Definition: Was ist eine Mitarbeiterbefragung?

Die Mitarbeiterbefragung ist eine Maßnahme des Personalwesens, um intern Feedback und Informationen zu unterschiedlichsten Themen oder Prozessen innerhalb des Unternehmens zu erhalten. Durch eine systematische Umfrage der Belegschaft wird ein Meinungsbild eingeholt, um im nächsten Schritt konkrete Schritte daraus abzuleiten.

Durch die systematische Umfrage wird das vorhandene Wissen der Belegschaft genutzt. Das Team kennt Probleme genau und weiß, welche Prozesse gut funktionieren – und wo Verbesserungspotenzial besteht.

Ziele einer Mitarbeiterbefragung

Das allgemeine Ziel einer Mitarbeiterbefragung ist die Erhebung von Daten, Meinungen und Informationen, um Missstände aufzudecken, Probleme zu identifizieren und geeignete Lösungswege zu entwickeln. Unternehmen können regelmäßige Befragungen durchführen, um auf Veränderungen reagieren zu können. Oft gibt es aber konkrete Auslöser für die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung.

Nachlassende Leistungen, steigende Fehlzeiten, höhere Fluktuation, mehr Kündigungen oder geringere Motivation sollten für Arbeitgeber klares Indiz sein, um bei der Belegschaft nachzufragen. Hier ist das Ziel vor allem eine Analyse. Je nach Situation können auch andere Ziele verfolgt werden:

Steigerung der Motivation
Sicherung der Qualität
Anpassung der Unternehmenskultur
Verbesserung der Kommunikation
Verbesserung von internen Prozessen
Optimierung der Arbeitsatmosphäre
Steigerung der Zufriedenheit
Stärkung der Mitarbeiterbindung

Muster: Fragen für die Mitarbeiterbefragung

Die größte Schwierigkeit bei einer Mitarbeiterbefragung: Sie müssen die richtigen Fragen stellen. Diese müssen zum Ziel der Befragung passen und alle wichtigen Aspekte abdecken. Unsere große Liste zeigt Beispiele für Fragen und funktioniert wie ein Muster für einen Mitarbeiterfragebogen:

Was gefällt Ihnen im Job am besten?
Was fehlt Ihnen aktuell im Job?
Wie zufrieden sind Sie im Job auf einer Skala von 1 bis 10?
Welche Verbesserung wünschen Sie sich für den Arbeitsplatz?
Wobei wünschen Sie sich Unterstützung?
Wie schätzen Sie die Entwicklungschancen im Unternehmen ein?
Warum ist Ihnen das Unternehmen wichtig?
Woran wollen Sie bei sich selbst arbeiten?
Welche aktuellen Probleme sehen Sie?
Was könnte für die Kunden noch besser gemacht werden?
Würden Sie sich heute erneut bei unserem Unternehmen bewerben? Warum / Warum nicht?

Fokussierende Fragen in der Mitarbeiterbefragung

Fokussierende Fragen bringen es auf den Punkt. Statt nach den allgemeinen Bedingungen zu fragen, geht es um konkrete Punkte, die wahren Beweggründe und offen kommunizierten Handlungsbedarf. Beispiele und Muster für fokussierende Fragen:

Was sind drei Dinge, die Sie sich von Ihrem Vorgesetzten am meisten wünschen?
Was ist die größte Herausforderung, die Sie aktuell beschäftigt?
Was muss sich konkret ändern, damit Ihre Zufriedenheit steigt?
Von welcher Maßnahme würden wir als Arbeitgeber am meisten profitieren?

Vermeiden Sie bei den Formulierungen Suggestivfragen. Lassen Sie den Mitarbeiter frei entscheiden, welche Punkte besonders wichtig sind. Die Umfrage soll ehrliche Antworten liefern und nicht die Erwartungen erfüllen oder bereits vorhandene Meinungen bestätigen.

Nicht-anonyme Fragen in der Mitarbeiterbefragung

Manchmal kann es sinnvoll sein, eine Befragung nicht anonym durchzuführen. Dies gilt zum Beispiel, wenn es um die Entwicklung von Mitarbeitern geht. Da es hier um persönliche Ziele und Maßnahmen geht, müssen die Antworten einem Kollegen zugeordnet werden. Beispiele sind:

Was sind Ihre Ziele für die kommenden sechs Monate?
Welche Aufgaben / Verantwortungen wollen Sie gerne übernehmen?
Welche Fähigkeiten / Kompetenzen würden Sie sich gerne aneignen?
Welche Änderung würde Sie bei Ihrer Arbeit am meisten weiterbringen?

Mitarbeiterbefragung Muster: Kostenlose Vorlage (PDF)

Zur Unterstützung Ihrer Mitarbeiterbefragung können Sie sich bei uns gerne eine kostenlose Vorlage als PDF herunterladen. Das Fragebogen-Muster gibt Ihnen weitere Anregungen, wie Sie Ihre Befragung aufbauen und gestalten können.

Vorlage Mitarbeiterbefragung (PDF)

Voraussetzungen für eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung

Eine Mitarbeiterbefragung scheint unkompliziert. Für bestmögliche Ergebnisse müssen trotzdem die Voraussetzungen stimmen. Auf diese Punkte sollten Sie im Unternehmen achten:

Transparenz

Es muss von Anfang an klar mit den Mitarbeitern kommuniziert werden. Warum wird die Umfrage durchgeführt? Was sind die Ziele? Wie ist der genaue Ablauf? Hohe Transparenz steigert die Akzeptanz im Team.
Zielgruppe

Die Mitarbeiterbefragung muss nicht zwangsläufig die gesamte Belegschaft betreffen. Vielleicht geht es nur um eine Abteilung oder ein Projektteam. Definieren Sie die Zielgruppe im Vorfeld.
Anonymität

Mitarbeiterbefragungen müssen anonym durchgeführt werden. Nur so erhalten Sie wirklich ehrliche Antworten und Probleme werden offen angesprochen. Ohne Anonymität werden Meinungen verschwiegen oder Dinge beschönigt, um den Arbeitgeber nicht zu verärgern.
Einfachheit

Der Fragebogen muss für alle leicht verständlich und einfach auszufüllen sein. Verzichten Sie auf komplizierte Fachbegriffe und unverständliche Formulierungen.
Maßnahmen

Die gesamte Maßnahme ist nur sinnvoll, wenn die Ergebnisse in Entscheidungen und Maßnahmen umgewandelt werden. Es geht nicht nur um eine Analyse des Ist-Zustandes, sondern um das Erreichen des Soll-Zustandes.

Checkliste für die Mitarbeiterbefragung

Damit die nächste Mitarbeiterbefragung den gewünschten Nutzen bringt und die festgelegten Ziele erreicht werden, haben wir eine kleine Checkliste zusammengestellt, an der Sie sich orientieren können:

Gibt es ein festgelegtes Ziel?
Wird offen und transparent kommuniziert?
Wird der Fragebogen einheitlich gestaltet?
Ist die Umfrage für alle verständlich?
Werden alle relevanten Mitarbeiter befragt?
Werden die Umfragen anonym ausgegeben und ausgewertet?
Werden konkrete Maßnahmen aus den Ergebnissen abgeleitet?
Git es eine zeitnahe Umsetzung der Maßnahmen?
Werden die Fortschritte und Verbesserungen kontrolliert?

Vor- und Nachteile der Mitarbeiterbefragung

Mitarbeiterbefragungen werden oftmals unterschätzt. Wissen und Meinung der Angestellten wird ignoriert, stattdessen glaubt die Führungsetage, bereits alle Antworten zu kennen. Ein Fehler, bei dem die Vorteile der Methode ungenutzt bleiben. Wir stellen die Vor- und Nachteile genauer vor:

Vorteile

Probleme werden identifiziert
Nur wenige Mitarbeiter sprechen Probleme dem Chef gegenüber offen an. Eine anonyme Mitarbeiterbefragung bringt Schwierigkeiten leichter ans Licht. Die Antworten zeigen genau, was schlecht läuft und wo Arbeitgeber nachbessern müssen.
Durchführung ist einfach und kostenlos
Unternehmen können externe Berater und Analysten beauftragen, um negativen Entwicklungen nachzuforschen. Das ist teuer, dauert lange und ist nicht immer zielführend. Die Informationen aus erster Hand sind durch eine Umfrage leicht zu erhalten, kostenlos und zuverlässig.
Potenziale werden sichtbar
Durch Mitarbeiterbefragungen können Chancen und Potenziale in verschiedenen Bereichen sichtbar gemacht werden. Wie lässt sich die Motivation steigern? Welche Prozesse können verbessert werden? Wo lassen sich Probleme lösen? Unternehmen werden insgesamt besser und erfolgreicher.
Zufriedenheit wird gesteigert
Mitarbeiter können ihre Meinung einbringen und haben das Gefühl, von Unternehmen respektiert und ernst genommen zu werden. Zusammen mit den Verbesserungen im Anschluss an die Umfrage steigt die Zufriedenheit. Ebenso steigen Produktivität und Loyalität.

Nachteile

Maßnahmen sind falsch
Die Umfrage liefert Antworten und Informationen, die passenden Maßnahmen müssen aber gefunden und umgesetzt werden. Zeigen die Ergebnisse sinkende Zufriedenheit und Motivation, muss zunächst eine Lösung gefunden werden. Werden Maßnahmen falsch ausgewählt oder umgesetzt, bleiben Probleme bestehen.
Interpretation ist fehlerhaft
Wie eine Umfrage gewertet wird, kommt auf die Interpretation an. Hat die auswertende Führungskraft bereits eine voreingenommene Meinung, wird unbewusst nach Bestätigung gesucht (siehe: Confirmation Bias).
Kontrolle wird vernachlässigt
Maßnahmen müssen nicht nur gefunden und umgesetzt, sondern deren Effekt auch kontrolliert werden. Nach einiger Zeit sollte entsprechend eine weitere Mitarbeiterbefragung stattfinden, um die Veränderung im Stimmungsbild zu messen. Sonst bleibt unklar, ob der gesamte Prozess überhaupt etwas gebracht hat.

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