Verschwiegenheitspflicht im Job: Was darf ich nicht sagen?

Definition: Was ist Verschwiegenheitspflicht?

Verschwiegenheitspflicht ist die vertragliche oder rechtliche Verpflichtung von Arbeitnehmern oder ganzen Berufsgruppen, vertrauliche Informationen nicht an außenstehende Dritte weiterzugeben. Sie schützt sensible Daten, persönliche Informationen und Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse, die Mitarbeiter im Rahmen der beruflichen Tätigkeit erfahren.

Unterliegen Sie der Verschwiegenheitspflicht, müssen Sie sicherstellen, dass solche Informationen weder mündlich noch schriftlich weitergegeben, veröffentlicht oder missbraucht werden. Dabei geht es nicht nur um die bewusste Weitergabe von Daten oder Wissen. Auch der fahrlässige Umgang mit Informationen und die so verschuldete Veröffentlichung kann arbeitsrechtliche Konsequenzen haben.

Grundlage: Gesetz und Arbeitsvertrag

Die Verschwiegenheitspflicht für Arbeitnehmer ergibt sich als Nebenpflicht aus dem Arbeitsvertrag. Hat der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse an der Geheimhaltung von Daten oder Informationen, dürfen Mitarbeiter diese nicht an Außenstehende weitergeben.

Hinter der arbeitsvertraglichen Pflicht zur Verschwiegenheit steht der Grundsatz von Treu und Glauben: Vertragspartner müssen Rücksicht auf die Interessen des anderen nehmen (§ 241 und 242 BGB). Teile der Verschwiegenheitspflicht ergeben sich auch aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen

Zusätzlich gilt das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG). Es soll geschäftliche und wirtschaftliche Informationen vor der unerlaubten Nutzung, Erlangung und Verbreitung schützen.

Arten der Verschwiegenheitspflicht

Die unterschiedlichen Grundlagen bedeutet auch: Die Verschwiegenheitspflicht ist nicht einheitlich. Es wird in der Praxis zwischen verschiedenen Arten unterschieden:

• Vertragliche Verschwiegenheitspflicht

  Die Pflicht zum Stillschweigen über Betriebsinterna und -geheimnisse wird explizit durch eine Klausel im Arbeitsvertrag geregelt oder gilt als Nebenpflicht.

• Gesetzliche Verschwiegenheitspflicht

  Verschiedene Gesetze wie das GeschGehG oder die DSGVO schreiben eine Verschwiegenheitspflicht für unterschiedliche Bereiche und Informationen vor.

• Beamtenrechtliche Verschwiegenheitspflicht

  Auch für Beamte gilt eine strenge Verschwiegenheitspflicht für dienstliche Informationen. Mehr dazu weiter unten im Artikel.

• Berufsbezogene Verschwiegenheitspflicht

  Zahlreiche Berufsgruppen haben eine besondere Pflicht zur Verschwiegenheit rund um berufsbezogene Informationen. Diese gehen über die normalen vertraglichen Pflichten hinaus und ein Verstoß kann sogar strafrechtlich verfolgt werden.

Was fällt unter die Verschwiegenheitspflicht?

Unter die Verschwiegenheitspflicht fallen alle Informationen, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind und deren Weitergabe dem Arbeitgeber, Kunden, Patienten oder Geschäftspartnern schaden könnte. Dazu gehören insbesondere folgende Beispiele:

1. Personenbezogene Daten

Alle Informationen, die sich auf eine identifizierbare Person beziehen. Beispiele:

• Name, Adresse, Telefonnummer
• Gesundheitsdaten
• Gehaltsinformationen von Kollegen
• Leistungsbeurteilungen oder Abmahnungen
• Personalakten

2. Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse

Dies umfasst vor allem internes Wissen, das für das Unternehmen wirtschaftlich wichtig ist. Beispiele:

• Produktionsverfahren
• Forschungs- und Entwicklungsprojekte
• Kundendatenbanken
• Kalkulationen, Margen, Preise
• Lieferantenkonditionen
• Strategische Unternehmenspläne
• Innovationen
• Rezepte

3. Finanz- und Unternehmensdaten

Verschwiegenheit gilt dringend für interne wirtschaftliche Informationen, die nicht öffentlich sein dürfen. Beispiele:

• Umsätze, Gewinne und Verluste
• Kreditverträge
• Investitionspläne
• Interne Budgetzahlen
• Businesspläne
• Jahresabschlüsse (außer bei Offenlegungspflicht)

4. Kundendaten und Kundeninformationen

Die Verschwiegenheitspflicht gilt nicht nur für interne Informationen, sondern auch für alle Daten, die von Privat- sowie Geschäftskunden erlangt werden. Dies ergibt sich aus dem Datenschutz. Beispiele:

• Persönliche Daten von Kunden
• Vertragsinhalte
• Kaufverhalten

5. Informationen über interne Prozesse

Konkrete interne Abläufe, Prozesse oder Absprachen sind nicht für die Öffentlichkeit gedacht. Hier hat das Unternehmen ein Interesse an der Geheimhaltung. Beispiele:

• Interne Arbeitsanweisungen
• Sicherheitsprotokolle
• Notfallpläne
• Interne Audits

6. Strategische Informationen

Für Arbeitnehmer gilt eine Verschwiegenheitspflicht für alle Daten, die Rückschlüsse auf die aktuelle und zukünftige Ausrichtung des Unternehmens zulassen. Deren Veröffentlichung könnte wirtschaftlichen Schaden bedeuten. Beispiele:

• Geplante Produkteinführungen
• Marketingstrategien
• Geplante Übernahmen oder Fusionen
• Interne Restrukturierungen
• Strategische Partnerschaften

7. Rechtliche und vertrauliche Dokumente

Alle Inhalte mit rechtlicher Relevanz oder besonderem Schutzbedarf müssen vertraulich behandelt werden. Beispiele:

• Vertragsentwürfe
• Verhandlungsprotokolle
• Interne Gutachten
• Interne Compliance-Meldungen
• Juristische Stellungnahmen

8. Medizinische Geheimnisse (für Gesundheitsberufe)

Besonders wichtig und umfangreich ist die Verschwiegenheitspflicht in medizinischen Berufen. Sie umfasst alle Informationen zu den Patienten. Neben persönlichen Informationen gilt sie besonders für:

• Diagnosen
• Therapien
• Laborwerte
• Arztbriefe
• Krankenakten

9. Technische Informationen

Technisches Know-how und die IT-Infrastruktur sind ein wichtiger Wirtschaftsfaktor in vielen Bereichen. Entsprechrend greift auch hier die Verschwiegenheitspflicht, weil Unternehmen ein schützenswertes Interesse in diesen Bereichen haben. Beispiele:

• Quellcodes
• Softwarearchitektur
• Netzwerk- oder Serverstrukturen
• Sicherheitslücken
• Technische Entwicklungsunterlagen

10. Interne Kommunikationsinhalte

Was intern kommuniziert wird, ist nicht für Außenstehende gedacht. Wichtige Kommunikation innerhalb des Unternehmens darf nicht veröffentlicht oder weitergegeben werden. Beispiele:

• Interne E-Mails
• Vorstandsmitteilungen
• Teamchats (Slack, Teams…)
• Interne Präsentationen

Verschwiegenheitspflicht: Muster im Arbeitsvertrag

Teilweise wird die Verschwiegenheitspflicht ganz konkret im Arbeitsvertrag oder einer eigenständigen Verschwiegenheitserklärung geregelt. Hier verpflichten sich Arbeitnehmer durch die Unterschrift zusätzlich zum Stillschweigen über sensible Informationen.

Das folgende Muster zeigt, wie eine solche Klausel und Vereinbarung in der Praxis aussehen kann.

Disclaimer: Das Muster dient lediglich als Beispiel und zur Orientierung. Es ersetzt keine fachliche Prüfung und Beratung durch einen Anwalt für Arbeitsrecht. Falls Sie das Muster verwenden, übernehmen wir keinerlei Haftung für die korrekte Anwendung im Einzelfall.

Verschwiegenheitspflicht für Beamte

Für Beamte in Deutschland gilt eine strenge Verschwiegenheitspflicht. Diese ist auch im Gesetz (§ 37 Beamtenstatusgesetz) und in den den entsprechenden Landesbeamtengesetzen verankert. Wir erklären die wichtigsten Punkte für die beamtenrechtliche Verschwiegenheitspflicht:

Grundsatz: Schweigepflicht über dienstliche Angelegenheiten

Beamte dürfen nicht über dienstlichen Angelegenheiten sprechen, die ihnen im Rahmen ihrer Tätigkeit bekannt werden. Das gilt gegenüber Privatpersonen und auch anderen Behörden, wenn diese nicht zuständig sind. Diese Pflicht umfasst insbesondere personenbezogene Daten, interne Vorgänge, vertrauliche Dokumente und Informationen über Entscheidungen, Planungen oder Abläufe im Dienst.

Wichtig: Für Beamte bleibt die Pflicht zur Verschwiegenheit auch nach Beendigung des Beamtenverhältnisses weiter bestehen. Verstöße führen zu Disziplinarmaßnahmen.

Ausnahmen: Wann dürfen Beamte Auskunft geben?

Eine Offenbarung dienstlicher Geheimnisse ist nur in einigen Ausnahmen erlaubt. Dazu zählen vor allem eine dienstliche Befugnis oder Verpflichtung (z.B. erforderliche Weitergabe für eine Dienstaufgabe) oder eine ausdrückliche Genehmigung der Dienststelle. Erlaubt und sogar vorgeschrieben ist die Weitergabe von Informationen bei gesetzlichen Offenbarungspflichten für Beamte.

Konsequenzen: Strafrechtlicher Schutz vom Amtsgeheimnissen

Die Verschwiegenheitspflicht für Beamte wird durch das Strafgesetzbuch abgesichert. § 353b StGB regelt die Verletzung des Dienstgeheimnisses und einer besonderen Geheimhaltungspflicht. Heißt: Beamte machen sich strafbar, wenn sie unbefugt Amtsgeheimnisse offenbaren. Im schlimmsten Fall drohen eine Geldstrafe oder sogar bis zu 5 Jahren Freiheitsstrafe.

Besonderheit: Verschwiegenheitspflicht vs. Hinweisgeberschutz

Seit 2023 gilt das neue Hinweisgeberschutzgesetz: Es erlaubt die Offenlegung von Missständen über sichere Meldewege, ohne die Verschwiegenheitspflicht zu verletzen. Unbefugte öffentliche Offenlegung ist aber weiterhin verboten. Das gilt grundsätzlich auch für Weitergabe in privaten Gesprächen mit Ehepartnern oder Freunden – hier ist der Nachweis aber in den meisten Fällen nicht möglich.

Verstoß: Was sind die Folgen?

Ein Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflicht ist keine Kleinigkeit und auch kein Kavaliersdelikt. Wenn Sie vertrauliche Informationen unbefugt weitergeben und an Dritte preisgeben, drohen verschiedene Konsequenzen.

Wie genau die Folgen aussehen, hängt von der Art, Schwere und den Auswirkungen des Verstoßes ab:

• Arbeitsrechtliche Folgen

  Arbeitgeber können zu verschiedenen arbeitsrechtlichen Maßnahmen greifen. Sie müssen zumindest mit einer Abmahnung rechnen. Abhängig von der konkreten Situation sind aber auch eine ordentliche Kündigung oder in besonders schweren Fällen eine fristlose Kündigung denkbar.

• Zivilrechtliche Folgen

  Entsteht dem Unternehmen durch den Verstoß ein finanzieller Schaden, kann der Arbeitgeber einen Anspruch auf Schadensersatz haben (§ 280 BGBG). Zudem kann der Chef eine Unterlassungsklage gegen Betroffene anstreben.

• Strafrechtliche Folgen

  Bei einem Verstoß gegen die Verletzung von Privatgeheimnissen (§ 203 BGB) zum Beispiel von Ärzten oder anderen Berufsgruppen sind strafrechtliche Konsequenzen möglich. Das Gesetz sieht hier eine Geldstrafe oder eine Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr vor.

Beispiele für Verstöße gegen die Verschwiegenheitspflicht

Es gibt zahllose Möglichkeiten für Verstöße gegen die Verschwiegenheitspflicht und die Konsequenzen für Betroffene. Wir haben zum besseren Verständnis und zur Einordnung Beispiele zusammengestellt.

Die genannten Folgen sind dabei die wahrscheinlichen Maßnahmen und drohenden Auswirkungen. Die konkreten Konsequenzen unterscheiden sich im Einzelfall und werden vom Arbeitgeber oder einem Gericht entschieden:

Beispiel: Weitergabe von Kundendaten an Dritte

Ein Mitarbeiter einer Bank gibt privat sensible Kontoinformationen eines Kunden an einen Bekannten weiter. Mögliche Konsequenzen:

• Fristlose Kündigung
• Schadensersatzansprüche

Beispiel: Veröffentlichung vertraulicher Informationen in sozialen Medien

Eine Pflegekraft postet Details über einen Patienten und dessen gesundheitlichen Zustand auf Facebook. Mögliche Konsequenzen:

• Fristlose Kündigung
• Geldstrafen wegen Datenschutzverstoßes
• Strafrechtliche Konsequenzen (§ 203 BGB)

Beispiel: Weitergabe von Geschäftsgeheimnissen an Wettbewerber

Ein Ingenieur schickt technische Zeichnungen an ein direktes Konkurrenzunternehmen. Mögliche Konsequenzen:

• Schadensersatzansprüche
• Abmahnung oder Kündigung

Beispiel: Mitnahme vertraulicher Unterlagen beim Arbeitsplatzwechsel

Ein Vertriebsmitarbeiter nimmt Kundendaten mit zu einem neuen Arbeitgeber. Mögliche Konsequenzen:

• Unterlassungs- und Schadensersatzklage
• Einstweilige Verfügung
• Vertragsstrafen (falls vereinbart)

Beispiel: Unbefugtes Einsehen vertraulicher Daten

Ein Krankenhausmitarbeiter schaut sich vertrauliche Patientenakten an, ohne dass es für seine Arbeit notwendig wäre. Mögliche Konsequenzen:

• Abmahnung
• Meldung aufgrund von Verstößen gegen Datenschutz
• Bußgeld für Arbeitgeber

Beispiel: Gespräche über Firmeninterna in der Öffentlichkeit

Mitarbeiter sprechen laut über geplante Entlassungen oder interne Projekte im Zug oder einem Café. Mögliche Konsequenzen:

• Abmahnung
• Im Wiederholungsfall Kündigung
• Schadensersatz, wenn ein konkreter Schaden entsteht

Beispiel: Fehlende Verschwiegenheit gegenüber Familie

Ein Mitarbeiter erzählt zu Hause von vertraulichen Vertragsverhandlungen, den Ergebnissen und Auswirkungen. Mögliche Konsequenzen:

• Abmahnung
• Fristlose Kündigung (je nach Schwere)
• Haftung bei nachweisbarem Schaden

Verschwiegenheitspflicht aufgehoben: Was darf man erzählen?

Die Verschwiegenheitspflicht ist eine wichtige Auflage und regelt konkrete Verbote für Arbeitnehmer. Es gibt allerdings einige Ausnahmen, in denen die Pflicht aufgehoben ist. In diesen Fällen dürfen Sie Informationen und Daten teilen:

• Ausdrückliche Erlaubnis

  Haben Sie eine ausdrückliche Erlaubnis zur Weitergabe von Informationen, wird damit die Verschwiegenheitspflicht nicht gebrochen. Diese sollten Sie aber unbedingt schriftlich haben, um später im Zweifelsfall nachweisen zu können, dass der Geheimnisherr (= Person, dessen Information zu schützen ist) Sie als Geheimnisträger (= Person, die eine geheime Information kennt) von Ihrer Pflicht zur Verschwiegenheit entbindet.

• Stillschweigende Erlaubnis

  In manchen Situationen braucht es keine schriftliche Erlaubnis – es reicht, wenn von dem Einverständnis ausgegangen werden kann (konkludente Einwilligung). Schlägt der Arzt vor, seinen Patienten zu überweisen und zeigt sich dieser damit einverstanden, stimmt er stillschweigend zu, dass der Arzt auch seine Unterlagen und Informationen an den Kollegen weiterreicht. Auch nach einem Unfall oder einer Straftat wird von einer mutmaßlichen Erlaubnis ausgegangen, wenn das Opfer bewusstlos ist.

• Verhinderte Straftat

  Mitarbeiter haben keine Verschwiegenheitspflicht, wenn es um Straftaten des eigenen Arbeitgebers geht. Die Rechtsprechung geht davon aus, dass kein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers bei illegal erworbenem Wissen vorliegt. So können Whistleblower Missstände anprangern, um diese zu beheben oder wenn ein öffentliches Interesse an dem Thema besteht. Sie können den Betriebsrat und etwaige Aufsichtsbehörden verständigen.

• Rechtfertigender Notstand

  Besteht eine größere Gefahr, kann die Verschwiegenheitspflicht ausgesetzt werden. Geregelt wird dieser rechtfertigende Notstand in § 34 StGB als eine „nicht anders abwendbare Gefahr für Leib, Freiheit, Ehre, Eigentum oder ein anderes Rechtsgut“ bezeichnet. Wird beispielsweise ein Kind in einer Familie vernachlässigt und befindet sich dadurch in Gefahr, kann der Sozialarbeiter diese Information trotz Schweigepflicht weitergeben, um das Kind zu schützen. Ebenso darf ein Psychotherapeut die Polizei informieren, wenn ein Patient konkret mit einer Gewalttat droht.

Dies sind jedoch seltene Ausnahmen. Für die große Mehrheit der Situationen gilt: Halten Sie sich an die Verschwiegenheitspflicht und gehen Sie nicht fahrlässig mit Informationen um, die Sie durch Ihren Job bekommen. Schon unbedachte Gespräche mit Außenstehenden können einen Verstoß bedeuten und Konsequenzen haben.

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