Aufbewahrungsfrist: Wie lange dürfen Bewerberdaten gespeichert werden?
Eine Bewerbung beinhaltet unzählige personenbezogene Informationen und unterliegt deshalb dem Datenschutz. Das heißt: Bewerberdaten müssen gelöscht werden, wenn der anfängliche Zweck für die Erhebung nicht mehr besteht – dies gilt nach der Absage an einen Kandidaten.
Allerdings gibt es Fristen für die Löschung der Bewerberdaten: Üblich ist ein Zeitraum von 2-3 Monaten. Danach müssen Arbeitgeber die Daten zu Bewerbung und Kandidat löschen – oder bei einer postalischen Bewerbung alle Unterlagen zurücksenden.
Datenschutz unabhängig von der Bewerbungsform
Für den Datenschutz spielt es keine Rolle, ob Sie sich direkt auf eine freie Stelle bewerben oder eine Blindbewerbung beziehungsweise Initiativbewerbung einreichen. Hat das Unternehmen keine geeignete Stelle und sagt ab, müssen die Daten gelöscht werden. Auch hier ist kein Zweck für die Speicherung und Aufbewahrung gegeben.
Bewerberdaten speichern: Längere Aufbewahrung nur mit Zustimmung
Mit der Absage scheint der Wunsch auf den Traumjob beim Arbeitgeber vorbei. Aktuell erhalten Kandidaten neben den typischen Floskeln der Absage einen weiteren Zusatz. Die Formulierungen variieren, haben aber alle denselben Kern: „Gerne möchten wir Ihre Daten speichern und Sie in unseren Talentpool aufnehmen. Wird eine passende Stelle frei, würden wir Sie gerne dazu kontaktieren!“
Mit der Zustimmung erlauben Sie eine längere Speicherung Ihrer Bewerberdaten. Unternehmen verlängern somit die möglichen Aufbewahrungsfristen – aus zwei Gründen:
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Späteres Angebot
Passt das Profil des Bewerbers grundsätzlich ins Unternehmen, werden die Bewerbungsunterlagen gespeichert. So kann er oder sie später mit einem konkreten Jobangebot kontaktiert werden.
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Schutz vor Klage
Das Unternehmen sichert sich gegen eine mögliche Diskriminierungsklage ab. Die Unterlagen helfen beim Beweis, dass die Ablehnung des Bewerbers fachbezogen war. Eine Diskriminierungsklage muss laut AGG spätestens nach 2 Monaten folgen. Solange ist die Speicherung deshalb erlaubt.
Doch auch mit Zustimmung ist keine grenzenlose Speicherung der Bewerberdaten erlaubt. Das Bundesdatenschutzgesetz sagt, dass personenbezogene Daten zu löschen sind, sobald der Zweck dafür entfällt. Es muss regelmäßig geprüft werden, ob dieser Zweck weiterhin besteht. Werden in absehbarer Zeit keine neuen Mitarbeiter eingestellt, müssen auch Bewerberdaten gelöscht werden, zu denen eine Zustimmung existiert.
Freiwillige und informierte Zustimmung
Wollen Unternehmen die Bewerberdaten speichern, braucht es eine freiwillige und informierte Zustimmung. Bedeutet: Kandidaten müssen aktiv zustimmen (keine stillschweigende Vereinbarung) und über ihre Rechte zum Widerruf aufgeklärt werden. Die Verantwortung für diese Einwilligungserklärung liegt beim Arbeitgeber. Erfolgt die Aufbewahrung von Bewerberdaten ohne eine rechtmäßige Zustimmung, kann ein Verstoß gegen die Datenschutzgrundverordnung vorliegen. Das kann zu enormen Bußgeldern führen.
Sollte ich der Datenspeicherung zustimmen?
Die zweite Frage ist kniffliger zu beantworten: Sollten Sie der Speicherung Ihrer Bewerberdaten beziehungsweise Ihrer Bewerbungsunterlagen zustimmen? Ein klares „Ja“ oder „Nein“ gibt es dazu nicht. Es bleibt ein persönliches Abwägen der Vor- und Nachteile:
Bewerberdaten speichern Vorteile: Dafür spricht…
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Sie erhöhen Ihre Jobchancen
Natürlich wissen Sie nicht, ob sich der Arbeitgeber nochmal mit einem Jobangebot meldet. Könnte aber sein… Und es gab schließlich einen Grund, warum Sie sich hier beworben haben. Warum also Brücken abreißen, über die Sie vielleicht wieder gehen wollen?
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Sie bekräftigen Ihr Interesse
Im Subtext sagen Sie mit der Zustimmung zur Datenspeicherung: „Schade, dass es diesmal nicht geklappt hat – ich würde aber trotzdem gerne für euch arbeiten!“ Das kann in einer künftigen Bewerbung ein wichtiger Pluspunkt sein. Sie zeigen zusätzliche Motivation und Interesse am Arbeitgeber.
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Sie gehen offen mit Daten um
Das Unternehmen hat Ihre personenbezogenen Daten und darf diese auch speichern. Die Informationen stehen aber ja sowieso im Internet – etwa in Ihrem öffentlichen Linkedin-Profil oder im eigenen Blog. Ein Widerspruch bringt somit wenig.
Bewerberdaten speichern Nachteile: Dagegen spricht…
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Datenschutz
Es sind Ihre persönlichen Daten. Sie können nie wissen, was damit passiert oder wer Ihren Lebenslauf in die Finger bekommt. Also: bitte löschen – sofort! Das ist Ihr gutes Recht.
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Alternativen
Sie haben sich auf diese Stelle beworben, nicht für irgendeine. Wenn das Unternehmen glaubt, Sie seien dafür ungeeignet, möchten Sie auch keine Alternativen irgendwann. Dann eben nicht. Sie haben schließlich noch andere Eisen im Feuer…
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Anonymität
Diesmal hat es nicht geklappt, aber wer weiß: In 10 Jahren bewerben Sie sich vielleicht wieder bei dem Unternehmen. Für den Fall möchten Sie nicht, dass man beim Sichten der Personaldatenbank herausfindet, dass man Sie schon einmal abgelehnt hat. Schon gar nicht soll man den alten und neuen Lebenslauf vergleichen können!
Ein eindeutige Antwort gibt es also nicht – nur Ihre eigene. Überlegen Sie für sich, ob Sie eher die Vorteile einer Zustimmung sehen oder Ihre Daten lieber löschen lassen.
Bewerberdaten löschen: Antrag Muster
Falls Sie sich dazu entschließen Ihre Bewerbungsdaten und Bewerbungsunterlagen löschen zu lassen reicht hierfür eine formelle E-Mail oder ein offizielles Schreiben. Gerne können Sie hierfür unseren Musterbrief und kostenlose Vorlage nutzen:
Musterbrief für Antrag auf Löschung
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit mache ich von meinem Recht nach Art. 17 Abs. 1 DSGVO. Gebrauch und beantrage die Löschung aller meiner personenbezogenen Daten aus meiner Bewerbung – insbesondere Name, Kontaktdaten, Anschreiben, Lebenslauf, Bewerbungsfoto, Zeugnisse und Anlagen.
Hiermit widerrufe ich zudem die Verarbeitung meiner Daten nach Art. 6 Abs. 1 oder Art. 9 Abs. 2 DSGVO. Weiterhin lege ich im Sinne des Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten ein, dies gilt auch für das sog. Profiling.
Bitte bestätigen Sie mir die vollständige Löschung meiner Daten schriftlich.
Mit freundlichen Grüßen
UNTERSCHRIFT
Das Schreiben schicken Sie entweder direkt an die Personalabteilung oder an den Datenschutzbeauftragen des Unternehmens (falls vorhanden). Die Kontaktdaten hierfür finden Sie in der Regel im Impressum der Firmen-Webseite.
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