Definition: Was sind Referenzen?
Referenzen bzw. Referenzschreiben sind persönliche und positive Empfehlungen oder Bewertungen Dritter – meist frühere Vorgesetzte, Mentoren, Kollegen oder Kunden (sog. Referenzgeber). Sie können mündlich oder schriftlich erfolgen und sollen relevante Qualifikationen, vorhandene Kompetenzen und Fähigkeiten eines Bewerbers bestätigen.
Im Gegensatz zum formalen Arbeitszeugnis besteht auf Referenz- bzw. Empfehlungsschreiben kein Rechtsanspruch; sie beruhen stets auf Freiwilligkeit. Das stärkt jedoch ihre Aussagekraft und Bedeutung in der Bewerbung. Ziel ist die Einladung zum Vorstellungsgespräch.
Wesentliche Merkmale von Referenzen
Formal gibt es für Referenzen und Referenzschreiben (Englisch: „Letter of Recommendation“) keine gesetzlichen Vorgaben. Typisch sind aber diese Merkmale:
Merkmal |
Beschreibung |
| Länge | Liste oder Brief |
| Anlass | Bewerbung, Stipendium, Beförderung, Wohnungssuche |
| Referenzgeber | Lehrer, Ausbilder, Professor, Vorgesetzte, Kunden |
| Inhalt | Beschreibung relevanter Qualifikationen, subjektive Empfehlung für Eignung |
| Stil | Sachlich und in Ich-Form |
| Umfang | 2-3 Referenzen pro Bewerbung |
| Position | Nach dem Lebenslauf (oder Zeugnissen) |
Empfehlung oder Referenzen: Was ist der Unterschied?
Das Empfehlungsschreiben ist immer namentlich an einen Empfänger gerichtet und betont persönliche und soziale Kompetenzen. Es ist damit nur einmal verwendbar. Eine Referenz legt den Schwerpunkt hingegen auf vorhandene Qualifikation und Erfolge. Weil sie nicht namentlich an eine Person adressiert ist, lässt sie sich mehrfach für Bewerbungen sowie als Arbeitszeugnis Alternative nutzen.
In der englischen Bewerbung sind Referenzen heute bereits Standard. In Deutschland steigt die Bedeutung: Hier sind sie ein oft unterschätzter Türöffner.
Für wen eignen sich Referenzen in der Bewerbung?
Vor allem Freiberufler, Berufseinsteiger und Quereinsteiger profitieren von Referenzen. Sie besitzen entweder kein Arbeitszeugnis oder die Zeugnisse passen nicht zur angestrebten Stelle.
Dasselbe gilt für die Berufserfahrungen im Lebenslauf: Sie sind bei Einsteigern entweder noch zu dünn oder unpassend bei Jobwechsel und Branchenwechsel.
Hier lohnen sich Referenzen in der Bewerbung:
Bewerber |
Wen fragen? |
| Berufseinsteiger | Ausbilder, Dozenten, Prof |
| Praktikanten | Betreuer |
| Trainees | Mentor, Vorgesetzte |
| Studenten | Dozenten, Doktorvater |
| Stipendiaten | Professor, Förderer |
| Azubis | Ausbilder, Chef |
| Schüler | Lehrer |
| Ehrenamtler | Verein, Stiftung |
Wie Referenzen in der Bewerbung angeben?
In den Bewerbungsunterlagen können Sie Referenzen an drei Stellen angeben und einfügen:
1. Referenzen im Anschreiben
Im Bewerbungsschreiben werden Referenzen erst ganz am Schluss genannt. Entweder kurz mit 1-2 Namen und Kontaktdaten im Anlagenverzeichnis. Oder – wenn Sie für Ihre Bewerbung eine hohe Bedeutung haben – als eigener Abschnitt. Beispiel:
Referenzen
| Max Muster | Geschäftsführer, Beispiel AG 0123 456789 | mm@beispiel.de |
| Bea Beispiel | Personaldirektorin, Firma GmbH 0987 654321 | bb@firma.de |
Ort, Datum
Unterschrift
Wer es weniger auffällig mag, kann die Referenzen auch im Anschreiben-Text integrieren, zum Beispiel: „Meine ehemalige Vorgesetzte, Frau Bea Beispiel (Telefon: …), beantwortet Ihnen gerne Fragen dazu.“ Diese Variante ist jedoch die Ausnahme.
2. Referenzen im Lebenslauf
Im tabellarischen Lebenslauf haben Sie ebenfalls zwei Optionen, wie Sie die Referenzen angeben. Hier können Sie diese entweder direkt innerhalb der jeweiligen Position im Werdegang nennen – oder Sie machen daraus – wie im Anschreiben – einen eigenen Abschnitt, in dem Sie eine sogenannte Referenzliste anführen.
Beispiel für Referenzen im Werdegang
Berufserfahrungen
| MM/JJJJ – MM/JJJJ | Informatiker, Computer AG 12345 Musterstadt – Softwareentwicklung – Datenbankmanagement |
| Referenz: Max Muster, Geschäftsführer 0123 456789 | mm@computer.de |
3. Referenzen als Anlage
Haben Sie 2-3 Referenz- bzw. Empfehlungsschreiben, die Sie in der Bewerbung verwenden wollen, dann können Sie diese als separate Anlage zu den Bewerbungsunterlagen hinzufügen. Ebenso ist es möglich, eine eigene Referenzliste auf einer DIN A4 Seite zu erstellen.
Egal, für welche Variante Sie sich entscheiden – ob Referenzen im Anschreiben, im Lebenslauf oder als Anlage: Wählen Sie nur eine der Optionen – niemals mixen!
Wie viele Referenzen in der Bewerbung angeben?
In der Bewerbung sollten Sie stets mehr als eine und nie mehr als drei Referenzen angeben. Nur eine Referenz wirkt, als hätte der oder die Bewerberin nicht mehr Fürsprecher gefunden; zu viele Referenzen wiederum überladen die Bewerbungsunterlagen und sehen nach Rechtfertigung aus.
Wer unbedingt mehr Referenzen angeben will, sollte die Referenzliste als Extra-Seite anlegen. Wir empfehlen das aber nicht. Weniger ist oft mehr.
Muss ich eine Referenz angeben?
Solange in der Stellenanzeige keine Referenzen explizit verlangt werden, sind es freiwillige (optionale) Angaben in der Bewerbung: Sie können Sie nennen oder weglassen.
Wird hingegen um eine „vollständige“ Bewerbungsmappe gebeten, sollten Sie 1-2 Referenzen angeben. Diese können Ihre Bewerbungschancen steigern, weil eine Empfehlung durch Dritte immer mehr überzeugt als Eigenwerbung.
Was steht im Referenzschreiben?
Einfache Referenzen sind praktisch nur Namen, Funktion und Kontaktdaten. Ein Referenzschreiben ist dagegen ein persönliches Schreiben auf maximal einer DIN A4 Seite – geschrieben immer in Ich-Form.
Eine „Geheimsprache“ wie bei den typischen Arbeitszeugnis Formulierungen gibt es darin nicht. Wer Sie nicht empfehlen will, tut das nicht; wer Ihrer Bitte nachkommt, wird Sie im Klartext loben.
Referenzschreiben Aufbau
Zu den erforderlichen Inhalten eines Referenzschreibens gehören:
- Vor- und Nachname des Ausstellers
- Name Unternehmen, Universität
- Anschrift
- Telefonnummer, E-Mail (für Rückfragen)
- Datum
- Betreff
(„Referenzschreiben für NAME BEWERBER“) - Kurze Selbstvorstellung (Verfasser)
- Verhältnis von Gutachter und Bewerber
- Ausstellungsgrund (z.B. Jobwechsel)
- Sachliche Empfehlung (Zeitraum, Aufgaben)
- Erreichte Qualifikationen (Abschlüsse)
- Erwähnenswerte Erfolge (+ Arbeitseinstellung)
- Subjektive Empfehlung
(Persönlichkeit, Eignung für die Position) - Datum, Unterschrift
Briefkopf
Formalia
Inhalt
Schluss
Referenzen Beispiele: Kostenlose Muster
Im Folgenden finden Sie zwei kostenlose Muster für Referenzschreiben. Die Vorlagen können Sie sich im Anschluss kostenlos als Word-Datei herunterladen. Ebenso können Sie das Referenzschreiben gleich hier online im Browser bearbeiten und umschreiben. Dazu einfach auf den Kasten klicken:
Muster 1: Referenz vom Ex-Chefs
Name Referenzgeber
Anschrift
PLZ Wohnort
Telefon: 0123 456789 | Mail: Muster@mail.de
Referenzschreiben für Max Muster
Nach langjähriger und hervorragender Arbeit in unserem Unternehmen hat sich Herr Muster dazu entschlossen, neue berufliche Herausforderung zu suchen. Ein Schritt, den ich als sein bisheriger Chef einerseits sehr bedauere, aber Herrn Muster dennoch wärmstens weiterempfehlen kann.
In der Zeit von TT.MM.JJJJ bis TT.MM.JJJJ hat Herr Muster in der Position als [TITEL] für mich gearbeitet und dabei seine Aufgaben stets zu meiner vollsten Zufriedenheit und mit großem Elan und viel Engagement bewältigt. Ich habe ihn/sie als selbstständig denkenden und verantwortungsvollen und immer zuverlässigen Kollegen/in kennen und schätzen gelernt.
Herr Muster genießt bis heute einen hervorragenden Ruf bei seinen Kollegen und Kunden – nicht zuletzt wegen seiner/ihrer zahlreichen konstruktiven Vorschläge zur Lösung damaliger Probleme.
Neben der einwandfreien fachlichen Qualifikation zeichnet sich Herr Muster durch Optimismus, Freundlichkeit und hohe Teamfähigkeit aus. Ich halte ihn/sie etwa für eine Position als [TITEL] für bestens geeignet und empfehle ihn/sie jederzeit für eine Beschäftigung in diesem Bereich.
Falls Sie hierzu noch Fragen haben, stehe ich Ihnen gerne für Rückfragen zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Unterschrift
Muster 2: Referenz für Praktikanten
Name Referenzgeber
Anschrift
PLZ Wohnort
Telefon: 0123 456789 | Mail: Muster@mail.de
Referenzschreiben für Mia Muster
Frau Muster hat bei uns in der Zeit vom TT.MM.JJJJ bis TT.MM.JJJJ ein Praktikum im Bereich [Beispiel] absolviert. In dieser Zeit war ich Ihr Betreuer und Vorgesetzter.
Von Beginn an zeichnet sich Frau Muster durch Ihr außerordentliches Engagement und hohe Sorgfalt aus. Sowohl fachlich als auch sozial brachte sie sich sofort in das Team ein, glänzte durch ein sehr hohes Maß an Eigeninitiative und Hilfsbereitschaft. Ebenso war sie gegenüber Anregungen und Kritik aufgeschlossen und zu jeder Zeit lernwillig.
Hinsichtlich der großen Bandbreite an Aufgaben, die Frau Muster übernahm und mit Bravour erledigte, fällt es mir schwer, eine davon herauszupicken. Besonders erwähnen möchte ich aber das Projekt [Titel], das sie selbst initiierte, organisierte und leitete. Dabei hat sie nicht nur in vorbildlicher Weise [Beispiel] geschafft, sondern auch (BEISPIEL) erreicht und damit einen wesentlichen Beitrag zu [Beispiel] geleistet.
Ich halte Frau Muster für eine hoch motivierte und zuverlässige Kollegin, die sich in meinen Augen besonders für eine Position als [Position] qualifiziert hat. Ich kann sie uneingeschränkt für eine Beschäftigung in diesem Bereich empfehlen.
Falls Sie mich hierzu noch einmal telefonisch kontaktieren möchten, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Unterschrift
Kostenlose Mustervorlagen herunterladen
Beide Referenzschreiben Muster können Sie sich hier zusätzlich als Vorlage in MS Word kostenlos herunterladen:
Kriterien: Wie Referenzgeber auswählen?
Referenzen sind nicht an den aktuellen Arbeitgeber gebunden. Als Referenzgeber kommen nicht nur derzeitige Vorgesetzte infrage. Ebenso eignen sich ehemalige Führungskräfte, Personalchefs, Geschäftsführer, Funktionäre, Professoren, Lehrer und Mentoren, Ausbilder und (renommierte) Kollegen, Kunden und Auftraggeber sowie namhafte Fachkräfte und Experten.
Tabu sind hingegen Verwandte oder Freunde. Diese haben keine Aussagekraft für die Bewerbung, weil sie nicht mit Ihnen zusammengearbeitet haben. Außerdem riecht das stark nach einer Gefälligkeit.
Referenzgeber auswählen – Kriterien
Wenn Sie Referenzgeber auswählen, achten Sie unbedingt auf folgende Kriterien:
-
Status
Der Fürsprecher genießt einen möglichst hohen beruflichen Status oder eine fachliche Reputation. Faustregel: Der Referenzgeber steht hierarchisch mindestens eine Position über der bewerteten Person.
-
Wohlwollen
Der Ansprechpartner kennt und schätzt Ihre Arbeit und Erfolge und hat mit Ihnen 5 Jahre eng zusammengearbeitet.
-
Bürgschaft
Der Referenzgeber kann Ihre Qualifikationen und Erfahrungen glaubhaft und präzise beurteilen und ist dazu auch namentlich bereit.
Grundsätzlich gilt: Bevor Sie irgendeine Referenz in der Bewerbung angeben, müssen Sie das Einverständnis Ihres Referenzgebers einholen. Niemals einfach so Namen angeben! Sollte der Fürsprecher auf eine Nachfrage überrascht reagieren, schlägt die Wirkung ins Gegenteil um: Sie sind blamiert und stehen als Lügner da. Der Job ist dann futsch.
Achtung: Datenschutz beachten!
Referenzen enthalten personenbezogene Daten. Diese dürfen Sie nicht ohne Einwilligung der Betroffenen weitergeben! Um hierbei sicher zu sein, holen Sie sich stets die schriftliche Einwilligung des Referenzgebers (E-Mail reicht) und informieren Sie diesen vorab, was Sie mit den Daten tun. Wer ganz sicher gehen will, kann auch diskret als „PS“ in der Bewerbung schreiben: „Referenzen gerne auf Anfrage.“
Wie nach einer Referenz fragen?
Referenzen sind eine „Holschuld“ – bedeutet: Sie müssen potenzielle Referenzgeber aktiv ansprechen und um die „Referenz“ bitten beziehungsweise danach fragen. Nachdem Sie einen geeigneten Fürsprecher gefunden haben, können Sie so vorgehen…
Referenzschreiben Universität
An der Universität sind Professoren gewohnt, um Referenzschreiben gebeten zu werden – zum Beispiel für ein Stipendium, ein Auslandsemester oder einen Job. Wählen Sie aber nur Professoren aus, die Sie persönlich kennen. Meist ist das der Dozent, der Ihre Abschlussarbeit betreut hat oder für den Sie als studentische Hilfskraft tätig waren. Sprechen Sie den Prof direkt darauf an und sagen Sie präzise, was Sie benötigen und in welcher Sprache. Machen Sie es ihm leicht und liefern erforderliche Unterlagen gleich mit.
Beispiel für eine Anfrage:
Sehr geehrter Professor Muster,
wie Sie sich erinnern, haben Sie meine Bachelorarbeit über die internationalen Sanktionen gegen Simbabwe betreut. Nun möchte ich mich für den Master Friedens- und Konfliktforschung an der TU Darmstadt bewerben und wäre Ihnen dankbar, wenn Sie mir hierfür ein Referenzschreiben ausstellen. Der Abgabetermin für die Bewerbung ist am TT.MM.JJJJ. Die notwendigen Unterlagen bringe ich Ihnen gerne vorbei. Ich freue mich, wenn Sie sich die Zeit nehmen, in einem persönlichen Gespräch weitere Details zu besprechen.
Referenzschreiben im Job
Planen Sie eine diskrete Bewerbung und können deshalb den aktuellen Vorgesetzten nicht fragen? Dann fragen Sie lieber einen ehemaligen Chef oder Leistungsträger aus anderen Abteilungen um eine Referenz. Im eigenen Unternehmen ist das aber stets heikel: Die Information könnte durchsickern. Fragen Sie daher nur Personen, zu denen Sie absolutes Vertrauen haben. Halten Sie wieder Beispiele bereit, die Ihre Eigenschaften und Erfolge belegen.
Beispiel für eine Anfrage:
Lieber Herr Muster,
nachdem ich 5 Jahre lang für unser Unternehmen in der Marketingabteilung tätig war, möchte ich mich weiterentwickeln und für die intern ausgeschriebene Stelle als Leiter der Abteilung (NAME) bewerben. Sie haben meinen Werdegang in den vergangenen 5 Jahren begleitet und gefördert. Dafür möchte ich mich bedanken. Da Sie meine Fähigkeiten zugleich am besten einschätzen können, bitte ich Sie, mir für diesen Zweck ein Referenzschreiben auszustellen.
Referenzschreiben als Freiberufler
Als Freiberufler sollten Sie namenhafte Kunden der Branche auswählen sowie jene, die besonders zufrieden mit Ihrer Arbeit sind. Fragen Sie beispielsweise direkt nach einem erfolgreichen Projekt danach. Erläutern Sie, wofür Sie das Testimonial verwenden möchten und lassen Sie sich schriftlich bescheinigen, dass der Kunde mit der Nennung seines Namens und seiner Position einverstanden ist. Sollten Sie eine schriftliche Referenz erhalten, bitten Sie darum, diese auf Firmenpapier auszustellen. Das erhöht die Glaubwürdigkeit.
Beispiel für eine Anfrage:
Lieber Herr Muster,
herzlichen Dank für die jahrelange gute Zusammenarbeit. In einem unserer Gespräche sagten Sie: „Unsere Zusammenarbeit war sehr angenehm. Wir haben uns gut betreut gefühlt und sind von der Qualität des Produkts begeistert.“ Es freut mich, dass Sie mit meiner Leistung zufrieden sind. Damit auch andere davon profitieren können, würde ich Sie gerne mit dieser Aussage namentlich auf meiner Website zitieren. Über Ihr Einverständnis hierfür würde ich mich freuen.
Referenzschreiben für die Wohnungssuche
Auch Vermieter verlangen von Mietern zunehmend nicht nur eine Bürgschaft, sondern auch eine Empfehlung des bisherigen Vermieters. Das macht die Wohnungssuche leider nicht einfacher. Fragen Sie trotzdem bisherige Vermieter, ob diese Sie bei der Suche nach einer neuen Wohnung unterstützen und Ihnen eine Empfehlung schreiben.
Beispiel für eine Anfrage:
Sehr geehrter Herr Vermieter,
leider muss ich aufgrund eines Jobwechsels umziehen und mir eine neue Wohnung suchen. Hierzu möchte ich Sie höflich bitten, mir ein Referenzschreiben auszustellen. Damit würden Sie meine Chancen bei der Wohnungssuche erheblich verbessern. Unser langjähriges Mietverhältnis und die Erfahrung mit mir als zuverlässigen und gewissenhaften Mieter, geben Ihnen sicher einige Anhaltspunkte, um mich als Mieter gut bewerten. Ich freue mich, wenn Sie sich die Zeit dazu nehmen. Weitere Details oder eine erste Vorlage übermittle ich Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch.
Worauf sollte ich bei Referenzen in der Bewerbung achten?
Wenn Sie sich für Referenzen in der Bewerbung entscheiden, sollten Sie diese so auswählen, dass die Referenzliste von möglichst unterschiedlichen Referenzgebern stammt und die bescheinigten Qualifikationen und Soft Skills optimal zur angestrebten Stelle passen.
Auch Neutralität und Authentizität sind entscheidend: Achten Sie darauf, dass die Referenzen Sie nicht übertrieben loben und preisen – das macht sie unglaubwürdig – und dass die Fürsprecher die genannten Qualifikationen auch wirklich beurteilen können.
Ansonsten gilt: Je aktueller und hochkarätiger die Referenzen in der Bewerbung, desto stärker ihre Wirkung. Persönliche Referenzkontakte können oft den entscheidenden Ausschlag im Bewerbungsprozess geben, vor allem bei einem engen Kopf-an-Kopf-Rennen zwischen Kandidaten.
Häufige Fragen zu Referenzen
Das Arbeitszeugnis ist ein formeller, rechtlich geregelter Nachweis Ihrer Tätigkeit, den Sie automatisch bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses erhalten. Ein Referenzschreiben (auch Empfehlungsschreiben) ist hingegen freiwillig und persönlicher. Es wird meist von einer Führungskraft oder Projektleitung verfasst und hebt wichtige Soft Skills und Erfolge hervor – oft in der Ich-Perspektive der ausstellenden Person.
Referenzschreiben sollten nicht älter als 2-3 Jahre sein. Das zeigt, dass Sie auch aktuell noch überzeugende Leistungen erbracht haben. Bei einer längerer Berufslaufbahn können jedoch auch ältere Referenzen wertvoll sein – vor allem dann, wenn sie besondere Projekte oder Erfolge dokumentieren, die zum angestrebten Job passen.
Auch Kollegen können eine Referenz sein – vorausgesetzt, diese hatten eine übergeordnete Funktion (z.B. Projektleitung, Teamleitung) und relevante Einblicke in Ihre Arbeit. Wichtig ist dann, dass die Kollegen objektiv und inhaltlich fundierte Aussagen machen, die nicht nach Gefälligkeitsschreiben klingen.
Eine aussagekräftige Referenzliste sollte folgende Angaben enthalten:
- Vollständiger Name der Referenzperson
- Position und Unternehmen
- Beziehung zu Ihnen (z.B. Vorgesetzter)
- Telefonnummer und E-Mail-Adresse
Holen Sie sich vorher stets die Erlaubnis der Referenzperson, bevor Sie diese angeben! Die personenbezogenen Daten fallen unter den Datenschutz.
In Deutschland sind Referenzen und Empfehlungsschreiben nicht zwingend erforderlich – keine Pflicht, aber ein Pluspunkt. Wenn Sie keine Referenzen haben, können Sie Qualifikation auch durch Beurteilungsschreiben oder Arbeitsproben nachweisen. Wer sich zusätzlich von Mitbewerbern abheben möchte, kann auch ein Bewerbungsvideo drehen.
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