Berichtsheft: Vorlage & Tipps für den Ausbildungsnachweis

Ist ein Berichtsheft Pflicht?

Das Berufsbildungsgesetz (BBiG) legt in § 13 Nr. 7 fest, dass alle Auszubildenden in Deutschland einen Ausbildungsnachweis führen müssen. Damit ist also für Sie als Auszubildender in einer dualen Ausbildung das Berichtsheft Pflicht. Grund dafür ist, dass Sie einen Überblick über die Lerninhalte im Ausbildungsbetrieb und in der Berufsschule geben sollen. Von der Funktion her lässt sich am ehesten mit einer Mischung aus Erfolgstagebuch und Protokoll vergleichen. Den Ausbildungsnachweis können Sie auf drei verschiedene Arten abfassen:

Handschriftlich
Bis vor einigen Jahren waren Auszubildende sogar verpflichtet, den Ausbildungsnachweis in Papierform handschriftlich zu verfassen. Das hat sich mittlerweile geändert, so dass die handschriftliche Variante lediglich eine von drei möglichen Formen ist.
Digital
Weitaus häufiger erlauben Ausbildungsbetriebe vermutlich, dass die Auszubildenden das Berichtsheft digital schreiben. Dafür reichen im Prinzip Vorlagen (meist Word oder Excel) im PC. Berichtsheft Vorlagen in Word stellen auch diverse Industrie- und Handelskammern (zum Beispiel die IHK Frankfurt) zur Verfügung.
Online
Ebenfalls möglich ist, ein Berichtsheft online anzulegen. In dem Fall stellen die Kammern ihren angeschlossenen Unternehmen beispielsweise online Software oder Apps wie BLOK (Online Berichtsheft zur Stärkung der Lernortkooperation) zur Verfügung. Für Auszubildende ist dieser Service kostenlos.

Auf welche Art Sie Ihren Nachweis verfassen, sollte bereits im Ausbildungsvertrag festgehalten sein. Haben Sie sich mit dem Ausbildungsbetrieb auf die digitale beziehungsweise Onlinevariante geeinigt, reicht im Prinzip die digitalen Signatur. Sollte allerdings vom Prüfungsausschuss ein ausgedrucktes Exemplar verlangt werden, müssen Sie es vom Ausbilder händisch unterschreiben lassen.

Berichtsheft Vorlage: Kostenloses PDF zum Download

Wie ein Berichtsheft beziehungsweise Ausbildungsnachweis aussieht, können Sie nachfolgend unseren Mustern entnehmen. Wir stellen eine kostenlose Vorlage (PDF) HIER zur Verfügung. Oder Sie laden das Word-Dokument herunter und können direkt digital den Ausbildungsnachweis füllen:

Berichtsheft Vorlage (Word)

Häufige Fragen und Antworten zum Ausbildungsnachweis

Wem gehört der Ausbildungsnachweis?

Der Ausbildungsbetrieb ist verpflichtet, seinem Auszubildenden bei Ausbildungsstart das Berichtsheft kostenlos zur Verfügung zu stellen. In dem Moment, in dem Sie die Ausbildungsnachweise erbringen und das Heft mit Notizen füllen, geht es in Ihren Eigentum über.

Was wird im Ausbildungsnachweis festgehalten?

Der Ausbildungsnachweis deckt die beiden zentralen Orte Ihrer Ausbildung ab: den Betrieb und die Berufsschule. Entsprechend schreiben Sie alles hinein, was Sie dort lernen, welche Tätigkeiten Sie ausführen, welche Hinweise Ihnen der Ausbilder gibt. Je nach Umfang des Berichtsheftes steht Ihnen unterschiedlich viel Platz für Formulierungen zur Verfügung. Es bietet sich an, täglich zumindest Notizen zu machen, auch wenn Sie das Heft nur wöchentlich führen müssen.

Wie lange ist das Berichtsheft zu führen?

Das hängt von der konkreten Ausbildungsdauer ab: Üblicherweise müssen Sie Ihr Berichtsheft bis zum Ende der Ausbildung führen. Heißt: Auch wenn Sie es mit dem Antrag auf Zulassung zur Abschlussprüfung eingereicht (beziehungsweise online hochgeladen) haben, müssen Sie es weiterführen. Allerdings heißt das auch, dass sich die Dauer verlängert, falls Sie eine Prüfung nicht bestanden haben sollten und sich das Ausbildungsende dadurch verschiebt.

Was machen Sie bei Verlust des Berichtshefts?

Sollten Sie Ihre Ausbildungsnachweise verloren haben, gibt es nur zwei Möglichkeiten: Nochmals gründlich suchen und bei Misserfolg in den sauren Apfel beißen. Das bedeutet, dass Sie umgehend Ihren Ausbilder informieren. Schlimmstenfalls müssen Sie Ihr gesamtes Berichtsheft rekapitulieren. Dafür können Sie Ihren Ausbilder zu betrieblichen Inhalten befragen. Bei Unterrichtsthemen in der Berufsschule können Mitschüler vielleicht helfen. Wichtig: Lassen Sie alle Aufzeichnungen zum Schluss vom Ausbilder kontrollieren und unterschreiben.

Form: Wie sollten Sie das Berichtsheft schreiben?

Wie genau Sie das Berichtsheft schreiben, bleibt zwar Ihnen überlassen. Allerdings empfiehlt es sich, dass Sie sich anschauen, was im Betrieb üblich ist und Rücksprache mit Ihrem Ausbilder halten. Sie können sich beispielsweise auch bei älteren Azubis informieren, wie die es handhaben. Oft haben die noch ein paar hilfreiche Tipps. Eine Möglichkeit ist, den Ausbildungsnachweis als Fließtext zu verfassen. Das ist dann ähnlich wie ein Aufsatz. Je nach Vorlage reicht allerdings der Platz nicht für ausführliche Beschreibungen. Dann ist es besser, die Tätigkeitsinhalte in Stichpunkten festzuhalten. Je nach Ausbildungsberuf bietet sich eine bestimmter Zeitraum an:

Täglich
Bei dieser Variante schreiben Sie einen Tagesbericht. Darin geben Sie stichpunktartig Ihre Tätigkeiten und/oder Ausbildungsthemen wieder. Vorteil: Sie verwenden täglich nur einige Minuten darauf. Besonders in handwerklichen und technischen Ausbildungsberufen ist diese Variante üblich.
Wöchentlich
In IT-Berufen (Ausnahme: IT-Systemelektroniker) und kaufmännischen Berufen hingegen überwiegt der Wochenbericht. Bei dieser Variante sollten Sie am Ende der Woche etwa eine halbe Stunde Zeit dafür einplanen.
Monatlich
Als Monatsbericht wird der Ausbildungsnachweis eher selten verfasst. Diese Variante hat den Nachteil, dass sich die Arbeit am Ende des Monats stapelt.

Tipp: Sie sollten sich täglich Notizen machen, egal welche Ausbildung Sie absolvieren. So vergessen Sie nichts Wichtiges. Die Erfahrung lehrt, dass es deutlich schwerer ist, am Ende der Woche oder gar des Monats sämtliche Inhalte zu rekapitulieren. Unterm Strich ist der Arbeitsaufwand also deutlich geringer, wenn Sie sich hin und wieder etwas notieren, was Sie ins Berichtsheft übertragen wollen.

Inhalt: Was muss alles in einem Berichtsheft stehen?

Das Berichtsheft setzt sich aus dem Deckblatt, dem Ausbildungsverlauf und einer Kopie der Ausbildungsordnung zusammen. Die Gliederung des Ausbildungsverlaufs richtet sich danach, ob Sie einen täglichen oder wöchentlichen Bericht verfassen. Folgende Informationen sind enthalten:

Arbeiten und Tätigkeiten, die der Auszubildende im Ausbildungsbetrieb erledigt hat.
Unterweisungen durch den Ausbilder.
Themen und Ausbildungsinhalte, die der Azubi in der Berufsschule durchgenommen hat.
Vermerke über Urlaubs- oder Krankentage.
Gegebenenfalls: Skizzen über technische Vorrichtungen.

Vergessen Sie nicht, auch die Zeiten mit anzugeben, wie lange die jeweiligen Ausbildungsinhalte gedauert haben. Das Berichtsheft liefert nicht nur dem Lehrling, sondern auch dem Ausbilder und den Eltern Informationen über den Ablauf und Stand der Ausbildung. So zeigen Sie, dass Sie das Gelernte verstanden haben. Mindestens einmal im Monat müssen Sie Ihrem Ausbilder den Ausbildungsnachweis vorlegen. Dieser bestätigt mit seiner Unterschrift, dass er ihn zur Kenntnis genommen und kontrolliert hat.

Was steht in einem Abteilungs- oder Fachbericht?

In einigen Fällen müssen Azubis zusätzlich einen Abteilungs- oder Fachbericht erstellen. Durchlaufen Sie beispielsweise verschiedene Abteilungen des Unternehmens, kann es sein, dass Sie die jeweiligen Inhalte der konkreten Abteilung kurz darstellen sollen.

Bei einem Fachbericht widmen Sie sich auf ein bis zwei Seiten einem konkreten Thema. Sie schildern nicht nur Ihre konkrete Tätigkeit, sondern geben die Hilfsmittel und Werkzeuge an, die dafür notwendig waren. Oder Sie liefern den theoretischen Hintergrund eines Themas, beispielsweise Sicherheitsaspekte beim Versuchsaufbau als angehender Chemielaborant.

Tipps zum Verfassen

Das Berichtsheft zu schreiben, zählt zur Arbeitszeit. Sie müssen Ihren Ausbildungsnachweis also nicht in der Freizeit verfassen. Die dafür notwendigen Unterlagen muss der Ausbildungsbetrieb Ihnen kostenlos zur Verfügung stellen. Folgendes sollten Sie beachten:

Stil
Formulieren Sie knapp und präzise. Es geht nicht um ellenlange Ausführungen, sondern konkrete Hinweise zu Ihren Tätigkeiten. An manchen Tagen werden sich Ihre Angaben ähneln. Wenn Platz und Zeit ist, können Sie an dieser Stelle etwas detaillierter schreiben, worin Ihre Aufgaben bestanden.

Daten
Jeder Eintrag sollte Ihren Namen, das Ausbildungsjahr und den Berichtszeitraum enthalten. Bei der täglichen Variante schreiben Sie also das entsprechende Tagesdatum. Eine Angabe wie TT.MM.JJJJ bis TT.MM.JJJJ verwenden Sie bei der wöchentlichen Variante.

Regelmäßigkeit
Wir empfehlen, sich täglich kurz an das Berichtsheft zu setzen. So erwerben Sie eine Routine, mit der das Eintragen binnen kurzer Zeit von selbst läuft. Sehen Sie es als Vorbereitung auf den Feierabend.

Unterschrift
Am Ende müssen Sie jeden Ausbildungsnachweis unterschreiben. Bei minderjährigen Auszubildenden übernehmen das die Eltern.

Kontrolle
Mindestens einmal im Monat muss der Ausbilder das Berichtsheft kontrollieren. Damit bestätigt er Ihre Angaben. Sie haben übrigens auch einen Nachweis darüber, was Sie tatsächlich gelernt haben. Denn auch ausbildungsfremde Inhalte zählen als Ausbildungsnachweis. Sollte es zu Schwierigkeiten kommen, können Sie so belegen, was vermittelt wurde.

Ist das Berichtsheft prüfungsrelevant?

Das Berichtsheft ist prüfungsrelevant, und zwar aus zweierlei Gründen: Erstens werden Sie ohne Ausbildungsnachweis nicht zur Prüfung zugelassen. Zweitens können Sie sich die Arbeit selbst deutlich erleichtern, indem Sie das Berichtsheft zur Prüfungsvorbereitung nutzen. Innerhalb von drei Jahren kommen einige Fähigkeiten und Kenntnisse zusammen, die Sie zum Teil intuitiv beherrschen. Diese können Sie sich mithilfe Ihrer Unterlagen erneut vergegenwärtigen. Das hilft Ihnen, das Wissen abzurufen und zu formulieren, wenn es darauf ankommt.

Wann muss ich mein Berichtsheft abgeben?

Den Ausbildungsnachweis müssen Sie zur Abschlussprüfung mitbringen. Wichtig ist, dass Sie ihn korrekt und vollständig geführt haben – anderenfalls werden Sie nicht zugelassen.

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