Buchhaltung einfach erklärt
Definition: Was ist Buchhaltung?
Buchhaltung (Englisch: „accounting“ oder „bookkeeping“) ist die systematische Erfassung, Überwachung und Auswertung aller finanziellen Transaktionen eines Unternehmens oder einer Organisation. Dazu gehören alle Einnahmen, Ausgaben, Verbindlichkeiten und Forderungen.
Das Hauptziel der Buchhaltung ist es, einen genauen Überblick über die finanzielle Situation eines Unternehmens zu bieten und sicherzustellen, dass alle relevanten rechtlichen Vorgaben eingehalten werden.
Was ist der Unterschied zwischen Buchhaltung und Rechnungswesen?
Während Buchhaltung die reine Erfassung und Verarbeitung von Finanzdaten umfasst, geht das Rechnungswesen weiter. Es umfasst zusätzlich die Planung, Kontrolle und Steuerung der Finanzen eines Unternehmens.
Das Rechnungswesen betrachtet die Buchhaltung also als einen Teilbereich, erweitert diesen jedoch um strategische Aspekte wie Kostenrechnung und Finanzplanung.
Buchhaltung Grundlagen – Ein Überblick
Warum Buchhaltung?
Buchhaltung ist notwendig, um einen Überblick über die finanzielle Lage eines Unternehmens zu haben. Sie dient dazu, die Liquidität zu sichern, Steuern korrekt zu berechnen und rechtliche Anforderungen zu erfüllen.
Wer ist buchhaltungspflichtig und wer nicht?
Grundsätzlich sind alle Gewerbetreibenden und Unternehmen in Deutschland buchhaltungspflichtig, wobei die Art der Buchführung von der Unternehmensform und dem Umsatz abhängt.
Unternehmen, die bestimmte Umsatzgrenzen überschreiten, müssen eine doppelte Buchführung führen, während Kleinunternehmer mit geringeren Umsätzen eine vereinfachte Buchführung, die sogenannte Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), anwenden können.
Buchhaltungspflichtig sind in der Regel:
- Kaufleute und Handelsgesellschaften
Nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) sind alle Kaufleute, also Einzelkaufleute, Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, AG) und Personengesellschaften (z.B. OHG, KG), zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet. Diese Unternehmen müssen jährlich einen Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung) erstellen. - Einzelunternehmen
Einzelkaufleute sind ab einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro oder einem Gewinn von über 80.000 Euro in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren zur doppelten Buchführung verpflichtet.
Nicht buchhaltungspflichtig (vereinfachte Buchführung/EÜR) sind:
- Kleinunternehmer
Einzelunternehmer bzw. Kleinunternehmer, die weniger als 800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Gewinn im Jahr erzielen, können die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) nutzen, eine vereinfachte Form der Buchführung, bei der nur Einnahmen und Ausgaben aufgezeichnet werden. - Freiberufler
Selbstständige, die freiberuflich tätig sind, unterliegen ebenfalls nur der EÜR.
Erklärung: Doppelte und vereinfachte Buchführung
Doppelte Buchführung
ist ein System, bei dem jeder Geschäftsvorfall auf zwei Konten verbucht wird: einmal im Soll und einmal im Haben. Dadurch wird sichergestellt, dass die Buchungen immer ausgeglichen sind und Fehler leichter erkannt werden können. Dieses System erfordert die Führung von Bestands- und Erfolgskonten und dient dazu, am Ende eines Geschäftsjahres eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zu erstellen.
Vereinfachte Buchführung (Einnahmenüberschussrechnung, EÜR)
ist eine einfachere Methode der Buchhaltung, die vor allem Kleinunternehmer und Freiberufler anwenden dürfen. Dabei werden lediglich die Einnahmen und Ausgaben eines Jahres gegenübergestellt. Diese Methode erfordert keine Bilanzierung, sondern ermittelt den Gewinn durch die Differenz von Einnahmen und Ausgaben.
Buchhaltung Aufgaben
Die Aufgaben der Buchhaltung umfassen insbesondere
- die Erfassung und Organisation von Belegen,
- die Abwicklung des Zahlungsverkehrs,
- die Erstellung von Abschlüssen sowie
- die Berechnung und Abführung von Steuern.
Zudem gehört die Inventur und das Forderungsmanagement zu den Aufgaben Buchhaltung.
Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sind Richtlinien, die sicherstellen, dass die Buchhaltung korrekt, transparent und nachvollziehbar erfolgt. Diese Grundsätze sind gesetzlich nicht vollständig festgeschrieben, aber sie leiten sich aus verschiedenen Gesetzen, wie dem Handelsgesetzbuch (HGB), ab. Die wichtigsten Grundsätze sind:
- Klarheit und Übersichtlichkeit
Alle Geschäftsvorfälle müssen verständlich und nachvollziehbar dokumentiert werden. Buchungen sollten so erfolgen, dass Dritte sie leicht nachvollziehen können. Die Belege müssen ordnungsgemäß aufbewahrt werden. - Vollständigkeit
Es müssen alle Geschäftsvorfälle lückenlos und vollständig erfasst werden, ohne Auslassungen oder Lücken in der Dokumentation. - Richtigkeit
Die Angaben in der Buchhaltung müssen sachlich korrekt sein. Fehlerhafte Buchungen müssen korrigiert und richtiggestellt werden. - Zeitgerechte Erfassung
Geschäftsvorfälle müssen zeitnah erfasst werden, sodass die Daten immer aktuell sind. Das bedeutet, dass Buchungen in der Regel innerhalb eines bestimmten Zeitraums nach dem Vorfall erfolgen müssen. - Ordnungsgemäße Aufbewahrung
Belege, Konten und Bücher müssen in Deutschland für mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden, um jederzeit überprüfbar zu sein. Diese Aufbewahrungspflicht ist besonders wichtig für Steuerprüfungen.
Diese Grundsätze sorgen dafür, dass die Buchführung zuverlässig und gesetzeskonform ist und ein transparentes Bild der finanziellen Lage eines Unternehmens vermittelt.
Teilbereiche der Buchhaltung
Die Buchhaltung gliedert sich in verschiedene Teilbereiche:
Die Finanzbuchhaltung (FiBu) erfasst alle Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens. Ziel ist es, den Überblick über die finanzielle Lage zu behalten und die notwendigen Daten für den Jahresabschluss und die Steuererklärung zu liefern. Sie bildet die Basis für die gesamte Buchführung.
In der Anlagenbuchhaltung werden alle Vermögensgegenstände eines Unternehmens, wie Maschinen oder Gebäude, erfasst. Sie dient dazu, die Anschaffungskosten, Abschreibungen und den aktuellen Buchwert dieser Güter zu verwalten. Dadurch wird der Wert des Anlagevermögens regelmäßig aktualisiert.
Die Lohnbuchhaltung kümmert sich um die Abrechnung der Gehälter und Löhne der Mitarbeiter. Sie sorgt dafür, dass alle steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abgaben korrekt berechnet und überwiesen werden. Außerdem erstellt sie Gehaltsabrechnungen und Meldungen an Behörden.
Die Kreditorenbuchhaltung befasst sich mit der Verwaltung der Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten. Sie überwacht offene Rechnungen, sorgt für pünktliche Zahlungen und prüft die Richtigkeit der Lieferantenrechnungen. Dadurch wird die Liquidität des Unternehmens gesichert.
In der Debitorenbuchhaltung werden alle Forderungen gegenüber Kunden erfasst. Sie überwacht, ob Kundenrechnungen pünktlich bezahlt werden, und kümmert sich um das Mahnwesen bei offenen Zahlungen. Ziel ist es, die Liquidität durch zeitnahe Zahlungen der Kunden sicherzustellen.
Konten der Buchhaltung
In der Buchhaltung gibt es verschiedene Kontenarten, die für die Erfassung und Strukturierung von Geschäftsvorfällen wichtig sind. Zu den wichtigsten Konten gehören:
Bestandskonten
Bestandskonten erfassen das Vermögen und die Schulden eines Unternehmens, also z. B. Kassenbestand, Bankguthaben und Verbindlichkeiten. Sie geben den aktuellen Stand der Vermögenswerte und Schulden wider.
Erfolgskonten
Auf Erfolgskonten werden Erträge und Aufwendungen eines Unternehmens erfasst. Sie dienen dazu, den Gewinn oder Verlust eines bestimmten Zeitraums zu ermitteln.
Gewinn- und Verlustkonten (GuV-Konten)
Diese Konten fassen die Salden der Erfolgskonten zusammen und zeigen, ob ein Unternehmen Gewinn oder Verlust gemacht hat. Sie sind Teil des Jahresabschlusses.
Steuerkonten
Auf Steuerkonten werden alle steuerlich relevanten Vorgänge wie Umsatzsteuer und Vorsteuer gebucht. Sie sorgen dafür, dass die Abführung der Steuern korrekt dokumentiert wird.
Jedes Konto hat zwei Seiten: Soll und Haben. Diese Begriffe beschreiben, auf welcher Seite der Geschäftsvorfall verbucht wird.
Erklärung: Soll und Haben
Soll
Hier werden Zugänge bei Bestandskonten (wie z. B. bei Vermögensgegenständen) und Aufwendungen bei Erfolgskonten erfasst. Soll bedeutet also, dass ein Vermögenswert steigt oder eine Ausgabe getätigt wird.
Haben
Im Haben werden Abgänge bei Bestandskonten sowie Erträge bei Erfolgskonten verbucht. Das bedeutet, dass ein Vermögenswert sinkt oder ein Unternehmen Einnahmen erhält.
Bücher der Buchhaltung
In der Buchhaltung gibt es verschiedene Bücher, in denen Geschäftsvorfälle systematisch erfasst werden. Die drei wichtigsten sind:
Grundbuch (Journal)
Im Grundbuch werden alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge erfasst. Es dient als Ausgangspunkt für die Buchungen und gibt einen Überblick über alle finanziellen Transaktionen.
Hauptbuch
Das Hauptbuch fasst die Geschäftsvorfälle aus dem Grundbuch zusammen und ordnet sie systematisch den jeweiligen Konten zu. Es dient u. a. der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung und ist die Basis für den Jahresabschluss.
Nebenbücher
In den Nebenbüchern werden spezielle Bereiche der Buchhaltung detailliert erfasst. Sie unterstützen das Hauptbuch durch zusätzliche Detailinformationen. Als Beispiele sind das Kassenbuch oder das Lohnbuch zu nennen.
Digitale Buchhaltung
Die Digitalisierung hat auch die Buchhaltung erreicht. Es gibt mittlerweile zahlreiche Softwarelösungen, die Unternehmen helfen, ihre Buchhaltung online, effizient und zeitsparend zu gestalten. Digitale Buchhaltung ermöglicht es, alle finanziellen Daten online zu erfassen, Belege digital zu speichern und Berichte auf Knopfdruck zu erstellen.
Vorteile der digitalen Buchhaltung
- Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse
- Zentrale Ablage aller Dokumente
- Zugriff von überall möglich
- Geringere Fehlerquote
Die digitale Buchhaltung wirft jedoch auch Fragen auf, wie zum Beispiel: Welche ist die beste Buchhaltungssoftware? Welche Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen? Welche Buchhaltungssoftware für Einzelunternehmer? Es gibt verschiedene Optionen für Ihre Buchhaltungssoftware.
Buchhaltung Software
Zu den bekanntesten Buchhaltungsprogramme zählen:
- Lexware
Ideal für kleinere Unternehmen und Selbstständige. Es bietet viele Funktionen zur Lohnabrechnung und Steuererklärung. - DATEV
Wird vor allem von Steuerberatern verwendet, eignet sich aber auch für größere Unternehmen. - WISO
Bietet Lösungen für kleine Unternehmen und Freiberufler. - Lexoffice
Eine benutzerfreundliche Software für Kleinunternehmer und Freiberufler. - Sevdesk
Eine cloudbasierte Lösung, die sich besonders für Selbstständige eignet.
Zusätzlich gibt es Buchhaltung Apps, die es ermöglichen, Transaktionen direkt über das Smartphone zu erfassen.
Buchhaltung lernen
Für den Einstieg in die Buchhaltung gibt es verschiedene Lernmöglichkeiten. Je nach Vorwissen und Berufszielen können Sie zwischen unterschiedlichen Ausbildungs– und Weiterbildungsmöglichkeiten wählen. Zudem finden Sie im Internet Kurse, die Buchhaltung für Anfänger anbieten, die auch für Einzelunternehmer oder Selbstständige geeignet sind.
Ausbildung
Viele starten ihre Karriere in der Buchhaltung mit einer kaufmännischen Ausbildung, z.B. als Bürokaufmann/-frau oder Steuerfachangestellter. In diesen Ausbildungen lernen Sie die Grundlagen der Buchführung und Steuerlehre.
Weiterbildung
Wer bereits in einem anderen Beruf arbeitet und in die Buchhaltung wechseln möchte, kann dies über diverse Weiterbildungsangebote tun. Kurse, beispielsweise bei der IHK, oder spezifische Fortbildungen, wie die zum Bilanzbuchhalter, bieten eine hervorragende Möglichkeit, fundiertes Fachwissen zu erlangen.
Online-Lernen
Auch das Internet bietet zahlreiche Möglichkeiten. Plattformen wie Coursera, Udemy ermöglichen es, flexibel und ortsunabhängig Buchhaltungskenntnisse zu erwerben. Diese Art des Lernens ist besonders für Quereinsteiger attraktiv.
Buchhaltung Jobs
Der Job als Buchhalter bietet viele Möglichkeiten und ist in fast jeder Branche gefragt. Buchhalter sind für die korrekte Erfassung und Auswertung finanzieller Transaktionen verantwortlich und arbeiten oft eng mit Steuerberatern oder der Geschäftsführung zusammen.
Stellenangebote Buchhaltung
Stellenangebote für Buchhalter finden Sie auf den gängigen Jobportalen oder der Jobbörse der Arbeitsagentur. Auch spezialisierte Plattformen für Finanz- und Rechnungswesen bieten zahlreiche Möglichkeiten, den passenden Job zu finden.
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Buchhaltung Gehalt
Das Gehalt eines Buchhalters variiert je nach Region, Unternehmensgröße und Berufserfahrung. Im Durchschnitt verdient ein Buchhalter in Deutschland zwischen 2.500 und 3.900 Euro brutto im Monat.
Die Frage „Was verdient man als Quereinsteiger in der Buchhaltung?“ lässt sich dafür nicht pauschal beantworten, da das Einstiegsgehalt stark von der Qualifikation abhängt.
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