Abmahnung: Worauf achten? Was tun? + Vorlage

Was ist eine Abmahnung?

Die Abmahnung im Arbeitsrecht ist die formelle Aufforderung an einen Mitarbeiter, ein gezeigtes Fehlverhalten in Zukunft zu unterlassen. Sie ist eine offizielle Warnung und Hinweis auf weitere Konsequenzen bei Wiederholung des Pflichtverstoßes.

Rechtlich kann die Abmahnung die Vorstufe zu einer Kündigung sein. Im Wiederholungsfall darf das Unternehmen den Arbeitsvertrag beenden.

3 Voraussetzungen für wirksame Abmahnungen

Um rechtlich von einer Abmahnung sprechen zu können, muss der Inhalt 3 wichtige Voraussetzungen und Funktionen erfüllen.

1. Beschreibung

   Der Arbeitgeber beanstandet ein Verhalten des Mitarbeiters als Verstoß gegen vertragliche Pflichten. Der Abmahnungsgrund muss exakt aufgeführt werden – mit genauer Beschreibung des Fehlverhaltens, Datum und Uhrzeit. Allgemeine Formulierungen wie „oft“ oder „wiederholt“ reichen nicht.

2. Aufforderung

   Zusätzlich enthält die Abmahnung eine klare Aufforderung, das abgemahnte Fehlverhalten in Zukunft zu unterlassen.

3. Warnung

   Ein gültige Abmahnungen weist deutlich auf die möglichen Konsequenzen im Wiederholungsfall hin: Sie enthält ist eine deutliche Warnung, dass bei erneutem Fehlverhalten eine Kündigung droht.

Eine zusätzliche Funktion der Abmahnung ist die Dokumentation. Sie wird in die Personalakte aufgenommen. Deshalb wird sie (fast) immer schriftlich erteilt. Sollte es später zu Streit kommen, gibt es einen handfesten Beweis für das Arbeitsgericht.

Abmahnung Muster: Kostenlose Vorlage

Zwar gibt es keine allgemein verbindliche Form für eine Abmahnung, trotzdem folgen die Schreiben oft einem typischen Muster.

Die folgende Vorlage erfüllt die oben genannten Voraussetzungen und zeigt beispielhaft, wie Arbeitgeber ihre Mitarbeiter für Fehlverhalten abmahnen können.

⇨ Kostenlos herunterladen: Abmahnung Vorlage (Word-Datei)

Gründe: Wann bekomme ich eine Abmahnung?

Arbeitgeber dürfen Angestellte nur abmahnen, wenn es einen triftigen Grund gibt. Reine Willkür des Chefs ist unzulässig. Auch ist nicht jeder Fehler, den Sie im Job machen, gleich ein Abmahnungsgrund.

Abmahnungswürdig sind allein Verstöße gegen die Haupt- und Nebenpflichten aus dem Arbeitsvertrag. Zudem muss das abgemahnte Verhalten willentlich und steuerbar sein. Ein Versehen zum Beispiel kann nicht abgemahnt werden. Hier eine Übersicht zulässiger Abmahnungsgründe:

Häufige Gründe

• Unpünktlichkeit
• Arbeitsverweigerung
• Nichteinhaltung direkter Anweisungen
• Verspätete Krankmeldungen
• Alkohol am Arbeitsplatz
• Sexuelle Belästigung von Kollegen
• Diebstahl
• Unentschuldigtes Fehlen

Weitere mögliche Gründe

• Unangemessenes Verhalten gegenüber Chef, Kollegen, Kunden
• Beleidigungen am Arbeitsplatz
• Unerlaubte Privatnutzung von Telefon / Internet
• Weitergabe von Betriebsgeheimnissen
• Unerlaubte oder zu lange Pausen (auch: Raucherpausen)
• Unerlaubte Konkurrenztätigkeit
• Missachtung von Sicherheitsvorschriften
• Störung des Betriebsfriedens
• Beschädigung von Arbeitsgeräten
• Verstoß gegen Rauchverbot
• Schlechtleistung und grobe Fehler

Wann ist eine Abmahnung unzulässig?

Nicht jede Abmahnung vom Chef ist rechtens. Eine Möglichkeit: Die vorgeworfene Pflichtverletzung hat gar nicht stattgefunden oder ein anderer Kollege war dafür verantwortlich.

Weitere Gründe, wann eine Abmahnung unzulässig ist:

• Unverhältnismäßige Reaktion des Chefs
• Fehlende Inhalte (Beschreibung, Aufforderung, Warnung)
• Kein willentliches Verhalten
• Unbegründete Vorwürfe
• Ungenaue Verallgemeinerungen
• Kein Verstoß gegen Pflicht aus dem Arbeitsvertrag

Unzulässige Abmahnungen löschen

Bei Formfehlern oder grundsätzlich unberechtigten Abmahnungen haben Mitarbeiter ein Recht darauf, den Eintrag aus der Personalakte zu entfernen. Zudem können auch zulässige Verwarnungen wieder gelöscht werden. Wird das Fehlverhalten nicht wiederholt (je nach Schwere für 6 Monate bis 2 Jahre), wird der Verstoß nicht weiter aufgeführt.

Welche Folgen hat eine Abmahnung?

Die Abmahnung ist ein deutlicher Hinweis auf den Ernst der Lage, hat aber zunächst keine Konsequenzen. Wenn Mitarbeiter der Aufforderung nachkommen und das Fehlverhalten abstellen, gibt es keine weiteren Sanktionen – dies ist der gewünschte Effekt der Maßnahme.

Arbeitgeber kontrollieren aber genau, ob es zu einer Wiederholung kommt. Bleibt die Besserung aus, kann im nächsten Schritt eine verhaltensbedingte Kündigung folgen.

Wie viele Abmahnungen bis zur Kündigung?

Arbeitgeber müssen nicht 2 oder 3 mal abmahnen, bevor die Kündigung kommt. Dies ist ein Irrglaube. Entscheidend ist die individuelle Situation. Eine einzige Abmahnung kann ausreichen – schwere Vergehen brauchen möglicherweise gar keinen vorherigen Hinweis vom Chef.

Wurde ein Pflichtverstoß abgemahnt, dürfen Arbeitgeber bei Wiederholung die Warnfunktion umsetzen. Dies gilt aber nur für das abgemahnte Verhalten. Wurden Sie zum Beispiel wegen Unpünktlichkeit verwarnt, ist das keine Grundlage für eine Kündigung aufgrund privater Telefonate im Job.

Abmahnung erhalten: Was soll ich tun?

Stimmen die Vorwürfe, weil Sie einen Fehler gemacht haben, sollten Sie Einsicht zeigen und es künftig besser machen – das zeigt Größe und Professionalität. So hat die Abmahnung keine weiteren Folgen und ist bald vergessen.

Anders sieht es aus, wenn Sie sich gegen falsche Vorwürfe durch den Chef wehren wollen. Hier haben Sie diese Möglichkeiten:

• Sammeln Sie Beweise und Informationen

  Finden Sie Beweise, die den Anschuldigungen widersprechen. Vielleicht gibt es Kollegen, die Ihre Version bestätigen oder Dokumente, die das Gegenteil beweisen.

• Verfassen Sie eine Gegendarstellung

  Ihre schriftliche Gegendarstellung muss ebenfalls in die Personalakte aufgenommen werden. Schildern Sie Ihre Perspektive und nennen Sie Argumente sowie Beweise für Ihre Perspektive.

• Reichen Sie Beschwerde beim Betriebsrat ein

  Sie haben das Recht, den Betriebsrat einzuschalten und Beschwerde gegen die unzulässige Abmahnung einzureichen. Dieser berät Sie und vermittelt mit dem Arbeitgeber.

• Klagen Sie vor dem Arbeitsgericht

  Letzte Möglichkeit ist eine Klage vor dem Arbeitsgericht. Hier muss der Arbeitgeber beweisen, dass die Abmahnung zulässig und rechtens war. Haben Sie Erfolg, wird die Warnung gelöscht. Aber: Gab es nur formale Fehler, ist eine erneute (diesmal korrekte) Abmahnung möglich.

Muss ich eine Abmahnung unterschreiben?

Sie müssen eine Abmahnung nicht unterschreiben – und sollten dies auch nicht tun! Je nach Formulierung wird dies bereits als Eingeständnis der Schuld und Bestätigung der Vorwürfe gewertet. Schon kurze Formulierungen wie „vom Mitarbeiter gelesen und akzeptiert“ reichen dafür aus.

Mit einer voreiligen Unterschrift erschweren Sie einen späteren Widerspruch. Lassen Sie sich vorher vom Betriebsrat oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht beraten!

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