Stellenbeschreibung: Was gehört hinein? Worauf achten?

Was ist eine Stellenbeschreibung? Einfach erklärt

Die Stellenbeschreibung ist eine detaillierte Beschreibung und meist standardisierte Dokumentation aller wichtigen Merkmale einer Stelle. Definiert werden darin alle Anforderungen, Aufgaben, Funktionen, Pflichten, Verantwortlichkeiten und Ziele einer Position. Die Stellenbeschreibung dient als Ausgangspunkt der Personalbeschaffung und ist ein zentrales Instrument der Personalplanung.

Als Synonyme werden für den Begriff häufig genutzt: Arbeitsplatzbeschreibung, Stellenbezeichnung, Job Description oder Position Guide.

Welche Aufgaben hat die Stellenbeschreibung?

Zu den Hauptaufgaben einer Stellenbeschreibung gehört:

Genaues Anforderungsprofil der Stelle schaffen
Arbeitsplatz organisatorisch im Unternehmen eingliedern
Aufgaben und Tätigkeiten klar beschreiben und zuordnen
Besonderheiten des Jobs aufzeigen
Funktionen der Position auf Ziele ausrichten

Unterschied: Stellenbeschreibung und Stellenausschreibung

Beide Begriffe – Stellenbeschreibung und Stellenausschreibung – werden gerne verwechselt. Sie meinen aber komplett anderes.

Stellenausschreibung
Die Stellenausschreibung ist gleichbedeutend mit einer Stellenanzeige oder einem Stellenangebot in einer Jobbörse und dient dem Recruiting und Kandidaten zur Orientierung bei der Bewerbung.
Stellenbeschreibung
Eine Stellenbeschreibung ist hingegen nur ein Teil der Stellenanzeige und findet sich auch im Arbeitsvertrag wieder. Sie enthält alle für Arbeitnehmer und Arbeitgeber relevanten Informationen zur Position. Kurz: Wenn Sie die Stellenbeschreibung gelesen haben, wissen Sie ganz genau, was im Job auf Sie zukommt und was von Ihnen erwartet wird.

Stellenbeschreibung Inhalt

Formuliert wird die Stellenbeschreibung immer personenunabhängig. Bedeutet: Personenbezogene Daten sind in der Regel nicht enthalten. Dafür definiert die Jobbeschreibung die Stelle als organisatorische Einheit in der Organisation beziehungsweise im Unternehmen und grenzt diese von anderen Positionen ab.

Wie die individuelle Beschreibung am Ende aussieht, kann von Arbeitgeber zu Arbeitgeber variieren. Welche Informationen zu Funktionen, Struktur und Aufgaben enthalten sind, hängt davon ab, welche Ziele die Personalabteilung damit verfolgt und wie viel Zeit und Aufwand investiert wird, um die Stellenbeschreibung zu erstellen. Folgende Punkte sollten allerdings immer enthalten sein:

Wichtige Elemente

Stellenbeschreibungen sollen möglichst konkret und präzise, gleichzeitig kurz und knapp formuliert sein – und folgende Elemente enthalten:

Unternehmen (Niederlassung, Filiale)
Stellenbezeichnung, Jobtitel
Stelleninhaber/in
Organisatorische Eingliederung der Position
Vorgesetzte
Stellvertreter (falls vorhanden)
Ziele der Stelle
Hauptaufgaben (Führungsaufgaben)
Nebenaufgaben
Mitwirkung in Arbeitsgruppen oder Gremien
Informationspflichten
Übertragene Verantwortung und Kompetenzen
Pflichten der Position
Zusammenarbeit mit Abteilungen, Mitarbeitern
Anforderungsprofil des Mitarbeiters

Hinzu kommen können Hinweise zu Entwicklungsperspektiven, Fortbildungs- und Förderplänen, Mentorenprogramme oder geplante Anforderungen der Stelle.

Was darf nicht in eine Stellenbeschreibung?

Nicht zur Stellenbeschreibung gehören die erwarteten Qualifikationen und Anforderungen, die ein Bewerber mitbringen soll sowie die Vorstellung und Werbung des Unternehmens (siehe: Employer Branding). Diese Inhalte gehören zur Stellenanzeige, nicht aber zur Jobbeschreibung.

Stellenbeschreibung Vorlage

Was muss alles in einer Stellenbeschreibung stehen? – Um sich ein besseres Bild von einer konkreten Arbeitsplatzbeschreibung zu machen, finden Sie im folgenden ein kostenloses Beispiel und Muster. Die Stellenbeschreibung Vorlage können Sie sich zudem HIER kostenlos als WORD-Datei herunterladen.

Stellenbeschreibung Muster und Beispiel

Job Description

Unternehmen
Fantasie GmbH und Co KG
Hauptstraße 1
12345 Musterstadt

Stellenbezeichnung
Personalsachbearbeiter

Aktuelle(r) Stelleninhaber(in)
Bea Beispiel

Abteilung
Personalmanagement und Human Ressources

Vorgesetzte(r)
Max Muster

Stellvertretung
Melanie Muster, Viktor Vorlage

Ziele der Stelle
Das Hauptziel der Stelle als Personalsachbearbeiter liegt in der qualitativen und quantitativen Personalplanung. Darüber hinaus ist der Stelleninhaber in die Gehaltskostenplanung eingebunden und unterstützt die Abteilung bei allen anfallenden Aufgaben des Personalwesens.

Aufgabenbereiche

Hauptaufgaben:
– Koordination und Durchführung von Bewerbungsprozessen
– Analyse von Bewerbungsunterlagen
– Fortlaufende Personalplanung
– Gehaltsabrechnungen

Nebenaufgaben:
– Kontrolle von Urlaubsansprüchen
– Genehmigung und Abrechnung von Fortbildungen
– Information der Mitarbeiter

Zusammenarbeit
Der Stelleninhaber arbeitet eng mit den Kollegen der Abteilung zusammen, um die anfallenden Aufgaben bestmöglich und gemeinschaftlich zu erledigen. Dem Austausch mit dem direkten Vorgesetzten kommt dabei besondere Aufmerksamkeit zu, da regelmäßige Berichte über die Personalentwicklung vorgelegt und analysiert werden.

Anforderungen
Der Stelleninhaber ist mit den Instrumenten des Personalmanagements und der Personalplanung vertraut und kann diese eigenständig anwenden. Er ist in der Lage, Bewerbungsprozesse zu planen, durchzuführen und eine für die jeweilige Position geeignete Personalauswahl zu treffen und zu betreuen. Er ist sicher im Umgang mit Gehaltskostenabrechnungen und versteht sich darauf, freundlich und professionell auf Anfragen anderer Mitarbeiter zu reagieren.

Stellenbeschreibung im Arbeitsvertrag

War die Bewerbung erfolgreich und der oder die Kandidatin konnte im Vorstellungsgespräch überzeugen, liegt irgendwann ein unterschriftsreifer Arbeitsvertrag auf dem Schreibtisch. Auch darin findet sich die Stellenbeschreibung wieder. Bevor Sie den Arbeitsvertrag unterschreiben, sollten Sie diese Abschnitt immer genau lesen. Dabei handelt es sich um Ihre beruflichen Pflichten, denen Sie im Anschluss nachkommen müssen.

Bedeutet: Was hier vereinbart wird, ist verbindlich. Achten Sie daher besonders auf Formulierungen wie „Der Arbeitnehmer muss…“ Oder: „Der Arbeitnehmer ist verpflichtet…“ Beziehungsweise: „Der Arbeitgeber kann (jederzeit)…“ – In solchen Abschnitten können sich spätere Streitpunkte wie zum Beispiel Versetzungsklauseln oder eine beliebige Veränderung der Einordnung sowie Tätigkeiten und Aufgabenverteilung verstecken.

Wie verbindlich ist eine Stellenbeschreibung?

Solange die Stellenbeschreibung nur einseitig vom Arbeitgeber formuliert wurde, dient sie eher der Orientierung. War im Arbeitsvertrag aber unterschrieben wird, ist für den Stelleninhaber rechtlich bindend. Der Arbeitgeber kann das Aufgabengebiet oder entsprechende Tätigkeiten dann nur noch im Rahmen seines Direktionsrechts modifizieren und anpassen.

Stellenbeschreibung Vor- und Nachteile

Eine genaue Stellenbeschreibung bildet die Grundlage für die Schaffung neuer Stellen und Personalplanung. Je detaillierter diese formuliert ist, desto genauer weiß jeder, wie die Organisation funktioniert und welche Aufgaben, Tätigkeiten, Ziele und Pflichten die einzelnen Mitarbeiter haben.

Vorteile

Mehr Transparenz der Anforderungsprofile
Klare Aufgabenverteilung, Zuständigkeiten, Pflichten
Verhindern von Überschneidungen
Geregelte Stellvertretung
Verbesserung der internen Zusammenarbeit
Festlegung von Kompetenzen (Entscheidungen, Unterschrift)
Nachvollziehbare Zuordnung von Verantwortung
Kontrolle der Zielerfüllung
Grundlage späterer Mitarbeiterbeurteilung
Erleichtert Formulierung von Stellenanzeigen
Fördert das Onboarding von neuen Mitarbeitern

TIPP: Die Stellenbeschreibung kann ebenso als Führungsinstrument oder Grundlage für das jährliche Mitarbeitergespräch dienen. Anhand der dokumentierten Aufgabenbeschreibung und Ziele kann die Führungskraft die bisherigen Leistungen bewerten und beurteilen oder zugleich neue Ziele und Aufgaben vereinbaren.