möglicherweise auch die bisherige Kommunikation (E-Mail-Verlauf) rund um ein Projekt.
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Notfallkontakt und Absprachen
Bei wichtigen Projekten (und je nach Rolle im Unternehmen) sollten Sie einen Notfallkontakt angeben, über den Sie bei dringenden Fragen oder Problemen im Urlaub erreichbar sind. Stellen Sie aber klar, dass dies nur in Ausnahmefällen gilt – sonst rufen die Kollegen bei jeder noch so kleinen Unklarheit an.
Checkliste Urlaubsübergabe
Hier noch einmal die wichtigsten Inhalte in der Übersicht als eine Art Checkliste:
- Datum und Zeitraum Ihres Urlaubs
- Name und Kontaktdaten der Vertretung
- Aufgaben und ToDos der Vertretung
- Prioritäten einzelner Bereiche
- Wichtige Deadlines und einzuhaltende Fristen
- Laufende Projekte mit dem aktuellen Ist-Zustand
- Ziele und Rahmenbedingungen der einzelnen Projekte
- Übersicht beteiligter Kollegen und Projektleiter
- Logins und Passwörter zu Systemen, Dokumenten oder Informationen
- Zugangsdaten zu allen notwendigen Portalen
- Auch Schlüssel oder Erklärungen zu Ablagesystemen
- Namen aller wichtiger Ansprechpartner für die Bearbeitung
- Kontaktdaten mit E-Mail und Telefon
- Informationen zur bisherigen Kommunikation
- Anstehende Meetings, die Teilnahme erfordern
- Angesetzte Telefonate zu wichtigen Aufgaben und Projekten
- Termine für Zwischenstände und Rückmeldungen an Vorgesetzte, Kunden, Kollegen…
- Zusätzliche Hinweise für die Abwesenheit
- Notfallkontakt im Urlaub
- Planung für die Rückkehr
Formalitäten
Aufgaben
Projekte
Zugänge
Ansprechpartner
Termine
Weiteres
Urlaubsübergabe Vorlage
Die Checkliste können Sie sich zusätzlich als kostenlose Vorlage und Muster für die Urlaubsübergabe hier herunterladen:
Urlaubsübergabe durchführen: 5 einfache Schritte
Die Urlaubsübergabe braucht Planung und gründliche Vorbereitung. Wir empfehlen hierzu diese fünf Schritte:
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Informieren Sie die Urlaubsvertretung
Nach der Genehmigung Ihres Urlaubsantrages sollten Sie zeitnah mit Ihrer Vertretung sprechen. Hier geht es noch nicht um Details, sondern eine erste Information und Vorbereitung. Klären Sie den Zeitraum und geben Sie einen kurzen Überblick über die Projekte, an denen Sie arbeiten – so können die Kollegen sich bereits darauf einstellen.
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Dokumentieren Sie Ihre Aufgaben
Beginnen Sie mit einer detaillierten Dokumentation Ihrer Aufgaben, die während des Urlaubs anfallen. Listen Sie nicht nur die Aufgabe auf, sondern nennen Sie die Ziele, Deadlines und falls nötig klare Handlungsanweisungen. Gehen Sie auch auf Besonderheiten zu einzelnen Kunden oder Erwartungen bei verschiedenen Aufgaben ein.
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Erstellen Sie ein schriftliches Übergabeprotokoll
Aus allen Informationen erstellen Sie ein schriftliches Übergabeprotokoll. Dieses Dokument enthält alles, was die Kollegen während Ihres Urlaubs wissen müssen, um Sie perfekt zu vertreten. Orientieren Sie sich dabei am oben genannten Inhalt.
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Führen Sie ein persönliches Übergabegespräch
Vereinbaren Sie mit Ihrer Urlaubsvertretung einen Termin für ein persönliches Übergabegespräch. Gehen Sie gemeinsam noch einmal alle Aufgaben durch und zeigen Sie die Zugänge zu Informationen und Dokumenten. Beantworten Sie alle Fragen und klären Sie Unsicherheiten im Vorfeld.
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Richten Sie eine Abwesenheitsnotiz ein
Bevor Sie endgültig in den Urlaub starten, richten Sie eine Abwesenheitsnotiz ein. Die automatische Antwort enthält alle Informationen über Dauer Ihres Urlaubs und Kontakt zur Vertretung. Wer Sie erreichen will, kann sich so direkt an den vertretenden Kollegen wenden.
Abwesenheitsnotiz Vorlage & Mustertext
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Sie erreichen mich leider im Urlaub. Ich bin erst am TT.MM.JJJJ wieder zurück und kann Ihre E-Mail bis dahin nicht lesen oder weiterleiten. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Max Muster. Sie erreichen ihn telefonisch unter: +49 (0) 1234 567890 oder per E-Mail: m.muster@firma.de. Ich danke für Ihr Verständnis.
Häufige Fehler bei der Urlaubsübergabe vermeiden
Leider zeigt die Praxis: Nicht jede Urlaubsübergabe gelingt reibungslos. Das führt zu Problemen für die Vertretung, aber auch für Sie – durch nervige Rückfragen im Urlaub oder unzählige Schwierigkeiten, die Sie lösen müssen, wenn der Urlaub vorbei ist.
Damit Sie es besser machen, zeigen wir die häufigsten Fehler bei der Urlaubsübergabe:
- Kollegen werden nicht rechtzeitig über den Urlaub informiert.
- Urlaubsübergabe wird nicht geplant, sondern nur kurzfristig vorbereitet.
- Übergabe findet kurz vor Feierabend am letzten Arbeitstag statt.
- Vertretung wird nicht eindeutig bestimmmt.
- Kollegen haben nicht das notwendige Wissen / benötigte Fähigkeiten.
- Kollegen haben gar nicht die Zeit, die Vertretung zu übernehmen.
- Unvollständige Übersicht über Aufgaben und Projekte.
- Missverständliche oder oberflächliche Informationen.
- Keine Prioritäten
Zeit
Personal
Dokumentation
Indem Sie diese Fehler vermeiden und sich an der obigen Checkliste zur Urlaubsübergabe orientieren, kann kaum noch etwas schiefgehen. Wir wünschen: einen schönen und erholsamen Urlaub!
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