Definition: Was ist ein Workflow?
Ein Workflow (auch: Arbeitsablauf) ist eine strukturierte Abfolge von Arbeitsschritten in fester Reihenfolge, mit denen Teams vorgegebene Ziele und Ergebnisse erreichen oder Projekte umsetzen.
Jeder Workflow ist ein vollständiger Prozess mit klarem Start- und Endpunkt. In Unternehmen werden viele Workflows genutzt, die oft automatisch ausgelöst werden. Das steigert die Effizienz, senkt Fehler und sorgt für reibungslose Zusammenarbeit.
5 Kriterien für einen Workflow
Nicht jede Abfolge von Handlungen ist automatisch ein Workflow. Charakteristisch sind diese Merkmale und Kriterien:
- Strukturierte Abfolge
Der Workflow schreibt die Handlungen in einer bestimmten Reihenfolge vor. - Klare Verantwortungen
Jeder Mitarbeiter weiß, was er wann zu tun hat. - Eindeutige Start- und Endpunkte
Workflows werden durch bestimmte Ereignisse (Trigger) ausgelöst und enden mit Abschluss des letzten Arbeitsschritts. - Automatischer Ablauf
Das Auslösen und der weitere Ablauf sind (meist) automatisiert. - Festgelegtes Ziel
Jeder Workflow hat ein klares und vorher festgelegtes Ziel, das erreicht wird.
Übersetzung: Was heißt Workflow auf Deutsch?
Die deutsche Übersetzung für Workflow ist: Arbeitsablauf, Arbeitsfluss, Geschäftsprozess, Arbeitsprozess oder auch Arbeitsablaufplan.
Workflow: Beispiele in Unternehmen
Workflows zeigen sich am besten in der konkreten Anwendung. Häufiges Beispiel in Unternehmen ist die Personalsuche. Arbeitgeber suchen immer wieder neue Mitarbeiter, wählen Kandidaten aus und stellen neue Kollegen ein.
Unser Beispiel zeigt, wie der Workflow aussehen kann:
-
Kriterien für neuen Mitarbeiter festlegen
Der Personaler erstellt ein Anforderungsprofil. Welche Stelle wird besetzt, welche Qualifikationen und Fähigkeiten braucht der neue Mitarbeiter? Ist Berufserfahrung notwendig?
-
Stellenanzeige erstellen und veröffentlichen
Auf Basis des gesuchten Profils wird eine Stellenanzeige erstellt. Diese wird auf Jobbörsen veröffentlicht, um Bewerber anzusprechen.
-
Bewerbungsunterlagen sichten und analysieren
Nach Ende der Bewerbungsphase werden die eingegangenen Bewerbungsunterlagen gesichtet und analysiert. Entscheidende Auswahlkriterien sind die zu Beginn festgelegten Qualifikationen, Kompetenzen und Soft Skills.
-
Beste Kandidaten auswählen und einladen
Die Personalabteilung wählt in Absprache mit Abteilungsleitern und Vorgesetzten die besten Bewerber aus. Eine festgelegte Anzahl wird zum Vorstellungsgespräch eingeladen.
-
Vorstellungsgespräche planen und durchführen
Personaler und Führungskräfte planen gemeinsam die Bewerbungsgespräche. Sie erstellen einen Fragenkatalog für ein strukturiertes Interview, das alle Kandidaten durchlaufen.
-
Interne Rücksprache nach allen Gesprächen durchführen
Nach Abschluss der Gespräche folgt eine interne Rücksprache zwischen Personalverantwortlichen, Vorgesetzten und anderen Entscheidungsträgern. Die drei besten Kandidaten werden für die nächste Bewerbungsrunde ausgewählt.
-
Einladungen zur zweiten Vorstellungsrunde verschicken
Nach der Vorauswahl werden die Kandidaten informiert und zu einer zweiten Vorstellungsrunde eingeladen. Sollten Bewerber absagen, rückt ein anderer Kandidat nach.
-
Entscheidung treffen und Zusage erteilen
Die endgültige Entscheidung, Zusage und Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag schließen den Workflow ab. Das festgelegte Ziel eines neuen Mitarbeiters ist erreicht und der Arbeitsprozess offiziell beendet.
Weitere Beispiele für Workflows
Unternehmen etablieren Workflows für viele wiederkehrende Prozesse und Aufgaben. Hier zwei weitere Beispiele als Übersicht:
- Bestellung erhalten
- Zahlungseingang verbuchen
- Rechnung stellen
- Lager informieren
- Ware versenden
- Kunden informieren
Verkauf von Produkten
- Supportticket erhalten
- Anfrage bearbeiten
- Lösung entwickeln
- Genehmigung beantragen
- Kunden beraten
- Feedback einholen
Anfrage von Kunden
Verknüpfung von Workflows
Workflows sind oft mit weiteren Prozessen verknüpft – oder der Endpunkt des Ablaufplans ist Startsignal für einen neuen Ablauf. Das führt zu einer wachsenden Automatisierung.
Beispiel: Der Workflow „Kündigung“ startet den Prozess „Personalsuche„. Endpunkt dieses Arbeitsprozesses ist Trigger für den nächsten Workflow „Einarbeitung„…
Workflow Vor- und Nachteile
Teams und Unternehmen profitieren von einem Workflow. Vor der Gestaltung und Einführung von Arbeitsablaufplänen sollten Sie aber alle Vor- und Nachteile kennen:
Vorteile
- Bessere Ergebnisse
Workflows sind eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Ziel. Klare Vorgaben und Abläufe verhindern Fehler und verbessern die Ergebnisse. - Gesteigerte Effizienz
Ein Workflow sorgt für mehr Effizienz bei jeder Teilaufgabe. Es gibt schnelle Abläufe ohne Verzögerungen oder lange Entscheidungen. - Leichte Automatisierung
Workflows automatisieren Aufgaben, die sonst mehr Zeit und Arbeit kosten. Das gilt besonders für wiederkehrende Routinen. - Bessere Absprachen
Jeder Beteiligte hat zum benötigten Zeitpunkt alle relevanten Informationen und Daten. Der Prozess verbessert die Kommunikation.
Nachteile
- Unvorhergesehene Probleme
Probleme treten auch bei geplanten Abläufen auf. Wurden diese vorher nicht berücksichtigt, gerät der gesamte Workflow meist ins Stocken. - Überschneidende Prozesse
Sind Prozesse nicht klar getrennt, kommt es zu Überschneidungen. Die Folge: Schwierigkeiten in der Bearbeitung oder doppelte Zuständigkeiten. - Falsche Schritte
Durch falsche oder fehlerhafte Schritte scheitert der gesamte Prozess. Im obigen Beispiel: Falsche Kriterien für neue Mitarbeiter bringen keine passenden Kandidaten.
Tipps für einen erfolgreichen Workflow
Zum Abschluss geben wir Ihnen fünf Tipps, mit denen Sie einen erfolgreichen Workflow etablieren und nutzen können:
-
Legen Sie einen Trigger und einen Endpunkt fest
Jeder Workflow braucht einen klaren Trigger als Auslöser und Startpunkt. Beantworten Sie die Frage: Wann genau soll der Arbeitsprozess beginnen? Ebenso wichtig ist ein klarer Endpunkt, an dem der Ablauf erfolgreich abgeschlossen ist.
-
Analysieren Sie den Prozess gründlich
Für bestmögliche Workflows müssen Sie den zugrundeliegenden Prozess genau kennen und verstehen. Analysieren Sie alle Faktoren und Möglichkeiten. Das macht Aufwand, spart in Zukunft aber viele Probleme und Nachbesserungen.
-
Legen Sie die Teilschritte fest
Erstellen Sie einen konkreten und leicht verständlichen Plan aus Teilschritten. Für jeden Beteiligten muss sofort ersichtlich sein, was die Aufgaben sind und welche Verantwortungen er hat. Manchmal sind kleinteilige Anweisungen notwendig, bei anderen Aufgaben ist dies überflüssig.
-
Kontrollieren Sie das Ergebnis
Verlassen Sie sich nicht blind darauf, dass der Workflow einwandfrei funktioniert. Kontrollieren Sie die Durchführung und das Ergebnis. Funktionieren die Abläufe? Führt der Prozess ans gewünschte Ziel? Nutzen Sie die Erkenntnisse zur Optimierung
-
Nutzen Sie ein Workflow-Management-System
Mit wachsender Zahl an Arbeitsablaufplänen brauchen Sie ein Workflow-Management-System. Die technische Unterstützung sorgt für den nötigen Überblick und steuert die Prozesse. Zusätzlich werden alle Informationen digital weitergeleitet, um Probleme zu verhindern.
Wie funktioniert Workflow Management?
Workflow Management bezeichnet die Koordination und Optimierung aller Geschäftsprozesse im Unternehmen. Die Abläufe werden digitalisiert und automatisiert. Die Umsetzung erfolgt über ein Workflow-Management-Systeme (WMS).
Die Tools und Programme dafür helfen bei der Prozessmodellierung, Aufgabenverwaltung und Analyse. Ziel ist eine Steigerung der Produktivität und Qualität. Beliebte Beispiele für Software im Workflow Management sind Trello, Zapier, Jira und Monday.com.
Was andere dazu gelesen haben
