Checkliste: Auf welche Unterlagen haben Arbeitnehmer Anspruch?
Eine Kündigung kann aus unterschiedlichen Kündigungsgründen erfolgen. Das Recht dazu haben beide Seiten – Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Allerdings sind dabei in der Regel gesetzliche oder arbeitsvertragliche Kündigungsfristen zu beachten.
Mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses haben Arbeitnehmer jedoch einen Anspruch auf einige offizielle Unterlagen, die Sie später noch brauchen – zum Beispiel für die Bewerbung. Wir zeigen Ihnen in der folgenden Checkliste, welche Unterlagen Ihnen der Ex-Arbeitgeber aushändigen muss:
1. Arbeitsbescheinigung
Die Arbeitsbescheinigung weist nach, innerhalb welches Zeitraums Sie bei dem Arbeitgeber beschäftigt waren. Damit erbringen Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zum Beispiel bei der Arbeitsagentur den notwendigen Nachweis, um den Anspruch auf Arbeitslosengeld geltend zu machen.
2. Arbeitszeugnis
Mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses haben Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Das ist automatisch ein „einfaches Arbeitszeugnis“ – für die Bewerbungsunterlagen benötigen Sie aber meist ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Das müssen Sie aktiv und explizit anfordern! Am besten gleich zusammen mit dem Kündigungsschreiben.
3. Gesundheitszeugnis
Arbeitnehmer, die in der Lebensmittelbranche oder Gastronomie arbeiten, müssen ihre Gesundheit mittels Gesundheitszeugnis belegen. Sie benötigen das Dokument auch für die nächste Stelle (sofern kein Branchenwechsel geplant ist) und haben daher Anspruch auf die Herausgabe. Ebenfalls besteht ein Anspruch haben Sie auf Aushändigung der Erstbelehrung gemäß § 43 des Infektionsschutzgesetzes.
4. Sozialversicherungsnachweis
Wurde der Sozialversicherungsausweis im Original vorgelegt, muss der Ex-Arbeitgeber diesen auch wieder zurückgeben. Eine Kopie darf er hingegen behalten. Auszuhändigen ist ebenfalls die Bescheinigung über die Meldung zur Sozialversicherung.
5. Urlaubsnachweis
Sie können sich vom Arbeitgeber eine Bescheinigung ausstellen lassen, in der der bisher gewährte oder finanziell abgegoltene Urlaub belegt wird. Der neue Arbeitgeber kann einen solchen Urlaubsnachweis verlangen, um zu vermeiden, dass sein Mitarbeiter doppelten Urlaub in Anspruch nimmt (siehe: Resturlaub).
6. Vermögenswirksame Leistungen
Einen Nachweis über sämtliche Unterlagen, die die betriebliche Altersvorsorge, Betriebsrente sowie vermögenswirksame Leistungen betreffen, sollten Sie sich ebenfalls für einen späteren Nachweis aushändigen lassen.
Worauf habe ich keinen Anspruch auf Herausgabe?
Einige Arbeitnehmer wollen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses wissen, welche Informationen zu ihrer Person im Laufe der Jahre gesammelt wurden. Die sogenannte Personalakte kann zum Beispiel Bewerbungsunterlagen enthalten, Nachweise zur Krankenkasse oder Fortbildungen, einen Schwerbehindertenausweis sowie etwaige Ermahnungen oder Abmahnungen.
Arbeitnehmer haben jedoch keinen Anspruch auf Herausgabe der Personalakte. Dafür haben sie nach § 18 des Betriebsverfassungsgesetzes das Recht, Einsicht in diese Akte zu nehmen. Der Inhalt muss je nachdem mindestens 3 Jahre, manche steuerlich relevanten Dokumente sogar 6 Jahre lang vom Arbeitgeber aufbewahrt werden.
Besteht für die Dokumente eine Bringschuld oder Holschuld?
Der ehemalige Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, die genannten Unterlagen mit Sorgfalt und inhaltlich korrekt zu erstellen. Ebenso hat er diese Ihnen vollständig auszuhändigen. Verweigert er die Aushändigung, können Sie dagegen arbeitsgerichtlich klagen.
Grundsätzlich besteht aber keine Bringschuld. Der Arbeitgeber muss Ihnen die Unterlagen nur aushändigen, wenn Sie diese ausdrücklich anfordern und verlangen. Im Regelfall liegt also eine Holschuld für Arbeitnehmer vor. Gute Arbeitgeber stellen diese aber dennoch am letzten Arbeitstag bereit.
Die Holschuld kann sich unter Umständen in eine Schickschuld ändern. Das gilt zum Beispiel in diesen Fällen:
- Die Unterlagen sind noch nicht fertig, weil der Mitarbeiter fristlos gekündigt wurde.
- Der ehemalige Mitarbeiter ist an einen entlegenen Wohnort verzogen oder schwer erkrankt. Eine Abholung wäre unzumutbar.
- Dem ehemaligen Mitarbeiter wurde Hausverbot erteilt.
In diesen Fällen trägt der ehemalige Arbeitgeber das Risiko und die Kosten für den Versand der Unterlagen.
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