Personalakte: Inhalt, Rechte & Pflichten + wie einsehen?

Was ist eine Personalakte?

Bei einer Personalakte handelt es sich um einen Ordner oder ein elektronisches Verzeichnis, in dem ein Unternehmen arbeitsrelevante Unterlagen des Arbeitnehmers sammelt. Angelegt wird die Akte vom Chef beziehungsweise der Personalabteilung. Die Unterlagen betreffen die persönlichen Angaben und Informationen zum Arbeitsverhältnis. In Deutschland sind Form und Inhalt der Personalakte nicht exakt gesetzlich geregelt. Auch gibt es keine Pflicht für Arbeitgeber, überhaupt eine solche Akte über Mitarbeiter zu führen.

Eine Ausnahme stellt der öffentliche Dienst dar; das Beamtenrecht trifft genaue Regelungen zur Personalakte. Die Unterlagen sollen den Arbeitnehmer nach Möglichkeit umfassend, gründlich und den realen Gegebenheiten entsprechend abbilden. Das ist im öffentlichen Dienst besonders wichtig, da hier das Prinzip der Bestenauslese für Einstellung und Beförderung von Arbeitnehmern und Beamten gilt. Umgekehrt bedeutet das, dass eine unvollständige Personalakte sich unter Umständen nachteilig auswirkt.

Inhalt: Was muss in die Personalakte?

Da es keine genauen Vorgaben gibt, sammelt nicht jeder Arbeitgeber in der Personalakte die gleichen Unterlagen. Manche sind sehr detailliert, andere beinhalten nur die wichtigsten Daten und Informationen. Was in der Akte landet, entscheidet das Unternehmen selbst, jedoch mit einem wichtigen Grundsatz: Die festgehaltenen Informationen müssen im direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis stehen.

Der Arbeitgeber darf also nicht einfach sämtliche Informationen über einen Mitarbeiter sammeln und dort aufbewahren. Die nachfolgende Liste zeigt, welche Unterlagen besonders häufig in der Personalakte zu finden sind…

Personalbezogene Unterlagen

Bewerbungsunterlagen
Gegebenenfalls Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis
Arbeitszeugnisse und Leistungsbeurteilungen
Amtliches Führungszeugnis bei Vertrauenspositionen

Tätigkeitsbezogene Unterlagen

Stellenbeschreibung
Fort- und Weiterbildungen
Entwicklung des Gehalts
Beförderungen
Versetzungen
Urlaubsanträge und -bewilligungen
Beurteilungen durch Vorgesetzte

Vertragsbezogene Unterlagen

Sozialversicherungsunterlagen

Sozialversicherungsausweis
Anmeldung und Nachweise zur Krankenkasse

Steuerunterlagen

Gehalts- oder Lohnbescheinigungen
Lohnsteuerunterlagen
Angaben über Darlehen oder Lohnpfändungen

Sonstige Unterlagen

Nachweise über Fortbildungen
Berichte über Werksunfälle
Vermerk über Mitgliedschaft im Betriebsrat
Abmahnungen
Mögliche Gegendarstellungen des Arbeitnehmers
Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Amtliche Urkunden in Kopie

Führerschein
Scheidungsurteil
Schwerbehindertenausweis

Was darf NICHT in die Personalakte?

Auf der anderen Seite gibt es aber einige Unterlagen oder Dokumente, die Ihr Arbeitgeber nicht in der Personalakte festhalten darf. Das sind in erster Linie Informationen, die Ihre Privatsphäre betreffen und für Ihre berufliche Tätigkeit nicht relevant sind:

Screenshots von Privataccounts
Notizen und Kopien privater Accounts (etwa auf Facebook, Linkedin oder Instagram) sowie Informationen daraus haben in der Personalakte nichts zu suchen.
Informationen aus dem Privatleben
Weder Ihre Religionszugehörigkeit, noch politische Überzeugungen oder sexuelle Vorlieben dürfen in der Personalakte stehen.
Notizen zu Krankheitsfällen
Es darf nicht in der Personalakte stehen, wann und warum Sie sich krank gemeldet haben. Die Krankenbescheide hingegen dürfen gesammelt werden.
Aufzeichnungen von Ärzten
Ärzte – auch der Betriebsarzt – unterliegen der Schweigepflicht. Nur bei ausdrücklicher Erlaubnis oder einem besonderen Anspruch dürfen diese Daten gesammelt werden.

Letztlich dürfen in die Personalakte nur persönliche Informationen über Sie, die im direkten Zusammenhang mit Ihrem Arbeitsverhältnis stehen. Allerdings entschied das Bundesarbeitsgerichts (9 AZR 271/06), dass dazu unter Umständen auch Informationen über Alkoholismus gehören. Die Krankheit kann sich schließlich auf das Verhalten und die Arbeit direkt auswirken – zum Beispiel durch Störungen im Arbeitsablauf oder Gefährdungen Dritter.

Aufbewahrungsfrist: Wie lange werden Daten gespeichert?

Die Personalakte besteht mindestens so lange, wie ein Arbeitnehmer beim Unternehmen beschäftigt ist. Doch wie lange müssen die Unterlagen und Informationen aufbewahrt werden, die einmal ihren Weg in die Akte gefunden haben? Eine allgemeine und generelle Antwort darauf gibt es tatstächlich nicht. Einige Dokumente müssen länger aufbewahrt werden als andere.

Steuerlich relevante Unterlagen haben etwa eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Unternehmen müssen die Unterlagen außerdem so lange aufbewahren, bis mögliche Ansprüche des Arbeitnehmers verjährt sind. Diese Frist beträgt in der Regel drei Jahre.

Abmahnungen hingegen unterliegen keiner Frist. Selbst nach vielen Jahren, in denen es keine negativen Vorfälle mehr gab, können Unternehmen sie in der Akte belassen. Sie können solche Vorfälle entfernen, müssen es aber nicht. Ausschlaggebend ist allein, dass der Arbeitnehmer zurecht abgemahnt wurde. Eine unrechte Abmahnung muss der Arbeitgeber aus der Akte löschen.

Personalakte einsehen: Wer darf das?

Die meisten Informationen in der Personalakte gehen niemanden etwas an. Deshalb muss das Unternehmen diese vertraulich aufbewahren. Doch bleibt die Frage: Wer darf eigentlich die Personalakte einsehen?

Zuerst natürlich einmal: Sie selbst! Das Recht nehmen Arbeitnehmer zwar nur selten in Anspruch, doch können Sie jederzeit Einsicht in Ihre Personalakte verlangen. Das kann wichtig sein, um beispielsweise zu prüfen, ob der Arbeitgeber wirklich keine unerlaubten Informationen über Sie speichert. Neben Ihnen dürfen der Vorgesetzte sowie Personalverantwortliche des Unternehmens die Personalakte einsehen. Darüber hinaus hat erst einmal niemand das Recht, sich Ihre Daten anzusehen.

Ausnahme Betriebsrat: Im Normalfall darf der nicht die Personalakte einsehen. Als Mitarbeiter können Sie aber ein Mitglied des Betriebsrates bei der Einsicht hinzuziehen – etwa um sich beraten zu lassen. Verschafft sich ein Betriebsrat hingegen ohne Ihre Erlaubnis Einsicht, kann das zum Ausschluss aus dem Gremium führen.

Selbst Anwalt hat kein Recht auf Einsicht

Der Schutz der Personalakte geht soweit, dass selbst der Rechtsanwalt eines Arbeitnehmers keinen Zugriff erhielt – obwohl er von diesem dazu bevollmächtigt wurde. So urteilte das Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein (Az 5 Sa 385/13) und begründete dies damit, dass es beim persönlichen Einsichtsrecht des Arbeitnehmers alleine darum geht, ob sich in der Personalakte unrichtige Daten befinden – und um dies zu beurteilen, brauche es keinen Rechtsanwalt. Das könne der Arbeitnehmer ebenso alleine.

Datenschutz der elektronischen Personalakte

Im Zeitalter der Digitalisierung sind Personalakten im guten alten Ordner immer seltener. Die elektronische Personalakte unterscheidet sich von der klassischen Personalakte lediglich dadurch, dass die Unterlagen durch ein EDV-System erfasst werden. Die Personaldaten werden eingegeben oder eingescannt und digital verwaltet.

Mit dieser Eingabe sind allerdings gewisse Auflagen verbunden. Grundsätzlich muss der Arbeitnehmer der automatisierten Verarbeitung seiner persönlichen Daten zustimmen. Geregelt ist dies im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Der Arbeitsvertrag oder eine gültige Betriebsvereinbarung kann diese Zustimmung regeln.

Neben der Zustimmung durch den Arbeitnehmer gibt es eine weitere Auflage: Ab einer Betriebsgröße von 20 Mitarbeitern muss der Arbeitgeber ein Datenschutzbeauftragter bestimmen und hinzuziehen.

Welche Rechte haben Arbeitnehmer?

Ganz gleich, ob es einen konkreten Anlass gibt oder nicht: Mitarbeiter haben das Recht, jederzeit und ohne Vorwarnung ihre Personalakte einsehen zu dürfen. Das regelt das Betriebsverfassungsgesetz. Übrigens empfiehlt sich der Einblick von Zeit zu Zeit schon allein deshalb, weil Unternehmen etwaige Einträge nicht ankündigen müssen. So können Sie gegebenenfalls zeitnah auf Informationen reagieren und mögliche Unklarheiten aus dem Weg räumen.

Diese Rechte haben Sie:

Notizen und Kopien einzelner Bestandteile machen.
Auf Wunsch ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen.
Recht auf Einsicht – auch nach Ende des Arbeitsverhältnisses.
Stellungnahme zu einzelnen Punkten und Inhalten.
Verlangen, dass Gegendarstellungen in die Personalakte kommen.
Falschangaben entfernen lassen.
Änderung oder Löschung falscher Daten gerichtlich durchsetzen.

Allerdings dürfen Sie Ihre Personalakte nicht mit nach Hause nehmen. Das alles muss im Unternehmen stattfinden.

Welche Pflichten hat das Unternehmen?

Auch wenn das Arbeitsrecht Unternehmen nicht zum Führen einer Personalakte verpflichtet: Viele Arbeitgeber dürften für ihren Mitarbeiter eine Personalakte anlegen, schon allein als Gedächtnisstütze. Klar ist, dass der Arbeitgeber selbst damit Zugriff auf die Informationen hat. Aber das heißt nicht, dass er Auszüge daraus anfertigen dürfte. Zudem muss er im Rahmen seiner Fürsorgepflicht einige Sicherheitsvorkehrungen treffen:

Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Akte vor dem Zugriff Dritter geschützt ist.
Er hat die Inhalte stets vertraulich zu behandeln, also auch nicht darüber reden.
Der Kreis der Zugriffsberechtigten ist immer klein zu halten.

Aufbewahrungsfristen für einige Unterlagen

3 Jahre
Arbeitgeber sollten die Personalakte bis zu drei Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses aufbewahren. Die Verjährungsfrist beginnt mit dem 31. Dezember des Jahres in dem der Arbeitsvertrag endet.
6 Jahre
Für die Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge sowie Lohnsteuerunterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren nach der letzten Gehaltszahlung beziehungsweise nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.
10 Jahre
Sind die Unterlagen für den Jahresabschluss erforderlich, müssen sie sogar zehn Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt werden. Eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt außerdem für Lohnlisten und Lohndokumente sowie Inventurunterlagen.

Aufbau und Muster für die Personalakte

Nachfolgend geben wir Ihnen ein Muster und eine Vorlage, wie Sie eine Personalakte inhaltlich aufbauen können:

Personalia
Zum Beispiel Unterlagen zu Name, Adresse, Gehalt und Steuernummer des Mitarbeiters
Vereinbarungen
Unterlagen wie Arbeitsvertrag, gegebenenfalls Vertragsänderungen, Zusatzvereinbarungen, Führungszeugnis, Unterlagen zum Vorvertrag wie Bewerbungsunterlagen oder zum Auswahlverfahren, Vollmachten oder Kündigung
Tätigkeit
Stellenbeschreibung; Unterlagen zur Mitarbeiterentwicklung wie Beurteilungen, Weiterbildungen, Beförderungen, Versetzungen oder Abmahnungen; Unterlagen über Abwesenheiten etwa durch Krankheit, Arbeitsunfall, Urlaub, Mutterschutz oder Elternzeit
Vergütung
Unterlagen zur Gehaltsabrechnung, Gehaltsanpassung, Bankdaten, Mitarbeiterprämien, Verträge zur betrieblichen Altersvorsorge
Sonstiges
Unterlagen zur Lohnsteuer und zur Kranken- und Sozialversicherung, allgemeiner Schriftverkehr mit Dritten bezüglich des Mitarbeiters, Unterlagen zur Nebenbeschäftigung