Beurteilungsgespräch: Ablauf, Vorbereitung und Tipps

Definition: Was ist ein Beurteilungsgespräch?

Das Beurteilungsgespräch ist ein regelmäßiges und strukturiertes Feedbackgespräch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter, in dem die bisherigen Leistungen, das Verhalten sowie die berufliche Entwicklung des Mitarbeiters bewertet und besprochen werden.

Ein solches Beurteilungsgespräch kann monatlich, halbjährlich oder jährlich (Jahresgespräch) stattfinden. Ziele dabei sind immer:

• Feedback

  Der Vorgesetzte gibt konstruktives Feedback vorhandenen Stärken und der Arbeit allgemein.

• Leistungsbeurteilung

  Die Ergebnisse werden analysiert und systematisch und möglichst objektiv bewertet.

• Entwicklungsperspektiven

  Auch persönliche Potenziale, Fortbildungen und Karriereperspektiven werden besprochen.

• Zielvereinbarung

  Gleichzeitig werden nach dem Feedback neue Ziele für den kommenden Zeitraum vereinbart.

Das Beurteilungsgespräch ist damit ein wichtiges Instrument der Personalentwicklung. Es fördert die Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden, die Unternehmenskultur und kann die individuelle sowie organisatorische Leistungsfähigkeit steigern.

Beurteilungsgespräch Beispiel: Bestandteile der Bewertung

Beurteilungsgespräch Checkliste

Eine Checkliste zur Leistungsbeurteilung können Sie sich zusätzlich hier kostenlos als PDF herunterladen.

Beurteilungsgespräch Ablauf: 5 Phasen

Feste Regeln für den Ablauf von Beurteilungsgesprächen gibt es nicht. Es haben sich aber bis heute 6 Phasen bewährt und in vielen Unternehmen etabliert:

1. Begrüßung

   Nach der ersten Begrüßung und Erklärung für den Anlass folgt ein kurzer Smalltalk, um eine positive und vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen oder dem Mitarbeiter die Angst und Nervosität zu nehmen. Ziel ist, einen wertschätzenden Dialog zu führen, der die Zusammenarbeit und Ergebnisse verbessert. Idealerweise sitzen sich beide dabei nicht gegenüber, sondern nebeneinander oder über Eck.

2. Beurteilung

   Der oder die Vorgesetzte analysiert und bewertet die fachlichen Leistungen sowie das Sozialverhalten des Arbeitnehmers – möglichst sachlich und belegt durch nachvollziehbare Fakten. Wichtig ist, dass dies kein Monolog bleibt, sondern immer wieder den Mitarbeiter einbindet und klärt, ob die Kritikpunkte verstanden werden. Es hat sich bewährt, ein Beurteilungsgespräch positiv mit Entwicklungspotenzialen zu beginnen!

3. Stellungnahme

   Der Mitarbeiter erhält die Gelegenheit, sich zur Beurteilung zu äußern, zu erklären oder die Bewertung zu korrigieren. Der oder die Angestellte sollte zudem aktiv zu Rückfragen ermuntert werden und die eigene Sichtweise darstellen dürfen. So werden unterschiedliche Standpunkte besser verstanden und nachvollziehbar. Läuft das Gespräch einseitig und nicht ergebnisoffen, fühlen sich Arbeitnehmer unfair behandelt und nicht ernstgenommen.

4. Zielvereinbarung

   Beide Seiten – Vorgesetzter und Mitarbeiter – vereinbaren zukünftige Formen und Ziele für die weitere Zusammenarbeit. Diese Zielvereinbarung sollten möglichst konkret und messbar formuliert werden (siehe: SMART-Methode).

5. Abschluss

   Die Ergebnisse des Gesprächs werden zusammengefasst und schriftlich als Protokoll fixiert, das beide unterschreiben. So können beide Seiten beim nächsten Beurteilungsgespräch nachprüfen, was davon umgesetzt und erreicht wurde.

Beurteilungsgespräche sind nicht nur ein zentraler Bestandteil der erfolgreichen Personalführung. Sie dienen ebenso der regelmäßigen Anerkennung und Wertschätzung und können die innerbetriebliche Weiterentwicklung und Mitarbeiterleistung massiv steigern.

Beurteilungsgespräch Vorbereitung: Worauf sollten Mitarbeiter achten?

Um ein Beurteilungsgespräch effektiv vorzubereiten, sollten Mitarbeiter die folgenden Tipps und Schritte beachten:

1. Selbstreflexion & Leistungseinschätzung

• Erfolge analysieren

  Reflektieren Sie bisherige Leistungen und welche Meilensteine Sie bereits erreicht haben. Idealerweise können Sie diese Erfolge mit Zahlen, Daten Fakten untermauern.

• Fähigkeiten auflisten

  Überlegen Sie sich, welche besonderen Kompetenzen und Fähigkeiten einen wichtigen Mehrwert für das Unternehmen bieten und wie Sie diese bei der täglichen Arbeit nutzen.

• Entwicklung prüfen

  Wie haben Sie sich seit dem letzten Gespräch persönlich und beruflich entwickelt? Wo sehen Sie noch Entwicklungspotential? Darin stecken ebenfalls Erfolge bzw. künftige Ziele.

2. Feedback von anderen Quellen

• Kollegen befragen

  Holen Sie sich zusätzlich ein informelles Feedback von Kollegen aus dem Team und ergänzen Sie damit die Selbsteinschätzung oder gewinnen Sie weitere Perspektiven.

• Mentoren kontaktieren

  Überdies können Sie Kunden oder Mentoren, bitten Ihre besonderen Stärken und Schwächen einzuschätzen. Am Ende entsteht so eine ausbalancierte und ausgewogene Selbstbeurteilung.

3. Entwicklungsziele & Karriere

• Ziele formulieren

  Benennen Sie konkret, welche eigenen Karriereziele Sie für das kommende Jahr oder für die nächsten 5 Jahre haben.

• Weiterbildungsbedarf identifizieren

  Identifizieren Sie Herausforderungen oder Bereiche, in denen Sie sich weiterentwickeln wollen und welche Weiterbildungen dafür erforderlich wären. Achtung: Die Ziele müssen jedoch auch dem Unternehmen nutzen!

4. Beurteilung & Gespräch

• Offenheit zeigen

  Sei offen für konstruktives Feedback und bereit, berechtigte Kritik anzunehmen. Versuchen Sie, das Feedback als Chance zur Verbesserung zu sehen.

• Unterlagen mitbringen

  Bringen relevante Unterlagen mit, die Ihre Arbeit und Ergebnisse bestätigen – zum Beispiel Projektberichte, Leistungskennzahlen oder Kundenfeedback. Bonus-Tipp: Leistungsmappe anlegen!

• Selbstbewusst auftreten

  Bleiben Sie im Beurteilungsgespräch stets selbstbewusst, aber nicht überheblich. Dank der Vorbereitung wissen Sie, welchen wertvollen Beitrag Sie leisten. Gleichzeitig kann jeder immer noch besser werden.

• Fragen stellen

  Nehmen Sie die Beurteilung und Bewertung nicht einfach nur hin, sondern stellen Sie aktiv Fragen – um Missverständnisse auszuschließen oder um nachvollziehbare Belege für die Aussagen einzufordern.

• Wünsche ansprechen

  Das Beurteilungsgespräch ist keine Einbahnstraße! Falls Sie Interesse an mehr Verantwortung oder neuen Aufgaben haben, können und sollten Sie das ebenfalls ansprechen.

Beurteilungsgespräch vorbereiten: Leitfaden für Führungskräfte

Auch Führungskräfte sollten das Beurteilungsgespräch vorbereiten. Dabei gilt die Grundregel: Je sensibler und kritischer das Feedback, desto wichtiger sind Atmosphäre und die eigene Haltung. Wir empfehlen für solche Gespräch folgende Tipps:

• Agenda festlegen

  Machen Sie sich im Vorfeld ausführliche Gedanken zu Ablauf und Agenda des Beurteilungsgesprächs. Neben Termin und Dauer gehören dazu vor allem Ablauf und Inhalt. Es kann sinnvoll sein, Mitarbeiter die Agenda vorab zu geben, damit sie ihrerseits eine Selbsteinschätzung vorbereiten.

• Atmosphäre schaffen

  Starten Sie das Gespräch in einer positiven, vertrauensvollen und wertschätzenden Atmosphäre. Die Stimmung ist entscheidend für den Verlauf und die Annahme der Beurteilung. Es muss ein wohlwollender Eindruck entstehen. Wer von Beginn an einschüchtert, kann kein offenes Gespräch erwarten.

• Dialog führen

  Als Chef haben Sie zwar den größeren Redeanteil, dennoch sollte der Termin nicht zum Monolog ausarten. Stellen Sie immer wieder Fragen (siehe: aktives Zuhören) und geben Sie dem Mitarbeiter Zeit, die Einschätzung zu verstehen und zu verarbeiten sowie dazu Stellung zu beziehen. Erst so entsteht gegenseitiger Respekt.

• Entwicklung ermöglichen

  Ein wichtiges Ziel des Beurteilungsgesprächs ist, die bisherige Entwicklung des Mitarbeiters festzuhalten und die weitere im Sinne des Unternehmens zu fördern. Überlegen Sie sich attraktive Ziele und was Sie hierfür anbieten können.

• Plan machen

  Erstellen Sie gemeinsam (!) einen Plan, wie es zukünftig weitergeht und wie Sie bisher ungenutzte Potenziale ausschöpfen oder Fehler vermeiden. Diese konstruktive Form kann enorm motivieren – solange die Ziele realistisch und überschaubar bleiben. Wer zu viel verlangt, erzeugt Druck und die Zielerreichung wird unwahrscheinlich.

Beurteilungsgespräch Fehler: Diese bitte vermeiden!

Wo Menschen mit Menschen arbeiten, kann es zu Fehlern kommen. In diesem Fall zu Beurteilungsfehlern oder Fehlern in der Gesprächsführung. Zu den häufigsten Fehlern im Beurteilungsgespräch gehören:

• Willkür

  Das gilt für beide Seiten! Wird das Beurteilungsgespräch nicht systematisch vorbereitet und klug strukturiert, kommt es über ein Geplauder nicht hinaus. Schlimmstenfalls wirkt die Beurteilung erratisch und willkürlich (siehe: Personalgespräch).

• Zeitmangel

  Ein qualitatives 4-Augen-Gespräch benötigt ausreichend Zeit. Als Minimum gelten 30 Minuten, bewährt haben sich eher 60 Minuten.

• Beurteilungsfehler

  Beurteilungen benötigen eine solide Basis: objektive Zahlen, Daten, Fakten. Ansonsten schleichen sich Wahrnehmungs- und Beurteilungsfehler (Confirmation Biases) ein. Allen voran der Halo-Effekt und sein Gegenspieler der Horn-Effekt.

• Störungen

  Suchen Sie sich für das Beurteilungsgespräch einen ruhigen und geschützten Raum. Nur dort öffnen sich Mitarbeiter. Störquellen, wie Telefonanrufe oder hereinstürmende Personen sind unbedingt zu vermeiden. Ablenkungen signalisieren zudem Desinteresse und sind respektlos.

• Keine Nachbereitung

  Die Qualität des nächsten Beurteilungsgesprächs hängt entscheidend von der Nachbereitung ab. Eine gemeinsam verabschiedete und schriftlich fixierte Vereinbarung ist dafür unverzichtbar. Überdies bekommt das Gespräch dadurch mehr Gewicht, künftige Entscheidungen werden nachvollziehbarer, Erfolge messbar.

Der größte Fehler ist: Keine Beurteilungsgespräche zu führen. Oder nur sporadisch und unregelmäßig. Natürlich sind spontane Rückmeldungen jederzeit erlaubt und nützlich. Aber erst die systematische Etablierung solcher Feedbackgespräche erzeugt die die damit verbundenen Vorteile…

Beurteilungsgespräch Vorteile

Es gibt zahlreiche gute Gründe für Beurteilungsgespräche. Hier die wichtigsten Vorteile:

• Überblick über Potenziale gewinnen
• Ungenutzte Talente erkennen
• Transparenz stärken
• Fehler langfristig vermeiden
• Konflikte lösen
• Fähigkeiten gezielt entwickeln
• Motivation beleben
• Leistungen steigern
• Loyalität erhöhen

Laut Studien kann regelmäßiges Feedback mehr noch als Gehaltserhöhungen die Motivation von Mitarbeitern um 10 Prozent steigern. Wer dabei erreichte Ziele und gute Leistungen würdigt, hebt die Motivation sogar um 17 Prozent!

Was andere dazu gelesen haben

• Feedbackregeln: 10 goldene Regeln + einfache Beispiele
• Sandwich-Kritik: Vergessen Sie das verkleidete Feedback!