Was ist eine Arbeitsbescheinigung?
Die Arbeitsbescheinigung ist ein Nachweis des Arbeitgebers über die Beschäftigung eines Mitarbeiters, die bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgestellt wird. Arbeitnehmer brauchen das Dokument, wenn sie Arbeitslosengeld beantragen wollen.
Sie dient der Agentur für Arbeit als Nachweis über alle wichtigen Daten des Beschäftigungsverhältnisses wie Beginn und Ende der Tätigkeit, Arbeitszeiten, Gehalt, Kündigungsgrund und Zeiten ohne Anspruch auf Lohn. Sie ist Grundlage für die Entscheidung über Anspruch und Höhe der Leistung.
2 Arten der Arbeitsbescheinigung
Je nach beantragter Leistung gibt es zwei Arten der Arbeitsbescheinigung:
- Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB II für den Anspruch auf Arbeitslosengeld
- Arbeitsbescheinigung nach § 57 SGB II für den Anspruch auf Bürgergeld
Vorlage für die Arbeitsbescheinigung
Für das Formular gibt es eine Vorlage direkt von der Bundesagentur für Arbeit. Diese können Arbeitgeber (oder auch Mitarbeiter) kostenlos herunterladen oder direkt digital ausfüllen. Über den folgenden Link kommen Sie zur Vorlage der Bundesagentur für Arbeit:
- Arbeitsbescheinigung: Vorlage für Arbeitslosengeld (Download)
- Arbeitsbescheinigung: Vorlage für Bürgergeld (Download)
Pflicht zur Ausstellung einer Arbeitsbescheinigung
Arbeitgeber sind zur Ausstellung einer Arbeitsbescheinigung verpflichtet. Einzige Voraussetzung: Der Mitarbeiter oder die Bundesagentur für Arbeit müssen das Unternehmen dazu auffordern, das Formular auszufüllen und einzureichen. Unaufgefordert muss der Betrieb nicht aus Eigeninitiative eine Bescheinigung zur Beschäftigung erstellen.
Heißt für Sie: Bitten Sie Ihren Chef schriftlich darum, eine Arbeitsbescheinigung auszufüllen und einzureichen. Sie können dabei auch gleich auf das nötige Formular verweisen, das macht es Ihrem Arbeitgeber noch leichter.
Elektronische Arbeitsbescheinigung (BEA)
Für Unternehmen besteht seit einigen Jahren nicht nur die Pflicht zur Erstellung, sondern zur elektronischen Übermittlung der Arbeitsbescheinigung an die Bundesagentur für Arbeit. Dafür steht der Service BEA („Bescheinigungen elektronisch annehmen“) zur Verfügung.
Das soll den Prozess beschleunigen, sicherer machen und die Papierform unzähliger Dokumente überflüssig machen. Sie können im Anschluss eine digitale Kopie von der Agentur für Arbeit anfordern.
Muster: Formulierung für die Anforderung einer Arbeitsbescheinigung
Sie haben einen rechtlichen Anspruch auf die Arbeitsbescheinigung und der Chef muss der Aufforderung nachkommen. Für den Antrag reicht ein einfaches und formloses Schreiben. Die eindeutige Aufforderung und Bitte um Ausstellung des Formulars ist genug, um das Unternehmen in die Pflicht zu nehmen.
Das folgende Muster zeigt eine mögliche Formulierung, wie Sie eine Arbeitsbescheinigung bei Ihrem ehemaligen Arbeitgeber beantragen:
Ausstellung einer Arbeitsbescheinigung
Sehr geehrter Herr Personaler,
für mein Arbeitsverhältnis im Unternehmen Muster AG vom TT.MM.JJJJ bis zum TT.MM.JJJJ benötige ich für die Bundesagentur für Arbeit eine Arbeitsbescheinigung. Hiermit bitte ich Sie, das Formular auszufüllen und mir zeitnah per Post zu schicken. Meine aktuelle Adresse lautet: Max Muster, Beispielweg 1, 12345 Kleinstadt.
Mit freundlichen Grüßen
Max Muster
Teilweise fordert die Bundesagentur für Arbeit das Dokument auch selbst bei Ihrem ehemaligen Arbeitgeber an. In diesem Fall müssen Sie nichts tun.
Inhalt: Was steht in der Arbeitsbescheinigung?
Die Arbeitsbescheinigung enthält alle Daten und Informationen, die der Bundesagentur bei der Leistungsentscheidung zu Arbeitslosengeld, Bürgergeld oder anderen Sozialleistungen helfen. Dazu gehört folgender Inhalt auf dem Formular:
- Betriebsnummer
- Name
- Vollständige Anschrift
- Ansprechpartner
- Telefonnummer, E-Mail
- Vor- und Nachname
- Vollständige Anschrift
- Rentenversicherungsnummer oder Geburtsdatum
- Lohnsteuermerkmale
- Beginn des Arbeitsverhältnisses
- Ende des Arbeitsverhältnisses
- Jobtitel, Position im Unternehmen
- Arbeitsort
- Unterbrechungen von Gehaltszahlungen
- Gründe für die Unterbrechung
- Angaben zur Arbeitslosenversicherung
- Angaben zur gesetzlichen Rentenversicherung
- Angaben zur knappschaftlichen Rentenversicherung
- Zeitpunkt der Kündigung
- Wer hat gekündigt?
- Gab es einen Aufhebungsvertrag?
- War es eine betriebsbedingte, verhaltensbedingte Kündigung?
- Gab es Vereinbarungen zu einer Abfindung?
- Vereinbarte Arbeitszeit pro Woche
- Änderungen der vereinbarten Arbeitszeit
- Grund für veränderte Arbeitszeiten
- Beginn der Arbeitszeitänderung
- Abrechnungszeiträume der letzten 12 Monate
- Rechtskreis (Ost oder West)
- Beitragspflichtiges Bruttoarbeitsentgelt
- Beitragspflichtige Einmalzahlungen
- Gehalt nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses
- Urlaubsabgeltung
- Abfindung oder Entschädigung
1. Angaben zum Arbeitgeber
Aus der Arbeitsbescheinigung muss eindeutig der Arbeitgeber hervorgehen. Dazu werden alle nötigen Informationen im Formular abgefragt:
2. Angaben zum Arbeitnehmer
Auch der Arbeitnehmer muss durch die Arbeitsbescheinigung eindeutig identifiziert werden. Wichtig sind alle persönlichen Daten:
3. Angaben zur Beschäftigung
Unternehmen müssen einige Angaben zu den Details des Beschäftigungsverhältnisses machen. Dazu zählen:
4. Angaben zur Beitragspflicht
Ob ein Anspruch auf Arbeitslosengeld besteht, hängt von den Versicherungszeiten des Arbeitnehmers ab. Entsprechend enthält die Arbeitsbescheinigung Informationen zur Beitragspflicht.
5. Angaben zur Beendigung der Beschäftigung
Da es um Arbeitslosengeld und den Anspruch auf Leistungen geht, ist gerade die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses ein wichtiger Aspekt. Zu den notwendigen Angaben zählen:
6. Angaben zur wöchentlichen Arbeitszeit
Unternehmen müssen Auskünfte über die regelmäßige durchschnittliche Arbeitszeit des Mitarbeiters machen. Wichtig sind auch Änderungen innerhalb der letzten 42 Monate.
7. Angaben zum Arbeitsentgelt
Die Bundesagentur für Arbeit verlangt genaue Angaben zum Arbeitsentgelt innerhalb der letzten 12 Monate. Hier reicht nicht nur die Angabe des Gehalts, es braucht konkrete Informationen:
8. Angaben zu Leistungen nach Beendigung der Beschäftigung
Gab es nach Ende der Zusammenarbeit noch Leistungen oder Ansprüche auf Zahlungen, müssen diese in der Arbeitsbescheinigung genannt werden. Mögliche Leistungen sind:
Frist: Bis wann muss die Bescheinigung eingereicht werden?
Es gibt keine gesetzlichen Fristen für das Erstellen und Einreichen der Bescheinigung. Wollen Sie einen Antrag auf Arbeitslosengeld stellen, fordert der zuständige Sachbearbeiter Sie oder Ihren Arbeitgeber auf, das Formular auszufüllen. Meist wird hierzu eine Frist von bis zu 4 Wochen gesetzt. Der genaue Zeitraum variiert aber je nach Einzelfall.
Wie lange werden Formulare rückwirkend ausgestellt?
Haben Sie nicht gleich nach der Kündigung einen Antrag bei Ihrem Arbeitgeber gestellt, können Sie dies später nachholen. Typischerweise werden Bescheinigungen bis zu 12 Monate rückwirkend ausgestellt.
Keine Arbeitsbescheinigung ausgestellt?
Sie haben Ihren ehemaligen Chef bereits um die Erstellung einer Arbeitsbescheinigung gebeten, dieser hat darauf aber nicht reagiert? Diese Schritte helfen weiter:
- Arbeitgeber schriftlich erinnern
Erinnern Sie noch einmal freundlich an Ihren Antrag und die Arbeitsbescheinigung. - Agentur für Arbeit informieren
Folgt keine Antwort, informieren Sie Ihren Sachbearbeiter bei der Arbeitsagentur. - Aufforderung wird offiziell
Der Arbeitgeber bekommt eine offizielle Aufforderung und muss handeln. - Sanktionen werden verhängt
Bei hartnäckiger Weigerung sind Bußgelder möglich, damit Arbeitgeber der Pflicht nachkommen.
Um Verzögerungen zu vermeiden, sollten Sie sich frühzeitig um die Bescheinigung kümmern und mit dem Arbeitgeber sprechen. So verlieren Sie nach der Kündigung keine Zeit und erhalten möglichst zeitnah die Leistungen, die Ihnen zustehen.
Fehler in Arbeitsbescheinigung: Was tun?
Kommt es zu Fehlern in der Arbeitsbescheinigung, sollte dies möglichst schnell korrigiert werden. Meist ist dies einfach und unbürokratisch möglich. Arbeitgeber kontaktieren die Bundesagentur für Arbeit, sprechen mit dem zuständigen Sachbearbeiter und passen die fehlerhaften Angaben an. Bei Fragen oder Unklarheiten läuft der Kontakt auch andersrum – das Arbeitsamt meldet sich beim Unternehmen, um Informationen abzuklären oder nachzufragen.
Ein neues Formular muss hierfür meist nicht ausgefüllt und eingereicht werden. Fehler führen auch nicht zu Strafen. Ausnahme: Es wurden vorsätzlich falsche Angaben gemacht.
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