Personalauswahl: Definition, Kriterien + Ablauf

Definition: Was ist die Personalauswahl?

Personalauswahl bezeichnet die Entscheidung über die „richtige“ Besetzung einer freien Stelle im Unternehmen. Dabei werden – interne oder externe – Kandidaten mittels Bewerbung und Recruiting identifiziert und durch systematische oder eignungsdiagnostische Verfahren ausgewählt.

Voraussetzung für eine erfolgreiche Personalauswahl sind ein klares Anforderungsprofil sowie eindeutig definierte Auswahlkriterien im Bewerbungsprozess.

Methoden: Wie werden Bewerber ausgewählt?

Bei der Personalauswahl kommen verschiedene Methoden zum Einsatz. Diese reichen von Bewerbungsgespräch und Fragebögen über Persönlichkeitstests bis hin zu mehrstufigen Assessment Centern.

Teilweise kommen bei der Personalauswahl auch folgende Instrumente zum Einsatz:

• Intelligenztest, Brainteaser
• Rollenspiele
• Fallstudien
• Gruppendiskussionen
• Probearbeit

Was sind die Ziele der Personalauswahl?

Das primäre Ziel der Personalauswahl ist, die besten und geeignetsten Mitarbeiter für die ausgeschriebene Stelle zu finden und damit den Unternehmenserfolg dauerhaft zu sichern. Weitere HR-Ziele sind: Top-Talente zu gewinnen und an das Unternehmen zu binden.

Ablauf: Welche Schritte der Personalauswahl?

Unternehmen entwickeln in der Regel ihre eigenen, individuellen Methoden zur Personalauswahl. Die Selektion der Bewerber wird dabei an die jeweiligen Anforderungen der Stelle angepasst. Der Ablauf, an dem sich die Personalauswahl Schritte orientieren, ist aber meist gleich:

1. Schritt: Anforderungsprofil aufstellen

   Zunächst muss festgelegt werden, welche Mitarbeiter gesucht werden. Hierfür wird ein Anforderungsprofil erstellt, das genau definiert, welche Qualifikationen und Fähigkeiten ein Kandidat oder eine Kandidatin mitbringen muss und welche Erwartungen mit der Position verbunden sind.

2. Schritt: Stellenanzeige schreiben

   Mithilfe des Profils wird eine Stellenanzeige erstellt und in Jobbörsen veröffentlicht – intern oder externen – um eine möglichst optimale Bewerberzahl zu erzielen.

3. Schritt: Bewerbungen analysieren

   Nun folgt die Sichtung (= Screening) und Analyse der eingereichten Unterlagen. Dies geschieht heute zunehmend durch sog. Matching- und Scoring-Software. Durch vorher festgelegte Kriterien und das Anforderungsprofil werden die besten und geeignetsten Kandidaten herausgefiltert.

4. Schritt: Vorauswahl treffen

   Dank der Analyse wird eine Vorauswahl getroffen, die die Anzahl potenzieller Kandidaten reduziert. Das spart Kosten im nächsten Schritt.

5. Schritt: Gespräche führen

   Mit den Bewerbern der Vorauswahl werden persönliche Gespräche und Auswahlverfahren durchgeführt: Telefoninterviews, klassische Vorstellungsgespräche oder Auswahltests.

6. Schritt: Personalauswahl abschließen

   Im letzten Schritt wird die endgültige Personalauswahl getroffen und entschieden, wer den Job bekommt. Ausgewählte Bewerber erhalten eine Zusage, der Rest eine Absage. Nach Gehaltsverhandlung und Unterzeichnung des Arbeitsvertrages beginnt die Zusammenarbeit.

Wer entscheidet bei der Personalauswahl mit?

Bei der Personalauswahl entscheidet in der Regel nicht eine Person, ob ein Kandidat oder eine Kandidatin eingestellt wird, sondern mehrere Akteure. Diese setzen unterschiedliche Schwerpunkte bei der Beurteilung der Bewerber. Je nachdem wessen Stimme schwerer wiegt, kann das den Ausschlag für eine erfolgreiche Bewerbung geben:

1. Personalabteilung

Der Auswahlprozess beginnt meist in der Personalabteilung. Das HR-Management definiert erforderliche Qualifikationen und prüft die Stellenangebote auf ihre formale Richtigkeit.

Die Mitarbeiter im Recruiting und Personalwesen begleiten ebenfalls den gesamten Auswahlprozess. Dabei achten Sie auf:

• Bewerbungsform (E-Mail-Bewerbung oder auf Papier)
• Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen)
• Formalitäten (Vollständigkeit, Aussagekraft, Bewerbungsfehler)
• Eignung (Muss- und Kann-Qualifikationen erfüllt)
• Motivation (Warum diese Stelle, dieses Unternehmen)
• Mehrwert (Alleinstellungsmerkmale (USP), Spezialisierung)

Wichtig ist zudem die Originalität der Bewerbung. Personaler haben in der Regel wenig Zeit zur Auswahl. Wer überzeugen will, muss positiv aus der Masse hervorstechen und mit starken Argumenten auf den Punkt kommen.

2. Führungskraft

Auch der spätere Fachvorgesetzte will häufig mitreden und mitentscheiden – schließlich geht es um seine späteren Mitarbeiter. Er achtet vor allem auf:

• Spezialisierung
  Die meisten Chefs und Abteilungsleiter wollen Fachkräfte und Experten auf ihrem Gebiet. Deshalb achten Sie auf relevante Erfahrungen und Wissenstiefe im Lebenslauf (siehe: T-Shaped-Profil).
• Potenzial
  Führungskräfte kennen die Schwachstellen ihres Teams. Gute Chancen hat deshalb, wer diese Lücken füllt und Entwicklungspotenzial mitbringt. Belegen lässt sich das zum Beispiel durch Interessen und besondere Kenntnisse im Lebenslauf.

3. Betriebsrat

Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, hat der bei Besetzung und Personalauswahl Zustimmungsrechte. Allerdings prüfen Betriebsräte nicht, was für die Einstellung spricht, sondern was dieser entgegensteht:

• Ausschreibungsfehler
  War die Stelle zuvor nicht intern ausgeschrieben, werden Mitarbeiter womöglich benachteiligt. In dem Fall kann der Betriebsrat eine Einstellung blockieren.
• Abweichungen
  Wird von den Personalauswahl Kriterien abgewichen, kann der Betriebsrat ebenfalls ein Veto einlegen. Dasselbe gilt, wenn Neuzugänge für weniger Gehalt als üblich eingestellt werden sollen.
• Benachteiligung
  Besonders allergisch reagieren Personalräte bei der Besetzung von Stellen durch billige Hilfskräfte, durch die qualifizierte Arbeitnehmer ersetzt werden sollen.

Fairness bei der Personalauswahl?

An den Akteuren erkennen Sie schon: Die Personalauswahl unterliegt häufig subjektiven Kriterien, die nicht immer fair sind. Es besteht stets die Gefahr der Vetternwirtschaft oder Auswahl auf Basis von Sympathie oder Antipathie.

Um mehr Fairness bei der Personalauswahl zu gewährleisten, sollten daher unbedingt objektive Kriterien verbindlich definiert und deren Messbarkeit zuvor geprüft werden. Der tabellarische Lebenslauf blickt zum Beispiel nur nach hinten und ist aus wissenschaftlicher Sicht kein verlässlicher Indikator für eine erfolgreiche Zusammenarbeit in der Zukunft.

Viele Personaler achten daher heute vor allem auf vorhandene Soft Skills und den sogenannten Cultural Fit. Beide Kriterien sind zwar schwer messbar, geben bei erfolgreichen Besetzung aber oft den Ausschlag.

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