Weiterbildungskosten zurückzahlen: Alle Infos, Tipps, Beispiele

Geld für eine Weiterbildung ist gut angelegtes Geld, möchte man meinen. Der Arbeitnehmer verbessert Marktwert und Kompetenzprofil, der Arbeitgeber darf sich über einen noch besseren Mitarbeiter freuen. Doch die Freude währt in machen Fällen nur kurz. Kommt es zum Abgang, bleibt der Arbeitgeber auf den Weiterbildungskosten sitzen. Rückzahlungsklauseln sollen das verhindern und den Mitarbeiter zur Rückzahlung verpflichten. Das müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer beachten…

Weiterbildungskosten zurückzahlen: Alle Infos, Tipps, Beispiele

Weiterbildungskosten: Muss ich sie zurückzahlen?

Der Deal geht so: Der Arbeitgeber schickt den Mitarbeiter auf eine Weiterbildung. Die kostet Geld. Der Arbeitgeber zahlt. Auch bezieht der Mitarbeiter weiterhin sein Gehalt, ist aber für die Dauer der Fortbildung von der Arbeit freigestellt.

Nach der Weiterbildung verfügt der Arbeitgeber über einen noch besseren und produktiveren Mitarbeiter, früher oder später amortisieren sich die Kosten also. Der Mitarbeiter selbst hat seinen Marktwert durch die Fortbildung ebenfalls gesteigert. Ein klares Win-win!

Es sei denn, der Mitarbeiter zieht vorzeitig von dannen. Er bildet sich weiter, verlässt aber kurz darauf das Unternehmen und wechselt womöglich zu einem Wettbewerber. Für den Arbeitgeber bedeutet das: Geld weg, Wissen weg, kein so klares Win-win mehr!

Rückzahlungsvereinbarungen sollen das Unternehmen vor diesem Szenario schützen. Geht der Mitarbeiter, soll er wenigstens die Kosten für sein Upgrade erstatten. Und auch wenn der Arbeitnehmer das Fortbildungsziel nicht erreicht oder die Weiterbildung abgebrochen hat, greift die Klausel im Normalfall.

Andererseits gilt: Liegt keine arbeitsrechtliche Vereinbarung vor, ist der Arbeitnehmer nicht zu einer Rückzahlung verpflichtet, sofern er das Arbeitsverhältnis fristgerecht und ohne schuldhaftes Verhalten beendet.

Weiterbildungskosten zurückzahlen: Bis zu welchem Zeitpunkt?

Meist enthält die Rückzahlungsklausel eine Bindungsfrist, oft von zwei oder drei Jahren. Verlässt der Mitarbeiter vor Ablauf dieser Frist das Unternehmen, muss er die Weiterbildungskosten zurückzahlen.

Wie viel, hängt vom Zeitpunkt seines Ausscheidens ab. In der Regel verringert sich die Rückzahlungspflicht mit der Zeit. Geht er unmittelbar nach der Fortbildung, muss er für den gesamten oder einen Großteil der Weiterbildungskosten aufkommen. Geht er nach zwei Jahren, ist der Betrag spürbar geschrumpft. Grundregel: Je früher das Ausscheiden, desto größer der Rückzahlungsbetrag.

Und noch ein Hinweis: Ob die Bindungsfrist in der Rückzahlungsklausel legal ist, hängt auch von der Dauer der Fortbildung ab. Bei einer Fortbildung von beispielsweise nur einem Monat dürfte eine dreijährige Bindung nicht wirksam sein.

Hier sind die Richtwerte. Es handelt sich aber wohlgemerkt nur um Orientierungsmarken:

  • Bis zu einem Monat Weiterbildung = bis zu sechs Monate Betriebsbindung
  • Bis zu zwei Monate = bis zu einem Jahr
  • 3 bis 4 Monate = bis zu zwei Jahre
  • 6 Monate = bis zu drei Jahre
  • 2 Jahre = bis zu fünf Jahre

Weiterbildungskosten: Um welche geht es?

Bei den Kosten, die einer Rückzahlung unterliegen (können), handelt es sich z.B. um

Eine Ausbildung zählt jedoch nicht dazu. Rückzahlungskosten dürfen bei betrieblichen Ausbildungsverhältnissen grundsätzlich nicht vereinbart werden.

Weiterbildungskosten: Wann ist die Vereinbarung (un)wirksam?

Eine Rückzahlungsklausel muss bestimmte Anforderungen erfüllen, damit sie gültig ist. Ein echtes Beispiel aus der Rechtspraxis. Folgende Regelung ist unwirksam:

Im Rahmen der nachfolgend genannten Weiterbildung Fachpflege Psychiatrie wird die XYZ GmbH den Mitarbeiter für den Besuch des Lehrgangs freistellen und die Lehrgangsgebühren übernehmen. Der Angestellte verpflichtet sich, die der XYZ entstandenen Aufwendungen für die Weiterbildung, einschließlich der Lohnfortzahlungskosten – wie nachfolgend beschrieben – zu ersetzen, wenn das Arbeitsverhältnis auf Wunsch des Angestellten oder aus einem von ihm zu vertretenden Grunde endet. Ausgenommen ist die Kündigung bzw. der Auflösungsvertrag aufgrund einer Schwangerschaft oder Niederkunft in den letzten drei Monaten. Endet das Arbeitsverhältnis wie oben beschrieben, dann sind im ersten Jahr nach Abschluss des Lehrgangs die gesamten Aufwendungen, im zweiten Jahr nach Abschluss des Lehrgangs zwei Drittel der Aufwendungen, im dritten Jahr nach Abschluss des Lehrgangs ein Drittel der Aufwendungen zurückzuzahlen.

Die Klausel verstößt laut Bundesarbeitsgericht gegen das Transparenzgebot. Denn sie gewährt dem Arbeitgeber in Bezug auf die erstattungspflichtigen Kosten „vermeidbare Spielräume“.

Das bedeutet konkret: Der Arbeitnehmer kann sein Rückzahlungsrisiko in keinster Weise einschätzen. Aus der Klausel müssten die Bezeichnungen der einzelnen Positionen hervorgehen – und wie sie berechnet werden.

Für Arbeitgeber daher der Hinweis: Die voraussichtlichen Kosten sollten in der Rückzahlungsvereinbarung möglichst genau aufgezählt und beziffert sein.

Und noch ein anderes Beispiel: Der Bayerische Verwaltungsgerichtshof (VGH) entschied in einem Urteil 2015, dass ein Feuerwehrmann seiner Gemeinde die Kosten, die sie einst für seinen Führerschein aufgewendet hatte, nicht zurückzahlen musste.

Die Gemeinde hatte die Kosten für den Lkw-Führerschein übernommen. Der Feuerwehrmann wiederum hatte sich vertraglich dazu verpflichtet, der freiwilligen Feuerwehr für mindestens zehn Jahre als Kraftfahrer zur Verfügung zu stehen – und im Falle seines vorzeitigen Ausscheidens die Kosten anteilig zu übernehmen.

Als der Feuerwehrmann dann tasächlich ausschied, wollte die Gemeinde die Kosten eintreiben. Ohne Erfog, das VGH verneinte dies.

Begründung: Es habe nicht einmal ein wirksamer öffentlich-rechtlicher Vertrag vorgelegen, dem es im Übrigen an der gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform mangelte. Und räume auch das Bayerische Feuerwehrgesetz den ehrenamtlichen Feuerwehrleuten gegenüber der Gemeinde einen Anspruch auf Erstattung ihrer notwendigen Auslagen ein.

Ein sehr spezieller Fall freilich, der aber zeigt: Eine Rückzahlungsklausel ist keine Vollkaskoversicherung.

Weiterbildungskosten: Wann Sie nicht zurückzahlen müssen

Weiterbildungskosten: Wann Sie nicht zurückzahlen müssenDie Beispiele zeigen: Eine Rückzahlungsklausel greift längst nicht immer. In diesen Fällen müssen Sie die Weiterbildungskosten grundsätzlich NICHT zurückzahlen:

  • Die Rückzahlungsvereinbarung verstößt gegen das Transparenzgebot. Der Arbeitnehmer muss die Klausel verstehen können.
  • Es liegt eine unangemessene Benachteiligung vor. Der Arbeitnehmer darf nicht benachteiligt werden, der Vertrag zu einseitig aufgesetzt sein. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn der Vertrag nicht unterscheidet, ob die Kündigung vom Arbeitgeber oder Arbeitnehmer ausgeht.
  • Die Bindungsfrist ist zu lang. Sie muss sich in den Grenzen des rechtlich zulässigen Rahmens bewegen.

Wie hoch darf die Rückzahlung sein?

Die Höhe der Rückzahlung ist zeitlich gestaffelt. Am Anfang besteht meist volle Rückzahlungspflicht, danach verringert sich der Betrag. Aber es gibt Ausnahmen.

Ein Beispiel: Übersteigt die Rückforderungssumme das monatliche Bruttoeinkommen des Mitarbeiters um ein Vielfaches und ist lediglich eine jährlich gestaffelte Minderung der Rückzahlungspflicht vorgesehen, dann beanchteiligt die Rückzahlungsvereinbarung den Arbeitnehmer unangemessen und ist unwirksam. Das entschied das Landesarbeitsgericht (LAG) Rheinland-Pfalz im März 2015.

In dem Fall hatte der bei einer Kfz-Prüfstelle beschäftigte Diplom-Ingenieur mit seinem Arbeitgeber vereinbart, er werde an einer zehnmonatigen Weiterbildung zum Prüfingenieur teilnehmen. Der Mann verdiente 1.800 Euro brutto und verpflichtete sich, die Weiterbildungskosten zurückzuzahlen, sollte er vor Ablauf von drei Jahren ausscheiden. Die Rückzahlungskosten wurden im Vertrag auf drei Jahre gestaffelt und jährlich um ein Drittel reduziert.

Nach der Fortbildung kündigte der Ingenieur, woraufhin der Arbeitgeber Weiterbildungskosten in Höhe von 35.500 Euro zurückforderte. Das Gericht aber sagte: Unangemessene Benachteiligung, Klausel unwirksam!

Denn die geforderte Summe übersteige das Bruttomonatseinkommen des Mitarbeiters um ein Vielfaches. Auch sei in der Rückzahlungsklausel nur eine grobe jährlich gestaffelte Verringerung der Rückzahlungsverpflichtung vorgesehen – statt einer ausdifferenzierten, beispielsweise monatlichen Staffelung.

Das zeigt erneut: Eine Rückzahlungsklausel sollte mit Bedacht aufgesetzt werden. Und Arbeitnehmer lassen den Vertrag möglichst genau prüfen, bevor Sie Weiterbildungskosten zurückzahlen

[Bildnachweis: Robert Kneschke by Shutterstock.com]
25. April 2018 Autor: Sebastian Wolking

Sebastian Wolking ist Redakteur der Karrierebibel. Er hat Geschichte, Politikwissenschaften und Germanistik studiert und als Online-Redakteur gearbeitet. Sein Interesse gilt den Veränderungen des Arbeitsmarktes durch die digitale Revolution.

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