Abmahnung erhalten: Was jetzt zu tun ist? (inkl. Muster)

Definition: Was bedeutet eine Abmahnung?

Die Abmahnung ist eine Warnung des Unternehmens und die formale Aufforderung an einen Mitarbeiter, ein bestimmtes Fehlverhalten zukünftig zu unterlassen. Gleichzeitig droht der Arbeitgeber weitere Konsequenzen und Sanktionen an, wenn weiterhin gegen Pflichten aus dem Arbeitsvertrag verstoßen wird. Das können finanzielle Einbußen (Streichung von Sonderzahlungen) sein, oft bereitet eine Abmahnung jedoch eine spätere Kündigung vor.

Voraussetzungen: Die drei Funktionen einer Abmahnung

Um rechtlich tatsächlich von einer Abmahnung sprechen zu können, muss der Inhalt drei wichtige Voraussetzungen und Funktionen erfüllen.

1. Hinweis- und Rügefunktion
   Der Arbeitgeber beanstandet ein Verhalten des Mitarbeiters als Verstoß gegen vertragliche Pflichten. Dabei muss der Abmahnungsgrund exakt aufgeführt werden. Allgemeine Formulierungen wie „oft“ oder „wiederholt“ reichen nicht aus. Er muss konkret mit Datum und Uhrzeit den Verstoß des Mitarbeiters benennen und erklären, dass dies nicht dem erwarteten Verhalten entspricht.
2. Aufforderungsfunktion
   Neben der Missbilligung des Verhaltens muss der Chef seinen Mitarbeiter deutlich dazu auffordern, das abgemahnte Fehlverhalten in Zukunft zu unterlassen.
3. Warnfunktion
   Gleichzeitig droht er mögliche Konsequenzen für den Fall an, dass der Mitarbeiter sich weitere Verstöße dieser oder ähnlicher Art zu Schulden kommen lässt. Dabei muss erkennbar sein, dass es zu einer Kündigung kommen kann, wenn die Aufforderung nicht umgesetzt wird.

Zusätzlich wird das Fehlverhalten des Mitarbeiters dokumentiert. Der Rüffel kommt deshalb auch in die Personalakte. Sollte die Situation vor dem Arbeitsgericht landen, ist die Abmahnung ein Beweis, dass der Mitarbeiter bereits darauf hingewiesen wurde, sein Verhalten zu korrigieren und gewarnt wurde, dass eine Kündigung erfolgen kann.

Form: Wie muss eine Abmahnung erfolgen?

Eine Abmahnung kann grundsätzlich formfrei ausgesprochen werden. Somit können Mitarbeiter theoretisch mündlich abgemahnt werden, in der Praxis ist dies jedoch die Ausnahme. Arbeitgeber ziehen schriftliche Abmahnungen vor. Im Falle einer späteren Streitigkeit oder einem Rechtsstreit gibt es so einen handfesten Nachweis.

Abmahnung Muster: Kostenlose Vorlage

Zwar gibt es keine allgemein verbindliche Form für eine Abmahnung, trotzdem folgen die Schreiben meist einem typischen Muster. Das folgende Musterschreiben erfüllt die oben genannten Voraussetzungen und zeigt Ihnen beispielhaft, wie Arbeitgeber ihre Mitarbeiter für Fehlverhalten abmahnen können.

Diese Vorlage können Sie sich auch als kostenlose Word-Datei hier herunterladen:

Abmahnung Muster

Gründe: Wann kann man eine Abmahnung bekommen?

Arbeitgeber dürfen Angestellte nur dann abmahnen, wenn es dafür einen triftigen Grund gibt. Willkür des Chefs ist somit nicht möglich. Auch ist nicht jeder Fehler, den Sie im Job machen, gleich ein möglicher Abmahnungsgrund.

Abmahnungswürdig sind Verstöße gegen die Haupt- und Nebenpflichten aus dem Arbeitsvertrag. Besonders häufige Gründe sind Unpünktlichkeit, Arbeitsverweigerung, Nichteinhaltung direkter Anweisungen, verspätete Krankmeldungen, Alkohol am Arbeitsplatz oder auch Diebstahl. Weitere Abmahnungsgründe sind:

Mögliche Gründe für die Abmahnung

• Unangemessenes Verhalten gegenüber dem Chef, Kollegen oder Kunden.
• Privatnutzung von Telefon, Internet oder E-Mails, wenn dies offiziell verboten ist.
• Schlechtleistung und grobe Fehler.
• Weitergabe von Betriebsgeheimnissen.
• Nichteinhaltung geltender Sicherheitsvorschriften.
• Vergeudung von Arbeitszeit mit unerlaubten Pausen (Raucherpause, Kaffeeküchenplausch…).
• Wenn Sie regelmäßig zu spät zur Arbeit erscheinen.
• Unentschuldigtes Fehlen.
• Konkurrenztätigkeit ohne Zustimmung.
• Falscher Umgang und Beschädigung von Arbeitsgeräten.
• Alkoholkonsum während der Arbeit.
• Nichteinhaltung eines geltenden Rauchverbots.
• Beleidigungen gegen Kollegen oder Vorgesetzte.
• Handgreiflichkeiten im Job.

Zudem muss das Verhalten willentlich sein. So ist bei den obigen Gründen die Beschädigung von Arbeitsgeräten nur dann abmahnfähig, wenn der Mitarbeiter grob fahrlässig oder absichtlich handelt. Ein reines Versehen kann vom Unternehmen nicht abgemahnt werden.

Keine Abmahnungsgründe

Es gibt auch Anlässe, die keine Abmahnung rechtfertigen. In diesen Fäll kann die Rüge und Aufforderung durch den Arbeitgeber unwirksam sein:

• Sie haben die Pflichtverletzung gar nicht begangen.
• Für das Fehlverhalten waren nicht Sie, sondern ein Kollege verantwortlich.
• Das vorgeworfene Versäumnis ist keine Pflicht aus Ihrem Arbeitsvertrag.
• Es werden keine konkreten Angaben in der Abmahnung gemacht.

Folgen: Wie schlimm ist eine Abmahnung?

Die Abmahnung wird häufig mit der gelben Karte im Fußball verglichen: Sie ist ein deutlicher Hinweis auf den ernst der Lage, noch halten sich die Konsequenzen aber in Grenzen. Arbeitnehmer, die von nun an korrektes Verhalten zeigen, müssen keinerlei Sanktionen befürchten. In diesem Fall hat die Abmahnung den gewünschten Effekt gezeigt.

Eine Abmahnung kann aber eine Vorstufe zur Kündigung sein. Sie sollten den Hinweis vom Chef deshalb sehr ernst nehmen. Arbeitgeber kontrollieren genau, ob das gerügte Verhalten erneut auftritt. Wer sich nicht bessert, kann nach vorheriger Abmahnung eine verhaltensbedingte Kündigung bekommen.

Wie viele Abmahnungen bis zur Kündigung?

Es ist ein verbreiteter Irrglaube, dass ein Arbeitgeber erst zwei oder sogar drei Mal abmahnen muss, bevor er den Mitarbeiter kündigen darf. Wie viele Abmahnungen notwendig sind – oder ob überhaupt eine erfolgen muss – ist von der individuellen Situation abhängig. Sehr schwere Vergehen können den Verlust des Arbeitsplatzes ohne vorherigen Hinweis des Chefs bedeuten.

Wird ein Fehlverhalten abgemahnt, können Sie nicht sofort dafür gekündigt werden. Erst bei einer Wiederholung kann der Arbeitgeber die Warnfunktion umsetzen und kündigen. Dabei gilt: Es muss der Pflichtverstoß sein, der bereits zuvor abgemahnt wurde. Wurde ein Mitarbeiter wegen Unpünktlichkeit verwarnt, kann der Arbeitgeber diese nicht als vorangegangene Abmahnung anrechnen, um wegen privaten Telefonaten im Job zu kündigen.

Frist: Wann muss abgemahnt werden?

Der Arbeitgeber muss bei der Abmahnung keine gesetzlichen Fristen beachten. Er kann den Verstoß auch nach längerer Zeit noch rügen, meist erfolgt der Rüffel aber zeitnah. Schon deshalb, weil der Chef eine Veränderung des Verhaltens erwartet. Auch kann die Wirksamkeit nachlassen, wenn mehrere Jahre zwischen dem Fehlverhalten und der Abmahnung liegen, ohne dass es zu Wiederholungen gekommen wäre.

Wird über einen längeren Zeitraum nichts gesagt, wenn ein Mitarbeiter gegen seine Pflichten verstößt, unterstellen Arbeitsrechtler, dass das Verhalten toleriert wird. Beispiel: Ein Angestellter kommt regelmäßig 15 Minuten zu spät zur Arbeit, und der Arbeitgeber hat Kenntnis davon. Er beanstandet dies aber nicht. In dem Fall kann eine spätere Abmahnung unwirksam sein, da das Verhalten über einen langen Zeitraum stillschweigend akzeptiert wurde.

Können Abmahnungen verjähren?

Kurz gesagt: Nein, eine Abmahnung unterliegt keiner allgemeinen Verjährungsfrist und kann auch nach mehreren Jahren noch in der Akte des Mitarbeiters gelistet werden. Mit längerer Dauer verliert die Abmahnung aber ihre Warnfunktion, eine verhaltensbedingte Kündigung ist dann nicht mehr möglich.

Ein Beispiel: Vor vier Jahren wurden Sie abgemahnt, weil Sie unpünktlich waren – seit dem waren Sie immer pünktlich. Kommen Sie nach dieser Zeit noch einmal zu spät, kann nicht mit Verweis auf die vorangegangene Rüge gekündigt werden. Es braucht eine erneute Abmahnung mit entsprechender Warnfunktion.

Kann eine Abmahnung gelöscht werden?

Ja, es ist möglich, eine Abmahnung wieder aus der eigenen Personalakte löschen zu lassen. Grundsätzlich haben Mitarbeiter bei Formfehlern oder einer von Anfang an unberechtigten Abmahnung ein Recht darauf, den Eintrag entfernen zu lassen.

Berechtigte Rügen können nach einer (Besserungs-)Zeit gelöscht werden. Je nach schwere des Verstoßes gilt eine Frist von sechs Monaten bis zu zwei Jahren als angemessen. Voraussetzung ist, dass Sie das Fehlverhalten nicht wiederholt haben.

Wie verhalte ich mich bei einer Abmahnung?

Arbeitnehmer wissen oft nicht, wie Sie sich bei einer Abmahnung verhalten sollen. Im ersten Schritt gilt: Unterschreiben Sie das Dokument nicht sofort! Manchmal geht es nur darum, mit der Unterschrift den Erhalt bestätigen zu bestätigen, bei einigen Formulierungen des Schreibens bestätigen Sie aber möglicherweise die Vorwürfe.

Schon kleine Aussagen wie „vom Mitarbeiter erhalten und akzeptiert“ können dafür ausreichen. So geben Sie unfreiwillig Ihr Fehlverhalten zu, was bei einem Rechtsstreit zum Problem werden kann. Sie sind nicht zur sofortigen Unterschrift verpflichtet und können zuvor den Betriebsrat oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht hinzuziehen.

Für das weitere Vorgehen gibt es je nach Situation und Eskalation verschiedene Möglichkeiten:

1. Einsicht

   Stimmen die Vorwürfe, sollten Sie Ihr Verhalten ändern. Sie signalisieren damit, dass Sie den Grund für die Abmahnung verstehen und sich bessern wollen. Es ist ein Zeichen von Professionalität und Selbstreflexion, eigene Fehler einzusehen.

2. Gegendarstellung

   Falls Sie davon überzeugt sind und sachlich gut begründen können, dass die Abmahnung ungerechtfertigt ist, können Sie eine Gegendarstellung schreiben. Auch diese muss in die Personalakte aufgenommen werden. Sie ergänzt den Sachverhalt um Ihre Perspektive. Das kann bei einem späteren Arbeitsrechtsstreit ein wichtiger Pluspunkt für Sie und die Richter sein. Die Gegendarstellung muss unbedingt schriftlich erfolgen. Noch besser ist, Sie können für Ihre Darstellung Zeugen benennen. Außerdem kann sich die Gegendarstellung positiv auswirken, wenn der Vorgesetzte wechselt. So sieht der neue Chef nicht nur die Abmahnungen, sondern auch Ihre Sicht.

3. Betriebsratsbeschwerde

   Formal muss der Betriebsrat vor dem Aussprechen der Abmahnung weder informiert noch angehört werden. Dafür können Sie ihn hinterher einschalten. Insbesondere dann, wenn Sie ungerechtfertigte Abmahnungen aus der Personalakte entfernen lassen möchten. Allerdings stellt dies eine Eskalationsstufe dar. Es wird damit für den Chef unangenehm und er muss sich rechtfertigen. Bleibt er bei seiner Einschätzung, bleibt auch die Abmahnung in der Personalakte. In dem Fall hilft nur der nächste Schritt.

4. Klage

   Ist der Vorgesetzte uneinsichtig, bleibt als letzter Ausweg eine Klage gegen die Abmahnung. Im Erfolgsfall erzwingen Sie die Löschung. Falls der Chef Sie vor Kollegen öffentlich gerügt hat, können Sie sogar durchsetzen, dass die unwahren Behauptungen genauso öffentlich zurückgenommen und richtig gestellt werden. Das Ganze hat sogar noch eine juristische Finesse: Trifft nur ein Vorwurf in der Abmahnung nicht zu oder gibt es einen kleinen formalen Fehler, ist die gesamte Abmahnung unwirksam. Allerdings kann der Arbeitgeber danach jederzeit erneut eine korrekte und diesmal wasserdichte Abmahnung aussprechen.

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