Was ist Kanban? Einfach erklärt
Kanban (japanisch „kan“ = Signal, „ban“ = Karte) ist eine agile Methode aus dem Projektmanagement zur Visualisierung, Verwaltung und effizienten Bearbeitung von Arbeitsprozessen.
Auf dem Kanban-Board werden Aufgaben veranschaulicht, Fortschritte sichtbar und Verantwortungen zugewiesen. Für mehr Fokus und Effizienz begrenzt Kanban die gleichzeitige Bearbeitung von zu vielen Aufgaben.
Ursprung von Kanban
Kanban wurde bereits in den 1940er Jahren vom Automobilkonzern Toyota entwickelt, um Lagerbestände zu reduzieren und die Produktivität zu erhöhen. Als Erfinder der Methode gilt Taiichi Ōno.
Kanban und Scrum
Kanban und SCRUM werden oft gemeinsam genannt, dürfen aber nicht verwechselt werden. Beides sind Methoden aus dem agilen Management, in der Umsetzung gibt es aber große Unterschiede.
Scrum setzt auf kurze Intervalle (sogenannte Sprints), um Ergebnisse zu entwickeln und durch Feedback zu verbessern. Dabei nutzt es feste Rollen für Mitarbeiter und regelmäßige Meetings.
Grundlage: Das Kanban-Board
Wichtigstes Mittel für die Umsetzung ist das Kanban-Board. Es ist eine Visualisierung der aktuelllen Aufgaben im Team. In drei Spalten zeigt das Kanban-Board, in welcher Phase sich das ToDo gerade befindet:
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Aufgabe (ToDo)
Dieser sogenannte Backlog umfasst alle anstehenden Aufgaben. Es ist eine Art ToDo-Liste für das Projekt und zeigt die notwendigen Prozesse, die erledigt werden müssen.
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Bearbeitung (In progress)
Beginnt ein Mitarbeiter mit einer Aufgabe, wandert diese in die nächste Phase. Alle Beteiligten sehen zu jeder Zeit, woran gerade gearbeitet wird.
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Erledigt (Done)
Abgeschlossene Aufgaben landen in der letzten Phase. Wichtig: Dies geschieht erst nach vollständiger Erledigung – mögliche Kontrollen oder Korrekturen sind bereits abgeschlossen.
Das Kanban-Board wird nach Bedarf erweitert. Beispiel: zusätzliche Spalten für „Kontrolle“ oder „Abnahme durch Kunde“. Die Visualisierung sollte aber übersichtlich und leicht verständlich bleiben. Ein zu komplexes und umfangreiches Board sorgt nur für Verwirrung.
Was ist eine Kanban Karte?
Kanban-Karten sind die Visualisierung einer Aufgabe auf dem Board – je nach Umsetzung ist es eine Haftnotiz oder eine digitale Variante. Sie enthält alle wichtigen Informationen wie:
Die meisten Teams nutzen eine digitale Variante über eine Kanban Software. Beliebte Anbieter sind Jira und Trello. Großer Vorteil solcher Anwendungen sind die Übersichtlichkeit, nachträgliche Aktualisierungen, zusätzliche Informationen und Nutzung bei dezentralen Teams.
Regeln: 4 Kanban-Prinzipien
David J. Anderson – einer der Begründer und Entwickler der Kanban-Methode – hat vier wichtige Prinzipien für das Veränderungsmanagement aufgestellt. Diese helfen bei der Einführung und Umsetzung im Unternehmen:
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1. Beginnen Sie mit dem, was sie tun
Wenden Sie Kanban für laufende Projekte und Arbeitsabläufe an. Es ist eine flexible Methode, die auch gut in Kombination mit anderen Systemen funktioniert.
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2. Nutzen Sie schrittweise Veränderungen
Das Modell setzt auf kleine Veränderungen und minimiert so Widerstand und Probleme. Zu große Veränderungen führen zu Unsicherheit und das Konzept scheitert.
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3. Beachten Sie aktuelle Rollen, Prozesse und Verantwortungen
Kanban setzt nicht auf feste Rollen, sondern respektiert die vorhandenen Prozesse und Verantwortungen innerhalb des Teams. Diese werde nicht ersetzt, sondern weiterhin berücksichtigt.
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4. Fördern Sie Führung auf allen Ebenen
Nicht nur der Chef übernimmt die Führung. Kanban ermutigt alle Beteiligten, zur kontinuierlichen Verbesserung beizutragen. Alle bringen Ideen ein, äußern Kritik, machen Vorschläge und zeigen Eigeninitiative.
Diese vier Prinzipien stehen für das Konzept „kaizen“. Wörtlich heißt es japanisch für „Veränderung zum Besseren.“
Die 6 Kanban Praktiken
Kanban soll den Arbeitsfluss optimieren, die Effizienz steigern, die Transparenz und Kommunikation verbessern sowie nachhaltige Veränderungen etablieren. Das gelingt, wenn Sie die sechs Praktiken von David J. Anderson berücksichtigen:
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Visualisierung des Ablaufs
Das Kanban-Board macht Aufgaben und den Arbeitsfluss sichtbar. Mit der Methode weiß jeder sofort, woran gearbeitet wird, was dringend gemacht werden muss oder wo Probleme auftreten.
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Begrenzung der Aufgaben
Es gibt ein Maximum für die gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben – ein sogenanntes „work in progress limit“ (auch WIP-Limit). Das verhindert Überlastung an einzelnen Positionen und sorgt für schnellere Durchlaufzeiten der Aufgaben.
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Steuerung des Arbeitsflusses
Mit Kanban werden nicht einzelne Mitarbeiter gesteuert, sondern die Prozesse und der Workflow. Die Arbeit muss gut organisiert sein, um einen gleichmäßigen Ablauf durch die einzelnen Phasen zu garantieren. Das steigert die Verlässlichkeit und verbessert die Ergebnisse.
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Verdeutlichung der Regeln
Es werden klare Regeln festgelegt, damit alle Beteiligten nach denselben Annahmen und Grundlagen handeln. Dazu gehören Begriffsdefinitionen, Bedeutungen der jeweiligen Spalten, und klare Vorgaben, wann ein Ticket auf dem Board weiter wandert. Auch die Bedingungen, wer zu welchem Zeitpunkt ein nächstes Ticket aus der Warteliste zieht, müssen geklärt sein.
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Einführung von Feedback
Zur kontinuierlichen Verbesserung des Systems und der Ergebnisse braucht es regelmäßige Feedback-Schleifen. Mitarbeiter melden, was gut funktioniert, wo es zu Stauungen (bottlenecks) oder Schwierigkeiten kommt. Gleichzeitig gibt es Rückmeldungen von Kunden zur Qualität der Leistungen.
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Umsetzung der Verbesserungen
Das Feedback bleibt nicht nur theoretisch, sondern führt zu tatsächlichen Verbesserungen. Entwickeln Sie gemeinsamm im Team Ideen und experimentieren Sie, was besonders gut funktioniert. Hier braucht es Offenheit und Kollaboration zwischen den Ebenen.
Pull-Prinzip bei Kanban
Kanban funktioniert nach dem sogenannten Pull-Prinzip: Mitarbeiter ziehen eigenständig (bei freien Kapazitäten) Aufgaben aus dem Backlog und bearbeiten diese. Auch innerhalb der Stationen holt die nächste Station Materialien und Zwischenprodukte bei der Vorgängerstation ab.
Das sorgt für Effizienz und flexiblere Anpassung. Grundlage des Prinzips ist die bedarfsgesteuerte Produktion: Die Herstellung erfolgt erst auf Kundennachfrage und nicht nach fester vorgegebener Menge.
Vor- und Nachteile der Kanban-Methode
Kanban ist eine wirkungsvolle Methode und erfreut sich wachsender Beliebtheit. Sie wird nicht nur in der Produktion, Softwareentwicklung oder Beschaffung eingesetzt, sondern mittlerweile von zahlreichen Teams aus allen Branchen genutzt.
Aber was sind die Vor- und Nachteile? Bevor Sie das System in Ihrem Team einführen, müssen Sie beide Seiten kennen und abwägen:
Vorteile eines Kanban Boards
Zu den wichtigsten Vorteilen für jedes Team gehört die einfache Einführung und Umsetzung des Systems. Sie brauchen keine umfangreichen Erklärungen oder lange Probephasen, bevor Mitarbeiter die Methode eigenständig nutzen. Weitere Vorteile:
- Sorgt für übersichtliche Darstellung und macht Prozesse für jeden verständlich.
- Zeigt Probleme an verschiedenen Stationen durch die Visualisierung des Projektablaufs.
- Unterstützt transparente und übersichtliche Prozesse.
- Macht einige Meetings überflüssig und spart dem Team Zeit.
- Ist leicht mit anderen Methoden (etwa Scrum) zu kombinieren.
- Vermeidet Überlastungen und steigert die Effizienz durch WIP-Limits.
- Verbessert den regelmäßigen Informationsaustausch im Team durch das Kanban-Board.
- Optimiert langfristig die gesamte Zusammenarbeit im Team bei allen Aufgaben.
- Regt zum selbstständigen Arbeiten und Umsetzung der verfügbaren Aufgaben an.
- Macht ortsunabhängiges Arbeiten im Team leichter und produktiver.
Nachteile eines Kanban Boards
Neben den zahlreichen Vorteilen gibt es auch Nachteile und Schwachstellen:
- Abhängig von Eigeninitiative und Mitwirkung aller Mitarbeiter.
- Bietet sich vor allem für kleinere Teams an, um die Übersichtlichkeit zu behalten.
- Funktioniert nicht (oder nur schwierig) für große, komplexe Projekte über lange Zeiträume.
- Werden Kanban Karten falsch zugeordnet oder verschoben, kommt es zu Verzögerungen und Problemen.
- Zeigt durch Transparenz Leistungsunterschiede und Minderleister im Team – das führt zu Ablehnung der Methode und Konflikten.
Entwickeln Sie die Methode individuell weiter
Kanban profitiert von wachsender Erfahrung und fortlaufender Verbesserung. Lerneffekte aus der anfänglichen Nutzung helfen bei der optimalen Gestaltung.
Jede abgeschlossene Aufgabe und jedes Projekt zeigt Ihnen, wie Sie das Kanban Board weiterentwickeln sollten. Eine Möglichkeiten:
- Unterschiedliche Farben für Mitarbeiter, um diese schneller und leichter zuzuordnen.
- Zusätzliche Informationen auf den Notizen, um die Bearbeitung zu verbessern.
- Farbliche Darstellung von Prioritäten oder zeitlichen Reihenfolgen.
- Vielfältige Symbole für andere Projekte oder Kunden, zu denen die Aufgaben gehören.
- Weitere Spalten für Analyse, Zwischenschritte, Korrekturen oder andere notwendige Schritte.
Wichtig ist hier das dritte Prinzip: Führung auf allen Ebenen. Viele Impulse kommen aus dem Team, weil die Mitarbeiter täglich mit dem Board arbeiten und Ideen zur Verbesserung haben. Die aktive Mitgestaltung steigert zudem die Annahme der Methode und sorgt für Zufriedenheit im Team.
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