Personalakte: Inhalt, Rechte & Pflichten + wie einsehen?

Das Wichtigste in Kürze

• Definition: Die Personalakte ist eine Sammlung aller wichtigen Unterlagen und Informationen über einen Arbeitnehmer im Unternehmen.
• Inhalt: Die Akte umfasst Unterlagen zur Einstellung, zu Arbeitsverträgen, Gehaltsabrechnungen, aber auch Leistungsbeurteilungen sowie mögliche Abmahnungen.
• Einsicht: Als Arbeitnehmer haben Sie nach § 83 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) jederzeit das Recht, Ihre eigene Personalakte einzusehen.
• Datenschutz: Die Informationen in der Personalakte unterliegen strengem Datenschutz gemäß Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Sie darf so lange aufbewahrt werden, wie sie für das Arbeitsverhältnis erforderlich ist.
• Korrektur: Arbeitnehmer können verlangen, dass falsche oder unzulässige Einträge korrigiert oder entfernt werden. Zudem haben sie das Recht, eine Gegendarstellung aufnehmen zu lassen.

Personalakten gehören in Unternehmen zum Standard: Mehr als 85 % der Arbeitgeber nutzen digitale Varianten. In kleinen Betrieben wird noch häufiger (30-40 %) die klassische Form auf Papier genutzt.

Was ist eine Personalakte genau?

Die Personalakte ist der zentrale Datenspeicher eines Arbeitgebers über einen Beschäftigten. Hierin werden alle relevanten Informationen und Unterlagen zu einem Arbeitnehmer gesammelt. Dabei ist die Personalakte aber nicht nur Dokumentenarchiv, sondern auch Entscheidungsgrundlage. Sie ist Informationsquelle bei Personalentscheidungen über Beförderungen oder auch betriebsbedingte Kündigungen.

Personalakte: Papier oder digital?

Es spielt keine Rolle, ob Unternehmen die Daten in einem Aktenschrank sammeln oder über eine sichere Cloud-Software abspeichern. Die Funktion als Sammlung von Unterlagen und Daten sowie die rechtlichen Rahmenbedingungen bleiben identisch. Die große Mehrheit der Unternehmen (85 %) nutzt allerdings digitale Varianten.

Inhalt: Was muss in die Personalakte?

Ohne genaue Vorgaben regelt jedes Unternehmen individuell, was in die Personalakte kommt. Manche Akten sind detailliert, andere beinhalten nur die wichtigsten Daten und Informationen. Die folgende Liste zeigt typische Inhalte einer Personalakte:

Personalbezogene Unterlagen

• Bewerbungsunterlagen
• Gegebenenfalls Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis
• Arbeitszeugnisse und Leistungsbeurteilungen
• Amtliches Führungszeugnis bei Vertrauenspositionen

Tätigkeitsbezogene Unterlagen

• Stellenbeschreibung
• Fort- und Weiterbildungen
• Entwicklung des Gehalts
• Beförderungen
• Versetzungen
• Urlaubsanträge und -bewilligungen
• Beurteilungen durch Vorgesetzte

Vertragsbezogene Unterlagen

• Arbeitsvertrag
• Erklärung über Nebenbeschäftigungen
• Kündigungsschreiben
• Aufhebungsvertrag

Sozialversicherungsunterlagen

• Sozialversicherungsausweis
• Anmeldung und Nachweise zur Krankenkasse

Steuerunterlagen

• Gehalts- oder Lohnbescheinigungen
• Lohnsteuerunterlagen
• Angaben über Darlehen oder Lohnpfändungen

Sonstige Unterlagen

• Nachweise über Fortbildungen
• Berichte über Werksunfälle
• Vermerk über Mitgliedschaft im Betriebsrat
• Abmahnungen
• Mögliche Gegendarstellungen des Arbeitnehmers
• Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Amtliche Urkunden in Kopie

• Führerschein
• Scheidungsurteil
• Schwerbehindertenausweis

Laden Sie sich hier kostenlos unsere Checkliste für die Personalakte herunter:

Checkliste für die Personalakte

Was darf nicht in die Personalakte?

Alles, was nichts mit dem Job zu tun hat oder unverhältnismäßig die Privatsphäre betrifft, ist in einer Personalakte unzulässig. Verboten sind Informationen zur Religionszugehörigkeit, politischen Überzeugungen oder Sexualität. Ebenso darf die Personalakte keine Aufzeichnungen von Ärzten zu Krankheiten oder Screenshots privater Accounts aus den sozialen Medien enthalten. Das Gesetz untersagt überdies sogenannte Schattenakten – also geheime Akten, von denen der Mitarbeiter nichts weiß.

Ausnahme bei Zusammenhang zum Job

Persönliche Informationen dürfen nur in die Personalakte, wenn diese einen direkten Zusammenhang zum Arbeitsverhältnis haben. So entschied das Bundesarbeitsgericht (9 AZR 271/06): Angaben zu Alkoholismus können erlaubt sein, weil die Krankheit sich auf das Verhalten und die Arbeit selbst auswirkt – zum Beispiel durch Störungen im Arbeitsablauf oder die Gefährdung von Dritten.

Wer darf die Personalakte einsehen?

Unternehmen müssen die Personalakte vertraulich aufbewahren und vor unbefugtem Zugriff schützen. Dabei gibt es nur einen klar begrenzten Personenkreis, der die Personalakte einsehen darf:

• Arbeitnehmer

  Sie selbst dürfen Ihre Akte jederzeit einsehen, Notizen machen oder Kopien anfertigen. Dazu brauchen Sie keinen Grund.

• Vorgesetzter

  Der Vorgesetzte darf die Akte einsehen, besonders wenn dies für Führungsaufgaben (z.B. anstehende Beurteilungen) relevant ist.

• Personalabteilung

  Die Personalabteilung führt die Akten und darf diese für die Bearbeitung ebenfalls einsehen.

• Betriebsrat

  Als Arbeitnehmer können Sie zur Einsicht der Personalakte ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Nur mit Ihrer expliziten Zustimmung darf der Betriebsrat die Personalakte einsehen.

Selbst ein Anwalt hat kein Recht auf Einsicht

Auch der Rechtsanwalt eines Arbeitnehmers hat keinen Zugriff, selbst wenn er dazu bevollmächtigt wurde. So urteilte das Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein (Az 5 Sa 385/13) mit der Begründung: Beim Einsichtsrecht geht es darum, unrichtige Daten in der Personalakte zu finden und zu korrigieren. Dazu braucht es keinen Rechtsanwalt, Mitarbeiter können selbst Fehler benennen.

Wie lang ist die Aufbewahrungsfrist der Personalakte?

Die Personalakte besteht mindestens so lange, wie Sie als Arbeitnehmer beim Unternehmen beschäftigt sind. Für die Dauer einzelner Unterlagen und Informationen gibt es unterschiedliche Aufbewahrungsfristen:

• Relevante Unterlagen (z.B. Steuern): 6-10 Jahre
• Sonstige Unterlagen: bis der Zweck der Speicherung entfällt
• Abmahnungen: keine Frist, können viele Jahre aufbewahrt werden

Unternehmen müssen die Unterlagen außerdem so lange aufbewahren, bis mögliche Ansprüche des Arbeitnehmers verjährt sind. Deshalb werden Personalakten meist für 3 Jahre nach Ende eines Arbeitsverhältnisses aufbewahrt. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Unterlagen unwiderruflich zu löschen.

Welche Rechte haben Arbeitnehmer?

Das wichtigste Recht ist die Einsicht in die eigene Personalakte. Dies sollten Sie unbedingt nutzen, weil Unternehmen die Einträge in Ihre Akte nicht ankündigen müssen. Sie müssen also Einsicht verlangen, um mögliche Fehler zu finden oder auf unzulässige Inhalte zu reagieren. Weitere Rechte sind:

• Notizen und Kopien einzelner Bestandteile machen
• Auf Wunsch ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen
• Recht auf Einsicht – auch nach Ende des Arbeitsverhältnisses
• Stellungnahme zu einzelnen Punkten und Inhalten
• Gegendarstellungen in die Personalakte aufnehmen lassen
• Falschangaben entfernen lassen
• Änderung oder Löschung falscher Daten gerichtlich durchsetzen

Ihre Personalakte dürfen Sie allerdings nicht mit nach Hause nehmen. Das alles muss im Unternehmen geschehen!

Welche Pflichten hat das Unternehmen?

Unternehmen müssen für die sichere Aufbewahrung der Informationen gemäß Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sorgen. Außenstehende und Unbefugte dürfen keinerlei Zugriff auf die Daten haben. Der vertrauliche Umgang bedeutet auch, dass Vorgesetzte oder Personalverantwortliche nicht über die Inhalte der Personalakten sprechen dürfen. Zudem darf der Arbeitgeber nur zulässige Daten abspeichern.

Bekommt ein neuer Arbeitgeber meine Personalakte?

Wenn Sie den Job wechseln, hat der neue Arbeitgeber keinen Zugriff auf Ihre bisherige Personalakte. Die Unterlagen gehören ausschließlich dem ehemaligen Unternehmen und sind mit dem dortigen Arbeitsverhältnis verbunden. Es gibt keinen Datentransfer oder Übergabe von Personalakten an neue Arbeitgeber! Ihr neuer Vorgesetzter erhält lediglich das, was Sie ihm im Rahmen der Bewerbung oder zu Beginn des Arbeitsverhältnisses selbst zur Verfügung stellen. Die Weitergabe der geführten Akte ist als Datenschutzverstoß sogar verboten.

---

Was andere dazu gelesen haben

• Arbeitnehmerrechte: Bedeutung und Liste Ihrer Rechte
• Bewerber Rechte: Diese haben Sie bei der Bewerbung
• Personalfragebogen: Diese Fragen sind (nicht) erlaubt
• Ermahnung: Muster, Bedeutung, Tipps zur Reaktion