Arbeitszeitkonto: Vorlage, Minusstunden & Höchstgrenze

Definition: Was ist ein Arbeitszeitkonto?

Das Arbeitszeitkonto (Abkürzung: Azk) ist ein Hilfsmittel für die Umsetzung flexibler Arbeitszeitmodelle. Auf dem Konto wird die geleistete Arbeitszeit von Mitarbeitern elektronisch erfasst. Dabei können Arbeitnehmer sowohl mehr als auch weniger als die vertraglich vereinbarten Zeiten arbeiten. So entstehen auf ihrem Arbeitszeitkonto Plus- oder Minusstunden, die zu einem späteren Zeitpunkt entsprechend durch Mehrarbeit oder Freizeit ausgeglichen werden.

Ziel des Arbeitszeitkontos ist es, den Mitarbeitern größere Freiheiten in der Arbeitszeitgestaltung zu geben und den Überblick zu behalten. Fällt viel Arbeit an, können mehr Stunden gemacht werden. Möchte ein Kollege früher Feierabend machen, kann er die Stunden an einem anderen Tag nacharbeiten.

Das Gehalt ist jeden Monat gleich, wenn ein Arbeitszeitkonto geführt wird. Egal, ob Sie in einem Monat 15 Stunden mehr oder weniger gearbeitet haben, bleibt die Bezahlung unberührt.

Arbeitszeitkonto: Vorlage und Muster

Wie ein Arbeitszeitkonto geführt wird, bleibt dem Unternehmen selbst überlassen. Möglich sind eine klassische Stechuhr, eine App oder Software, ein handschriftlicher Nachweis oder auch eine Excel-Tabelle zur Arbeitszeiterfassung. Gerade wenn Mitarbeiter auch im Homeoffice arbeiten, ist ein elektronisches Arbeitszeitkonto leichter umzusetzen.

Wir haben ein Muster erstellt, dass Ihnen zeigt, wie ein Arbeitszeitkonto aussehen kann. In diesem Muster liegt die vereinbarte Arbeitszeit bei 40 Stunden pro Woche.

Download: Vorlage für Excel

In dieser Woche hat der Mitarbeiter 3,5 Minusstunden gemacht. Wie und vor allem wann diese Minusstunden auf dem Arbeitszeitkonto ausgeglichen werden, hängt von der Umsetzung im Unternehmen und der Art des Arbeitszeitkontos ab.

Welche Arten von Arbeitszeitkonten gibt es?

Jedes Arbeitszeitkonto sammelt und berechnet die geleisteten Stunden und gleicht diese mit der vereinbarten Stundenzahl laut Arbeitsvertrag ab. Unterschieden werden die Arbeitszeitkonten jedoch nach dem zeitlichen Rahmen – also bis wann ein Ausgleich der vorhandenen Plus- oder Minusstunden erfolgen muss.

Kurzzeitkonto

Hier werden Stunden nur für eine vergleichsweise kurze Zeit gesammelt. Typisch ist eine Zeitspanne von einem Jahr bis das Arbeitszeitkonto ausgeglichen werden muss. Arbeitgeber können auch einen Rahmen von nur einigen Monaten oder einem halben Jahr festlegen. Bei einem sogenannten Jahresarbeitszeitkonto muss der Ausgleich innerhalb des laufenden Kalenderjahres stattfinden. Eine Übertragung angesammelter Stunden ins nächste Jahr ist nicht möglich.

Langzeitkonto

Beim Langzeitkonto ist der zeitliche Rahmen deutlich größer und geht über 12 Monate hinaus. Überstunden oder Minusstunden können über viele Jahre gesammelt werden. Synonym wird auch von einem Lebensarbeitszeitkonto gesprochen. Hiermit können Mitarbeiter viele Plusstunden ansammeln, um längere berufliche Auszeiten wie einSabbatical, verlängerte Elternzeit oder Frührente zu nehmen. Gesetzlich vorgeschrieben ist, dass diese Form des Arbeitszeitkontos gegen Insolvenz abgesichert werden muss.

Minusstunden auf dem Arbeitszeitkonto

Sammelt ein Mitarbeiter Minusstunden an, weil er früher Feierabend macht oder morgens später anfängt, geht der Arbeitgeber mit dem gezahlten Gehalt in Vorleistung. Hier steht der Arbeitnehmer in der Pflicht, seine Arbeitsleistung nachzuholen und die bisher weniger gearbeiteten Stunden auf seinem Arbeitszeitkonto auszugleichen. Doch nicht immer ist der Angestellte Schuld, wenn er weniger als vereinbart arbeitet.

Ein Sonderfall liegt vor, wenn beispielsweise aufgrund fehlender Aufträge nicht genug Arbeit für die Mitarbeiter vorhanden ist. Der Arbeitgeber unterliegt einer Beschäftigungspflicht, kann er diese nicht erfüllen, dürfen dem Mitarbeiter keine Minusstunden angerechnet werden.

Trägt der Arbeitnehmer die Verantwortung für seine Minusstunden und hat diese nicht im geregelten Zeitraum ausgeglichen, kann das Unternehmen diese mit dem ausstehenden Gehalt verrechnen. Liegt die Schuld durch zu wenig Beschäftigung beim Arbeitgeber, steht dem Angestellten die volle Bezahlung zu.

Minusstunden bei Kündigung

Bei einer Kündigung wird das Arbeitszeitkonto zum Ende des Arbeitsverhältnisses aufgelöst. Hier kommt es erneut darauf an, wer die Minusstunden verschuldet hat. Eine Verrechnung mit den letzten Gehaltszahlungen ist möglich, wenn der Mitarbeiter seine Arbeitszeit selbst frei einteilen konnte und dabei unausgeglichene Minusstunden übrig hat.

Verbleiben zum Zeitpunkt der Kündigung Plusstunden auf dem Zeitkonto werden diese ausbezahlt.

Gibt es eine Höchstgrenze auf dem Arbeitszeitkonto?

Grundsätzlich gibt es keine allgemeinen Höchstgrenze für das Arbeitszeitkonto. Arbeitgeber können aber individuell Grenzen festlegen. Diese sollten so gewählt werden, dass ein Ausgleich möglich bleibt. Zu viele Minusstunden können irgendwann nicht mehr nachgeholt werden. Durch Höchstgrenzen auf dem Arbeitskonto lässt sich ein solches Szenario verhindern. Bei Langzeitarbeitskonten sollte die Grenze für Plusstunden jedoch hoch sein. Nur so ist es möglich, diese für längere Auszeiten zu nutzen.

Aus dem Arbeitszeitgesetz ergeben sich zudem Höchstgrenzen von Plusstunden, die in einem bestimmten Zeitraum gemacht werden können. Die tägliche Höchstarbeitszeit liegt laut Gesetz bei 8 Stunden – in der Woche (Montag bis Samstag) sind dies 48 Stunden. Im Durchschnitt von sechs Monaten darf diese nicht überschritten werden. Bei einer wöchentlichen Arbeitszeit von 40 Stunden können Sie somit höchstens 8 Plusstunden pro Woche sammeln.

Vor- und Nachteile des Arbeitszeitkontos

Vorteile von Arbeitszeitkonten

• Höhere Flexibilität

  Arbeitnehmern ermöglicht das Arbeitszeitkonto höhere Flexibilität, da sie sich ihre gewonnene Zeit so einteilen können, wie sie es gerade brauchen – das ermöglicht eine bessere Koordination von privaten und beruflichen Terminen. Das steigert zudem die Mitarbeiterzufriedenheit.

• Exakte Erfassung

  Hier ein paar Minuten eher angefangen, dort ein paar Minuten länger gearbeitet – da bei einem Arbeitszeitkonto die geleistete Arbeitszeit exakt erfasst wird, kann genau nachgehalten werden, wer wie viel gearbeitet hat. Sie „verschenken“ also keine Zeit mehr.

• Situative Anpassung

  Das Arbeitszeitkonto ermöglicht dem Arbeitgeber, bei saisonalen oder konjunkturell bedingten Flauten die Mitarbeiter nach Hause zu schicken, ohne gleich Kurzarbeit einführen oder kündigen zu müssen. Umgekehrt arbeiten die Mitarbeiter bei hohem Auftragsvolumen länger und gleichen zu einem späteren Zeitpunkt aus.

Nachteile von Arbeitszeitkonten

• Geringerer Erholungswert

  Wer konstant Plusstunden macht, verkürzt seine Freizeit. Damit bleibt unter Umständen die notwendige Erholung auf der Strecke. Das kann sich langfristig negativ auf die psychische als auch physische Gesundheit des Mitarbeiters auswirken.

• Höherer Aufwand

  Ein Arbeitszeitkonto bedeutet einen höheren Arbeitsaufwand als wenn es feste Arbeitszeiten gibt. Auf der anderen Seite müssen Plusstunden auf jeden Fall notiert werden, da macht ein Arbeitszeitkonto auch keinen großen Unterschied mehr.

• Familiäre Konflikte

  Der Freizeitausgleich mag einerseits ermöglichen, bestimmte Termine wahrzunehmen. Weniger Zeit für Familie und Privatleben bleibt übrig, wenn beispielsweise etliche Minusstunden ausgeglichen oder erst einmal Plusstunden aufgebaut werden müssen. Das kann Spannungen verursachen.

• Finanzielles Risiko

  Für Arbeitgeber bedeutet das Arbeitszeitkonto, dass sie finanzielle Rücklagen für Plusstunden bilden müssen. Diese werden im Falle einer Insolvenz ausgezahlt. Weiterhin ist für Arbeitgeber ökonomisch ungünstig, dass ein Arbeitszeitkonto manche Arbeitnehmer dazu verleitet, ein Überstundenpolster aufzubauen, das aus betriebswirtschaftlicher Sicht nicht erforderlich gewesen wäre.

Häufige Fragen zu Arbeitszeitkonten

Muss ich ein Arbeitszeitkonto akzeptieren?

Ein Arbeitgeber kann in seinem Unternehmen ein Arbeitszeitkonto einführen. Das deckt sein Direktionsrecht ab. Bei größeren Unternehmen muss die Zustimmung des Betriebsrats eingeholt werden. Das genauere Prozedere wird anschließend in Betriebsvereinbarungen festgehalten.

Ist das Arbeitszeitkonto im Arbeitsvertrag geregelt, kann der Arbeitgeber ohne Einverständnis seines Angestellten nicht von den Bestimmungen abweichen. Findet ein Tarifvertrag Anwendung, sind dort meist genauere Bestimmungen zum Arbeitszeitkonto beziehungsweise flexiblen Arbeitszeiten festgehalten. Eine detaillierte Ausführung der Rahmenbedingungen kann mit Verweis auf den Tarifvertrag entfallen.

Ist ein Arbeitszeitkonto Pflicht?

Ein Arbeitszeitkonto ist keine Pflicht. Allerdings müssen Arbeitgeber Überstunden ihrer Mitarbeiter dokumentieren – es bleibt aber dem Unternehmen überlassen, ob dies über ein Arbeitszeitkonto oder andere Optionen geschieht. In einigen Branchen kann ein Arbeitskonto jedoch vorgeschrieben sein, um Schwarzarbeit vorzubeugen.

Wann spricht man von Überstunden?

Alles, was von der vertraglich vereinbarten Zeit abweicht, sind Überstunden. Ob und wie sie zusätzlich abgegolten werden, legt der Arbeitsvertrag fest. Eine bestimmte Mindestanzahl an Überstunden kann bereits mit dem Gehalt abgegolten sein. Bezahlt werden Überstunden jedoch nur, wenn diese angeordnet werden oder der Chef Kenntnis davon hat. Bei einem Arbeitszeitkonto werden Überstunden nicht bezahlt, sondern durch Freizeitausgleich abgebaut.

Ampelkonto: Systematischer Ausgleich

Das Ampelkonto ist ein Modell des Arbeitszeitkontos, um zu verhindern, dass Mitarbeiter zu hohe Stundenzahlen auf ihrem Arbeitszeitkonto anhäufen – sowohl Plus- als auch Minusstunden. Abhängig vom Saldo des jeweiligen Kontos funktioniert das Ampelsystem in drei Stufen:

🟢 Grün
Bei einer geringen Anzahl von Plus- oder Minusstunden kann der Mitarbeiter eigenständig entscheiden und weiterhin flexibel die Arbeitszeit gestalten. Vom Arbeitgeber ist kein Eingreifen erforderlich.

🟡 Gelb
Steigt die Stundenzahl auf dem Arbeitszeitkonto werden gemeinsam erste Möglichkeiten gesucht, um einen Ausgleich zu schaffen und in den grünen Bereich zurückzukehren.

🔴 Rot
Im letzten Bereich werden gezielte Maßnahmen ergriffen, um in einem festgelegten Zeitraum das Arbeitszeitkonto wieder in einen normalen Rahmen zu bringen.

Wo genau die Grenzen der einzelnen Bereiche liegen, legen Arbeitgeber individuell fest. Ziel ist es, einen systematischen Ausgleich von zu viel oder zu wenig geleisteter Arbeit zu ermöglichen.

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