Weiterbildungskosten zurückzahlen: Informationen zur Rückzahlungsklausel

Unternehmen stecken viel Geld in Weiterbildung und Qualifikation der eigenen Mitarbeiter. Eine Investition, die sich lohnt: größere Kompetenzen, gestiegener Marktwert, besserer Mitarbeiter. Was aber, wenn Arbeitnehmer kurz danach den Job wechseln? Müssen Mitarbeiter die Weiterbildungskosten zurückzahlen? Durch Rückzahlungsklauseln soll das vereinbart werden, damit Arbeitgeber nicht auf den Kosten sitzen bleiben. Wir erklären, ob Sie Weiterbildungskosten zurückzahlen müssen und was Arbeitgeber und Arbeitnehmer beachten sollten…

Weiterbildungskosten zurückzahlen: Informationen zur Rückzahlungsklausel

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Weiterbildungskosten: Investition in Mitarbeiter

Arbeitgeber achten bei der Personalauswahl auf Qualifikationen, Kompetenzen und fachliches Wissen. Doch mit der Zeit werden neue Fähigkeiten benötigt. Deshalb der häufige Deal: Der Arbeitgeber schickt Mitarbeiter zu einer Weiterbildung. Die Kosten dafür trägt das Unternehmen, es gibt sogar weiterhin Gehalt und der Arbeitnehmer wird für die Dauer der Fortbildung freigestellt.

Eine klassische Win-Win-Situation. Der Arbeitgeber gewinnt einen noch besseren und produktiveren Mitarbeiter mit mehr Know How. Der Mitarbeiter kann sich beruflich weiterentwickeln, wird zu einer wichtigen Fachkraft mit höherem Marktwert und lernt etwas dazu. Nicht zuletzt positionieren Unternehmen sich durch bezahlte Fortbildungen als attraktiver Arbeitgeber.

Für Arbeitgeber eine lohnenswerte Investition – solange das gewonnene Know How im eigenen Betrieb bleibt und nicht bei nächster Gelegenheit zu einem anderen Unternehmen wechselt.

Rückzahlungsklauseln als Schutz für Unternehmen

Jobwechsel sind Normalität im Berufsleben, doch kurz nach einer vom Arbeitgeber bezahlten Fortbildung ist der Zeitpunkt wenig beliebt. Für den Ex-Chef bedeutet das: Geld weg, Mitarbeiter weg, Wissen weg.

Rückzahlungsklauseln sollen vor diesem Szenario schützen. Bei einer solchen Vereinbarung müssen Mitarbeiter Weiterbildungskosten zurückzahlen, wenn sie innerhalb eines bestimmten Zeitraumes das Unternehmen verlassen. Auch wenn das Fortbildungsziel nicht erreicht oder die Weiterbildung abgebrochen wird, können solche Klauseln greifen.

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Rückzahlungsklausel: Voraussetzungen für die Wirksamkeit

An eine solche Rückzahlungsklausel werden einige Anforderungen gestellt, damit Mitarbeiter nicht benachteiligt werden können. Zunächst einmal muss eine entsprechende Klausel überhaupt vereinbart werden, um sich darauf berufen zu können. Zusätzlich braucht es weitere Voraussetzungen, wenn Mitarbeiter Weiterbildungskosten zurückzahlen sollen:

  • Steigerung des Marktwertes

    Rückzahlungsklauseln sind nur gültig, wenn die gezahlte Fortbildung den Marktwert des Mitarbeiters steigert und so seine Chancen auf dem Arbeitsmarkt verbessert. Das ist meist der Fall, wenn es einen entsprechend anerkannten Abschluss mit Zertifikaten gibt.

  • Verständlichkeit

    Weiterbildungskosten zurückzahlen müssen Mitarbeiter nur, wenn die Klausel verständlich formuliert ist. Sie müssen als Arbeitnehmer erkennen können, in welchen Situationen welche möglichen Kosten entstehen können. So muss genau definiert werden, um welche Art der Weiterbildung es geht, welche Qualifikation erreicht werden soll, welche einzelnen Kostenpunkte im Raum stehen, in welchem Fall die Rückzahlung eingefordert wird und wie diese zu erfolgen hat.

  • Angemessene Bindungsdauer

    Arbeitgeber können Angestellte nicht einfach für viele Jahre binden oder zur Rückzahlung verpflichten. Die Bindungsdauer muss angemessen sein, sonst sind entsprechende Klauseln unwirksam. Welche Bindung angemessen ist, hängt auch von der Dauer der Fortbildung ab. Mehr dazu erfahren Sie im Kasten weiter unten.

  • Angemessene Höhe

    Auch der tatsächliche Rückzahlungsbetrag muss eine angemessene Höhe haben, damit Rückzahlungsklauseln wirksam sind. Weder darf der Betrag über den Kosten des Arbeitgebers liegen, noch darf später ein höherer Betrag verlangt werden, als anfangs vereinbart wurde. Zudem gilt: Der Rückzahlungsbetrag muss im Laufe der Zeit geringer werden. Bleibt ein Mitarbeiter noch anderthalb Jahre, zahlt er weniger, als wenn er zwei Monate nach Fortbildungsabschluss das Unternehmen verlässt.

  • Kündigung durch Mitarbeiter

    Wichtige Voraussetzung: Weiterbildungskosten zurückzahlen müssen Mitarbeiter nur, wenn sie selbst kündigen oder schuldhaft für die Kündigung durch den Arbeitgeber verantwortlich sind. Kommt es beispielsweise zu betriebsbedingten Kündigungen, besteht keine Rückzahlungsverpflichtung.

Rückzahlungsklausel unwirksam: Wann Sie nicht zahlen müssen

In der Praxis zeigt sich regelmäßig: Rückzahlungsklauseln greifen nicht immer. Selbst wenn diese vereinbart werden, sind sie oftmals unwirksam, weil entsprechende Vorgaben nicht eingehalten werden. Zur Übersicht deshalb noch einmal Fälle, in denen Sie Weiterbildungskosten NICHT zurückzahlen müssen:

  • Verstoß gegen das Transparenzgebot.
    Der Arbeitnehmer muss die Klausel verstehen können. Ist nicht eindeutig, wie hoch die Kosten sind oder ist die Formulierung unklar, muss nicht zurückgezahlt werden.
  • Unangemessene Benachteiligung
    Kommt es zu einer Benachteiligung des Arbeitnehmers, ist die Klausel oft unwirksam. Hier reicht es schon aus, wenn nicht eindeutig geklärt wird, beim Eintritt welcher Ereignisse es zur Rückzahlung kommen soll.
  • Zu lange Bindungsfrist
    Ein häufiger Grund für Unwirksamkeit: Arbeitgeber wollen Mitarbeiter möglichst lange nach der Fortbildung binden und setzen mehrere Jahre an. Dabei werden die Grenzen des rechtlich zulässigen Rahmens überschritten und die Rückzahlungsklausel verliert Ihre Wirksamkeit.

Bindungsdauer: Wie lange ist angemessen?

Die Bindungsfrist besagt: Verlässt der Mitarbeiter vor Ablauf dieser Zeit das Unternehmen, muss er die Weiterbildungskosten zurückzahlen. Der genaue Zeitpunkt regelt dabei auch die Höhe: Je später ein Mitarbeiter ausscheidet, desto geringer die Rückzahlungspflicht. Aber wie lange kann ein Unternehmen einen Mitarbeiter durch die Klausel binden?

Hierzu gibt es einige Orientierungswerte, die sich auf bezahlte Fortbildungen während der Arbeitszeit beziehen:

  • Bis zu einem Monat Weiterbildung = bis zu sechs Monate Betriebsbindung
  • Bis zu zwei Monate = bis zu einem Jahr
  • 3 bis 4 Monate = bis zu zwei Jahre
  • 6 Monate = bis zu drei Jahre
  • 2 Jahre = bis zu fünf Jahre


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Weiterbildungskosten zurückzahlen: Welche Kosten?

Bei einer Weiterbildung gibt es verschiedene Kosten, die im Falle einer Rückzahlung möglicherweise erstattet werden müssen. Typische Kostenpunkte sind:

Wie hoch darf die Rückzahlung sein?

Für Mitarbeiter eine wichtige Frage: Wenn ich Weiterbildungskosten zurückzahlen muss, wie hoch sind dann die Kosten, die auf mich zukommen? Allgemein lässt sich dieser Betrag natürlich nicht beziffern, zu unterschiedlich sind die individuellen Ausgaben und genauen Kosten. Eine kürzere Fortbildung kostet möglicherweise nur mehrere hundert Euro, umfangreiche Qualifizierungsmaßnahmen erreichen schnell höhere Summen.

Wie viel Sie zurückzahlen müssen, hängt von der Vereinbarung und dem Zeitraum zwischen Fortbildung und Kündigung ab. Zunächst können Arbeitgeber die vollen Kosten ansetzen. Es greift jedoch in jedem Fall eine Verringerung im Laufe der Bindungsdauer.

Beispiel

Es wurde eine Bindungsdauer von 24 Monaten vereinbart, die vollständigen Kosten betragen 2.400 Euro. Wenn Sie direkt nach Abschluss der Fortbildung das Unternehmen verlassen, kann eine volle Rückzahlungspflicht bestehen. Mit jedem Monat, den Sie im Betrieb verbleiben, müssen Sie dann 1/24 weniger Weiterbildungskosten zurückzahlen.

Heißt im Beispiel konkret: Jeden Monat verringert sich die Rückzahlungssumme um 100 Euro, nach einem Jahr müssten Sie somit nur noch die Hälfte erstatten. Kurz vor Ende der Bindungsdauer nur noch einen kleinen Anteil.

Weitere Ausnahmen zur Höhe

Auch kann es Ausnahmen geben, wenn die Rückforderungssumme das monatliche Bruttoeinkommen um ein Vielfaches übersteigt und lediglich eine jährlich gestaffelte Minderung vorgesehen ist. Hier sieht das Arbeitsrecht eine unangemessene Benachteiligung – und die ist wie oben bereits beschrieben unwirksam.

In einem konkreten Fall klagte ein Diplom-Ingenieur bei einer Kfz-Prüfstelle. Er nahm an einer zehnmonatigen Weiterbildung teil und verpflichtete sich, die Kosten zurückzuzahlen, wenn er innerhalb von drei Jahren aus dem Betrieb ausscheiden sollte. Jährlich sollten die Kosten dabei um ein Drittel reduziert werden. Das Bruttogehalt des Angestellten: 1.800 Euro.

Als er kündigte, forderte der Arbeitgeber Kosten in Höhe von 35.500 Euro zurück. Das Landesarbeitsgericht Rheinland-Pfalz entschied: Unangemessene Benachteiligung und erklärte die Klausel für unwirksam. Die Summe überstieg das Bruttomonatseinkommen um ein Vielfaches und die grobe, jährlich gestaffelte Verringerung war nicht ausreichend.

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[Bildnachweis: radovlad by Shutterstock.com]

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