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Ausbildungsnachweis: Vorlage & Tipps zum Berichtsheft

Auszubildende sind verpflichtet, einen Ausbildungsnachweis zu führen. Und das bedeutet zunächst Arbeit: Er soll einen Überblick über die Lerninhalte im Ausbildungsbetrieb und in der Berufsschule geben. Richtig gemacht, kann er den Azubi sogar bei der Prüfungsvorbereitung entlasten. Doch viele Auszubildende wissen gar nicht, wie das geht und was sie schreiben sollen. Wofür der Ausbildungsnachweis ist, wie Sie ihn führen und was Sie bei Verlust tun können…


Ausbildungsnachweis: Vorlage & Tipps zum Berichtsheft

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Welche Funktion hat der Ausbildungsnachweis?

Alle Auszubildenden in Deutschland müssen einen Ausbildungsnachweis (auch als Berichtsheft bekannt) führen, das schreibt § 13 Nr. 7 des Berufsbildungsgesetzes (BBiG) vor. Der Ausbildungsnachweis soll über den Ablauf und Fortschritt der Ausbildung informieren. Daher ist er nicht nur für den Auszubildenden wichtig, sondern auch für den Ausbilder (beziehungsweise den Ausbildungsbetrieb), die Berufsschule und den Erziehungsberechtigten.

Der Ausbildungsnachweis ist damit fast ebenso bedeutend wie das spätere Ausbildungszeugnis. Aber mehr noch: Auszubildende benötigen ihn, um zur Abschlussprüfung zugelassen zu werden! Nebendem ist der Ausbildungsnachweis eine wichtige Reflexionshilfe, mit der Sie Ausbildungsinhalte für die Prüfungen rekapitulieren können.

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Ausbildungsnachweis: Vorlage (PDF + Word)

Das Berichtsheft ist folgendermaßen aufgebaut:

  • Deckblatt
  • Ausbildungsverlauf
  • Ausbildungsnachweise (täglich, wöchentlich oder monatlich)

Wie ein Ausbildungsnachweis aussieht, können Sie nachfolgend unseren Mustern entnehmen. Wir stellen eine kostenlose Vorlage (PDF) HIER zur Verfügung. Oder Sie laden das Word-Dokument herunter und können direkt digital den Ausbildungsnachweis füllen:

Ausbildungsnachweis Vorlage (Word)

Tipp: Ausbildungsnachweis-Vorlagen der IHK

Die verschiedenen Industrie- und Handelskammern der Länder bieten häufig PDF-Vorlagen auf ihren Internetseiten an. Diese können Auszubildende nutzen, um ihr Berichtsheft zu führen.


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Häufige Fragen und Antworten zum Ausbildungsnachweis

Ist der Ausbildungsnachweis Pflicht?

Ja, der Ausbildungsnachweis ist Pflicht – sofern es Ihre Ausbildungsordnung vorschreibt. So will es das Berufsbildungsgesetz (BBiG) in § 13 Nr. 7. Allerdings ist das nur für betriebliche beziehungsweise duale Ausbildungen zuständig. Wer eine schulische Ausbildung macht, kann von dieser Verpflichtung also ausgenommen sein. Im dualen Ausbildungssystem hingegen ist der Ausbildungsnachweis Voraussetzung für die Zulassung zur Abschlussprüfung.

Wem gehört der Ausbildungsnachweis?

Der Ausbildungsbetrieb ist verpflichtet, seinem Auszubildenden bei Ausbildungsstart das Berichtsheft kostenlos zur Verfügung zu stellen. In dem Moment, in dem Sie die Ausbildungsnachweise erbringen und das Heft mit Notizen füllen, geht es in Ihren Eigentum über.

Was wird im Ausbildungsnachweis festgehalten?

Der Ausbildungsnachweis deckt die beiden zentralen Orte Ihrer Ausbildung ab: den Betrieb und die Berufsschule. Entsprechend schreiben Sie alles hinein, was Sie dort lernen, welche Tätigkeiten Sie ausführen, welche Hinweise Ihnen der Ausbilder gibt. Je nach Umfang des Berichtsheftes steht Ihnen unterschiedlich viel Platz für Formulierungen zur Verfügung. Es bietet sich an, täglich zumindest Notizen zu machen, auch wenn Sie das Heft nur wöchentlich führen müssen.

Wie lange ist das Berichtsheft zu führen?

Das hängt von der konkreten Ausbildungsdauer ab: Üblicherweise müssen Sie Ihr Berichtsheft bis zum Ende der Ausbildung führen. Heißt: Auch wenn Sie es mit dem Antrag auf Zulassung zur Abschlussprüfung eingereicht (beziehungsweise online hochgeladen) haben, müssen Sie es weiterführen. Allerdings heißt das auch, dass sich die Dauer verlängert, falls Sie eine Prüfung nicht bestanden haben sollten und sich das Ausbildungsende dadurch verschiebt.

Was machen Sie bei Verlust des Berichtshefts?

Sollten Sie Ihre Ausbildungsnachweise verloren haben, gibt es nur zwei Möglichkeiten: Nochmals gründlich suchen und bei Misserfolg in den sauren Apfel beißen. Das bedeutet, dass Sie umgehend Ihren Ausbilder informieren. Schlimmstenfalls müssen Sie Ihr gesamtes Berichtsheft rekapitulieren. Dafür können Sie Ihren Ausbilder oder Kollegen zu betrieblichen Inhalten befragen. Bei Unterrichtsthemen in der Berufsschule können Mitschüler vielleicht helfen. Wichtig: Lassen Sie alle Aufzeichnungen zum Schluss vom Ausbilder kontrollieren und unterschreiben.

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Was muss im Ausbildungsnachweis stehen?

Inhaltlich deckt der Ausbildungsnachweis drei Bereiche ab, die der Azubi festhalten soll:

  • Arbeiten und Tätigkeiten, die der Lehrling im Ausbildungsbetrieb erledigt hat
  • Unterweisungen durch seinen Ausbilder, Unterricht im Betrieb sowie Schulungen
  • Themen, die in der Berufsschule behandelt wurden

Kurzum, der Ausbildungsnachweis gibt einen Überblick darüber, was der oder die Auszubildende bisher gelernt hat. Jedem Azubi ist dringend zu raten, das Berichtsheft ordentlich zu führen. Geschieht das nicht, handelt es sich um eine Verletzung des Ausbildungsvertrages. Das kann sogar dazu führen, dass der Auszubildende nicht zur Prüfung zugelassen wird. Achtung: In einigen Ausbildungsberufen ist vorgesehen, das Berichtsheft nicht erst zur Abschlussprüfung, sondern bereits zur Zwischenprüfung vorzulegen. Ein Grund mehr, das Heft von Beginn an ordentlich zu führen.

Form des Ausbildungsnachweises

Die Industrie- und Handelskammern (IHK) haben Richtlinien veröffentlicht, an denen sich Auszubildende orientieren können, wenn sie ein Berichtsheft führen. Es gibt unterschiedliche Arten von Einträgen in einem Berichtsheft:

  • Tagesbericht
    Dabei werden die wichtigsten Tätigkeiten des Tages stichpunktartig notiert.
  • Wochenbericht
    Hier genügt eine wöchentliche Zusammenfassung der wichtigsten Punkte.
  • Monatsbericht
    Diese Art des Berichts ist etwas umfangreicher, denn hierbei fasst der Azubi nur ein Mal pro Monat das Wichtigste der letzten Wochen zusammen.
  • Abteilungsbericht
    Dieser Bericht ist zusätzlich zu dem Tages- und Wochenbericht anzufertigen. Wenn Azubis während ihrer Ausbildung einen Einblick in unterschiedliche Abteilungen bekommen, sollten sie das Gelernte in einem Abteilungsbericht festhalten.

Der Ausbildungsbetrieb entscheidet, ob Azubis ihren Ausbildungsnachweis täglich, wöchentlich oder monatlich führen müssen. Unser Tipp: Machen Sie sich in jedem Fall tägliche Notizen. Das erleichtert die Erinnerung deutlich im Vergleich zum wöchentlichen oder monatlichen Schreibaufwand. Unterm Strich sparen Sie so Zeit.

Kontrolle des Berichtsheftes

Um sicherzugehen, dass der Auszubildende den Ausbildungsnachweis ordentlich führt, muss er ihn in regelmäßigen Abständen (mindestens ein Mal pro Monat) dem Ausbilder vorlegen. Minderjährige Azubis müssen einmal im Quartal ihren Erziehungsberechtigten das Berichtsheft vorlegen. Wenn die Berufsschule es verlangt, muss der Ausbildungsnachweis jederzeit vorgelegt werden.

Der Ausbilder oder die Ausbilderin ist dazu angehalten, das Heft in regelmäßigen Abständen zu überprüfen. Das wird in der Regel mit einer Unterschrift quittiert. Sollte der Ausbilder Fehler oder Mängel im Heft entdecken, macht er den Azubi darauf aufmerksam und gibt Hinweise, wie er es zukünftig besser machen kann.

Tipps für das Berichtsheft

Auch wenn der Ausbildungsnachweis für viele Azubis lästige Pflicht ist – die gute Nachricht: Sie müssen das nicht in Ihrer Freizeit erledigen! Denn die Notizen zu Ihrer Ausbildung gelten als Arbeitszeit. Daher dürfen Sie den Ausbildungsnachweis also problemlos im Betrieb führen. Nachfolgend geben wir Ihnen Hinweise und Tipps dafür:

  • Art

    Zunächst die Entscheidung, ob Sie den Ausbildungsnachweis digital oder schriftlich (auf Papier) führen möchten. Einige Ausbildungsbetriebe stellen ihren Azubis Vordrucke für den analogen Ausbildungsnachweis zur Verfügung. Wer sich für den digitalen entscheidet, sollte alle Angebote vergleichen. Je nach Umfang und Möglichkeiten kann die digitale Form nämlich kostenpflichtig sein.

  • Disziplin

    Regelmäßiges Schreiben ist Pflicht! Azubis, die sich zu Beginn ihrer Ausbildung angewöhnen, das Heft mindestens ein Mal pro Woche zu führen, trainieren sich eine gute Routine an. Regelmäßiges Schreiben hilft dabei, dass sie Übung bekommen und schneller werden. Außerdem ist es viel einfacher, ein Mal pro Woche aufzuschreiben, was im Betrieb und in der Berufsschule passiert ist, als sich nach einigen Monaten noch daran zu erinnern.

  • Stil

    Stichpunktartige Einträge, die einen Überblick über das Gelernte geben, sind meist ausreichend. Als Daumenregel gilt ungefähr eine DIN A4-Seite pro Woche. Wichtig auch, wie lange die jeweiligen Tätigkeiten gedauert haben.

  • Tätigkeiten

    Ins Berichtsheft gehören alle Tätigkeiten, die mit der Ausbildung in Verbindung stehen. Dabei sollten sich Azubis nicht verunsichern lassen und zunächst alles notieren, was ihnen einfällt. Wer sich mit einer neuen Maschine beschäftigt hat, sollte das genau beschreiben. Analog gilt das auch für neue Computerprogramme oder verschiedene Warengruppen des Betriebs. Ebenso gehören Schulungen und Präsentationen, die im Betrieb abgehalten wurden, in das Berichtsheft hinein.

  • Details

    Gerade zu Beginn der Ausbildung, wenn der Azubi nur wenige Aufgaben selbstständig übernehmen kann, kann es schwierig sein, den Ausbildungsnachweis zu füllen. Wenn die Aufgaben einander sehr ähnlich sind, darf auch das im Berichtsheft stehen. Wer es schafft, die Unterschiede zwischen den einzelnen Aufgaben zu betonen, punktet beim Ausbilder und füllt die Seiten.

  • Visuelles

    Das Berichtsheft muss nicht nur aus Geschriebenem bestehen. Auch Fotos (Achtung: Zuerst beim Ausbildungsbetrieb die Erlaubnis einholen), Grafiken oder Skizzen können verdeutlichen, was der Azubi in der jeweiligen Woche gelernt hat. Wer einen digitalen Ausbildungsnachweis führt, kann das entweder direkt am PC machen oder die Skizze handschriftlich anfertigen, abfotografieren und dann in das Dokument einfügen.

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[Bildnachweis: tynyuk by Shutterstock.com]

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