Gehaltszettel: Lohnabrechnung richtig erstellen & prüfen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Definition: Ein Gehaltszettel ist ein Dokument, das den monatlichen Bruttolohn sowie Abzüge (Steuern, Sozialversicherung) und das Nettogehalt ausweist. Arbeitgeber sind in Deutschland gesetzlich verpflichtet, Arbeitnehmern jeden Monat eine Lohnabrechnung auszustellen (§ 108 GewO).
• Pflichtangaben: Neben dem Brutto- und Nettogehalt muss die Entgeltabrechnung die Personalnummer, Steuerklasse und Sozialversicherungsnummer enthalten.
• Auszahlungsbetrag: Der Auszahlungsbetrag entspricht dem Nettogehalt, das auf das Arbeitnehmer-Konto überwiesen wird.
• Fristen: Die Lohnabrechnung muss in der Regel bis 2 Wochen nach Monatsende beim Arbeitnehmer vorliegen.
• Aufbewahrung: Experten empfehlen, jede Abrechnung genau zu prüfen und bei Fehlern korrigieren zu lassen. Gehaltsabrechnungen sollten Sie mindestens 6 Jahre aufbewahren.

Die eigene Entgeltabrechnung zu prüfen, lohnt sich: Laut Studien ist jede fünfte Gehaltsabrechnung fehlerhaft! Rund 36 % der Beschäftigten geben in Umfragen an, dass ihr Gehalt innerhalb der vergangenen 12 Monate mindestens einmal falsch berechnet wurde.

Was sind Pflichtangaben auf dem Gehaltszettel?

Der Gehaltszettel ist ein zentrales Dokument im Arbeitsverhältnis und dient Ihnen als monatlicher Nachweis über Ihr tatsächliches Netto-Einkommen. Gleichzeitig zeigt es Arbeitnehmern an, wie sich ihr Gehalt zusammensetzt. Damit die Gehaltsabrechnung rechtlich korrekt ist, muss sie folgende Angaben enthalten:

Basisdaten

• Persönliche Daten
  Dazu gehören Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers.
• Angaben zum Arbeitgeber
  Name und Adresse des Unternehmens müssen klar ersichtlich sein.
• Steuerdaten
  Infos zur Steuerklasse, Steuer-ID, Kirchensteuer und Kinderfreibeträge bestimmen Ihre Abzüge.
• Sozialversicherung
  Ebenfalls auf der Abrechnung stehen immer Ihre Sozialversicherungsnummer, die zuständige Krankenkasse bzw. Einzugsstelle.
• Beschäftigungsdetails
  Der Abrechnungszeitraum sowie Eintritts- und ggf. Austrittsdatum werden aufgeführt.

Lohn- und Gehaltsbestandteile

• Bruttogehalt
  Basierend auf dem Grundgehalt plus Zuschläge (z.B. für Nacht- oder Feiertagsarbeit) sowie Sonderzahlungen (Urlaubs- oder Weihnachtsgeld).
• Zusatzleistungen
  Dazu zählen etwa vermögenswirksame Leistungen (VWL), Aufwandsentschädigungen oder Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge.
• Abzüge
  Steuern und Sozialversicherungsbeiträge werden transparent vom Bruttogehalt abgezogen.
• Auszahlungsbetrag
  Am Ende steht das monatliche Nettogehalt – also der Betrag, der tatsächlich auf das Konto ausgezahlt wird.

Von wem bekomme ich meinen Gehaltszettel?

Sie erhalten Ihren Gehaltszettel vom Arbeitgeber. Dieser ist laut § 108 Gewerbeordnung verpflichtet, Ihnen eine Abrechnung in Textform auszustellen. Bei kleinen Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern wird der Gehaltszettel oft noch in Papierform ausgegeben, die meisten Unternehmen stellen ihn heute digital aus. Beide Varianten sind im Arbeitsrecht zulässig.

Wie ist der Gehaltszettel aufgebaut?

Der Aufbau des Gehaltszettels ist standardisiert. Je nach Abrechnungssoftware kann es aber leichte Unterschiede geben. Hier ein typischer Aufbau von oben nach unten:

1. Arbeitgeberdaten

• Name und Anschrift des Arbeitgebers
• Betriebsnummer (für Sozialversicherung)

2. Arbeitnehmerdaten

• Name und Anschrift des Arbeitnehmers
• Geburtsdatum
• Steuer-Identifikationsnummer
• Steuerklasse und Kirchensteuermerkmal

3. Abrechnungszeitraum

• Konkreter Zeitpunkt der Abrechnung
• Monat und Jahr

4. Verdienstangaben

• Bruttogehalt (Grundgehalt)
• Zuschläge (z.B. für Nachtarbeit, Sonn- und Feiertage)
• Sonderzahlungen (z.B. Urlaubs- oder Weihnachtsgeld)
• Vermögenswirksame Leistungen, geldwerte Vorteile, Sachbezüge

5. Abzüge

• Lohnsteuer
• Solidaritätszuschlag
• Kirchensteuer
• Sozialabgaben (Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung)

6. Nettoauszahlung

• Tatsächlicher Auszahlungsbetrag

7. Zusatzinformationen

• Urlaubstage
• Resturlaub
• Kranktage

Gehaltszettel Beispiel

Das folgende vereinfachte Beispiel zeigt einen typischen Gehaltszettel:

Gehaltszettel verstehen: Was bedeuten die Abkürzungen?

Schauen Sie sich Ihren Gehaltszettel stets genauer an und kontrollieren Sie, ob Freibeträge oder Abzüge richtig berechnet wurden. Nicht immer ist die Lohnabrechnung auf Anhieb zu verstehen – insbesondere die vielen Abkürzungen auf dem Gehaltszettel machen vielen Probleme. Unsere Übersicht zeigt, was die einzelnen Abkürzungen und Posten bedeuten:

Abkürzung	Bedeutung	Erklärung
A	Abfindung	Einmalige Zahlung bei Kündigung
AV	Arbeitslosenversicherung	Gezahlter Beitrag zur Arbeitslosenversicherung
BGRS	Beitragsgruppenschlüssel	Nummer zur Meldung bei Sozialversicherungen
E	Einmalbezug	Unregelmäßige Bezüge wie Weihnachtsgeld
GB	Gesamtbrutto	Summe aller Entgeltbestandteile
H	Hinzurechnungsbetrag	Bei Mehrfachbeschäftigung
J	Bestandteil des Gesamtbruttos	Alle Beträge, die zum Gesamtbrutto zählen
Ki.Frbtr	Kinderfreibetrag	Reduziert das zu versteuernde Einkommen und die Steuerlast
KiSt	Kirchensteuer	Gezahlter Beitrag zur Kirchensteuer
KK	Krankenkasse	Krankenkasse des Arbeitnehmers
KK %	Beitragssatz zur Krankenversicherung	Maßgeblicher Beitragssatz inklusive Zusatzbeitrag
KV	Krankenversicherung	Gezahlter Beitrag zur Krankenversicherung
L	Laufender Betrag	Regelmäßige Zahlungen wie Gehalt
LSt	Lohnsteuer	Gezahlter Beitrag zur Lohnsteuer
M	Mehrjährige Versteuerung	Bei Vergütung mehrjähriger Tätigkeiten
N	Nachberechnung	Bei Fehler im Vormonat
MFB	Mehrfachbeschäftigung	Für Mitarbeiter bei mehreren Arbeitgebern
PGRS	Personengruppenschlüssel	Art der Beschäftigung (z.B. Festanstellung)
PV	Pflegeversicherung	Gezahlter Beitrag zur Pflegeversicherung
RV	Rentenversicherung	Gezahlter Beitrag zur Rentenversicherung
S	Sonstiger Bezug	Wie Einmalbezug (siehe: E)
St	Steuer-Brutto	Gehalt + Einmalbezüge + geldwerte Vorteile
Steuer-ID	Steuer-Identifikationsnummer	Indviduelle Nummer beim Finanzamt
StKl	Steuerklasse	Bestimmt Betrag zur Lohnsteuer
SV	Sozialversicherung	Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung
Um	Umlageverfahren	Dient der Finanzierung der Sozialversicherungen
V	Vorjahr	Bezieht sich auf das Jahr vor der Anstellung
VKZ	Verarbeitungskennzeichen	Nummer zur Verarbeitung in der Buchhaltung
W	Wertguthaben	Betrag bei einem Arbeitszeitkonto
Z	Einschlägiger Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung für Kinderlose	Höhere Pflegeversicherung für kinderlose Arbeitnehmer

Die Liste mit den Erklärungen können Sie sich zusätzlich als kostenloses PDF herunterladen:

Gehaltszettel Abkürzungen (PDF)

Wie werden Brutto- und Nettogehalt berechnet?

Für Arbeitnehmer ist die wichtigste Zahl auf dem Gehaltszettel natürlich der Netto-Auszahlungsbetrag, der auf dem eigenen Konto landet. Wie hoch dieser ausfällt, hängt jedoch von zahlreichen Faktoren und Abzügen ab. Ausgangspunkt ist stets das Bruttogehalt laut Arbeitsvertrag. Aktuell beträgt der Grundfreibetrag 12.348 €, bei gemeinsam veranlagten Ehepaaren sind es 24.696 €. Erst Einkommen darüber müssen versteuert werden. Davon gehen dann Steuern und Sozialversicherungsbeiträge wieder ab. Im Detail:

Steuern

• Lohnsteuer

  Die Lohnsteuer ist eine progressive Abgabe: Je mehr Sie verdienen, desto höher der Steuersatz. Maßgeblich ist die eigene Steuerklasse (1 bis 6), die sich nach deinem Familienstand richtet. Der Eingangssteuersatz liegt in Deutschland bei 14 %, der Spitzensteuersatz bei 42 % und der sogenannte Reichensteuersatz bei 45 % (Stand: 2026).

• Kirchensteuer

  Wer Mitglied einer Landeskirche ist, zahlt zusätzlich Kirchensteuer. Diese beträgt 8 % oder 9 % der Lohnsteuer, abhängig vom Bundesland.

• Solidaritätszuschlag

  Der „Soli“ ist für die meisten abgeschafft. Nur Besserverdiener zahlen ihn noch: 5,5 % auf die Lohnsteuer – allerdings erst ab einer bestimmten Einkommenshöhe.

Sozialversicherungsbeiträge

• Arbeitslosenversicherung

  Der Beitrag zur Arbeitslosenversicherung liegt 2026 bei 2,6 % des Bruttogehalts und wird je zur Hälfte von Arbeitnehmer und Arbeitgeber getragen.

• Rentenversicherung

  Für die Altersvorsorge zahlen beide Seiten jeweils 9,3 %, insgesamt also 18,6 %. Die monatliche Beitragsbemessungsgrenze liegt derzeit bei rund 8.550 Euro.

• Krankenversicherung

  Der allgemeine Beitragssatz beträgt 14,6 %, ebenfalls hälftig geteilt. Hinzu kommt ein individueller Zusatzbeitrag der Krankenkassen (im Schnitt rund 1,7 %), der ebenfalls zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber aufgeteilt wird.

• Pflegeversicherung

  Der Beitrag liegt aktuell bei rund 3,4 %. Kinderlose zahlen einen Zuschlag von 0,6 %, den sie allein tragen.

Neben Steuern und Sozialabgaben enthält der Gehaltszettel noch weitere Positionen und Zuschläge, etwa vermögenswirksame Leistungen, Aufwandsentschädigungen oder Sonderzahlungen wie Bonuszahlungen.

Gehaltszettel prüfen: Das unbedingt beachten!

Auf den ersten Blick wirkt mancher Gehaltszettel verwirrend. Trotzdem sollten Sie die wichtigsten Informationen regelmäßig prüfen. Vor allem am Jahresanfang, wenn sich manche Steuern und Freibeträge ändern, oder wenn Sie in eine andere Steuerklasse wechseln. Auf folgende Angaben sollten Sie besonders achten:

• Steuerklasse prüfen

  Ihre Lohnsteuerklasse muss zu Ihrer aktuellen Lebenssituation passen – also ob Sie ledig, verheiratet oder verwitwet sind. Gerade bei Ehepaaren kann ein Wechsel sinnvoll sein. Prüfen Sie, ob die eingetragene Steuerklasse korrekt ist.

• Freibeträge kontrollieren

  Freibeträge senken Ihre Steuerlast – vorausgesetzt, sie sind richtig eingetragen. Dazu zählen neben dem Grundfreibetrag auch Werbungskosten oder Entlastungsbeträge für Alleinerziehende.

• Kinderfreibetrag checken

  Der Kinderfreibetrag hängt von der Anzahl, dem Alter und der Situation Ihrer Kinder ab. Bei verheirateten Eltern kann er aufgeteilt werden. Wichtig: Die Angaben müssen exakt stimmen.

• Kirchensteuer hinterfragen

  Kirchensteuer zahlen nur Mitglieder bestimmter Religionsgemeinschaften. Nach einem Kirchenaustritt sollte die Abrechnung entsprechend angepasst sein – sonst zahlen Sie unnötig weiter.

• Krankenversicherung vergleichen

  Der Zusatzbeitrag Ihrer Krankenkasse kann variieren. Auch kleine Unterschiede wirken sich auf Ihr Nettogehalt aus. Ein regelmäßiger Vergleich kann sich deshalb finanziell lohnen.

Wie lange sollte ich die Lohnabrechnung aufbewahren?

Gehaltszettel sollten Sie am besten 6 Jahre aufbewahren, mindestens aber für das laufende Jahr, bis Sie die elektronische Lohnsteuerbescheinigung vom Arbeitgeber erhalten haben. Einige Experten raten sogar dazu, Abrechnungen, Arbeitsverträge und Nachweise über die Rentenversicherung bis zur Rente aufzuheben, um entsprechende Nachweise zu haben.

Arbeitgeber wiederum sind nach § 41 EStG verpflichtet, steuerrechtliche Unterlagen wie Entgeltabrechnungen und Lohnsteuerbelege 6 Jahre aufzubewahren. Haben die Dokumente einen Bezug zur betrieblichen Gewinnermittlung, müssen Unternehmen diese sogar 10 Jahre aufbewahren.

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