Definition: Was ist ein Empfehlungsschreiben?
Ein Empfehlungsschreiben (auch: Referenz- oder Beurteilungsschreiben) ist ein freiwilliges Dokument, in dem ein Fürsprecher – meist frühere Vorgesetzte, Mentoren, Dozenten oder Kunden – die Fähigkeiten, Leistungen und Persönlichkeitsmerkmale einer Bewerberin oder eines Bewerbers positiv beschreiben und bewerten. Es besteht jedoch kein gesetzlicher Anspruch darauf.
Empfehlungsschreiben Steckbrief
Merkmal |
Beschreibung |
| Länge | Max. 1 DIN A4-Seite |
| Form | Druck auf Firmenpapier |
| Anlass | Bewerbung, Studium, Stipendium, Beförderung, Wohnungssuche |
| Referenzgeber | Lehrer, Ausbilder, Professor, ehemalige Vorgesetzte |
| Inhalt | Beschreibung relevanter Stärken und Qualifikationen, subjektive Empfehlung für besondere Eignung |
| Stil | Sachlich und in Ich-Form |
| Umfang | Max. 3 Empfehlungen pro Bewerbung |
| Position | Nach dem Lebenslauf (oder Zeugnissen) |
Das Empfehlungsschreiben soll in erster Linie die berufliche oder akademische Eignung von Bewerbern belegen und deren Kompetenzen aus einer unabhängigen Perspektive bestätigen. Es wird vor allem als Arbeitszeugnis Alternative genutzt – etwa bei der Bewerbung für Studiengänge, Stipendien oder Auslandsaufenthalte.
Typische Empfehlungsschreiben Inhalte
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Einleitung
Vorstellung des Verfassers und dessen Beziehung zur empfohlenen Person.
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Leistungsbeschreibung
Beschreibung der Kenntnisse, Leistungen und charakterlichen Stärken.
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Verhaltensbeschreibung
Konkrete Beispiele, die Aussagen über Qualifikationen und Verhalten belegen.
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Empfehlung
Abschließenden und wohlwollenden Bewertung sowie Kontaktmöglichkeit für Rückfragen.
Empfehlungsschreiben Bedeutung – Abgrenzung zum Arbeitszeugnis
Im Gegensatz zum Arbeitszeugnis wird ein Empfehlungsschreiben freiwillig verfasst und persönlicher formuliert. Es hebt gezielte Stärken hervor und gilt daher als besonders glaubwürdige Zusatzreferenz bei der Bewerbung. Es kann ein fehlendes oder schlechtes Arbeitszeugnis ersetzen bzw. ergänzen.
Weil der Fürsprecher freiwillig mit seinem Namen bürgt, besitzt das Empfehlungsschreiben heute einen besonders hohen Stellenwert in der Bewerbung. Im Ausland, wo man das deutsche Arbeitszeugnis nicht kennt, wird es sogar erwartet. Ein glaubwürdiges und überzeugendes Empfehlungsschreiben kann daher bei der Bewerbung den entscheidenden Ausschlag geben.
Empfehlungsschreiben oder Referenzen? Unterschied
Das Empfehlungsschreiben ist immer namentlich an einen Empfänger gerichtet und kann deshalb nur einmal verwendet werden. Referenzen legen den Schwerpunkt auf vorhandene Qualifikation und Erfolge und können mehrfach genutzt werden.
Empfehlungsschreiben Vorlage: Beispiel mit Mustertext
Nutzen Sie zum Formulieren und Erstellen gerne unsere kostenlose Empfehlungsschreiben Vorlage. Das Muster können Sie gleich online im Browser editieren. Dazu einfach auf den Kasten klicken und den Text umschreiben.
Name des Referenzgebers
Anschrift
PLZ Wohnort
Telefonnummer, E-Mail
Beispiel GmbH
Frau Emma Empfänger
Anschrift
PLZ Unternehmenssitz
Empfehlungsschreiben für Bea Beispiel
Sehr geehrte Frau Empfänger,
ich darf mich kurz vorstellen: Mein Name ist Emil Empfehler und ich bin seit 9 Jahren Vice President der Muster AG. Frau Beispiel war 4 Jahre meine persönliche Assistentin. Auch danach habe ich als ihr Mentor ihr Karriere im Unternehmen intensiv verfolgt und gefördert.
Nach langjähriger und hervorragender Arbeit in unserem Unternehmen hat sich Frau Beispiel dazu entschlossen, neue berufliche Herausforderung zu suchen. Ein Schritt, den ich als ihr bisheriger Chef einerseits sehr bedauere, aber Frau Beispiel dennoch wärmstens weiterempfehlen kann.
In der Zeit von TT.MM.JJJJ bis TT.MM.JJJJ hat Frau Beispiel in der Position als persönliche Assistentin für mich gearbeitet und dabei ihre Aufgaben stets zu meiner vollsten Zufriedenheit und mit großem Elan und viel Engagement bewältigt. Ich habe sie als selbstständig denkende und verantwortungsvolle sowie immer zuverlässige Kollegin kennen und schätzen gelernt.
Frau Beispiel genießt bis heute einen hervorragenden Ruf bei ihren Kollegen und Kunden – nicht zuletzt wegen ihrer zahlreichen konstruktiven Vorschläge zur Lösung damaliger Probleme.
Neben der einwandfreien fachlichen Qualifikation zeichnet sich Frau Beispiel durch großen Optimismus, Freundlichkeit und besondere Teamfähigkeit aus. Ich halte sie für die Position bei Ihnen als Senior Consultant für bestens geeignet und empfehle sie persönlich gerne weiter. Falls Sie hierzu Fragen an mich haben, stehe ich Ihnen gerne für telefonische Rückfragen zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Unterschrift Referenzgeber
Persönliches Empfehlungsschreiben kostenlos
Weitere Empfehlungsschreiben Beispiele können Sie sich zusätzlich hier für den beruflichen oder akademischen Kontext kostenlos herunterladen:
Wer braucht ein Empfehlungsschreiben?
Ein Empfehlungsschreiben kann in vielen beruflichen oder akademischen Situationen entscheidend sein, um die Eignung zu unterstreichen. Es wird vor allem von Personen benötigt, die sich in einem Auswahlprozess befinden, bei dem die persönliche Einschätzung eines neutralen Dritten ein wichtiges Entscheidungskriterium darstellt.
Typische Einsatzgebiete für Empfehlungen
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Studierende
Wer sich für ein Masterstudium, Auslandssemester oder einen Studienplatz mit Zulassungsbeschränkung bewirbt, profitiert oft von einem Empfehlungsschreiben des Professors oder Betreuers, das gute Leistungen und die akademische Motivation belegt.
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Stipendiaten
Für viele Stipendienprogramme (z.B. DAAD, Studienstiftung des Deutschen Volkes, Erasmus) sind Empfehlungsschreiben Pflichtbestandteil. Sie sollen zeigen, weshalb die Bewerberin oder der Bewerber besonders förderungswürdig ist.
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Berufseinsteiger
Berufseinsteiger besitzen in der Regel noch keine einschlägigen Berufserfahrungen und daher auch über keine Arbeitszeugnisse. Sie können deshalb ehemalige Praktikumsbetreuer oder Werkstudentenvorgesetzte um eine Empfehlung bitten, um fehlende Arbeitszeugnisse auszugleichen.
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Führungskräfte, Beförderungen
Bei der Bewerbung auf leitende Positionen oder bei internen Wechseln kann das Empfehlungsschreiben die Führungsqualitäten und das Vertrauen bisheriger Vorgesetzter hervorheben.
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Selbstständige, Freiberufler
Selbstständige haben keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Hier dienen Empfehlungs- bzw. Referenzschreiben als gleichwertiger Ersatz und Nachweis für deren Leistungsqualität und Zuverlässigkeit gegenüber Kunden und Kollegen.
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Sonderfälle
In Einzelfällen kann ein Empfehlungsschreiben auch bei der Wohnungssuche oder für Einreise- bzw. Visaverfahren gebraucht werden, um die Seriosität des Mieters oder Reisenden zu belegen.
Wie schreibe ich ein Empfehlungsschreiben?
Ein professionelles Empfehlungsschreiben ist maximal eine DIN-A4-Seite lang und sollte stets auf Firmenpapier gedruckt werden, damit es offiziell wirkt. In die Bewerbungsunterlagen kommen nie mehr als drei Empfehlungsschreiben. Je dosierter die Empfehlungen, desto überzeugender!
Empfehlungsschreiben Aufbau
Der Aufbau eines Empfehlungsschreibens gliedert sich klassisch in vier Abschnitte:
- Vor- und Nachname des Ausstellers
- Firmenname oder Universität
- Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse (für Rückfragen)
- Aktuelles Datum
- Name und Anschrift des Adressaten
- Betreffzeile („Empfehlungsschreiben für NAME“)
- Kurze Selbstvorstellung des Verfassers
- Verhältnis zum Bewerber
- Ausstellungsgrund
- Tätigkeitsbeschreibung
- Bewertung wichtiger Kompetenzen & Soft Skills
- Subjektive Empfehlung: Persönlichkeit, Eignung für die Stelle
- Grußformel und Unterschrift
1. Briefkopf
2. Formalia
3. Inhalt
4. Schluss
Empfehlungsschreiben Inhalt
Das Empfehlungsschreiben wird stets in der Ich-Form geschrieben, weil es eine persönliche Empfehlung von ehemaligen Weggefährten, Vorgesetzten oder Mentoren darstellt.
Der inhaltliche Schwerpunkt liegt auf besonderen Stärken, wichtigen Soft Skills und der Persönlichkeit des Kandidaten. Eine Geheimsprache wie im Arbeitszeugnis gibt es in einer Empfehlung nicht. Das Empfehlungsschreiben darf dafür emotionaler geschrieben sein. Nur bitte nicht übertreiben, sonst wird es unglaubwürdig.
Wer darf ein Empfehlungsschreiben ausstellen?
Grundsätzlich kann jeder, mit dem Sie beruflich zusammengearbeitet haben, eine Empfehlung schreiben. Besonders geeignet sind dafür:
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Ranghohe Führungskräfte und Geschäftsführer
Führungskräfte gelten als besonders wertvolle Referenzgeber und können aufgrund ihrer Erfahrungen vorhandene Fähigkeiten oder die Eignung besonders objektiv einschätzen.
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Ehemalige Abteilungsleiter oder Kollegen
Ehemalige Kollegen haben aus der Zusammenarbeit einen guten Einblick in die Arbeitsweise und Teamfähigkeit eines Kandidaten. Ihre Empfehlungen haben bei sozialen Kompetenzen viel Gewicht.
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Mentoren und Professoren
Generell bieten sich für das Empfehlungsschreiben bisherige Weggefährten an, die authentische Einblicke in die Leistungsbereitschaft und Motivation eines Kandidaten haben.
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Namhafte Experten und Fachkräfte
Wer in seinem Fachgebiet anerkannt ist und hohes Renommee besitzt, kann ebenfalls eine glaubwürdige Empfehlung abgeben. Hier sollte vor allem die Beziehung zum Empfohlenen betont werden.
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Renommierte Kunden in der Branche
Bisherige Kundenstimmen spielen nicht nur bei Selbstständigen eine wichtige Rolle, sie können auch bei der Bewerbung für eine vertriebs- oder kundenorientierte Position eine hohe Bedeutung haben.
Entscheidend ist, dass die Referenzgeber im Empfehlungsschreiben nicht ganz unbekannt sind oder zumindest so viel Status besitzen, um beim Leser Eindruck zu machen. Unbekannte Fürsprecher, deren Schreiben zudem nach einem Gefälligkeitsgutachten klingt, haben eher einen negativen Effekt.
Tipp für Referenzgeber
Wer eine Empfehlung schreibt, ist dem Empfohlenen gegenüber wohlwollend eingestellt und will sie oder ihn fördern. Das ist nobel. Bedenken Sie aber: Ein Empfehlungsbrief kann stets auf Sie zurückfallen. Wenn Sie einen Kandidaten über den grünen Klee loben, der später nicht hält, was Sie versprechen, schadet das Ihrer eigenen Reputation!
Wie frage ich nach nach einem Empfehlungsschreiben?
Für ein Empfehlungsschreiben müssen Sie die Aussteller anfragen und aktiv darum bitten. Nachdem Sie einen passenden Referenzgeber gefunden haben, sollten Sie am besten persönlich am Telefon oder per E-Mail Ihr Anliegen schildern und fragen, ob die Person bereit ist, Sie für die angestrebte Stelle zu empfehlen.
Geben Sie dem Verfasser genug Vorlaufzeit! Ein Empfehlungsschreiben zu erstellen, ist mit viel Aufwand verbunden, rechnen Sie daher mit 6 Wochen Vorlauf. Für die Empfehlung sollten Sie überdies möglichst folgende Informationen mitliefern:
- Grund und Anlass für das Empfehlungsschreiben
- Name des Adressaten und Anschrift des Arbeitgebers in spe
- Bezeichnung der Stelle (Stipendium, Studienplatz)
- Dauer und Datum der Zusammenarbeit mit dem Referenzgeber
- Bestätigung besonderer Eigenschaften und Soft Skills
Wer mag, kann dem Aussteller auch anbieten, eine Empfehlungsschreiben Vorlage vorzuschreiben, die dieser nur noch anpassen und ergänzen muss.
Empfehlungsschreiben Anfrage beim aktuellen Arbeitgeber
Liebe Frau Muster,
nachdem ich 5 Jahre für dieses Unternehmen in der Marketingabteilung tätig war, würde ich mich gerne weiterentwickeln und mich intern für die Stelle als Leiter der Abteilung XYZ bewerben. Sie haben in diesen 5 Jahren meinen Werdegang aktiv begleitet und gefördert, wofür ich Ihnen sehr dankbar bin. Weil Sie meine Eignung für die neue Stelle zugleich bestens einschätzen können, bitte ich Sie, mir hierfür ein Empfehlungsschreiben auszustellen.
Empfehlungsschreiben Anfrage beim ehemaligen Arbeitgeber
Sehr geehrter Herr Beispiel,
ich erinnere mich noch gerne an meine Zeit als Projektleiter für das Projekt „Fluxkompensator 2026“ in Ihrem Unternehmen. Aktuell bewerbe ich mich auf eine neue Position, bei der diese Erfahrungen von Vorteil sind. Daher fragen ich Sie: Wären Sie bereit, mir ein Empfehlungsschreiben auszustellen? Ihre professionelle Einschätzung könnte hierbei ausschlaggebend sein. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, liefere ich Ihnen bei Zusage gerne eine erste Vorlage. Ich freue mich auf eine positive Rückmeldung und danke im Voraus.
Empfehlungsschreiben Anfrage beim Professor
Sehr geehrter Professor Beispiel,
Sie erinnern sich bestimmt noch an meine Bachelorarbeit über ABC. Nun möchte ich mich für den Master of Science an der TU Darmstadt bewerben und wäre Ihnen dankbar, wenn Sie mir dafür ein Empfehlungsschreiben ausstellen. Der Abgabetermin für die Bewerbung ist der TT.MM.JJJJ. Die notwendigen Unterlagen bringe ich Ihnen gerne vorbei. Ich freue mich, wenn Sie sich die Zeit nehmen, in einem persönlichen Gespräch nähere Details zu besprechen.
Empfehlungsschreiben Anfrage bei Kunden
Liebe Frau Beispiel,
ich freue mich, dass wir vor einiger Zeit unser Projekt „Website-Relaunch“ so erfolgreich abschließen konnten. Derzeit versuche ich einen neuen, großen Kunden zu gewinnen. Hierfür benötige ich ein aussagekräftiges Empfehlungsschreiben von meinen Lieblingskunden, zu denen auch Sie zählen! Wären Sie bereit, mir ein solches Schreiben zu erstellen? Ich wäre Ihnen ewig dankbar! Mir wäre wichtig, dass Sie darin Ihre persönlichen Erfahrungen in der Zusammenarbeit und die termingerechte Qualität der Ergebnisse besonders hervorheben.
Wohin kommt die Empfehlung in der Bewerbung?
Das Empfehlungsschreiben folgt in einer „vollständigen“ Bewerbungsmappe auf Bewerbungsschreiben, Lebenslauf und – falls vorhanden – Zeugnisse. Es gehört damit formal zu den „Anlagen“ der Bewerbung.
Zertifikate für Weiterbildungen oder Arbeitsproben werden nach den Empfehlungsschreiben einsortiert. Informationen über Referenzgeber können Sie zudem als sogenannte Referenzliste im tabellarischen Lebenslauf aufführen.
Was andere dazu gelesen haben
- Beurteilungsschreiben: Vorlage und wichtige Inhalte
- Eignungsschreiben: Definition, Bedeutung und Tipps
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