Dienstreise: Definition, Regeln + Wann Arbeitszeit?

Definition: Was zählt als Dienstreise?

Dienstreisen sind Reisetätigkeiten aus beruflichen Gründen, die einen Mitarbeiter vorübergehend von der normalen Arbeitsstätte an einen anderen Arbeitsort führen. Während der Dienstreise wird also nicht wie gewohnt am Arbeitsplatz, sondern an anderer Stelle gearbeitet. Schickt ein Chef seinen Mitarbeiter in eine andere Stadt oder gar ein anderes Land, weil er dort eine Aufgabe übernehmen muss, handelt es sich um eine Dienstreise. Sehr kurze Strecken im gleichen Stadtteil werden als „Dienstgang“ bezeichnet. Erst bei größeren Distanzen wird der Begriff Dienstreise verwendet.

Wie lange eine Dienstreise dauert, variiert je nach Termin, Aufgabe und der benötigten Reisezeit. Einige Dienstreisen dauern nur Stunden, häufig sind es aber mehrere Tage oder eine ganze Woche, die auf Dienstreise verbracht wird. Sobald der Mitarbeiter die auswärtige Arbeit erledigt hat, kehrt er an den üblichen Arbeitsplatz zurück.

Typische Dienstreisen

Als Dienstreisen zählen zum Beispiel Fahrten zu folgenden Zwecken:

Besprechungen mit Kunden
Treffen mit Lieferanten
Treffen mit Kollegen an anderen Firmenstandorten
Ausstellungen
Messen
Seminare
Tagungen
Kontakt zu anderen Unternehmen
Veranstaltungen

Bei Lehrern und Kursleitern zählen auch Klassenfahrten und Exkursionen als Dienstreisen.

Dienstreise und Arbeitszeit: Wird Reisezeit bezahlt?

Wenn Sie während der Dienstreise vor Ort an einem Tag sechs Stunden arbeiten, muss dies als normale Arbeitszeit bezahlt werden. Viele Diskussionen gibt es hingegen bei der Reise selbst: Ist die Reisezeit, die Sie für eine Dienstreise brauchen, auch als Arbeitszeit zu vergüten? Das Arbeitszeitgesetz gibt für diese Zeiträume keine klaren Regelungen vor. Für die Beurteilung können drei Aspekte entscheidend sein:

1. Dienstreise während der normalen Arbeitszeit

Findet die Dienstreise während der regulären Arbeitszeit eines Mitarbeiters statt, wird die Reisezeit als Arbeitszeit gewertet. Haben Sie beispielsweise tägliche Arbeitszeiten zwischen 9 und 17 Uhr, fahren um 11 Uhr mit dem Auto los zur Dienstreise und kommen um 16 Uhr an, wird die Fahrzeit der Dienstreise als Arbeitszeit betrachtet – und entsprechend bezahlt.

2. Tätigkeit während der Dienstreise

Außerhalb der Arbeitszeiten kommt es darauf an, ob Sie auf Weisung des Chefs während der Fahrt tatsächlich arbeiten oder nicht. Konkret: Wer im Flieger oder im Zug sitzt und sich auf Anordnung des Chefs auf ein Meeting vorbereitet, Akten durchforstet oder Mails beantwortet, arbeitet. Liest er hingegen eine private Zeitung oder schläft, gilt die Reisezeit als Ruhezeit.

3. Anordnung des Fortbewegungsmittels

Ob Reisezeit auch Arbeitszeit ist, kann davon abhängen, welches Fortbewegungsmittel der Chef für die Dienstreise vorschreibt. Wenn Sie mit Zug oder Flugzeug anreisen und es keinen Arbeitsauftrag für die Reise gibt, ist dies Freizeit – Sie können entspannen und Ihre Zeit frei einteilen.

Gibt der Arbeitgeber hingegen vor, dass Sie selbst mit dem Auto fahren müssen, wird die Reisezeit als Arbeitszeit gewertet. Sie handeln auf Anweisung des Chefs und können Ihre Zeit nicht frei gestalten. Fahren Sie gemeinsam mit Kollegen, kann es sich für die Bei- und Mitfahrer wiederum um Freizeit handeln, wenn diese nicht unterwegs arbeiten müssen. Überlässt der Chef Ihnen die Wahl des Fortbewegungsmittels, ist es keine Arbeitszeit, wenn Sie mit dem PKW fahren. Schließlich hätten Sie mit dem Zug fahren und sich entspannen können.

Unfallschutz auf Dienstreisen

Der gesetzliche Unfallschutz gilt bei dienstlich veranlassten Wegen und Tätigkeiten. Heißt: Wer bei einer Präsentation unglücklich auftritt und sich den Knöchel verstaucht, fällt unter den gesetzlichen Unfallschutz. Allerdings gibt es auf jeder Dienstreise auch Ruhezeiten und Freizeit: Die Zeit nach der Arbeit, etwa wenn Sie schlafen oder abends am Ort noch privat ein Feierabendbier trinken gehen.

Bei diesen Aktivitäten gilt dasselbe wie zuhause: Wer morgens im Hotelbad vor der Arbeit ausrutscht oder nach Feierabend auf dem Weg zur Kneipe stürzt, hat keinen Arbeitsunfall, sondern einen normalen Unfall, der über die eigene Krankenversicherung abgedeckt ist.

Kosten einer Dienstreise: Wer zahlt?

Ausgaben für Fahrt- und Übernachtungskosten, Verpflegungsaufwand und sonstige Aufwendungen der Dienstreise werden vom Arbeitgeber erstattet. Entsprechende Regelungen finden sich häufig im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in der Betriebsvereinbarung.

Wenn der Arbeitgeber die Reisekosten steuerfrei erstattet, können sie diese nicht noch zusätzlich als Werbungskosten in der Steuerklärung angegeben. Um das Geld vom Arbeitgeber zurückerstattet zu bekommen, müssen Sie bei vielen Unternehmen eine Reisekostenabrechnung machen. Hier gilt:

Sammeln Sie Quittungen und Belege
Nur so können Sie Ihre Ausgaben exakt nachweisen. Achten Sie auf korrekte Angaben. Spesenbetrug ist ein gern genutzter Kündigungsgrund.
Vorsicht bei Taxis
Die sind bei Arbeitgebern nicht gerne gesehen, da sie teurer als öffentliche Verkehrsmittel sind. Zusätzlich verkomplizieren unterschiedliche Steuersätze die Rechnung – je nachdem, ob die Fahrt bis zu 50 Kilometer lang ist oder darüber hinaus geht.

Auch Reisenebenkosten wie Parkgebühren, Telefonkosten oder sogar Trinkgeld kann der Arbeitgeber übernehmen.

Verpflegungsmehraufwand auf der Dienstreise

Während einer Dienstreise müssen Sie sich verpflegen. Das ist in der Regel teurer als zuhause, als Ausgleich gibt es deshalb den sogenannten Verpflegungsmehraufwand. Abhängig davon, wie lange Sie unterwegs sind und ob die Reise Sie ins In- oder Ausland führt, stehen Ihnen unterschiedliche Beträge zu:

Inland

Wer während des Tages für mehr als acht Stunden unterwegs ist, kann 14 Euro Verpflegungspauschale für die Dienstreise geltend machen. Dauert die Reise mindestens 24 Stunden, beträgt der Verpflegungsmehraufwand pauschal 28 Euro. Für den An- und Abreisetag beträgt die Verpflegungspauschale 14 Euro.
Ausland

Geht die Dienstreise ins Ausland, können unterschiedliche Beträge gelten. Diese orientieren sich an den allgemeinen Lebenshaltungskosten des jeweiligen Landes. Eine Übersicht von Ländern finden Sie in unserem Artikel zum Verpflegungsmehraufwand.

Checkliste für den Arbeitsvertrag

Die zum Teil unklaren Regelungen führen immer wieder zu Diskussionen und Streitigkeiten zwischen Mitarbeitern und Arbeitgeber. Wenn absehbar ist, dass Sie beruflich und dienstlich viel reisen, sollte Ihr Arbeitsvertrag auf das Thema Dienstreise eingehen und wichtige Punkte explizit regeln:

Arbeitszeiten (Überstunden, Vergütung)
Spesen (Verkehrsmittel, Parken, Hotelauswahl, Einladungen)
Reiserabatte (Wer darf etwaige Bonusmeilen nutzen?)
Reiseversicherungen (Wer übernimmt die Kosten?)
Impfungen (Falls nötig, zahlt der Arbeitgeber?)

Wann beginnt und endet eine Dienstreise?

Als Dienstreise wird die Ausübung beruflicher Pflichten an einem anderen Ort bezeichnet, doch wann beginnt und endet eine berufliche Reise offiziell? Entscheidend ist hier nicht, wann Sie am Zielort ankommen.

Eine Dienstreise beginnt mit der Abreise – entweder von Ihnen zuhause oder vom Arbeitsplatz aus, wenn Sie dort aufbrechen. Entsprechend endet sie mit der Rückkehr an denselben Ort.

Kann ich eine Dienstreise ablehnen?

Nicht jeder ist begeistert, wenn der Chef eine 4-wöchige Dienstreise ankündigt. Enthält der Arbeitsvertrag eine Klausel, dass der Mitarbeiter berufliche Reisen anzutreten hat, wenn es die Ausübung der Arbeit erfordert, ist es schwierig, diese abzulehnen. Hier handelt es sich um eine arbeitsrechtliche Pflicht, und der Chef kann darauf bestehen.

Selbst wenn eine solche Passage im Vertrag fehlt, kann der Chef trotzdem eine Dienstreise anordnen. Dahinter steht das Direktions- oder auch Weisungsrecht. Durch dieses Recht ist es Ihrem Chef möglich, konkretere Arbeitsanweisungen zu geben und Ihnen vorzuschreiben, wie oder eben auch wo Sie Ihre Arbeit erledigen müssen. Wer sich weigert, riskiert eine Abmahnung. Wenn Sie gute und nachvollziehbare Gründe haben, etwa Kinderbetreuung oder die Pflege eines Angehörigen, zeigen sich die meisten Arbeitgeber aber verständnisvoll. Ein ehrliches Gespräch ist hier die beste Lösung.

Übernachtung während der Dienstreise

Fälschlicherweise wird oft angenommen, dass der Arbeitgeber das Hotel festlegen darf, in dem seine Mitarbeiter übernachten müssen. In Wahrheit kann das Unternehmen aber nur vorgeben, welche Kosten für eine Unterkunft angemessen sind. Hält der Mitarbeiter sich daran, kann er sich auch selbst ein Hotel aussuchen.

Wer es aber übertreibt, muss für den Schaden selber aufkommen. Deutlich schärfere Konsequenzen hat ein Spesenbetrug. Beispiel: Ein Arbeitnehmer, der bewusst falsch abrechnet – etwa seine Frau auf die Dienstreise mitnimmt und dann den erhöhten Betrag fürs Doppelzimmer vom Hotel als Einzelzimmer dem Arbeitgeber in Rechnung stellt. Das kann im schlimmsten Fall zur Kündigung führen.

Darf ich auf Dienstreisen privat etwas unternehmen?

Wer eine längere Dienstreise antritt, möchte sich den Aufenthalt natürlich ein wenig verschönern. Dies ist erlaubt, solange die Arbeit nicht darunter leidet. Ob ein Besuch im Museum, eine Stadtführung oder andere Freizeitaktivität – alles erlaubt, nur bezahlen muss das der Arbeitnehmer alleine, da es sich nicht um Arbeitszeit, sondern um private Vergnügen handelt.

Dienstreisen: Was darf ich mit meinen Bonusmeilen machen?

Mitarbeiter in großen internationalen Unternehmen sammeln oft viele Bonusmeilen an. Leider dürfen diese nicht privat für den nächsten Urlaub genutzt werden. Solange keine explizite Erlaubnis des Arbeitgebers vorliegt, gehören die Bonusmeilen dem Unternehmen, auch wenn der Arbeitnehmer nicht darüber informiert wurde.

Zwar halten viele Fluggesellschaften in ihren AGB fest, dass Bonusmeilen nicht übertragbar seien, aber das hat keinen Einfluss darauf, dass der Arbeitgeber der eigentliche Inhaber ist. Er kann verlangen, dass die Bonusmeilen ausschließlich für Dienstreisen verwendet werden (Urteil Landesarbeitsgericht Hamm, AZ 14 Sa 496/05 und BAG, 9 AZR 500/05). Werden sie doch privat genutzt, drohen Abmahnung oder gar Kündigung.

Bonusmeilen als Gehaltserhöhung?

Ein strittiger Punkt ist die Frage nach dem Nachweis, wie viele Bonusmeilen angesammelt wurden: Diese laufen über ein privates Konto des Arbeitnehmers. Arbeitgebern wird daher empfohlen, für klare Verhältnisse zu sorgen. Die Bonusmeilen sind ein geldwerter Vorteil. Sie eignen sich in Gehaltsverhandlungen mit dem Mitarbeiter, wenn eine Gehaltserhöhung aus betrieblichen Gründen nicht möglich ist.

Tipps für die Dienstreise mit Kollegen

Eine Dienstreise mit Kollegen kann ein erfolgreiches Projekt sein. Gute Zusammenarbeit, Harmonie und gegenseitige Unterstützung sind typische Begleiter. Oder der Trip wird anstrengend, nervig und kaum auszuhalten. Nicht immer können Sie sich aussuchen, mit wem Sie auf Dienstreise gehen wollen und statt des Lieblingskollegen fahren Sie mit einem eher unliebsamen Büronachbarn.

Umso wichtiger, dass Sie die gemeinsame Dienstreise planen und das Risiko für böse Überraschungen reduzieren. Diese Tipps können dabei helfen:

Ziele definieren

Auf gut Glück in den Flieger steigen und die Dinge auf sich zukommen lassen — kann man machen. Sinnvoller: Ziele definieren. Was wollen wir überhaupt erreichen? Was wollen wir mitnehmen – wörtlich und im übertragenen Sinne? Wann ist die Reise ein Erfolg? Möglichkeit: Alle Mitreisenden setzen sich an einen Tisch und legen Ziele, Wünsche, Erwartungen fest.
Verantwortungen klären

Viele Köche verderben den Brei, viele Reiseführer verpfuschen die Reise. Besser ist es, wenn die Verantwortungen von Anfang an klar verteilt werden. Zu den Aufgaben zählen unter anderem: Einchecken, Zeiten und Termine im Blick behalten, Transfers planen, Meetings organisieren, Kontakt mit dem Arbeitgeber halten. Wer übernimmt was? Oder kümmert sich einer um alles?
Teamfähigkeit beweisen

Auf der gemeinsamen Dienstreise können Sie Ihre Teamfähigkeit unter Beweis stellen: Briefen Sie die Kollegen vor dem Termin noch einmal, bieten Sie Ihre Hilfe an, bringen Sie anderen einen Kaffee mit, geben Sie dem erschöpften Kollegen Zeit zur Erholung. Kurz gesagt: Zeigen Sie sich von Ihrer besten Seite. Wenn alle so denken, wird die Dienstreise wie von selbst eine angenehme und erfolgreiche Zeit.
Alkohol meiden

Gegen ein gemeinsames Feierabendbier oder ein Glas Wein in der Hotel-Lobby ist nichts einzuwenden. Das kann sogar das Gemeinschaftsgefühl stärken und die Stimmung verbessern. Übertreiben sollten Sie es aber auf keinen Fall! Sie wollen sich vor den Kollegen nicht volltrunken präsentieren. So schaden Sie nur Ihrem Ruf, machen sich angreifbar oder Ihnen rutscht der ein oder andere Kommentar über den Chef raus.
Pausen einplanen

Je länger die Reise dauert, desto mehr werden Sie sich auf die Nerven gehen. Selbst Kollegen, die sich eigentlich verstehen, brauchen irgendwann Zeit für sich. Bei einer anstrengenden Dienstreise steigt der Stress und alle sind emotional aufgeladen. Wichtig deshalb: Planen Sie Pausen ein – nicht nur von der Arbeit, sondern voneinander. Solche Zeiten, in denen jeder tun kann, worauf er gerade Lust hat, sind auf einer Dienstreise sehr erholsam.