Empfehlungsschreiben: Vorlage, Tipps zu Aufbau & Anfrage

Bedeutung: Was ist ein Empfehlungsschreiben?

Das Empfehlungsschreiben (auch: Referenzschreiben, Beurteilungsschreiben) ist ein Dokument, mit einer persönlichen Bewertung und Empfehlung für eine dritte Person. In der Bewerbung dient das Empfehlungsschreiben häufig als Arbeitszeugnis Alternative.

Im Gegensatz zum Arbeitszeugnis, das vom Ex-Arbeitgeber ausgestellt wird, kann das Empfehlungsschreiben grundsätzlich von jedem verfasst werden. Meist von Vorgesetzten, Mentoren oder Kunden, die einen Arbeitnehmer empfehlen.

Formal ist der Empfehlungsbrief an keine gesetzlichen Vorgaben gebunden. Es besteht allerdings auch kein Anspruch darauf. Die Freiwilligkeit macht es jedoch so wertvoll und hilft, sich damit positiv von der Konkurrenz abzuheben.

Wer braucht ein Empfehlungsschreiben?

Ziel des Referenzschreibens (Englisch: Letter of Recommendation) ist, Arbeitnehmer für einen Job zu empfehlen sowie vorhandene Kompetenzen und Erfahrungen zu bestätigen. Laut Schätzungen nutzt bereits jeder vierte Bewerber in Deutschland Referenzen in der Bewerbung.

Sollten Empfehlungsschreiben nicht schon in der Stellenanzeige verlangt werden, lohnen sie sich vor allem bei der Bewerbung für ein Stipendium oder Studienplatz, bei einem Auslandsstudium, bei einer Bewerbung als Führungskraft oder Beförderung, für Freiberufler als Referenz sowie bei der Anmietung einer Wohnung.

Empfehlungsschreiben oder Referenzen? Unterschied

Das Empfehlungsschreiben ist immer namentlich an einen Empfänger gerichtet und betont persönliche und soziale Kompetenzen. Die Referenz legt den Schwerpunkt auf vorhandene Qualifikation und Erfolge. Weil es nicht namentlich an einen Adressaten gerichtet ist, lässt es sich mehrfach in der Bewerbung verwenden.

Empfehlungsschreiben Aufbau und Inhalt

Ein professionelles Empfehlungsschreiben ist maximal eine DIN-A4-Seite lang und sollte auf Firmenpapier gedruckt werden, damit es offiziell wirkt. In die Bewerbungsunterlagen kommen nie mehr als drei Empfehlungsschreiben. Je dosierter die Empfehlungen, desto überzeugender.

Empfehlungsschreiben Aufbau

Der Aufbau eines Empfehlungsschreibens gliedert sich in vier Abschnitte:

Briefkopf
Vor- und Nachname des Ausstellers, Firmenname (oder Universität), Anschrift und Telefonnummer oder E-Mail-Adresse (für Rückfragen)
Formalia
Aktuelles Datum, Name und Anschrift des Adressaten, Betreff („Empfehlungsschreiben für NAME“)
Inhalt
➠ Kurze Selbstvorstellung Verfasser
➠ Verhältnis zum Bewerber
➠ Ausstellungsgrund
➠ Tätigkeitsbeschreibung
➠ Bewertung wichtiger Kompetenzen & Soft Skills
➠ Subjektive Empfehlung: Persönlichkeit, Eignung für die Stelle
Schluss
Grußformel und Unterschrift

Empfehlungsschreiben Inhalt

Das Empfehlungsschreiben wird stets in der Ich-Form geschrieben, weil es eine persönliche Empfehlung von ehemaligen Weggefährten, Vorgesetzten oder Mentoren ist. Bei den Formulierungen geht es weniger um eine Tätigkeitsbeschreibung – vielmehr wie die Bürgen oder Referenzgeber den Menschen, seine Soft Skills und die Persönlichkeit erlebt haben.

Eine Geheimsprache, wie im Arbeitszeugnis, gibt es in einer Empfehlung nicht: Wer Sie empfehlen will, wird Sie auch deutlich loben. Das Empfehlungsschreiben darf daher gerne emotional geschrieben sein. Nur bitte nicht übertreiben, sonst wird die Lobhudelei unglaubwürdig.

Empfehlungsschreiben Beispiel + Vorlage

Nutzen Sie zum Formulieren und Erstellen gerne unsere kostenlose Empfehlungsschreiben Vorlage. Das Muster können Sie gleich online im Browser editieren. Dazu einfach auf den Kasten klicken und den Text umschreiben.

Das Empfehlungsschreiben Beispiel können Sie sich ebenfalls als Word Vorlage kostenlos herunterladen.

Empfehlungsschreiben Beispiel

Name des Referenzgebers
Anschrift
PLZ Wohnort
Telefonnummer, E-Mail

TT.MM.JJJJ

Beispiel GmbH
Frau Emma Empfänger
Anschrift
PLZ Unternehmenssitz

Empfehlungsschreiben für Bea Beispiel

Sehr geehrte Frau Empfänger,

ich darf mich kurz vorstellen: Mein Name ist Emil Empfehler und ich bin seit 9 Jahren Vice President der Muster AG. Frau Beispiel war 4 Jahre meine persönliche Assistentin. Auch danach habe ich als ihr Mentor ihr Karriere im Unternehmen intensiv verfolgt und gefördert.

Nach langjähriger und hervorragender Arbeit in unserem Unternehmen hat sich Frau Beispiel dazu entschlossen, neue berufliche Herausforderung zu suchen. Ein Schritt, den ich als ihr bisheriger Chef einerseits sehr bedauere, aber Frau Beispiel dennoch wärmstens weiterempfehlen kann.

In der Zeit von TT.MM.JJJJ bis TT.MM.JJJJ hat Frau Beispiel in der Position als persönliche Assistentin für mich gearbeitet und dabei ihre Aufgaben stets zu meiner vollsten Zufriedenheit und mit großem Elan und viel Engagement bewältigt. Ich habe sie als selbstständig denkende und verantwortungsvolle sowie immer zuverlässige Kollegin kennen und schätzen gelernt.

Frau Beispiel genießt bis heute einen hervorragenden Ruf bei ihren Kollegen und Kunden – nicht zuletzt wegen ihrer zahlreichen konstruktiven Vorschläge zur Lösung damaliger Probleme.

Neben der einwandfreien fachlichen Qualifikation zeichnet sich Frau Beispiel durch großen Optimismus, Freundlichkeit und besondere Teamfähigkeit aus. Ich halte sie für die Position bei Ihnen als __ für bestens geeignet und empfehle sie persönlich gerne weiter. Falls Sie hierzu Fragen an mich haben, stehe ich Ihnen gerne für telefonische Rückfragen zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
UNTERSCHRIFT

Persönliches Empfehlungsschreiben: Vorlagen kostenlos

Weitere persönliche Empfehlungsschreiben Muster für den beruflichen oder akademischen Kontext können Sie sich hier kostenlos in Word herunterladen:

Empfehlungsschreiben Vorlage Arbeitgeber (Word)

Empfehlungsschreiben Vorlage Professor (Word)

Wer schreibt ein Empfehlungsschreiben?

Grundsätzlich kann jeder, mit dem Sie beruflich zusammengearbeitet haben, eine Empfehlung schreiben. Besonders geeignet sind dafür:

Ranghohe Führungskräfte und Geschäftsführer
Ehemalige Abteilungsleiter oder Kollegen
Mentoren und Professoren
Namhafte Experten und Fachkräfte
Renommierte Kunden in der Branche

Entscheidend ist, dass die Referenzgeber im Empfehlungsschreiben nicht ganz unbekannt sind oder zumindest so viel Status besitzen, um beim Leser Eindruck zu machen. Unbekannte Fürsprecher, deren Schreiben zudem nach einem Gefälligkeitsgutachten klingt, haben eher einen negativen Effekt.

Tipp für Referenzgeber

Wer eine Empfehlung schreibt, ist dem Empfohlenen gegenüber wohlwollend eingestellt und will sie oder ihn fördern. Das ist nobel. Bedenken Sie aber: Ein Empfehlungsbrief kann stets auf Sie zurückfallen. Wenn Sie einen Kandidaten über den grünen Klee loben, der später nicht hält, was Sie versprechen, schadet das Ihrer eigenen Reputation!

Wie frage ich nach nach einem Empfehlungsschreiben?

Für ein Empfehlungsschreiben müssen Sie die Aussteller anfragen und aktiv darum bitten. Nachdem Sie einen passenden Referenzgeber gefunden haben (frühere Chefs, Professoren, Kunden), sollten Sie am besten persönlich am Telefon oder per Mail Ihr Anliegen schildern und fragen, ob die Person bereit ist, Sie für die angestrebte Stelle zu empfehlen.

Geben Sie dem Verfasser genug Zeit, die Empfehlung zu schreiben und liefern Sie möglichst folgende Informationen dazu mit:

Name des Adressaten und Anschrift des Arbeitgebers in spe
Bezeichnung der Stelle (Stipendium, Studienplatz)
Dauer und Datum der Zusammenarbeit mit dem Referenzgeber
Bestätigung besonderer Eigenschaften und Soft Skills

Wer mag, kann dem Aussteller auch anbieten, eine Empfehlungsschreiben Vorlage mitzuliefern, die dieser nur noch anpassen muss.

Empfehlungsschreiben Anfrage: Beispiel Arbeitgeber

Liebe Frau Muster,
nachdem ich 5 Jahre für dieses Unternehmen in der Marketingabteilung tätig war, würde ich mich gerne weiterentwickeln und mich intern für die Stelle als Leiter der Abteilung __ bewerben. Sie haben in diesen 5 Jahren meinen Werdegang aktiv begleitet und gefördert, wofür ich Ihnen sehr dankbar bin. Weil Sie meine Eignung für die neue Stelle zugleich bestens einschätzen können, bitte ich Sie, mir hierfür ein Empfehlungsschreiben auszustellen.

Empfehlungsschreiben Anfrage: Beispiel Professor

Sehr geehrter Professor Muster,
Sie erinnern sich bestimmt noch an meine Bachelorarbeit über __. Nun möchte ich mich für den Master als __ an der TU Darmstadt bewerben und wäre Ihnen dankbar, wenn Sie mir dafür ein Empfehlungsschreiben ausstellen. Der Abgabetermin für die Bewerbung ist der TT.MM.JJJJ. Die notwendigen Unterlagen bringe ich Ihnen gerne vorbei. Ich freue mich, wenn Sie sich die Zeit nehmen, in einem persönlichen Gespräch nähere Details zu besprechen.

Wohin kommt die Empfehlung in der Bewerbung?

Das Empfehlungsschreiben liegt in einer „vollständigen“ Bewerbungsmappe hinter Anschreiben, Lebenslauf und offiziellen Zeugnissen. Zertifikate für Weiterbildungen oder eventuelle Arbeitsproben werden hinter den Empfehlungsschreiben einsortiert.