Sekretärin: Aufgaben, Ausbildung, Gehalt + Bewerbung

Sekretär / Sekretärin werden: Steckbrief

Das Wichtigste zum Berufsbild Sekretär/in im Steckbrief auf einen Blick:

Warum sollte ich Sekretärin bzw. Sekretär werden?

Die Berufswahl der Sekretärin bietet einen sicheren Arbeitsplatz mit abwechslungsreichen Aufgaben. Wer gerne organisiert, kommuniziert und den Überblick behält, findet in diesem Job eine sinnvolle Tätigkeit mit Struktur. Besonders in Kombination mit Sprachen oder Spezialkenntnissen (z.B. Medizin oder Recht) sind Sekretäre sehr gefragt.

Sekretär / Sekretärin Stellenangebote

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Sekretär / Sekretärin Aufgaben

Sekretärinnen und Sekretäre sind die organisatorische Schaltzentrale in Büros, Kanzleien oder Behörden. Sie übernehmen zentrale Verwaltungs- und Assistenzaufgaben, koordinieren Termine, empfangen Besucher und entlasten Vorgesetzte bei der täglichen Büroarbeit. Dabei sind sie oft erste Ansprechpartner sowohl intern als auch extern.

Der Berufsalltag erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent, Diskretion und Kommunikation. Gute EDV-Kenntnisse und ein freundliches Auftreten sind ebenso wichtig wie strukturiertes Arbeiten.

Die 5 wichtigsten Aufgaben als Sekretär/in

1. Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen
2. Erstellung von Schriftstücken, Protokollen und Präsentationen
3. Bearbeitung von E-Mails, Post und Telefonanfragen
4. Betreuung von Gästen, Kunden oder Klienten
5. Unterstützung bei administrativen Aufgaben

Arbeitszeiten als Sekretärin / Sekretär

In der Regel arbeiten Sekretärinnen und Sekretäre in klassischen Bürozeiten zwischen 8 und 17 Uhr. In Kanzleien, Praxen oder bei internationalen Unternehmen können auch flexible Arbeitszeiten, Früh- oder Spätschichten vorkommen. Teilzeit ist in diesem Beruf ebenfalls weit verbreitet – insbesondere im öffentlichen Dienst oder im Bildungsbereich.

Sekretär/in Ausbildung

Einen offiziell anerkannten Ausbildungsberuf „Sekretärin“ gibt es nicht – der Einstieg in das Berufsfeld erfolgt in der Regel über eine kaufmännische Ausbildung oder eine passende Weiterbildung.

Typische Ausbildungen für den Beruf im Sekretariat sind zum Beispiel

• Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement
• Verwaltungsfachangestellte/r
• Rechtsanwaltsfachangestellte/r
• Fremdsprachensekretär/in
• Euro-Management-Assistent/in
• Kaufmännische/r Assistent/in
• Beamte/r im mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst

Diese Ausbildungen dauern in der Regel 2-3 Jahre und erfolgen im dualen System – also im Wechsel zwischen Berufsschule und Ausbildungsbetrieb.

Wer sich auf internationale Aufgaben spezialisieren möchte, profitiert von einer Ausbildung mit Fremdsprachenschwerpunkt – etwa als Fremdsprachenkorrespondent/in oder Eurokauffrau.

Weiterbildung und Quereinstieg

Auch für Quereinsteiger ist der Weg ins Sekretariat möglich. Besonders gefragt sind kaufmännische Vorkenntnisse oder Erfahrungen im Büro- und Verwaltungsbereich. Mit einer Weiterbildung – z.B. zur Fachwirtin für Büro- und Projektorganisation oder zur Fremdsprachenkorrespondentin – lassen sich gezielt Kompetenzen für die Assistenzarbeit erwerben.

Die Weiterbildungen dauern je nach Anbieter zwischen 3-15 Monaten in Vollzeit oder berufsbegleitend und werden häufig durch die Agentur für Arbeit gefördert. Auch eine Umschulung zur Kauffrau für Büromanagement mit IHK-Abschluss ist möglich und dauert in der Regel 2 Jahre.

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Sekretär / Sekretärin: Anforderungen + Voraussetzungen

Wer im Sekretariat arbeiten möchte, sollte neben einer passenden Ausbildung vor allem Organisationstalent, Kommunikationsstärke und einen souveränen Umgang mit digitalen Tools mitbringen.

Der Beruf erfordert ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Diskretion – schließlich unterstützt man Führungskräfte im täglichen Geschäft und hat Einblick in vertrauliche Vorgänge. Die Voraussetzungen im Überblick:

Hilfreich für eine Karriere im Sekretariat sind außerdem gute Noten in Deutsch, Englisch und Wirtschaft sowie ein sicherer Umgang mit Microsoft Office und modernen Kommunikationsmitteln.

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Sekretärin Gehalt

Sekretärinnen und Sekretäre verdienen ein solides Gehalt, das sich nach Branche, Erfahrung, Unternehmensgröße und Region richtet. In großen Unternehmen oder in Städten wie München, Stuttgart oder Hamburg liegen die Gehälter deutlich über dem Durchschnitt. Zusätzlich profitieren viele Beschäftigte von Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder einem 13. Monatsgehalt.

Gehaltstabelle: Wie viel verdient man?

Die Angaben zum Gehalt zeigen das mögliche Brutto-Monatsgehalt:

Gehalt in der Ausbildung

In öffentlichen Einrichtungen oder tarifgebundenen Unternehmen werden Sekretärinnen häufig nach Tarifvertrag – zum Beispiel dem TVöD – bezahlt. Das sorgt für ein sicheres und transparent geregeltes Einkommen mit klaren Aufstiegsmöglichkeiten.

Karriere als Sekretärin / Sekretär

Der Arbeitsmarkt für Sekretärinnen und Sekretäre ist stabil – administrative Fachkräfte werden in nahezu allen Branchen gebraucht. Besonders in großen Unternehmen, Kanzleien, Agenturen, im öffentlichen Dienst oder im Gesundheitswesen gibt es zahlreiche Einstiegsmöglichkeiten.

Wo gibt es Jobs für Sekretärinnen?

Sekretärinnen und Sekretäre arbeiten in der Regel in Büros oder Verwaltungsabteilungen. Diese Arbeitgeber bieten häufig Stellen an:

• Unternehmen aller Branchen (Industrie, Handel, Dienstleistung)
• Öffentliche Verwaltungen und Behörden
• anzleien (Rechtsanwälte, Steuerberater, Notare)
• Krankenhäuser und Arztpraxen
• Bildungs- und Kultureinrichtungen
• Verbände, Stiftungen und NGOs

Je nach Unternehmen und Branche können sich die Aufgabenfelder leicht unterscheiden – vom klassischen Assistenzjob bis hin zur spezialisierten Fachsekretärin mit Zusatzaufgaben im Personalwesen, in der Projektarbeit oder im internationalen Kontext.

Weiterbildungen für Sekretärinnen und Sekretäre

Auch wenn der Beruf der Sekretärin auf bewährten Bürokompetenzen basiert, entwickelt sich das Aufgabenprofil stetig weiter – besonders durch Digitalisierung, Internationalisierung und neue Kommunikationsformen. Entsprechend vielseitig sind die Weiterbildungsmöglichkeiten .

Sekretärinnen und Sekretäre können durch gezielte Fortbildungen ihre Karrierechancen verbessern und sich auf bestimmte Fachbereiche spezialisieren – etwa als Assistenz der Geschäftsführung oder im Bereich Projektmanagement. Mögliche Weiterbildungen und Spezialisierungen:

• Fachwirt/in für Büro- und Projektorganisation

  Qualifiziert für leitende Aufgaben in der Büroorganisation, Personalführung und Projektkoordination.

• Management- oder Direktionsassistenz

  Vermittelt vertiefte Kenntnisse in BWL, Kommunikation, Controlling und Führung – ideal für den Aufstieg zur rechten Hand der Geschäftsleitung.

• Fremdsprachenkorrespondenz / Internationale Assistenz

  Vorbereitung auf Tätigkeiten im internationalen Umfeld, z.B. bei Exportfirmen oder internationalen Konzernen.

• IT- und Bürosoftware-Schulungen

  Fortbildungen in MS Office, SAP, CRM-Systemen und digitalen Tools sind inzwischen fast unerlässlich.

• Weiterbildung zur Personal- oder Marketingassistenz

  Ideal für Sekretärinnen, die sich in Richtung HR, Kommunikation oder Veranstaltungsorganisation entwickeln möchten.

Mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung und Berufserfahrung ist auch ein berufsbegleitendes Studium – etwa in BWL, Management oder Wirtschaftspsychologie – möglich. Wer Führungsverantwortung übernehmen möchte, kann sich so gezielt weiterqualifizieren.

Bewerbung als Sekretärin / Sekretär

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3 Tipps für die Bewerbung

1. EDV-Kenntnisse: Moderne Sekretariatsarbeit ist ohne digitale Tools kaum vorstellbar. Verweisen Sie im Lebenslauf unbedingt auf Ihre Software und IT-Kenntnisse – von MS Office über Kalender-Tools bis hin zu CRM-Systemen.
2. Kommunikation: Als Sekretärin sind Sie oft erste Ansprechperson für Kunden und Kollegen. Heben Sie Ihre Kommunikationsstärke hervor – sowohl schriftlich als auch mündlich.
3. Organisationstalent: Betonen Sie in Ihrem Anschreiben Ihre strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise. Wer Termine, Abläufe und Dokumente im Griff hat, ist im Sekretariat unverzichtbar.

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