Ausbildungsnachweis: Vorlagen und Tipps zum Berichtsheft

Der Ausbildungsnachweis ist für Auszubildende in Deutschland Pflicht. Er soll einen Überblick über die Lerninhalte im Ausbildungsbetrieb und in der Berufsschule geben. Richtig geführt kann er den Azubi sogar bei der Prüfungsvorbereitung entlasten. Doch viele Auszubildende wissen zum Ausbildungsstart gar nicht, wie sie den Nachweis führen und was sie schreiben sollen. Zusätzlich dazu haben sie die Wahl zwischen einem digitalen und einem analogen Ausbildungsnachweis. Für alle Verunsicherten, aber auch Interessierten haben wir die wichtigsten Fakten und Tipps hier versammelt…

Ausbildungsnachweis: Vorlagen und Tipps zum Berichtsheft

Ausbildungsnachweis: Das sollten Auszubildende beachten

Ausbildungsnachweis: Das sollten Auszubildende beachtenAlle Auszubildenden in Deutschland müssen einen Ausbildungsnachweis, auch unter dem Namen Berichtsheft bekannt, führen. Die gesetzlichen Grundlagen dazu finden sich im Berufsbildungsgesetz (BBiG) § 13 Nr. 7. Außerdem finden sich weitere Vorschriften zum Berichtsheft in der jeweiligen Ausbildungsverordnung des zu erlernenden Berufs.

Der Ausbildungsnachweis dient dazu, über den Ablauf der Ausbildung Auskunft zu geben. Somit ist der Ausbildungsnachweis nicht nur für den Auszubildenden wichtig, sondern gibt auch

  • dem Ausbilder
  • dem Ausbildungsbetrieb
  • der Berufsschule
  • und den Erziehungsberechtigten

Informationen über den Ablauf und Fortschritt der Ausbildung und ist damit fast ebenso wichtig wie das spätere Ausbildungszeugnis.

  • Die Arbeiten und Tätigkeiten, die der Lehrling im Ausbildungsbetrieb erledigt hat,
  • Unterweisungen durch seinen Ausbilder
  • sowie die Themen, die in der Berufsschule behandelt wurden

sind in dem Ausbildungsnachweis festzuhalten.

Um sicherzugehen, dass der Auszubildende den Ausbildungsnachweis ordentlich führt, muss er in regelmäßigen Abständen (mindestens ein Mal pro Monat) dem Ausbilder vorgelegt werden. Sind die Azubis minderjährig, müssen sie ein Mal im Quartal ihren Erziehungsberechtigten das Berichtsheft vorlegen. Wenn die Berufsschule es verlangt, muss der Ausbildungsnachweis jederzeit vorgelegt werden.

Der Ausbilder oder die Ausbilderin ist dazu angehalten, das Heft in regelmäßigen Abständen zu überprüfen. Das wird in der Regel mit einer Unterschrift quittiert. Sollte der Ausbilder Fehler oder Mängel im Heft entdecken, weist er den Azubi darauf hin und gibt Hinweise, wie er es zukünftig besser machen kann.

Kurzum, der Ausbildungsnachweis gibt einen Überblick darüber, was der oder die Auszubildende bisher gelernt hat. Jedem Azubi ist dringend zu raten, das Berichtsheft ordentlich zu führen. Geschieht das nicht, handelt es sich um eine Verletzung des Ausbildungsvertrages, die sogar dazu führen kann, dass der Auszubildende nicht zur Prüfung zugelassen wird.

Achtung: In einigen Ausbildungsberufen ist vorgesehen, das Berichtsheft nicht erst zur Abschlussprüfung, sondern bereits zur Zwischenprüfung vorzulegen. Ein Grund mehr, das Heft von Beginn an ordentlich zu führen.

So wird der Ausbildungsnachweis geführt: Beispiele der IHK

Die Industrie- und Handelskammer (IHK) hat Richtlinien veröffentlicht, an denen sich Auszubildende orientieren können, wenn sie ein Berichtsheft führen.

Es gibt unterschiedliche Arten von Einträgen in einem Berichtsheft:

  • Der Tagesbericht: Dabei werden die wichtigsten Tätigkeiten des Tages stichpunktartig notiert.
  • Der Wochenbericht: Hier genügt eine wöchentliche Zusammenfassung der wichtigsten Punkte.
  • Der Monatsbericht: Diese Art des Berichts ist etwas umfangreicher, denn hierbei wird nur ein Mal pro Monat das Wichtigste der letzten Wochen zusammengefasst.
  • Der Abteilungsbericht: Dieser Bericht wird zusätzlich zu dem Tages- und Wochenbericht angefertigt. Wenn Azubis während ihrer Ausbildung einen Einblick in unterschiedliche Abteilungen bekommen, sollten sie das Gelernte in einem Abteilungsbericht festhalten.
  • Übrigens: Seit 2012 müssen Azubis mindestens wöchentlich ihren Ausbildungsnachweis führen.

Formulierungstipps für das Berichtsheft

Die Handwerks- und Handelskammern geben außerdem Hinweise und Tipps, wie der Ausbildungsnachweis auszusehen hat. Stichpunktartige Einträge, die einen Überblick über das Gelernte geben, sind dabei ausreichend. Als Daumenregel gilt, dass pro Woche ungefähr eine DIN A4-Seite geschrieben werden sollte.

Wichtig ist dabei auch, dass der Azubi im Ausbildungsnachweis vermerkt, wie lange die jeweiligen Tätigkeiten gedauert haben. Um einen Überblick über das Gelernte zu geben, soll der Auszubildende das im Betrieb Gelernte dem Ausbildungsplan zuordnen.

Einigen Auszubildenden fällt trotzdem schwer, wöchentlich eine Seite im Ausbildungsplan zu verfassen – und für diejenigen kommen hier unsere Azubi-Tipps für ein gelungenes Berichtsheft:

  1. Form

    Am Anfang steht die Entscheidung, ob man als Azubi einen digitalen Ausbildungsnachweis oder einen in Papierform führen möchte. Hin und wieder können Azubis im Ausbildungsbetrieb Vordrucke für den analogen Ausbildungsnachweis bekommen. Wer sich für den Digitalen entscheidet, sollte alle Angebote vergleichen. Je nach Umfang und Möglichkeiten kann die digitale Form nämlich kostenpflichtig sein.

  2. Disziplin

    Regelmäßiges Schreiben ist Pflicht! Azubis, die sich zu Beginn ihrer Ausbildung angewöhnen, das Heft mindestens ein Mal pro Woche zu führen, trainieren sich eine gute Routine an. Regelmäßiges Schreiben hilft dabei, dass sie Übung bekommen und schneller werden. Außerdem ist es viel einfacher, ein Mal pro Woche aufzuschreiben, was im Betrieb und in der Berufsschule passiert ist, als sich nach einigen Monaten noch daran zu erinnern.

  3. Tätigkeiten

    Ins Berichtsheft gehören alle Tätigkeiten, die mit der Ausbildung in Verbindung stehen. Dabei sollten sich Azubis nicht verunsichern lassen und zunächst alles notieren, was ihnen einfällt. Wer sich mit einer neuen Maschine beschäftigt hat, sollte das genau beschreiben. Analog gilt das auch für neue Computerprogramme oder verschiedene Warengruppen des Betriebs.

    Auch Schulungen und Präsentationen, die im Betrieb abgehalten wurden, gehören in das Berichtsheft hinein.

  4. Details

    Gerade zu Beginn der Ausbildung, wenn der Azubi nur wenige Aufgaben selbstständig übernehmen kann, kann es schwierig sein, den Ausbildungsnachweis zu füllen. Wenn die Aufgaben einander sehr ähnlich sind, darf auch das im Berichtsheft stehen. Wer es schafft, die Unterschiede zwischen den einzelnen Aufgaben zu betonen, punktet beim Ausbilder und füllt die Seiten.

  5. Visuelles

    Das Berichtsheft muss nicht nur aus Geschriebenem bestehen. Auch Fotos (Achtung: Zuerst beim Ausbildungsbetrieb die Erlaubnis einholen), Grafiken oder Skizzen können verdeutlichen, was der Azubi in der jeweiligen Woche gelernt hat. Wer einen digitalen Ausbildungsnachweis führt, kann das entweder direkt am PC machen oder die Skizze handschriftlich anfertigen, abfotografieren und dann in das Dokument einfügen.

Ausbildungsnachweis: Vorlagen der IHK

Die verschiedenen Industrie- und Handelskammern der Länder bieten hin und wieder PDF-Vorlagen auf Ihren Internetseiten an, die Auszubildende nutzen können, um ihr Berichtsheft zu führen.

Eine Auswahl:

Das digitale Berichtsheft: Was ändert sich?

Seit Oktober 2017 ist es möglich, den Ausbildungsnachweis sowohl schriftlich als auch elektronisch zu führen. Davor war nur die Papierform erlaubt, die eine eigenhändige Unterschrift sowohl des Auszubildenden als auch des Ausbilders möglich machte.

Soll ein digitales Berichtsheft geführt werden, müssen sich Azubi und Ausbildungsbetrieb im Ausbildungsvertrag darauf einigen. Betriebe, die nicht gleich den gesamten Vertrag ändern möchten, können sich mit einem Beiblatt zum Vertrag behelfen, das von beiden Parteien unterschrieben wird. Andere Möglichkeit: Eine Vorlage für einen Ausbildungsvertrag der Handels- oder Handwerkskammer, die den entsprechenden Passus enthält. Diese finden Interessierte in der Regel auf den Internetseiten der Kammern zum Download.

Azubis konnten schon vor Oktober 2017 ihren Ausbildungsnachweis am PC tippen, statt das Heft handschriftlich auszufüllen. Allerdings musste bei der Abschluss- (und in einigen Ausbildungsberufen bereits bei der Zwischenprüfung) das Heft ausgedruckt und unterschrieben werden, bevor es dem Prüfungsausschuss vorgelegt werden konnte. Dieser Schritt darf nun wegfallen – sofern der Prüfungsausschuss zustimmt. Denn die Prüfer dürfen grundsätzlich darüber entscheiden, in welcher Form der Ausbildungsnachweis geführt wird. Das bedeutet auch, dass im schlimmsten Fall die Zusatzvereinbarung im Ausbildungsvertrag zum digitalen Berichtsheft hinfällig sein kann.

Ausbildungsnachweis: Tipps für das digitale Berichtsheft

Was Auszubildende bei dem digitalen Ausbildungsnachweis beachten müssen Tipps VorlageEinige Dinge ändern sich mit dem digitalen Ausbildungsnachweis. Dazu gehört…

  • die Speicherung des Berichtsheftes

    Auszubildende müssen sicherstellen, dass das Heft von Prüfern und dem Ausbilder gelesen werden kann. Daher sollten sie darauf achten, bei der Speicherung ein gängiges Format zu nutzen. Wird das Dokument zudem in einer Cloud abgelegt, müssen Prüfer und Ausbilder darauf zugreifen können.

  • die Unterschrift unter dem Ausbildungsnachweis

    Die eigenhändige Unterschrift unter dem Berichtsheft soll bestätigen, dass der Auszubildende das Heft sorgfältig geführt und der Ausbilder dies kontrolliert hat. Bei elektronischen Dokumenten können Azubi und Ausbilder auf eine digitale Unterschrift zurückgreifen. Um diesen Aufwand etwas zu reduzieren, spielen die Handwerkskammern auch mit einem anderen Gedanken: Dem Berichtsheft kann eine Mitteilung beigelegt werden, auf der Ausbilder und Azubi bestätigen, dass der Ausbildungsnachweis ordnungsgemäß geführt wurde. Diese Mitteilung wird dann unterschrieben und dem Prüfungsausschuss bei der Prüfung vorgelegt.

    Ohne Unterschrift kommt ein Vorschlag des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH) aus. Danach kann mithilfe eines E-Mail-Protokolls nachgewiesen werden, dass der Ausbildungsnachweis dem Ausbilder in regelmäßigen Abständen zugegangen ist und dieser ihn gelesen hat.

  • die Verwendung von Apps und Online-Berichtsheften

    Die meisten Apps haben den Vorteil, dass sich mit ihnen leicht nachweisen lässt, dass der Ausbildungsnachweis gelesen wurde: Ein Haken an der entsprechenden Stelle in der App genügt. Daneben können Betreibe und Ausbilder alle Berichtshefte an einer zentralen Stelle sammeln und darauf zugreifen.

    Auf der anderen Seite gibt es aber auch einige Nachteile. Im Berufsbildungsgesetz (BBiG) ist festgehalten, dass der Azubi Zeit und Gelegenheit haben muss, im Ausbildungsbetrieb sein Berichtsheft zu führen. Handelt es sich dabei um ein digitales Berichtsheft, muss der Ausbildungsbetrieb dafür die entsprechenden Voraussetzungen schaffen.

    Die Verwendung privater mobiler Geräte ist nämlich nicht zu empfehlen. Nutzt der Azubi beispielsweise sein privates Tablet, um seinen Ausbildungsnachweis im Betrieb zu schreiben, wird das private Gerät zu einem Arbeitsmittel und der Betrieb damit haftbar. Möchten sowohl Ausbildungsbetrieb als auch Azubi trotzdem ein privates Gerät nutzen, rät die Handwerkskammer zu einer Haftungsausschlusserklärung.

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[Bildnachweis: Foxy burrow by Shutterstock.com]
17. März 2019 Julia Sima Autorin Autor: Julia Sima

Julia-Eva Sima arbeitet als freie Journalistin und war mehrere Semester Dozentin an der Universität des Saarlandes. Danach wechselte sie in die Personalbranche und arbeitete unter anderem als Headhunter.

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