Mitarbeitergespräch: Beispiele, Tipps, Fragen + Antworten

Definition: Was ist ein Mitarbeitergespräch?

Das Mitarbeitergespräch (auch: „Feedbackgespräch“ oder „Jahresgespräch“) ist ein wichtiges Führungsinstrument für Personalverantwortliche, bei dem Mitarbeiter und Führungskraft sich gegenseitig Feedback geben sowie Leistungsziele und Entwicklungswünsche besprechen.

Im Gespräch können ebenso Konflikte oder Probleme bei der Zusammenarbeit angesprochen werden, für die dann eine gemeinsame, konstruktive Lösung gefunden wird. Mitarbeitergespräche finden meist in regelmäßigen Intervallen statt, mindestens aber einmal im Jahr. Richtig eingesetzt, stellt das Mitarbeitergespräch ein wertvolles Werkzeug dar, damit sich Mitarbeiter weiterentwickeln und sich die Zusammenarbeit verbessert.

Was gehört alles in ein Mitarbeitergespräch?

Für den Austausch zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgeber gibt es verschiedene Anlässe:

• Herausragende Leistungen (besser, schlechter)
• Neue Arbeitsabläufe, Prozessänderungen
• Karrierechancen und -planung
• Verhaltensauffälligkeiten
• Kritik und Konflikte
• Nichterfüllung von Vorgaben
• Längere oder häufige Krankheit
• Arbeitsunfälle

Tipp: Viele ausführliche Mitarbeitergespräche finden nur einmal im Jahr oder Quartal statt. Für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und bessere Zusammenarbeit empfehlen wir aber kürzere Intervalle. Die Gespräche können dafür kürzer und informeller ablaufen.

Mitarbeitergespräch Formen

Beim Mitarbeitergespräch werden einzelne Formen unterschieden, die unterschiedliche Schwerpunkte bei den Zielen und Inhalten setzen:

• Entwicklungsgespräch

  Bei dieser Form geht es vor allem darum, bisherige Leistungen und Zielvereinbarungen zu reflektieren und anschließend erwünschte und individuelle Entwicklungsschritte zu vereinbaren. Dabei sollten auch die Karrierewünsche des Mitarbeiters berücksichtigt werden.

• Beurteilungsgespräch

  Im Beurteilungsgespräch liegt der Schwerpunkt auf einem Konsens zwischen der Leistungsbeurteilung durch den Vorgesetzten und der Einschätzung des Mitarbeiters – also zwischen Selbst- und Fremdeinschätzung. Ziel ist, die künftige Zusammenarbeit zu verbessern.

• Konfliktgespräch

  Ziel im Konfliktgespräch ist, ein bestehendes Problem zu lösen. Das können Konflikte im Team sowie akute Meinungsverschiedenheiten zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem sein. Diese Form ist immer ein 4-Augen-Gespräch!

• Informationsgespräch

  Der Inhalt dieses Gesprächs ist eher informell. Meist geht es darum, neue Strategien oder Strukturpläne zu vermitteln oder Mitarbeiter bei der Entscheidungsfindung einzubeziehen.

Was macht ein gutes Mitarbeitergespräch aus?

Im Mitarbeitergespräch werden zahlreiche, relevante Themen angesprochen: Arbeit und Leistung, Zusammenarbeit und Gehalt, Ziele und zukünftige Entwicklung. Mitarbeiter erhalten Rückmeldungen zu ihrem aktuellen Stand im Job sowie Perspektiven für die kommenden Monate und Jahre. Gleichzeitig können eigene Fragen und Anliegen beantwortet werden.

Das größte Problem dabei: Mitarbeitergespräche werden von Führungskräften und Mitarbeiter häufig nicht als Chance, sondern als Last und Verpflichtung gesehen. Entscheidend dafür, ob die Gespräche von allen Beteiligten als hilfreich empfunden werden, sind vor allem zwei Faktoren: gründliche Vorbereitung auf beiden Seiten und eine klare Zielvorstellung – auch von beiden.

Mitarbeitergespräch Ablauf: 3 entscheidende Phasen

Gehen Sie bitte nie auf gut Glück in ein Mitarbeitergespräch. Dabei kommt nicht mehr raus als ein Haufen Gehacktes. Der erste Schritt zur Vorbereitung ist daher, sich den typischen Ablauf eines solche Jahres- oder Feedbackgesprächs vor Augen zu führen:

(Das Ablaufschema können Sie sich hier auch gratis als PDF herunterladen und als Leitfaden nutzen.)

Mitarbeitergespräch führen: Leitfaden für Führungskräfte

Schlechte Vorbereitung, keine Gesprächsstruktur, unsachliche Äußerungen – die Liste der Fehler, die ein Vorgesetzter machen kann, ist lang. Die Folge: Frust auf beiden Seiten. Die Motivation von Mitarbeitern ist aber das Allerwichtigste für ein zielführendes Gespräch. Danach sollte der oder die Mitarbeiterin wissen wo sie steht und mit erhobenem Haupt den Raum verlassen.

Eine strukturierte Vorbereitung hilft Ihnen, dieses Ziel zu erreichen. Tipps und Beispiele dazu:

1. Mitarbeitergespräch vorbereiten

Der Hauptbestandteil dieser Phase ist die Vorbereitung des Feedbacks:

• Planen Sie die organisatorischen Eckpunkte des Gesprächs, also Zeitpunkt, Dauer und Ort der Unterhaltung.
• Grenzen Sie das Gespräch inhaltlich ein. Das hilft, um bei der Sache zu bleiben und nicht abzuschweifen.
• Fragen Sie sich, welche Art von Gespräch Sie führen wollen (siehe Formen oben): Was wollen Sie ansprechen? Liegt Ihr Schwerpunkt auf künftigen Aufgaben, Kritik oder der Entwicklung von Soft Skills und Verhaltensweisen?

Klären Sie ebenfalls, ob Ihnen alle relevanten Dokumente und die Personalakte vorliegen und ob Sie zum Beispiel noch die Zielvereinbarung vorbereiten müssen. Bereiten Sie alles sorgfältig vor und verfassen Sie schriftliche Notizen, die Sie im Gespräch als Leitfaden nutzen.

2. Mitarbeitergespräch durchführen

Während der Unterhaltung kann das Gespräch unerwartete Wendungen nehmen. Auch darauf sollten Sie mental vorbereitet sein. Dabei ist es wichtig, einen kühlen Kopf zu bewahren.

Wenn Sie sich an die wichtigsten Regeln und Verhaltensweisen halten, können Sie schwierige Situationen schon im Vorfeld umgehen und Konfliktpunkte lösen. Was Sie machen können, zeigt die folgende Liste:

1. Atmosphäre herstellen

   Mit einem guten und lockeren Einstieg schaffen Sie eine positive Stimmung, mit der Sie Ihr Gegenüber öffnen und dessen Kritikfähigkeit wecken (auch die eigene).

2. Themen eingrenzen

   Fokussieren Sie sich auf die wesentlichen Inhalte und schweifen Sie nicht ab. Auf dieser Grundlage können Sie eine sachbezogene Diskussion führen und konkrete Maßnahmen beschließen. Wenn Mitarbeiter sehen, dass ein Gespräch zu einem konstruktiven Ergebnis führt, gehen sie motivierter aus der Unterhaltung.

3. Wahrnehmungen wiedergeben

   Schildern Sie Ihre persönlichen Wahrnehmungen in Form von Ich-Botschaften, Beispiel: „Ich empfinde etwas so und so…“ Oder: „Auf mich macht das folgenenden Eindruck…“ So formuliert, fühlen sich Menschen weniger persönlich angegriffen und blocken Kritik nicht sofort ab.

4. Probleme ansprechen

   Wenn Sie nicht nur Lob zu verteilen haben, müssen Sie das ansprechen. Nur so lassen sich Fehler abstellen und langfristig die Zusammenarbeit verbessern. Aber übertreiben Sie dabei nicht: Die Mischung aus Fingerspitzengefühl und weiterhin sichtbarem Respekt hat sich bewährt.

5. Fairness zeigen

   Sie motivieren niemanden, wenn Sie nur die Schwächen und Fehler betonen. Wie bei jedem Feedback sollten Sie zuerst positive Dinge und die Stärken ansprechen. Erst danach gehen Sie auf die Kritikpunkte ein. Wenn Sie ein Gleichgewicht zwischen Lob und Kritik finden, wird sich Ihr Gegenüber fair behandelt fühlen.

6. Anregungen liefern

   Kritik kann mehr oder weniger umfangreich ausfallen. Wichtig bei der Kritik ist, dass Sie gleichzeitig Anregungen zur Besserung und Lösung liefern. Diese Hinweise können auch bei Lob ausgesprochen werden. Es ist ja nicht ausgeschlossen, dass gute Dinge noch verbessert werden.

7. Transparenz herstellen

   Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern WIE Sie zu Ihrer Einschätzung und Beurteilung gekommen sind. Eine nachvollziehbare Begründung hat hohe Bedeutung: Je transparenter die Mitarbeiterbeurteilung, desto eher wird er oder sie das Résumé verstehen und akzeptieren.

8. Sozialkompetenz ansprechen

   In solchen Gesprächen geht es oft um Zahlen. Meistens sind das aufgabenbezogene Ziele, die Sie ansprechen. Vergessen Sie aber nicht die „weichen“ Faktoren! Sind Sie zufrieden mit der Kommunikationsfähigkeit, Arbeitsweise, Verhalten gegenüber Kollegen und Kunden? Indem Sie die Sozialkompetenz ansprechen, zeigen Sie, dass Sie den Mitarbeiter ganzheitlich betrachten und die Leistung nicht nur an Zahlen festmachen.

9. Ziele definieren

   Egal welche Art von Gespräch Sie mit dem Mitarbeiter führen, Ziele setzen gehört in jedes Gespräch. Vorgaben geben den Mitarbeitern einen Ankerpunkt, den Sie während der Arbeit vor Augen haben. Für das richtige Aufstellen von Zielen kann die SMART-Methode helfen.

10. Ergebnisse festhalten

    Reden hilft. Aber Aufschreiben hilft beim Erinnern! Die wichtigsten Ergebnisse des Mitarbeitergesprächs – zum Beispiel Zielvereinbarungen – sollten unbedingt schriftlich fixiert werden. Nach einem Konfliktgespräch können Sie ebenfalls ein Protokoll schreiben, das beide (!) unterschreiben. So vermeiden Sie neue Konflikte und Missverständnisse in der Zukunft.

3. Mitarbeitergespräch nachbereiten

Vergessen Sie bitte nicht die Nachbereitung: In den Wochen nach dem Mitarbeitergespräch sollten Sie kontrollieren, ob die besprochenen Ziele wirklich verfolgt und Vereinbarungen eingehalten werden. Sorgen Sie dafür, dass sich der Mitarbeiter von neuen Projekten, Technologien oder Kunden nicht ablenken lässt und sich auf die Zielvereinbarung fokussieren.

Sprechen Sie ansonsten die Vereinbarungen noch einmal an. Gegebenenfalls müssen Sie den Mitarbeiter erneut motivieren. Der Fokus liegt hierbei zunächst auf der Motivation – wird zu viel Druck ausgeübt, werden Mitarbeiter eingeschüchtert und verunsichert. Besser ist es, noch einmal die Ziele und Perspektiven aufzuführen. Erst bei fortgesetzter Ignoranz, wird es Zeit für ein Konfliktgespräch.

Tipp: Idealerweise begegnen sich Chef und Mitarbeiter auf Augenhöhe. Was deshalb nicht ins Mitarbeitergespräch gehört, sind Pauschalkritik, versteckte Vorwürfe und Andeutungen, rhetorische Fragen, Respektlosigkeiten sowie ein unsachlicher Ton (inkl. Lautstärke).

Mitarbeitergespräch Fragen und Antworten

Im Mitarbeitergespräch reden vor allem Vorgesetzte. Das ist ein wichtiger Teil des Austauschs und zeigt dem Angestellten, wo er steht, was wichtig ist, worauf er oder sie achten sollte und wie der Chef seine Leistungen einschätzt. Achten Sie aber darauf, dass es ein Dialog bleibt und nicht zum Monolog ausartet.

Führungskräfte nutzen hierbei oft einen Fragebogen, an dem sie sich orientieren und die wichtigsten Punkt abhaken können. Allerdings sind vorgefertigte Fragebögen oft allgemein gehalten und gegen nicht individuell auf den Mitarbeiter ein. Wir empfehlen daher, sich schon im Vorfeld individuelle Fragen zu überlegen, die Sie während des Mitarbeitergesprächs stellen können (siehe: Systemisches Fragen).

Mitarbeitergespräch Fragenkatalog

Wer fragt, der führt. Das gilt ganz besonders für Führungskräfte im Mitarbeitergespräch. Denn neben Feedback dient das Mitarbeitergespräch auch zur Motivation. Mit den richtigen Fragen können Sie das gegenseitige Verständnis fördern und die Zusammenarbeit optimieren. Zur Orientierung können Sie diesen Mitarbeitergespräch Fragenkatalog mit 20 Fragen für für Führungskräfte nutzen:

Mitarbeitergespräch Fragen – zur Motivation

• Was motiviert Sie derzeit am meisten?
• Was könnte Sie noch mehr motivieren?
• Wobei hatten Sie jüngst Erfolg?
• Was haben Sie dazu gelernt?
• Was ist Ihre aktuell größte Herausforderung?

Mitarbeitergespräch Fragen – zur Gemütslage

• Wie bewerten Sie Ihre Leistungen?
• Fühlen Sie sich unter- oder überfordert?
• Was hindert Sie daran, Ihre Ziele zu erreichen?
• Was benötigen Sie, um Ihre Arbeit zu erledigen?
• Worüber würden Sie gerne noch reden?

Mitarbeitergespräch Fragen – zum Unternehmen

• Wie gefällt Ihnen Ihr aktueller Job?
• Was schätzen Sie an unserem Unternehmen?
• Teilen Sie die Werte unseres Unternehmens?
• Was sollten wir künftig verbessern?
• Was könnten Sie zum Erfolg beitragen?

Mitarbeitergespräch Fragen – zu Wünschen

• Welche Stärken können Sie aktuell zu wenig nutzen?
• Welche Projekte würden Sie gerne übernehmen?
• Welche Veränderungen wünschen Sie sich?
• Was wünschen Sie sich von mir?
• Wohin möchten Sie sich weiterentwickeln?

Auch diese Fragen zeigen, wie wichtig die richtige Atmosphäre für das Mitarbeitergespräch ist. Mitarbeiter müssen sich wohl und sicher fühlen, um wirklich ehrlich zu antworten und nicht nur zu sagen, was der Chef vermutlich hören will.

Gelingt Ihnen das, wird das Mitarbeitergespräch für beide Seiten zur echten Bereicherung. Chefs erhalten wichtige Einsichten und Informationen, die im nächsten Schritt umgesetzt werden sollten. Die Mitarbeiter wiederum können ihrerseits ehrliches Feedback geben, fühlen sich ernst genommen und respektiert.

BONUS: Interview zu klassischen Beurteilungsfehlern (PDF)

Mitarbeitergespräch Leitfaden für Arbeitnehmer

Der Erfolg des Mitarbeitergesprächs hängt von beiden Seiten ab. Auch die Arbeitnehmer sind dafür verantwortlich, dass das Mitarbeitergespräch gelingt. Wer sich am Austausch nicht beteiligt, macht es dem Chef schwer bis unmöglich, ein gutes Mitarbeitergespräch zu führen. Deshalb haben wir auch Tipps für Mitarbeiter…

1. Mitarbeitergespräch Vorbereitung

Für Mitarbeiter gilt: Bereiten Sie sich gründlich vor! Klären Sie Ihre eigenen Ziele für das Gespräch und die berufliche Zukunft: Was wollen Sie im Gespräch erreichen? Wohin möchten Sie sich kurzfristig und langfristig entwickeln? Möchten Sie mehr Gehalt verhandeln? Oder eine Weiterbildung?

Konkrete Ziele helfen Ihnen, das Gespräch auch in Ihrem Sinne zu „führen“. Gleichzeitig sollten Sie sich auf potenzielle Kritik gefasst machen: Gehen Sie in sich und überlegen Sie, was an Ihren Leistungen kritikwürdig sein könnte. Seien Sie unbedingt ehrlich dabei und nicht zu optimistisch. Überlegen Sie in dem Fall, was Sie künftig besser machen können. DAS will der Chef hören und keine Rechtfertigungen oder Ausflüchte. Überdies hilft diese seelische Vorbereitung, die Kritik souveräner zu verarbeiten.

2. Mitarbeitergespräch Durchführung

Im Gespräch mit dem Chef können Sie mit verschiedenen Verhaltensweisen punkten und die Unterhaltung in Ihrem Sinne beeinflussen. Beispiele und Empfehlungen:

1. Interesse zeigen

   Sagen Sie Ihrem Chef, was Ihnen Spaß macht und machen Sie deutlich, wie Ihre Interessen für die Weiterentwicklung des Unternehmens in der Zukunft genutzt werden können. Das hat mit Blick auf Ihre Weiterbildungsinteressen später nur Vorteile.

2. Verbesserungsvorschläge vorbereiten

   Sie können den Chef zusätzlich zu Ihren Leistungen noch mit neuen Ideen, Konzepten und Verbesserungsvorschlägen von Ihren Talenten und Ihrer Arbeitsqualität überzeugen. Stellt der Chef die Frage danach, sollten Sie vorbereitet sein.

3. Loyalität beweisen

   Machen Sie Ihrem Vorgesetzten bewusst, dass Sie weiterhin hohen Einsatz für das Unternehmen zeigen und voll hinter seinen Zielen stehen. Loyalität wird von Mitarbeitern erwartet. Längst nicht alle zeigen diese, deshalb kann überdurchschnittliche Loyalität positiv hervorstechen.

4. Fairness einfordern

   Machen Sie Ihre Erfolge für das Unternehmen deutlich. Sie erbringen Tag für Tag Arbeit für die Firma, (über-)erfüllen Ihre Aufgaben. Im Mitarbeitergespräch treffen Sie sich daher mit dem Chef auf Augenhöhe, nicht als Bittsteller oder Lehrling (es sei denn Sie sind wirklich noch in der Ausbildung).

5. Sachlichkeit zeigen

   Ein Mitarbeitergespräch kann turbulent werden. Allerdings hat wohl noch kein Mitarbeiter seine Führungskraft überzeugen können, indem er oder sie den Chef anbrüllt oder Ärger ventiliert. Lassen Sie Ihre Emotionen vor der Konferenztür und drücken Sie Ihre Gefühle nur sachlich aus.

6. Kritik vorbereiten

   Einige Chefs wollen auch ein Feedback von den Mitarbeitern. Seien Sie darauf vorbereitet, sowohl positive wie negative Wahrnehmungen kurz (!) zu schildern. Bei den negativen seien Sie aber bitte zurückhaltender und diplomatischer.

7. Konkret werden

   Im Gespräch mit Ihrem Chef können Sie durchaus nochmal Ihre besonderen Stärken hervorheben und aufzeigen, dass Sie für das Unternehmen ein Gewinn sind. Selbstmarketing ist dabei erlaubt. Sparen Sie nur mit allgemeinem Verkäufer-Blabla und nutzen Sie hierzu konkrete Beispiele.

8. Zusammenarbeit ansprechen

   Wie viel Freiraum für eine selbstständige und eigenverantwortliche Arbeit haben Sie? Wie oft kontrolliert der Chef Ihre Arbeit? Brauchen Sie weniger oder gar mehr Feedback von Ihrem Chef? Das Mitarbeitergespräch ist ein guter Zeitpunkt, um die langfristige Zusammenarbeit neu abzustecken.

3. Mitarbeitergespräch Nachbereitung

Nach dem Mitarbeitergespräch sollten Sie die vereinbarten Ziele natürlich auch verfolgen und versuchen, diese so gut es geht zu erfüllen. Legen Sie mit guter Leistung vor, dann sind Sie in einer komfortablen Situation, um auch Vereinbarungen seitens des Chefs (zum Beispiel eine Gehaltserhöhung) einzufordern. Erinnern Sie Ihren Vorgesetzten gegebenenfalls dezent an seinen Teil der Vereinbarungen.

Sollten sich später die Arbeitsbedingungen personell (Kollege kündigt) oder fachlich (ein neues Projekt) ändern, sollten Sie eine Änderung der Vereinbarungen ansprechen. Was nützen Leistungsziele, wenn sich der Schwerpunkt der Arbeit oder das Umfeld ändert? Darüber hinaus sollten Sie sich schon auf das nächste Gespräch mit dem Chef vorbereiten. Denn nach dem Mitarbeitergespräch ist vor dem Mitarbeitergespräch. Und das kommt alle Jahre wieder…

Häufige Fragen zum Mitarbeitergespräch

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