Definition: Was ist ein Bewerber Screening?
Ein Bewerber Screening ist eine legale und systematische Überprüfung eines Bewerbers während des Bewerbungsprozesses – üblicherweise kurz vor der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages.
Ziel des Background-Checks (auch: Pre-Employment Screening, kurz: PES) ist, die Angaben im Lebenslauf oder Aussagen im Vorstellungsgespräch zu überprüfen und den Arbeitgeber so vor Betrug und falschen Angaben zu schützen.
Wozu sind Bewerber-Screenings wichtig?
Bewerber-Screenings verfolgen meist mehrere Ziele. Dazu gehören:
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Risikosenkung
Die Überprüfung von Bewerberdaten soll vor Risiken wie arglistige Täuschung durch falsche Angaben, mangelnde Qualifikationen oder relevante Vorstrafen frühzeitig schützen.
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Qualitätssteigerung
Bewerber-Screenings können zugleich bei der Bewerberauswahl helfen und so die Qualität von Einstellungen verbessern.
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Kosteneinsparung
Eine sorgfältige Hintergrundüberprüfung vor der Einstellung kann langfristig Kosten sparen, weil dadurch Fehlbesetzungen und die damit verbundenen Probleme minimiert werden.
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Sicherheitsoptimierung
In bestimmten Branchen – z.B. Banken oder Sicherheitsfirmen – ist ein Bewerber Screening unerlässlich, um die Sicherheit der Organisation und der Kundendaten zu gewährleisten.
Was wird bei der Hintergrundüberprüfung gemacht?
Der Bewerbercheck kann verschiedene Maßnahmen beinhalten – wie etwa die Faktenüberprüfung der eingereichten Bewerbungsunterlagen. Hinzu kommen können:
- Polizeiliches Führungszeugnis
- Psychologische Eignungstest
- Assessment-Center
- Internetrecherche (inklusive Social Media)
- Anrufe bei Referenzgebern
- Anrufe bei ehemaligen Arbeitgebern
- Überprüfung von Arbeitzeugnissen
- SCHUFA-Auskunft
- Handelsregistereinträge, Compliance Datenbanken
- Presseartikel
- Detektive
Die meisten Personaler wollen damit in erster Linie sicherstellen, dass der Bewerber oder die Bewerberin sowohl fachlich wie persönlich geeignet ist. Allerdings müssen sie bei der Bewerberüberprüfung strenge rechtliche Vorgaben – z.B. Datenschutz und Persönlichkeitsrechte – unbedingt beachten!
Pre-Employment Screening Hintergrund
Seinen Ursprung hat das Bewerber Screening in den USA und Großbritannien, wo es bei nahezu allen Bewerbern genutzt wird. In den USA dürfen laut „National Association of Professional Background Screeners“ (NAPBS) Arbeitgeber auf folgende Quellen zurückgreifen: Standesamtsregister, Lizenzprüfungen, Gutachten, Fahrerdaten und Datensätze aus vergangenen Arbeitsverhältnissen, Vorstrafen. Ein besonders gründliches Bewerber Screening umfasst sogar Drogentests oder psychologische Gutachten – etwa zur Handschrift.
Background-Check in Deutschland: Was ist erlaubt?
Niemand kauft gerne die Katze im Sack. Auch Unternehmen und Personaler nicht. Dass bei besonders wichtigen Positionen oder sensiblen Jobs Kandidaten einem Background-Check unterzogen werden, ist also nachvollziehbar. Allerdings ist nicht alles davon, was teilweise gemacht wird, auch erlaubt oder legal.
Grundsätzlich sind Bewerber Screenings in Deutschland erlaubt. Jedoch müssen sich Arbeitgebe bei der Überprüfung von Kandidaten an das Persönlichkeitsrecht sowie an die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) halten. Bedeutet konkret:
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🟢 Erlaubt: Nutzung Freier Daten
Solange sich die Hintergrundüberprüfung auf öffentliche Selbstauskünfte und frei verfügbare Daten im Internet bezieht, bewegen sich Personaler im rechtlich erlaubten Rahmen. Unternehmen dürfen nach § 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 BDSG auch personenbezogene Daten erheben, sofern diese über Suchmaschinen allgemein zugänglich sind.
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🟡 Eingeschränkter Zugang
Heikel wird es bei Hintergrundchecks für die eine Anmeldung in einem Netzwerk erforderlich ist, weil diese Daten nur für einen bestimmten Personenkreis (oder enge Kontakte) gedacht sind. Das BDSG gestattet in § 32 allerdings die Erhebung personenbezogener Daten von Bewerbern, wenn dies aus geschäftlichen Gründen notwendig ist. Wenn es zum Beispiel Anhaltspunkte für eine Straftat gibt oder ein „schutzwürdiges Interesse“ des Arbeitgebers besteht.
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🔴 Verboten: Heimliche Nachforschungen
Heimliche Anrufe bei ehemaligen Arbeitgebern oder der Einsatz von Detektiven greifen zu stark in die Persönlichkeitsrechte der Bewerber ein – sie sind illegal! Hierfür ist die Einwilligung des Kandidaten zwingend erforderlich. Hinzu kommen die Vorgaben des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG): Niemand darf aufgrund des Background-Checks wegen seines Geschlechts, Alters, ethnischen Herkunft oder sexuellen Identität diskriminiert oder abgelehnt werden!
Generell unzulässige Überprüfungen sind die Erhebung von Gesundheitsdaten ohne Einwilligung, der Check von politischen oder religiösen Überzeugungen oder die Hintergrundrecherche zu Familienstand oder Schwangerschaft.
Keine Regel ohne Ausnahmen: So dürfen Frauen im Vorstellungsgespräch zwar eigentlich nicht nach einer geplanten oder bestehenden Schwangerschaft gefragt werden. Das gilt aber nicht, sobald die Art der Arbeit die Mutter oder das Kind gefährden könnten. Ebenso haben Arbeitgeber in der Gastronomie oder Lebensmittelherstellung ein Auskunftsrecht zu ansteckenden Krankheiten.
Bewerber Screening zu Vorstrafen erlaubt?
Etwaige Vorstrafen gehen Arbeitgeber zwar nichts an. Es gibt jedoch auch hier Ausnahmen: Diese bestehen immer dann, wenn es für den Arbeitgeber ein „berechtigtes Interesse“ für diese Auskünfte besteht.
Wer Rechtsanwalt oder Polizist werden sowie als Kassierer beziehungsweise für einen Sicherheitsdienst arbeiten will, muss angeben, ob er oder sie schon einmal strafrechtlich verurteilt wurde oder ob es dazu ein schwebendes Verfahren gibt.
Weitere Beispiele für erlaubte Screennings nach Vorstrafen:
- Apotheker
Zum Beispiel Überprüfung auf Medikamentenmissbrauch - Bankangestellte
Zum Beispiel Überprüfung auf Vermögensdelikte - Jugendtrainer
Zum Beispiel Überprüfung auf Sexualdelikte - Berufskraftfahrer
Zum Beispiel Vergehen im Straßenverkehr - Erzieher
Zum Beispiel wegen Missbrauch
Hat die Vorstrafe nichts mit dem angestrebten Job oder Beruf zu tun, dürfen Arbeitgeber dies jedoch nicht prüfen – und Bewerber dürfen Fragen dazu auch mit Lügen beantworten.
Achtung falsche Angaben in der Bewerbung!
Hier und da ein bisschen übertreiben und Erfolge schönreden – das machen viele. Wer beim Lebenslauf optimieren jedoch Kompetenzen frei erfindet, Jobs hinzufügt oder Zeugnisse und Noten fälscht, riskiert den Job – auch Jahre nach der Einstellung! Fliegen solche handfesten Lügen auf und waren sie seinerzeit einstellungsrelevant, droht sogar die fristlose Kündigung. Der Arbeitgeber kann den Arbeitsvertrag dann wegen arglistiger Täuschung anfechten. In schweren Fällen können Unternehmen sogar Schadenersatz verlangen. Es droht sogar ein zivilrechtliches Strafverfahren: Schwere Urkundenfälschung wird mit bis zu 5 Jahren Haft oder Geldstrafe bestraft.
Bewerber Screening überstehen: Was kann ich tun?
Jobsuchende sollten vor allem Ihre Bewerber-Rechte kennen. Bestimmte Auskünfte müssen sie weder in den Bewerbungsunterlagen, noch müssen Sie im Vorstellungsgespräch auf unzulässige Fragen wahrheitsgemäß antworten.
Gleichzeitig sollten Sie darauf achten, welche Informationen Sie im Internet über sich öffentlich preisgeben. Das gilt nicht nur für persönliche Angaben, den Lebenslauf oder Ihre Postings – etwa auf Linkedin. Genauso wichtig ist Ihr Verhalten in Social Media, Ihre Kommentare oder Likes. Wer dort zum Beispiel negativ über ehemalige Arbeitgeber lästert, reduziert seine Jobchancen dramatisch.
Die meisten Bewerber bekommen von dem Background-Check und Personaler-Screening gar nichts mit. Seien Sie bei Freundschafts- oder Kontaktanfragen daher stets vorsichtig und schützen Sie Ihre Privatsphäre über entsprechende Profileinstellungen!
Tipps für Unternehmen beim Bewerber Screening
Ganz gleich, ob ein Arbeitgeber selbst ein Bewerber Screening durchführt oder einen Dienstleister damit beauftragt: Nur geschulte Mitarbeiter sollten solche Background-Checks durchführen und zugleich einer Qualitätskontrolle gemäß Datenschutz und Achtung der Privatsphäre unterliegen. Sobald ein Unternehmen gesetzliche Bestimmungen bei der Suche nach Informationen verletzt, hat das zivil- oder strafrechtliche Konsequenzen, vom Schaden für die Reputation und das Employer Branding ganz zu schweigen.
Um nicht nur gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, sondern für die Bewerber nachvollziehbar zu sein, sollten Arbeitgeber eigene Richtlinien für das Bewerber Screening aufstellen. Das erhöht die Akzeptanz bei potenziellen Kandidaten. Möglich wäre, das Vorgehen über entsprechende Dossiers oder Briefings zu kommunizieren. Dazu gehört ebenfalls, dass man Bewerbern Gelegenheit gibt, zu kritischen Ergebnissen Stellung zu nehmen und diese zu erläutern oder richtigzustellen.
Kriterien für Bewerber Screenings
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Nachvollziehbarkeit
Ein Unternehmen muss darlegen können, in welchem Zusammenhang die recherchierten Informationen zur Stelle stehen. Ebenfalls müssen die Beurteilungsfaktoren geklärt sein, nach denen Persönlichkeit oder soziale Kompetenzen gemessen werden.
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Quelle
Was Unternehmen unbedingt beachten sollten: Woher stammen die relevanten Informationen? Bedeutet Sie sollten den Wahrheitsgehalt und die Seriosität einer Quelle unbedingt prüfen! Haltlose Behauptungen können weitreichende negative Konsequenzen haben.
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Bewerberrechte
Dabei sollten Unternehmen beachten, dass Bewerber das Recht haben, bestimmte Aussagen beziehungsweise den Zugang zu Quellen zu verweigern. So etwa, wenn jemand eine Kontaktanfrage auf Linkedin nicht annimmt oder der Bewerber zuvor entsprechende Einstellungen an seinem Profil vornimmt.
Durch den Fachkräftemangel und der wachsenden Druck auf viele Unternehmen und die Personalabteilungen, ist die Versuchung groß, neuerdings sogar KI (Künstliche Intelligenz) bei der Kandidatenauswahl einzusetzen. Die Lösung verspricht zwar kurzfristige Erleichterung, ist aber nicht minder gefährlich! Auch hier dürfen Sie Bewerber nicht einfach „ausspionieren“ oder die KI dazu nutzen, Kandidaten automatisch abzulehnen – erst recht nicht, aufgrund diskriminierender Kriterien.
Transparenz gewinnt
Generell sollten Unternehmen und Arbeitgeber offen und transparent mit dem Thema Bewerber Screening umgehen – es ist zu sensibel, weil stets das Arbeitgeberimage mit auf dem Spiel steht.
Informieren Sie Bewerber in der Schlussrunde deshalb möglichst aktiv und ehrlich darüber, dass Sie noch ein Bewerber Screening durchführen und erklären Sie detailliert, welche Daten Sie sammeln. Besser noch, Sie holen dazu eine schriftliche Zustimmung ein.
Gleichzeitig sollten Sie nur Daten erheben, die für die Position relevant sind. Das Privatleben bleibt tabu! Falls Sie unsicher sind, sollten Sie sich unbedingt ausführlich über die gesetzlichen Grundlagen juristisch beraten lassen.
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