Bewerbungsverfahren: Ablauf, Dauer, Tipps für Bewerber

Definition: Was ist ein Bewerbungsverfahren?

Als Bewerbungsverfahren wird der gesamte Auswahlprozess zur Besetzung einer Position im Unternehmen bezeichnet. Er besteht in der Regel aus einem 6-stufigen Verfahren, das heute teils ein Pre-Screening durch KI sowie mehrere Interviews beinhaltet.

Das offizielle Bewerbungsverfahren beginnt üblicherweise mit der Stellenausschreibung und der Einsendung von Bewerbungsunterlagen. Das Verfahren endet schließlich mit der Entscheidung und Einstellung eines Kandidaten.

Bewerbungsverfahren Ablauf: Was sind die 6 Phasen?

Der typische Ablauf eines Bewerbungsverfahrens in Deutschland gliedert sich in mehrere Phasen, die nacheinander oder teilweise überlappend durchlaufen werden:

1. Vorbereitung und Anforderungsprofil

In der ersten, inoffiziellen Phase ist zunächst nur der Arbeitgeber aktiv. Die wichtigsten Schritte für Unternehmen sind zu Beginn:

• Analyse der zu besetzenden Stelle und Erstellung eines Anforderungsprofils mit Muss- und Kann-Qualifikationen.
• Formulierung und Veröffentlichung der passenden Stellenanzeige in Online-Jobbörsen und der eigenen Firmen-Webseite – inklusive Aufgaben und Erwartungen.

2. Jobsuche und Bewerbung

Die zweite Phase dagegen wird bestimmt von den Bewerbern bzw. interessierten Kandidatinnen und Kandidaten. Ihre Schritte im Bewerbungsverfahren sind nun:

• Jobsuche und Auswahl passender Stellenangebote – meist in Jobbörsen, auf Karrierewebseiten oder über persönliche Netzwerke (siehe: verdeckter Arbeitsmarkt).
• Erstellen vollständiger Bewerbungsunterlagen – insbesondere: Bewerbungsschreiben, Lebenslauf und Anlagen. Die Unterlagen werden – je nach Vorgabe – per E-Mail-Bewerbung, per Online-Formular oder postalisch auf Papier eingereicht.
• Viele Arbeitgeber versenden heute nach Erhalt der Bewerbung automatisch eine Eingangsbestätigung per E-Mail.

3. Pre-Screening & Vorauswahl

• Zunächst werden alle eingehenden Bewerbungen gesichtet und vorsortiert. Die geschieht bei digitalen Bewerbungen heute häufig automatisch per Software und KI.
• Im Fokus der ersten Prüfung steht meist die Vollständigkeit der Unterlagen sowie die Erfüllung der Formalien und Hauptkriterien – z.B: Aktualität, Lückenlosigkeit, erfüllte Muss-Anforderungen.
• Unpassende Bewerbungen werden aussortiert. Oft sind das bis zu 75 Prozent. Bei Interesse erfolgt eine Einladung zum Vorstellungsgespräch bzw. nächste Schritte.

4. Einladung & Auswahlgespräche

• Ausgewählte Bewerberinnen und Bewerber werden zu einem oder mehreren Bewerbungsgesprächen eingeladen. Diese können telefonisch, per Video oder vor Ort stattfinden.
• Vor allem größere Unternehmen mit vielen Bewerbungen führen oft mehrere Gesprächsrunden – z.B. ein erstes Interview zum Kennenlernen, danach weiterführende Fachgespräche.
• Im persönlichen Vorstellungsgespräch beantworten die Bewerber Fragen, stellen ebenfalls Rückfragen und präsentieren kurz sich und ihre Fähigkeiten.
• Bei höheren Positionen, etwa für Führungskräfte oder Trainee-Stellen, gibt es zum Teil auch Assessment Center mit Fallstudien, Gruppendiskussionen oder Simulationen.

5. Finale Entscheidung & Jobzusage

• Das Unternehmen trifft schließlich eine Entscheidung für den oder die beste Kandidatin und bietet der Person eine Jobzusage mit Arbeitsvertrag an.
• Im Idealfall erhalten alle Bewerber zeitnah eine Rückmeldung – also auch eine Bewerbungsabsage. Das sogenannte Job-Ghosting gilt als unprofessionelle Unsitte mancher Arbeitgeber.

6. Vertragsunterzeichnung & Onboarding

• Der Bewerbungsprozess endet damit, dass beide Seiten – Arbeitgeber und Arbeitnehmer – den Arbeitsvertrag unterzeichnen. Die freie Stelle ist damit besetzt, das Bewerbungsverfahren beendet.
• Was jetzt noch folgt ist das offizielle Onboarding, also die Einarbeitung der neuen Mitarbeiter – oft mit einem Begrüßungstag und einer 1-2-wöchigen Einführungsphase.
• Ganz genau genommen endet das Bewerbungsverfahren jedoch erst mit bestandener Probezeit. Solange können beide Seiten binnen 2 Wochen ohne Angabe von Gründen wieder kündigen.

Der genaue Ablauf des Bewerbungsverfahrens kann je nach Branche und Unternehmensgröße schon mal variieren. Insbesondere bei Führungspositionen und begehrten Jobs sind häufig mehrere Auswahlrunden nötig, die das Verfahren in die Länge ziehen können.

Die zunehmende Digitalisierung bei der Personalbeschaffung sorgt dafür, dass vermehrt Online-Interviews geführt werden und die Vorauswahl von Software und KI erledigt wird. Das spart Kosten, hat für Bewerber jedoch auch einige Nachteile – Unterlagen, die von der KI nicht richtig verstanden werden, führen dann oft zu einer Absage.

Wie lange dauert ein Bewerbungsverfahren?

Ein typisches Bewerbungsverfahren dauert 2-3 Monate – von der Erstellung des Anforderungsprofils bis zur Einstellung. Die Bewerbungsfrist selbst liegt in der Regel bei 4 Wochen. Am längsten dauert das Auswahlverfahren mittels Bewerbungsgesprächen und teils Eignungstests oder Einstellungstests.

Als Bewerber sollten Sie daher bei der Jobsuche viel Geduld mitbringen! Bei kleineren Unternehmen und mittelständischen Betrieben ist auch eine kürzere Dauer möglich – insbesondere, wenn eine freie Stelle schnellstmöglich besetzt werden soll (siehe auch: Speed-Recruiting).

Wichtige Tipps für Kandidaten im Bewerbungsverfahren

Das Wichtigste, was Bewerberinnen und Bewerber im Bewerbungsverfahren machen können, sind eine gute Vorbereitung, klare Kommunikation und ein professioneller Auftritt in jeder Phase des Prozesses. Im Detail:

• Gründliche Vorbereitung

  Bereiten Sie sich optimal auf jede einzelne Phase im Bewerbungsverfahren vor! Das beginnt schon mit der sorgfältigen Recherche zu Stellenangeboten und Unternehmen. Nur so können Sie später gezielte Fragen stellen und für Sie wichtige Auswahlkriterien definieren (siehe: Arbeitgeberwahl Checkliste).

• Professionelle Bewerbungsunterlagen

  Eine professionelle Bewerbung muss vollständig, übersichtlich, lückenlos und fehlerfrei sein. Sowohl das Anschreiben sowie der Lebenslauf muss an die jeweilige Stelle individuell angepasst werden! Lassen Sie sich beim Formulieren von KI inspirieren, aber nicht Texte und Bewerbungsvorlagen 1:1 übernehmen!

• Überzeugende Selbstpräsentation

  Üben und trainieren Sie im Vorfeld das Vorstellungsgespräch – insbesondere die Selbstpräsentation. Zum perfekten Auftritt gehört auch ein gepflegtes Erscheinungsbild, eine selbstbewusste Körperhaltung sowie genaue Gehaltsvorstellungen.

• Authentische Kommunikation

  Seien Sie selbstbewusst, aber genauso authentisch und ehrlich (wenn Sie mal etwas nicht wissen). Bei Unklarheiten dürfen Sie immer nachfragen, sich Notizen machen oder um Bedenkzeit bitten. Wichtig ist, dass Sie Ihren Lebenslauf kennen und Widersprüche vermeiden – auch bei den Angaben in den Social-Media-Profilen (vorher checken!).

Wir empfehlen zusätzlich, dass Sie nach dem Vorstellungsgespräch noch ein kurzes Dankschreiben verfassen und verschicken. Das unterstreicht erneut Ihr Interesse, hebt Sie von der Masse ab und kann einen positiven Eindruck noch verstärken.

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