Was versteht man unter einer Checkliste?
Checklisten dienen der Arbeitserleichterung. Je nach Umfang und Zielsetzung lassen sich verschiedene Arten von Checklisten unterscheiden:
- Checklisten zur Erinnerung: Dazu zählt beispielsweise die klassische Einkaufs- oder Urlaubsliste, wenn Sie einen Koffer packen.
- Checklisten zur Organisation: Sie haben alle notwendigen Aufgaben (beispielsweise in einer To-do-Liste) aufgeführt und können sie der Reihe nach abhaken.
- Checklisten zur Reflexion: Behandelt ein komplexeres Thema. Beispielsweise die Frage, ob jemand ein Studium fortsetzt oder der Studienabbruch die sinnvollere Alternative darstellt.
In 7 Schritten eine Checkliste erstellen
Wer eine Checkliste erstellen will, braucht nicht viel. Folgende Anleitung hilft dabei:
- Sammeln
Tragen Sie alle Informationen zusammen, die wichtig sind, um die jeweiligen Aufgaben zu erledigen. - Notieren
Bringen Sie alles zu Papier. Versuchen Sie dabei, möglichst konkret zu formulieren. Wenn nötig, führen Sie Teilschritte ein. - Sortieren
Legen Sie eine sinnvolle Reihenfolge der Aufgaben oder Arbeitsschritte fest. - Ergänzen
Überprüfen Sie, ob Sie alles bedacht haben. Befragten Sie dazu Kollegen oder vergleichen Sie mit ähnlichen Checklisten. - Optimieren
Passen Sie gegebenenfalls das Layout der Liste den Anforderungen an. Stimmen Gliederungspunkte, Spaltenbreite oder Umfang? Sind die wichtigen Elemente korrekt benannt? - Prüfen
Im Praxischeck prüfen Sie, ob Ihre Checkliste den Anforderungen standhält. - Anwenden
Jetzt ist Ihre Checkliste für den regelmäßigen Einsatz bereit. Gelegentlich sollten Sie die Checkliste überprüfen (erst recht, wenn sie als Anleitung gedacht ist), da sich auch bei Routineaufgaben manchmal Abläufe ändern.
6 Tipps für gute Checklisten
Es gibt keine exakte Form, wie eine Checkliste zu sein hat. Sie sind in Ihrer Gestaltung absolut frei. Damit Sie dennoch eine eine Vorstellung davon bekommen, wie Sie Ihre Checkliste erstellen können, haben wir folgende Tipps:
1. Form
Klären Sie zuvor, wie Sie Ihre Checkliste erstellen wollen. Für online Checklisten gibt es Dienste wie Canva oder Lukify. Für die digitale Variante nutzen viele Microsoft Excel und Word oder Pages für Mac-User. Genauso gut können Sie natürlich händisch auf einem Blatt Papier Ihre Checkliste erstellen. Wichtig ist nur, dass alle Zugang dazu haben, die ihn benötigen.
2. Inhalt
Das sollte in Ihrer Checkliste enthalten sein:
- Titel (Checkliste für…)
- Datum (optional)
- Aufgaben/Zielsetzungen
- Platz zum Abhaken
- Platz für Ergänzungen
Damit haben Sie auch schon die wesentlichen Punkte einer Checkliste. Seien Sie sparsam mit Bildern oder Illustrationen. Je schlanker die Gestaltung, desto übersichtlicher das Ganze.
3. Auswahl
Bevor Sie eine Checkliste erstellen, müssen Sie wissen, welcher Art sie sein soll (siehe oben). Je nachdem können der Umfang, Formulierungen und die Gestaltung enorm variieren.
4. Zielgruppe
Entscheidend auch, an wen sich Ihre Checkliste richtet: Sie selbst sind womöglich mit bestimmten Abkürzungen und Fachbegriffen vertraut. Wenn die Liste aber für neue Kollegen – beispielsweise Berufsanfänger – gedacht ist, sollten Sie das berücksichtigen.
5. Umfang
So viel wie nötig, so wenig wie möglich: Um übersichtlich zu bleiben, sollte eine Checkliste nicht zu lang sein. Je nach Einsatzgebiet muss der Leser auf den ersten Blick erfassen können, was er als nächstes zu tun hat. So beispielsweise, wenn es um die Bedienung von Maschinen geht. Arbeiten Sie daher mit Keywords.
6. Struktur
Verfassen Sie den Text verständlich. Das beinhaltet klare Handlungsanweisungen, wenn Sie beispielsweise Abläufe für ein Projekt dokumentieren. Ähnlich wie im vorherigen Punkt gilt: Formulieren Sie detailliert, unvollständige Formulierungen begünstigen Fehler. Aber verlieren Sie sich nicht in Nebenschauplätzen. Vermeiden Sie Schachtelsätze, halten Sie die Sätze lieber kurz.
Kostenlose Vorlagen zum Download
Sie benötigen Vorlagen für Checklisten in Word oder direkt zum Ausdrucken als PDF? Die können Sie sich hier kostenlos herunterladen und Ihre eigene Checkliste erstellen:
Vorteile von Checklisten
Sie lassen zwar nicht viel Spielraum für Kreativität. Aber bei richtiger Anwendung gibt es kaum Nachteile von Checklisten. Im Privatleben wie auch im Arbeitsalltag sind sie sehr nützlich:
- Übersichtlichkeit: Mit Checklisten können Sie komplexe Aufgaben in Teilschritte aufteilen. Das erhöht die Überschaubarkeit.
- Zeitersparnis: Statt sich alle wichtigen Informationen zu Abläufen erneut zusammensuchen zu müssen, reicht ein Blick auf die Liste.
- Sicherheit: Wer sich an die Vorgaben hält, vermeidet Fehler. Das gibt Ihnen Sicherheit, erhöht aber auch gleichzeitig die Sicherheit im Ablauf.
- Einarbeitung: Checklisten eignen sich beim Onboarding neuer Mitarbeiter. So können Sie getrost Aufgaben delegieren.
- Qualitätssicherung: Sie tragen dazu bei, eine bestimmte Qualität der Aufgaben zu liefern.
