Diensthandy sollte im Vertrag geregelt sein
Den einen Last, den anderen Privileg: Stellt der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter ein Diensthandy zur Verfügung, kann er dies nicht einfach ablehnen – offenbar bestehen triftige Gründe, da sonst keine Kommunikation gewährleistet ist. Ob das Diensthandy allerdings auch zur privaten Nutzung zur Verfügung steht, ist damit noch nicht geklärt. Das sollte schriftlich in einem Vertrag geregelt sein.
Nur dann können sich Angestellte sicher sein, dass es keine Schwierigkeiten gibt. Denn im Falle einer Duldung kann es im Streitfall schwierig sein, die Zustimmung des Chefs nachzuweisen. Heißt auch: Sofern weder im Arbeitsvertrag eine entsprechende Klausel die Diensthandynutzung regelt oder ein separater Vertrag existiert, ist die Handynutzung nur für berufliche Zwecke vorgesehen.
Vertrag fürs Diensthandy: Das sollte rein
Gibt es eine schriftliche Vereinbarung fürs Diensthandy, sollten Sie darauf achten, was im einzelnen drin steht. Wichtige Punkte neben der Art der Nutzung sind die Kostenübernahme, Datensicherheit und Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeit. Überlässt Ihr Chef Ihnen ausdrücklich die private Nutzung, dürfen Sie Folgendes:
- Telefonate mit Freunden führen
- Nachrichten an Freunde & Familienmitglieder schicken
- Im Internet auf sozialen Kanälen surfen und Mails abrufen
Eine Möglichkeit, dienstliche und private Zwecke zu trennen, ist ein Handy mit zwei SIM-Karten. Alternativ dazu können Unternehmen eine sogenannte MDM-Software verwenden. Dabei handelt es sich um Mobile-Device-Management-Systeme (daher das Kürzel MDM), welche die mobilen Geräte in das Unternehmen einbinden. So lassen sich die Unternehmensdaten jederzeit kontrollieren und von privaten Daten trennen. Das ermöglicht beispielsweise bei Diebstahl die Löschung von sensiblen Inhalten per Fernzugriff.
Diensthandy + Steuer
Stellt der Arbeitgeber ein Diensthandy zur Verfügung, betrachtet das Finanzamt das nicht als geldwerten Vorteil. Heißt: Sie müssen es nicht versteuern. Das gilt auch, wenn Sie es privat nutzen dürfen und ebenso für Laptops, Drucker oder Software.
Wiederum von der Steuer absetzen können Selbstständige ihr Handy, indem sie die Kosten als Betriebsausgaben geltend machen. Aber auch Arbeitnehmer können ihr Handy von der Steuer absetzen. Dazu zählen neben Anschaffungs- auch Reparaturkosten. Voraussetzung ist in jedem Fall, dass sie zwischen beruflicher und privater Nutzung unterscheiden. Arbeitnehmer können diese Ausgaben in der Steuererklärung als Werbungskosten angeben.
Diensthandy Erreichbarkeit: Sollte man immer erreichbar sein?
Sinn und Zweck eines Diensthandys ist die Erreichbarkeit, auch wenn der Mitarbeiter auf einem Außentermin unterwegs ist. Das Firmenhandy hat somit immer eingeschaltet und griffbereit zu sein. Aber natürlich hat die ständige Erreichbarkeit ihre Grenzen: Normalerweise gilt die Erreichbarkeit eben nur für die Arbeitszeit.
Und auch dann kann der Arbeitgeber zwar jederzeit anrufen, der Mitarbeiter muss aber nicht den Anruf entgegennehmen. Außerhalb der Arbeitszeiten kann der Chef Erreichbarkeit nur dann einfordern, wenn der Mitarbeiter sich in Rufbereitschaft befindet. In dem Fall ist allerdings auch eine Extravergütung oder Freizeitausgleich erforderlich. Nach Feierabend, im Urlaub und am Wochenende (beziehungsweise freien Tagen) können Sie das Diensthandy somit ausschalten.
Rechte + Pflichten des Mitarbeiters
Zunächst das Wichtigste: Auch wenn der Kollege ein Diensthandy erhält – einen Anspruch darauf haben Arbeitnehmer nicht. Der Chef kann grundsätzlich selbst entscheiden, wem er ein Smartphone zukommen lässt und wem nicht. Die Privatnutzung ist ein Zugeständnis, das gegebenenfalls möglich ist. In jedem Fall sollten Mitarbeiter aber sehr sorgfältig mit dem Gerät umgehen:
Haftung bei grober Fahrlässigkeit
Wird Ihr Diensthandy trotz umsichtigen Verhaltens gestohlen oder nimmt es Schaden, weil es Ihnen hingefallen ist, kommt der Arbeitgeber in der Regel dafür auf. So auch bei normalem Verschleiß. Vorsicht jedoch bei grob fahrlässigem Verhalten: Arbeitnehmer sind beispielsweise verpflichtet, Firmeninterna zu schützen – beispielsweise durch eine PIN, Fingerabdruck oder Passwort. Tun sie das nicht, kann im Falle eines Diebstahls nicht nur der Sachwert, sondern Schadensersatz verlangt werden. Zudem riskieren Sie schlimmstenfalls eine Abmahnung.
Daten dürfen für Dritte nicht zugänglich sein
Ist eine private Nutzung erlaubt, ist sie technisch oft eingeschränkt. So können Arbeitnehmer beispielsweise nur bestimmte, vom Unternehmen freigegebene Apps installieren. Ob beispielsweise Messenger wie Whatsapp dazu gehören, sollten Sie zuvor ausdrücklich klären. Denn das amerikanische Unternehmen ist aus datenschutzrechtlicher Sicht problematisch, da es nicht mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vereinbar ist: Die App greift auf die gesamte Adress- und Telefonliste nebst Namen, Telefonnummern und E-Mailadressen zu und übermittelt diese auf amerikanische Server. Besonders bei beruflicher Nutzung liegt hier ein abmahnungswürdiger Rechtsverstoß vor.
Vorsicht bei Privatnutzung während der Arbeit
Datingapps, Messenger und Konten in sozialen Netzwerken sind in der Regel nicht arbeitsrelevant. Wenn der Arbeitgeber die Installation erlaubt, sollten Mitarbeiter dennoch vorsichtig mit der Benutzung sein. Ein Anruf auf dem Diensthandy während der Arbeitszeit ist womöglich noch unproblematisch – wenn es sich um eine kurze Ausnahme oder einen Notfall handelt. Anders sieht es aus, wenn Sie längere Gespräche führen oder während der Arbeitszeit chatten. Dann machen Sie Pause ohne auszustempeln – und begehen Arbeitszeitbetrug.
Rechte + Pflichten des Arbeitgebers
Die Rechte und Pflichten sind abhängig davon, ob ein Arbeitgeber das Diensthandy auch zur privaten oder ausschließlich beruflichen Nutzung freigibt.
Der Chef darf das Diensthandy kontrollieren
Zumindest, wenn er dem Mitarbeiter die private Nutzung untersagt hat, ist dem Arbeitgeber die vollumfängliche Überwachung erlaubt. Das beinhaltet:
- Mithören von Telefonaten
- Mitlesen von E-Mails
- Einsicht in gespeicherte Dateien wie Fotos, Videos, Textdateien & Tonaufnahmen
- Prüfung von Verbindungsnachweisen
- Kontrolle besuchter Internetseiten
- Ortung per GPS
Von Zeit zu Zeit kann der Arbeitgeber stichprobenartig überprüfen, ob sein Angestellter sich an die berufliche Nutzung hält. Umso wichtiger für Arbeitnehmer, die Rechte des Arbeitgebers zu kennen. Denn wer sich vermeintlich sicher fühlt und den Chef hintergeht, könnte ein böses Erwachen erleben. In so einem Fall kann es zur Abmahnung oder sogar Kündigung kommen.
Der Chef darf das Diensthandy nicht kontrollieren
Anders, wenn der Chef ausdrücklich die Privatnutzung des Firmenhandys erlaubt: In dem Fall darf er weder Einblick in Mails, Aufnahmen oder ähnliches nehmen. Auch die Erfassung von Bewegungsdaten oder das Mithören von Anrufen ist ihm verboten.
Der Chef hat ein Mitspracherecht
Aber selbst wenn das Diensthandy zur privaten Nutzung freigegeben ist, darf der Mitarbeiter nicht damit machen, was er will. Das Firmenhandy ist eben in erster Linie immer noch zum beruflichen Gebrauch gedacht. Wollen Sie also bestimmte Apps darauf installieren, sollten Sie vorab Rücksprache mit Ihrem Chef halten. Denn manche Apps können Viren enthalten und damit die Nutzung gefährden. Auch hier kann eine Zuwiderhandlung eine Abmahnung oder Schadensersatz nach sich ziehen.
Der Chef kann das Handy bei Kündigung zurückfordern
Das gilt zumindest, wenn das Diensthandy ausschließlich zum beruflichen Gebrauch bestimmt ist. Das Handy ist Eigentum der Firma. Es wird beispielsweise im Falle eines Ausscheidens aus dem Unternehmen so wie Schlüssel oder andere Dinge zurückgegeben. Auch bei Verbleib im Unternehmen kann der Arbeitgeber es jederzeit zurückfordern. Sollte ein Mitarbeiter die Herausgabe verweigern, kann auch das eine Kündigung oder Klage nach sich ziehen.
Anders kann der Sachverhalt liegen, wenn der Chef den Privatgebrauch des Diensthandys erlaubt hat. Hier entscheiden entsprechende Regelungen im Vertrag. Sollte das Unternehmen dem Mitarbeiter das Handy überlassen, sind in jedem Fall die betrieblichen Daten zu löschen. Umgekehrt sollte ein Arbeitnehmer dringend private Daten auf einem anderen Datenträger sichern und auf dem Diensthandy löschen, sofern er es zurückgeben muss.
Der Chef kann Erlaubnis widerrufen
Möglich auch, dass ein Diensthandy zunächst zur privaten Nutzung freigegeben ist, der Chef diese aber später widerruft. Das kann vorkommen, wenn ein Unternehmen schlechte Erfahrungen macht. Beispielsweise gehen die Mitarbeiter nicht pfleglich mit den Geräten um, es fallen unverhältnismäßig häufig Reparaturkosten an.
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