Definition: Was ist Rechnungswesen?
Das Rechnungswesen (abgekürzt: RW oder REWE, englisch: accounting) ist ein System, mit dem Unternehmen alle Geld- und Güterströme systematisch und lückenlos erfassen, überwachen und auswerten.
Ziel der Unternehmensrechnung ist, eine genaue Übersicht über die wirtschaftliche Lage der Organisation zu erhalten und in der Zukunft fundierte, zahlenbasierte Entscheidungen treffen zu können.
Rechnungswesen verstehen: Die Aufgaben
Das Rechnungswesen dient folgenden Aufgaben:
- Dokumentation aller finanziellen Transaktionen,
- Information interner und externer Stakeholder über die wirtschaftliche Lage
- Kontrolle und Überwachung der wirtschaftlichen Aktivitäten
- Planung und Disposition der finanziellen Mittel eines Unternehmens
Die Dokumentation und Information ist für Unternehmen gesetzlich verpflichtend. Die Basis dafür sind die § 238f des Handelsgesetzbuches (HGB). Dieses stellt sicher, dass die finanzielle Lage eines Unternehmens transparent ist und alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden.
Sind Rechnungswesen und Buchhaltung dasselbe?
Obwohl die Begriffe „Rechnungswesen“ und „Buchhaltung“ oft synonym verwendet werden, gibt es wichtige Unterschiede: Die Buchhaltung ist nur ein Teil des Rechnungswesens und befasst sich vor allem mit der systematischen Erfassung von Geschäftsvorfällen in den Büchern. Das Rechnungswesen schließt neben der Buchhaltung auch die Bilanzierung, das Controlling, die Kostenrechnung und Finanzplanung ein. Während die Buchhaltung die Aufgabe hat, Daten zu sammeln und zu dokumentieren, geht es im Rechnungswesen um die Auswertung der Daten zur Unterstützung von Managemententscheidungen.
Welche 4 Bereiche gibt es im Rechnungswesen?
Klassisch werden im Rechnungswesen vier Teilbereiche unterschieden:
- Externes Rechnungswesen
- Internes Rechnungswesen (Controlling)
- Vergleichsrechnung
- Planungsrechnung
Diese Rechnungswesen Bereiche stellen wir im Folgenden und im Detail vor:
1. Externes Rechnungswesen
Das externe Rechnungswesen (auch: Rechnungslegung) beschäftigt sich mit der Außendarstellung der Finanzlage des Unternehmens. Ein wesentlicher Bestandteil dessen ist die Finanzbuchhaltung (FIBU), wozu folgende Bereiche gehören:
- Bilanz
- (Lohn-)Buchhaltung
- Einnahmen-Überschussrechnung
- Gewinn- und Verlustrechnung
- Kapitalflussrechnung
- Konzernabschluss
- Lagebericht
- Sonderbilanzen
- Zwischenbilanzen
Informationen, die im externen Rechnungswesen gesammelt werden, können zum Beispiel für das Finanzamt, Banken, Aktionäre, Kunden und Kostenträger von Bedeutung sein, ebenso wie für die Öffentlichkeit. Um Rechenschaft ablegen zu können, muss ein funktionierendes Rechnungswesen im Unternehmen vorhanden sein (Fachbegriff: Buchhaltungspflicht).
2. Internes Rechnungswesen
Das interne Rechnungswesen (synonym: Controlling) unterstützt vor allem Unternehmensziele: Es untersucht anhand der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) sowie Investitionsrechnung, welche Unternehmensentscheidungen sich positiv auswirken, um daraus weitere Entscheidungen für die Zukunft abzuleiten. Bereiche der KLR sind:
- Kostenartenrechnung
Welche Kosten sind entstanden? Dazu gehören beispielsweise Anschaffungs-, Material- oder Personalkosten. - Kostenstellenrechnung
Wo sind diese Kosten entstanden? Hier geht es vor allem um die Gemeinkosten, die bei einem bestimmten Produkt den Orten zugeordnet werden müssen, an denen sie entstanden sind. - Kostenträgerrechnung
Wofür fallen die Kosten an? Unter einem Kostenträger wird ein Produkt oder eine Dienstleistung verstanden. Die Kostenträgerrechnung untersucht, wie hoch die Gesamtkosten in einem bestimmten Abrechnungszeitraum sind oder wie hoch die jeweiligen Stückkosten sind.
Alle diese Rechnungen haben die Wirtschaftlichkeit und Gewinnmaximierung des Unternehmens im Blick. Im Gegensatz zum externen Rechnungswesen können weitere Bewertungsgrundsätze herangezogen werden, da es hier keine handels- und steuerrechtliche Auflagen gibt.
Während das externe Rechnungswesen vor allem rückblickend Auskunft gibt, steht beim internen Rechnungswesen die Zukunftsorientierung im Fokus.
3. Vergleichsrechnung (Betriebswirtschaftliche Statistik)
Der dritte Bereich – die Vergleichsrechnung im Rechnungswesen – wird untergliedert in:
- Betriebswirtschaftliche Statistik
- Einzelbetrieblicher Vergleich mit Soll-Ist-Vergleich, Verfahrensvergleich und Zeitvergleich
- Zwischenbetrieblicher Vergleich
Hierbei werden anhand mathematisch-betriebswirtschaftlicher Methoden Kennzahlen ermittelt (sog. KPI). Mithilfe verschiedener Vergleichsrechnungen wird untersucht, wie das Unternehmen beispielsweise im Vergleich zu anderen Wettbewerbern am Markt dasteht.
4. Planungsrechnung
Die Planungsrechnung (auch: Budget) im Rechnungswesen dient der zukünftigen Kalkulation. Dabei versuchen Unternehmen die erwartete betriebliche Entwicklung möglichst konkret in Zahlen zu fassen, um von dort ausgehend eine Strategie zu entwickeln. Je genauer und detaillierter die Informationen sind, desto solidere Entscheidungen kann das Management treffen.
Zu den einzelnen Plänen der Planungsrechnung gehören:
- Absatzplan
- Beschaffungsplan
- Finanzplan
- Instandhaltungsplan
- Investitionsplan
- Kreditplan
- Liquiditätsplan
- Personalplan
- Produktionsplan
- Umsatzplan
Grundlagen: 4 Aufgaben im Rechnungswesen
Die Aufgaben des Rechnungswesens sind vielfältig. Zu den zentralen Aufgaben gehören:
1. Dokumentation
Eine der grundlegendsten Aufgaben im Rechnungswesen ist die lückenlose Dokumentation aller finanziellen Transaktionen eines Unternehmens. Jede Einnahme, Ausgabe, Investition und andere finanzielle Bewegung wird erfasst, um eine vollständige und nachvollziehbare Buchführung zu gewährleisten. Die Kriterien dabei sind: systematisch, vollständige und nachvollziehbar.
Die Dokumentation bildet die Basis für alle weiteren Aufgaben des Rechnungswesens und dient zudem als Belegnachweis gegenüber Steuerbehörden und anderen Institutionen. Ein zentrales Element der Dokumentation ist die doppelte Buchführung. Dabei handelt es sich um ein System, bei dem jede finanzielle Transaktion in den Büchern doppelt erfasst wird: einmal im Soll und einmal im Haben. Dieses Prinzip gewährleistet, dass die Bilanz immer ausgeglichen ist und Fehler leichter erkannt werden können.
2. Information
Das Rechnungswesen ist dafür verantwortlich, relevante finanzielle Informationen bereitzustellen. Diese Informationen sind essenziell für die interne Unternehmensführung sowie für externe Stakeholder wie Investoren, Gläubiger und Aufsichtsbehörden.
Die aufbereiteten Daten geben Aufschluss über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens und helfen bei der Entscheidungsfindung. Dazu gehören unter anderem die Erstellung von Jahresabschlüssen, die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung.
3. Kontrolle
Durch die kontinuierliche Kontrolle und Überwachung der finanziellen Aktivitäten stellt das Rechnungswesen sicher, dass das Unternehmen wirtschaftlich arbeitet und gesetzliche Vorgaben einhält. Es dient als Instrument zur Überprüfung, ob finanzielle Ziele erreicht werden und wo Abweichungen oder Risiken bestehen. So ermöglicht das Rechnungswesen, rechtzeitig auf Unregelmäßigkeiten oder Fehlentwicklungen zu reagieren, was langfristig zur Sicherung des Unternehmenserfolgs beiträgt.
4. Planung
Ein weiteres zentrales Aufgabenfeld des Rechnungswesens ist die Planung und Disposition der finanziellen Mittel. Hierzu gehören zum Beispiel:
- Erstellung von Budgets
- Liquiditätsplanung
- Prognose zukünftiger Einnahmen und Ausgaben
Diese Planung ist essenziell, um sicherzustellen, dass das Unternehmen jederzeit zahlungsfähig bleibt und seine finanziellen Ressourcen optimal einsetzt. Auf diese Weise werden – dank Rechnungswesen – strategische Ziele des Unternehmens besser verwirklicht und die finanzielle Stabilität abgesichert.
Rechnungswesen Beispiele
Um das Ganze besser zu verstehen, helfen die folgenden Rechnungswesen Beispiele. Diese zeigen, wie das Rechnungswesen in der Praxis funktioniert und welche wichtigen Rollen es im Unternehmensalltag spielt:
Beispiel 1: Erstellung eines Jahresabschlusses
Bereich: Externes Rechnungswesen
Am Ende des Geschäftsjahres muss ein Unternehmen eine Übersicht über seine finanziellen Aktivitäten erstellen. Dazu gehören die Erfassung aller Einnahmen, Ausgaben und die Bewertung des Unternehmensvermögens. Diese Informationen werden in einem Jahresabschluss zusammengefasst, der zeigt, wie erfolgreich das Unternehmen im vergangenen Jahr gewirtschaftet hat.
Beispiel 2: Bestimmung der Produktionskosten
Bereich: Internes Rechnungswesen
Ein Unternehmen möchte wissen, wie viel kostet es, ein Produkt herzustellen. Dazu werden alle anfallenden Kosten wie Material, Arbeitskraft und Maschinenlaufzeit erfasst. Mit diesen Informationen kann das Unternehmen den Verkaufspreis festlegen und sicherstellen, dass das Produkt profitabel verkauft wird. Diese Art der Kostenberechnung hilft dem Unternehmen, zukünftig besser zu planen.
Beispiel 3: Vergleich der Unternehmensleistung
Bereich: Betriebswirtschaftliche Statistik und Vergleichsrechnung
Ein Unternehmen möchte wissen, wie es im Vergleich zu seinen Wettbewerbern abschneidet. Dazu werden verschiedene Kennzahlen wie Gewinn, Umsatz und Kosten ermittelt und mit den Ergebnissen der Vorjahre sowie mit anderen Unternehmen derselben Branche verglichen. So kann das Unternehmen sehen, ob es effizienter arbeitet als die Konkurrenz oder wo es Verbesserungsmöglichkeiten gibt.
Beispiel 4: Erstellen eines Budgets
Bereich: Planungsrechnung
Ein Unternehmen plant das nächste Geschäftsjahr und möchte abschätzen, wie viel Geld es für verschiedene Bereiche wie Personal, Material und Marketing ausgeben wird. Dazu wird ein Budget erstellt, das als finanzielle Leitlinie für das gesamte Jahr dient. Mit diesem Budget kann das Unternehmen sicherstellen, dass es seine Ziele erreicht und finanzielle Engpässe vermieden werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Rechnungswesen ein unverzichtbarer Bestandteil jedes Unternehmens ist. Es umfasst die Erfassung, Überwachung und Auswertung aller finanziellen Transaktionen, sowohl für externe als auch für interne Zwecke.
Mit den richtigen Rechnungswesen Übungen können Sie Ihr Wissen in diesem Bereich vertiefen und praktisch anwenden. Zusätzlich haben wir für Sie eine Übersicht der wichtigsten Fachbegriffe als PDF zusammengestellt. Damit sind Sie bestens gerüstet, um das Rechnungswesen zu verstehen und effizient zu beherrschen:
Rechnungswesen Glossar: Wichtige Fachbegriffe
Die wichtigsten Fachbegriffe:
Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
Eine monatliche Übersicht, die die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens zeigt. Sie basiert auf den Daten der Finanzbuchhaltung und hilft bei der kurzfristigen Unternehmenssteuerung.
Bilanz
Stellt das Verhältnis von Vermögen (Aktiva) und Schulden (Passiva) eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt dar. Zeigt, was das Unternehmen besitzt und was es schuldet.
Buchhaltung
Erfasst und dokumentiert alle finanziellen Transaktionen eines Unternehmens. Sie ist die Grundlage für die Erstellung von Jahresabschlüssen.
Doppelte Buchführung
System zur Erfassung jeder Transaktion auf zwei Konten: im Soll und im Haben. Gewährleistet eine lückenlose und transparente Buchführung.
Einzahlungen und Auszahlungen
Einzahlungen sind Zugänge von Zahlungsmitteln, Auszahlungen sind Abflüsse. Sie betreffen direkt den Kassenbestand und die Bankguthaben eines Unternehmens.
Einnahmen und Ausgaben
Einnahmen entstehen durch den Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen, Ausgaben durch den Kauf von Waren oder Dienstleistungen. Diese Begriffe beziehen sich auf die Veränderungen des Geldvermögens.
Ertrag und Aufwand
Ertrag ist der Wert aller erbrachten Leistungen eines Unternehmens, Aufwand beschreibt den Werteverzehr. Beide Begriffe beziehen sich auf die GuV und beeinflussen das Jahresergebnis.
Externes Rechnungswesen
Befasst sich mit der Darstellung der Finanzlage eines Unternehmens nach außen. Es umfasst die Finanzbuchhaltung, Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnung sowie die Erstellung von Jahresabschlüssen.
Finanzbuchhaltung (FIBU)
Erfasst alle finanziellen Transaktionen eines Unternehmens chronologisch und systematisch. Sie bildet die Basis für den Jahresabschluss.
Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
Zeigt die Erträge und Aufwendungen eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum. Sie gibt Aufschluss darüber, ob das Unternehmen einen Gewinn oder Verlust erzielt hat.
Internes Rechnungswesen
Konzentriert sich auf die interne Planung, Steuerung und Kontrolle von Kosten und Leistungen. Es hilft Unternehmen, betriebswirtschaftliche Entscheidungen zu optimieren.
Jahresabschluss
Besteht aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung und zeigt die finanzielle Lage eines Unternehmens am Ende eines Geschäftsjahres. Grundlage für die Besteuerung und externe Berichterstattung.
Kosten und Leistungen
Kosten sind der bewertete Verbrauch von Gütern und Dienstleistungen, die für die Leistungserstellung erforderlich sind. Leistungen sind die bewerteten Ergebnisse dieser Leistungserstellung.
Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)
Analysiert die im Unternehmen anfallenden Kosten und deren Verursachung. Sie dient der Preisgestaltung und der Optimierung von Prozessen.
Kostenartenrechnung
Erfasst und kategorisiert alle im Unternehmen anfallenden Kosten nach ihrer Art, wie Material-, Personal- oder Betriebskosten. Sie bildet die Grundlage für die Kostenstellenrechnung.
Kostenstellenrechnung
Ordnet die erfassten Kosten den Bereichen (Kostenstellen) im Unternehmen zu, in denen sie entstanden sind. Hilft, die Wirtschaftlichkeit einzelner Abteilungen zu analysieren.
Kostenträgerrechnung
Untersucht, welche Kosten für bestimmte Produkte oder Dienstleistungen anfallen. Dient der Kalkulation von Verkaufspreisen.
Planungsrechnung
Dient der Vorausplanung finanzieller Mittel und Ressourcen eines Unternehmens. Sie umfasst die Erstellung von Budgets und Finanzplänen, um die zukünftige Entwicklung zu steuern.
Rechnungswesen
System zur Erfassung, Überwachung und Auswertung aller finanziellen Transaktionen eines Unternehmens. Es dient der internen Steuerung und der externen Rechenschaftslegung.
T-Konten
Ein Darstellungsformat in der Buchhaltung, bei dem Soll und Haben gegenübergestellt werden. Jedes Konto wird wie ein „T“ aufgeteilt, um die Transaktionen zu erfassen und auszugleichen.
Vergleichsrechnung
Vergleicht die Leistungsdaten eines Unternehmens über verschiedene Zeiträume oder mit anderen Unternehmen. Hilft, die Effizienz zu bewerten und Verbesserungsmaßnahmen zu identifizieren.
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