Abmahnung: Vorlage, Gründe, Fristen – Was tun?

Das Wichtigste in Kürze

• Warnfunktion: Die Abmahnung ist eine formelle Warnung des Arbeitgebers, dass ein Fehlverhalten nicht geduldet wird.
• Vorstufe zur Kündigung: 95 % aller verhaltensbedingten Kündigungen muss mindestens eine wirksame Abmahnung wegen desselben Verstoßes vorausgehen.
• Dokumentation: Die Abmahnung wird schriftlich festgehalten, kommt in die Personalakte und dient als Beweis, falls es zur Kündigung kommt.
• Typische Gründe: Häufige Gründe sind Verspätungen, Arbeitsverweigerung oder Verstöße gegen Unternehmensregeln.
• Reaktion: Arbeitnehmer können eine Gegendarstellung verfassen oder die Abmahnung rechtlich überprüfen lassen.
• Löschung: Nach 2-3 Jahren kann ein Anspruch auf Entfernung aus der Personalakte bestehen, wenn keine weiteren Verstöße folgen. War sie unberechtigt oder inhaltlich falsch, kann die Entfernung sofort verlangt werden.

Statistisch ist die Erfolgsquote gering: Nur rund 30 % der Abmahnungen führen zu einer harmonischen Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses, in 70 % folgt entweder eine Kündigung, ein Aufhebungsvertrag oder die Eigenkündigung des Arbeitnehmers.

Definition: Was ist eine Abmahnung im Arbeitsrecht?

Eine Abmahnung ist im Arbeitsrecht die formelle Rüge des Arbeitgebers, in der er gegenüber dem Arbeitnehmer ein konkretes Fehlverhalten beanstandet und zugleich dazu auffordert, dieses zu korrigieren.

Rechtlich dient die Abmahnung als Warnfunktion sowie als Vorstufe zu einer verhaltensbedingten Kündigung. Im Wiederholungsfall darf der Arbeitgeber den Arbeitsvertrag beenden. Dafür muss die Rüge jedoch das zu beanstandende Verhalten genau benennen. Ist sie unberechtigt, kann ihre Entfernung aus der Personalakte verlangt werden.

Was sind die häufigsten Abmahnungsgründe?

Gründe	Anteil
Arbeitsverweigerung, Minderleistung	32 %
Unpünktlichkeit, Fehlzeiten	28 %
Fehlende Krankmeldung (oder zu spät eingereicht)	18 %
Fehlverhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen	12 %
Verstoß gegen IT-Richtlinien, Datenschutz	10 %

Welche Voraussetzungen muss eine wirksame Abmahnung erfüllen?

Damit eine Abmahnung rechtswirksam ist, muss der Inhalt drei wichtige Voraussetzungen und Funktionen erfüllen:

1. Beschreibung

   Der Arbeitgeber muss darin einen konkreten Verstoß gegen arbeitsvertragliche Pflichten benennen. Der Abmahnungsgrund muss exakt aufgeführt werden – mit genauer Beschreibung des Fehlverhaltens, Datum und Uhrzeit. Allgemeine Formulierungen wie „oft“ oder „wiederholt“ reichen nicht.

2. Aufforderung

   Zusätzlich muss die Abmahnung eine klare Aufforderung enthalten, das abgemahnte Fehlverhalten in Zukunft zu unterlassen.

3. Warnung

   Ein rechtsgültige Abmahnung muss überdies auf die möglichen Konsequenzen im Wiederholungsfall hinweisen. Sie enthält daher stets eine sogenannte Kündigungsandrohung.

Eine zusätzliche Funktion der schriftlichen Abmahnung ist die Dokumentation: Sie wird in die Personalakte aufgenommen. Sollte es später zum Rechtsstreit oder zu einer Kündigungsschutzklage kommen, dient sie als handfester Beweis für das Arbeitsgericht.

Abmahnung Vorlage – kostenloses Muster

Die folgende Abmahnung-Vorlage erfüllt alle genannten Voraussetzungen und zeigt beispielhaft, wie Arbeitgeber ein Fehlverhalten abmahnen können:

Was sind zulässige Gründe für eine Abmahnung?

Arbeitgeber dürfen Angestellte nur für Verstöße gegen die Haupt- und Nebenpflichten aus dem Arbeitsvertrag abmahnen. Reine Willkür ist unzulässig. Ebenso muss die Abmahnung verhältnismäßig und das abgemahnte Verhalten willentlich und steuerbar sein. Ein Versehen kann nicht abgemahnt werden. Zulässig sind die folgenden Abmahnungsgründe:

Häufige Gründe

• Unpünktlichkeit
• Arbeitsverweigerung
• Missachtung direkter Anweisungen
• Verspätete Krankmeldungen
• Alkohol am Arbeitsplatz
• Sexuelle Belästigung von Kollegen
• Diebstahl
• Unentschuldigtes Fehlen

Weitere mögliche Gründe

• Unangemessenes Verhalten gegenüber Chef, Kollegen, Kunden
• Beleidigungen am Arbeitsplatz
• Unerlaubte Privatnutzung von Telefon und Internet
• Weitergabe von Betriebsgeheimnissen
• Unerlaubte oder zu lange Pausen (auch: Raucherpausen)
• Unerlaubte Konkurrenztätigkeit
• Missachtung von Sicherheitsvorschriften
• Störung des Betriebsfriedens
• Beschädigung von Arbeitsgeräten
• Verstoß gegen das Rauchverbot
• Schlechtleistung und grobe Fehler

Welche Folgen hat eine Abmahnung?

Die Abmahnung ist ein deutlicher Hinweis auf den Ernst der Lage, hat aber zunächst keine Konsequenzen. Wenn Mitarbeiter der Aufforderung nachkommen und das Fehlverhalten abstellen, gibt es keine weiteren Sanktionen – dies ist auch der gewünschte Effekt. Anders sieht es im Wiederholungsfall aus: Oft reicht schon eine einzige Abmahnung aus, um im zweiten Schritt eine verhaltensbedingte Kündigung auszusprechen.

Auch verjähren Abmahnungen nicht. Sie verlieren nach langer Zeit jedoch die enthaltene Warnfunktion. Eine verhaltensbedingte Kündigung ist dann nicht mehr möglich. Beispiel: Sie wurden vor 5 Jahren wegen Unpünktlichkeit abgemahnt – und waren seitdem jeden Tag pünktlich. Kommen Sie nach diesem Zeitraum erneut zu spät, ist eine Kündigung mit Verweis auf die Warnung unzulässig. Es braucht eine neue Abmahnung mit entsprechender Warnfunktion.

Wie viele Abmahnungen bis zur Kündigung?

Es ist ein Irrglaube, dass Arbeitgeber erst 2-3 Mal abmahnen müssen, bevor sie kündigen dürfen. Entscheidend ist die Schwere des Verstoßes im Einzelfall. Dies gilt aber nur für das abgemahnte Verhalten! Wurden Sie zum Beispiel wegen Unpünktlichkeit verwarnt, ist das keine Grundlage für eine Kündigung aufgrund privater Telefonate im Job.

Achtung: Unabhängig davon bleibt dem Arbeitgeber immer noch das Recht zur ⁣fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund – ohne vorherige Abmahnung! Das ist zulässig bei besonders schweren Pflichtverletzungen oder Vertrauensbruch, wie Arbeitsverweigerung, Arbeitszeitbetrug oder Diebstahl.

Abmahnung erhalten: Was tun?

Stimmen die Vorwürfe, sollten Sie Einsicht zeigen und das Fehlverhalten korrigieren. Sonst riskieren Sie Ihren Job. Je nach Schwere können Sie eine zulässige Verwarnung nach 6 Monaten bis 2 Jahren aus der Personalakte löschen lassen.

Anders sieht es aus, wenn es sich um falsche Vorwürfe handelt. In dem Fall können und sollten Sie sich wehren. Das sind Ihre Möglichkeiten:

• Sammeln Sie Beweise und Informationen

  Finden Sie zunächst entlastende Beweise, die den Anschuldigungen widersprechen. Vielleicht gibt es Kollegen, die Ihre Version bestätigen, oder Dokumente, die das Gegenteil beweisen.

• Verfassen Sie eine Gegendarstellung

  Ihre schriftliche Gegendarstellung muss ebenfalls in die Personalakte aufgenommen werden. Schildern Sie Ihre Perspektive und nennen Sie Argumente sowie Beweise für Ihre Perspektive.

• Reichen Sie Beschwerde beim Betriebsrat ein

  Sie haben das Recht, den Betriebsrat einzuschalten und Beschwerde gegen die unzulässige Abmahnung einzureichen. Dieser berät Sie und vermittelt gegenüber dem Arbeitgeber.

• Klagen Sie vor dem Arbeitsgericht

  Letzte Möglichkeit ist eine Klage vor dem Arbeitsgericht. Hier muss der Arbeitgeber beweisen, dass die Abmahnung zulässig und rechtens war. Haben Sie Erfolg, wird die Warnung gelöscht. Aber: Gab es nur formale Fehler, ist eine erneute und korrekte Abmahnung möglich.

Muss ich eine Abmahnung unterschreiben?

Nein. Eine Abmahnung müssen Arbeitnehmer nicht unterschreiben – und sollten dies auch nicht tun! Je nach Formulierung wird dies bereits als Eingeständnis der Schuld und Bestätigung der Vorwürfe gewertet. Schon eine Formulierung, wie „vom Mitarbeiter gelesen und akzeptiert“ reicht dafür aus. Mit einer voreiligen Unterschrift erschweren Sie überdies einen späteren Widerspruch. Lassen Sie sich vorher unbedingt vom Betriebsrat oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht beraten!

FAQ – Häufige Fragen zur Abmahnung

Sind schlechte Leistungen ein Abmahnungsgrund?

Solange Sie Ihren arbeitsvertraglichen Pflichten und Aufgaben nach bestem Wissen und Gewissen nachkommen, kann der Chef die besseren Ergebnisse der Kollegen (z.B. mehr Umsatz) nicht als Abmahnungsgrund anführen. Arbeitnehmer schulden dem Arbeitgeber keinen Erfolg, sondern nur die vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung.

Kann ich für eine fehlende Krankmeldung abgemahnt werden?

Arbeitnehmer müssen sich vor Beginn der offiziellen Arbeitszeit krankmelden. So weiß der Chef Bescheid und kann den Ausfall organisieren. Erst zum Arzt gehen, ein Attest holen und nach 1-2 Stunden die Krankmeldung einreichen, kann tatsächlich zur Abmahnung führen. Unternehmen können die Krankmeldung bereits ab dem ersten Tag verlangen!

Wie schnell muss ich den Abmahnungsgrund abstellen?

Eine Abmahnung gilt mit sofortiger Wirkung. Sie haben keine Frist, um sich umzustellen. Bedeutet: Mit der Abmahnung, wird von Ihnen ein unmittelbar anderes Verhalten erwartet. Arbeitgeber gewähren keine Schonfrist. Wenn Sie am nächsten Tag z.B. wieder unpünktlich zur Arbeit erscheinen, kann schon eine Kündigung folgen.

Wie oft kann ich abgemahnt werden?

Entscheidend sind der jeweilige Abmahnungsgrund sowie die Dauer, die zwischen mehreren Vergehen liegt. Je schwerer der Abmahnungsgrund, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie nach einer Abmahnung gekündigt werden. Bei leichten Vergehen können Sie bis zu drei Abmahnungen erhalten, bevor Ihr Arbeitgeber mit einer Kündigung kommt.

Können auch Arbeitnehmer den Arbeitgeber abmahnen?

Auch Arbeitgeber haben Pflichten und können von Arbeitnehmern abgemahnt werden, wenn sie diesen nicht nachkommen. Der häufigste Abmahnungsgrund gegen Arbeitgeber sind ausbleibende Gehaltszahlungen sowie Verstöße gegen Sicherheitsauflagen bzw. Arbeitnehmerschutz. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, für die Sicherheit seiner Mitarbeiter zu sorgen.

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