Was ist eine Firmenkreditkarte?
Firmenkrediten sind Zahlungsmittel, die Mitarbeitern vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden. Das Prinzip funktioniert wie bei einer privaten Kreditkarte: Sie erhalten eine Karte mit Ihrem Namen, einer Kreditkartennummer sowie dem Firmennamen. Mit einer solchen Firmenkreditkarte können Sie berufliche Ausgaben bezahlen, die Abrechnung erfolgt direkt über das Firmenkonto. Für eine Dienstreise ein Hotelzimmer buchen und bezahlen? Dank Firmenkreditkarte ganz einfach. Nerviges Sammeln von Belegen und Rechnungen fällt weg, die Spesen- und Reisekostenabrechnung deutlich erleichtert.
Darf ich eine Firmenkreditkarte privat nutzen?
Grundsätzlich gilt: Nein, Sie dürfen nicht einfach private Ausgaben mit einer Firmenkreditkarte bezahlen. Das gilt auch dann, wenn Sie die Beträge später gegenrechnen und dem Arbeitgeber erstatten. Eine solche Privatnutzung kann zur Abmahnung führen. Eine Ausnahme gibt es nur, wenn Sie die ausdrückliche schriftliche Erlaubnis vom Arbeitgeber haben.
Firmenkreditkarte: 2 verschiedene Arten
Bei Firmenkreditkarten haben Unternehmen die Wahl zwischen zwei verschiedenen Arten.
1. Corporate Cards
Corporate Cards sind typisch für große Arbeitgeber mit vielen Mitarbeitern und Konzerne. Der Kreditkartenanbieter gibt eine große Anzahl solcher Karten aus, oft gibt es sogar eine Mindestanzahl, die von Unternehmen beantragt werden muss. Vorteil: Durch die hohe Anzahl der Firmenkreditkarten werden meist die Konditionen besser. Die genauen Bedingungen werden in der Regel individuell verhandelt. Außerdem bieten Corporate Cards viele Zusatzleistungen (Boni und Versicherungen).
Für die Abrechnung sind Corporate Cards eine Erleichterung für die Buchhaltung. Die Daten der Kreditkarte können in das firmeneigene ERP-System exportiert werden. So ist eine genaue Aufschlüsselung der Kosten nach Mitarbeiter oder Kostenstelle problemlos möglich.
2. Business Cards / Business Kreditkarten
Business Kreditkarten sind für kleinere Unternehmen und Selbstständige sowie Freelancer interessant. Hier geht es um kleine Kontingente oder sogar einzelne Karten. Dabei sind Sie typischerweise an die Konditionen gebunden, die vom Anbieter vorgegeben werden.
Auch Zusatzleistungen fallen weg oder werden nur in Ausnahmen angeboten. Entsprechend wichtig ist ein Vergleich zwischen verschiedenen Anbietern. Eine Einzelabrechnung ist aber auch bei Business Cards möglich.
Für welche Unternehmen lohnen sich Firmenkreditkarten?
Wie sinnvoll eine Firmenkreditkarte ist, sollte immer in Einzelfall geprüft werden. Dennoch gilt: Für die meisten Unternehmen lohnt sich die Ausgabe und Nutzung von Firmenkreditkarten. Gerade wenn Angestellte häufiger Ausgaben für den Betrieb tätigen – sei es für Dienstreisen, Arbeitsmaterialien, Tanken oder ähnliches – macht sich die Kreditkarte für Mitarbeiter bezahlt.
Vor- und Nachteile einer Firmenkreditkarte
Bei der Entscheidung für oder gegen Firmenkreditkarten müssen Vor- und Nachteile berücksichtigt werden. Wir stellen beide Seiten gegenüber:
Vorteile
- Vereinfachte Buchhaltung
Durch die Firmenkreditkarte werden die Kosten direkt über das Firmenkonto abgerechnet. Es sind keine Übertragungen von Rechnungen oder Prüfungen von Belegen erforderlich. - Keine Vorauszahlungen / Rückzahlungen
Arbeitgeber müssen keine Vorauszahlungen leisten, um beispielsweise auf einer Dienstreise die Kosten zu decken. Das finanzielle Hin und Her von Vorkasse und Rückzahlungen fällt weg. - Gute Konditionen
Für Firmenkreditkarten gibt es oft gute Konditionen. Die Gebühren sind gering, die Zeiträume um das Konto auszugleichen lang. - Zusätzliche Versicherungen
In Angeboten zur Firmenkreditkarte sind oft Versicherungen enthalten. So bekommen Sie beispielsweise eine Reiserücktrittsversicherung, wenn Sie eine Reise mit der Kreditkarte des Arbeitgebers zahlen. - Professioneller Eindruck
Es macht einen besseren und professionelleren Eindruck, wenn Mitarbeiter mit der offiziellen Firmenkreditkarte zahlen. Gerade beim Kontakt mit Kunden oder Geschäftspartnern wirkt es besser, als mit der privaten Karte zu zahlen.
Nachteile
- Organisatorischer Aufwand
Firmen benötigen eine gute Organisation der Firmenkreditkarten. Welche Mitarbeiter haben eine? Ist die Nutzung korrekt und rein beruflich? Gerade wenn ein Mitarbeiter kündigt, ist es wichtig, die zugehörige Kreditkarte ebenfalls zu kündigen. - Begrenzte Anbieter
Nicht alle Banken bieten Firmenkreditkarten an. Die Auswahl eines Anbieters ist entsprechend begrenzt.
Anbieter für Firmenkreditkarten
Auf der Suche nach einem passenden Anbieter für Firmenkreditkarten? Dann müssen Sie zuerst klären, was Sie benötigen und erwarten. Bonussysteme, Versicherungen, andere Zusatzleistungen, längere Zahlungsziele? Nach den gewünschten Faktoren können Sie bei Anbietern suchen. Wir empfehlen, vorab möglichst viele Angebote zu sichten und untereinander zu vergleichen. So finden Sie den optimalen Emittenten.
In unserer Übersicht haben wir 20 Optionen für Sie aufgelistet:
- American Express (AMEX)
- Deutsche Kreditbank (DKB)
- Pliant
- Penta Visa Business
- Lufthansa Miles & More
- Moss Credit
- N26
- Diners Club Corporate Card
- Holvi
- Pleo
- Targobank Business Premium
- Kontist Business
- Finway
- Quonto
- Metro
- Postbank Business Card
- Commerzbank Business Card Classic/Premium
- Fyrst Visa Business Card
- PayPal Business Debit Mastercard
Einen kostenlosen Vergleich aktueller Firmenkreditkarten-Angebote finden Sie zum Beispiel HIER.
Kosten: Wie teuer ist eine Firmenkreditkarte?
Einige Angebote werben mit einer dauerhaft kostenlosen Firmenkreditkarte. Fallen Gebühren an, liegen diese meist zwischen 30 und 70 Euro pro Jahr. Achten Sie aber unbedingt auf die jeweiligen Leistungen. Eine kostenlose Kreditkarte kann letztlich doch teurer sein, wenn beispielsweise für Bargeldabhebungen teure Gebühren verlangt werden.
Firmenkreditkarten: Sind sie sicher?
Firmenkreditkarten erfüllen dieselben Sicherheitsstandards wie andere Kreditkarten auch. Bei ordnungsgemäßer und sorgsamer Verwendung ist das Risiko entsprechend gering. Gängige Sicherheitsmaßnahmen sind:
- EMV-Chip
Er verhindert, dass Karten kopiert oder Daten gestohlen werden können. - CVC-Code
Das ist die drei- oder vierstellige Nummer auf der Rückseite der Kreditkarte. Sie wird auch Kartenprüfnummer genannt). Sie soll sicherstellen, dass auch Online nur mit der Kreditkarte gezahlt werden kann, wenn die Karte tatsächlich vorliegt. - Zahlungsbestätigung
Unmittelbar nach einer Transaktion wird eine Bestätigung per Email oder Kurznachricht an den Inhaber der Kreditkarte versendet. So kann ein möglicher Missbrauch und eine nicht authorisierte Zahlung sofort gemeldet werden. - Kartenlimits
Arbeitgeber können Firmenkreditkarten mit einem festen Limit versehen. So kann ein Maximum festgelegt werden, dass beispielsweise täglich oder monatlich gezahlt werden kann.
Wer haftet für eine Firmenkreditkarte?
Die Firmenkreditkarte wird vom Mitarbeiter genutzt, doch vom Unternehmen angefordert und gestellt. Heißt: Für die Haftung ist der Arbeitgeber zuständig. Tatsächlich spielt nicht einmal die Bonität des Mitarbeiters eine Rolle. Selbst bei einem negativen Schufa-Eintrag des Angestellten kann dieser einer Firmenkreditkarte erhalten, da die Haftung über das Unternehmen läuft.
Firmenkreditkarte einführen in 5 Schritten
Bevor ein Unternehmen eine Firmenkreditkarte einführen kann, sollte das Vorgehen durchdacht und geplant werden. Insgesamt sind dazu fünf Schritte notwendig:
- Analyse
Zunächst braucht es eine Analyse: Welche Ausgaben werden von Mitarbeitern für das Unternehmen getätigt? Wie hoch sind diese? Wie regelmäßig fallen solche Kosten an? Erst durch dieses Wissen können Sie eine passende Firmenkreditkarte finden. - Vergleich
Es folgt der Vergleich verschiedener Anbieter und Angebote. Wo sind welche Services inbegriffen? Wie teuer ist die Karte? Welche erfüllt die Erwartungen am besten? - Antrag
Konnten Sie sich auf einen Anbieter einigen, stehen der Antrag auf Ausstellung der Firmenkreditkarten und möglicherweise Verhandlungen über die genauen Konditionen an. - Verantwortung
Ein wichtiger Schritt: Es sollte einen Verantwortlichen im Unternehmen geben, der sich um die Organisation und alle Fragen rund um die Firmenkreditkarte kümmert. Durch einen festen Ansprechpartner läuft die Einführung in geregelten Bahnen. - Verwaltung
Der letzte Schritt ist die fortlaufende Verwaltung. Müssen bestimmte Limits festgelegt werden? Sollen die Ausgaben individuell nach Firmenkreditkarte aufgeschlüsselt werden? Einmal umgesetzt, sollte das Projekt nicht aus den Augen verloren werden.
Alternative zur Firmenkreditkarte
Statt einer Firmenkreditkarte können Unternehmen eine sogenannte Reisestellenkarte – auch Company Account genannt – nutzen. Es wird keine Kreditkarte für den Mitarbeiter beantragt, sondern ein entsprechender Account für das Unternehmen eröffnet. Entweder erhalten Mitarbeiter dann eine entsprechende Karte oder auch nur eine zugehörige Nummer mit der bei Vertragspartnern Flüge, Mietwagen, Hotels oder ähnliches gebucht werden können.
Oft wird die Nummer direkt bei entsprechenden Anbietern hinterlegt. Am Ende des Abrechnungszeitraums werden die Kosten vom Firmenkonto abgebucht und können von der Buchhaltung entsprechend einfach zugeordnet werden.
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