Bedeutung: Was ist ein Debriefing?
Ein Debriefing ist die strukturierte Nachbesprechung und Analyse eines abgeschlossenen Projekts oder einer wichtigen Situation auf der Arbeit. Bei der Methode sammeln alle Beteiligten gemeinsam die gemachten Erfahrungen (positive wie negative), reflektieren den Ablauf und gewinnen wichtige Erkenntnisse für die Zukunft.
Nachbesprechungen gibt es im Sport – zum Beispiel nach dem Spiel mit dem Trainer –, in der Medizin nach Abschluss einer Behandlung oder Operation sowie im Job, um ein Projekt noch einmal Revue passieren zu lassen. Nachbesprechungen dienen vor allem der Dokumentation und kontinuierlichen Verbesserung.
Debriefing Leitfragen
- Was ist passiert?
- Warum ist es passiert?
- Was können wir lernen und besser machen?
Debriefing Funktionen
Die Nachbesprechung erfüllt vor allem folgende Funktionen:
- Gemeinsame Nachbereitung und Analyse
- Strukturierung von Erfahrungen und Erkenntnissen
- Reflexion über Erfolge und Herausforderungen
- Verbesserung für die Zukunft
Das Gegenteil zum Debriefing ist das „Briefing“ (= Einsatzbesprechung) – also eine kurze Einweisung oder Kurzbesprechung zur Einführung in ein Projekt oder beim Onboarding im neuen Job.
Debriefing in der Psychologie
In der Psychologie bezeichnet das Debriefing die Nachbesprechung und Aufarbeitung von traumatischen Erlebnissen. Es ist eine Maßnahme in der Notfallpsychologie, durch die Betroffene das Trauma besser verarbeiten. Die Nachbesprechung beugt u.a. einer posttraumatischen Belastungsstörung (PTBS) vor.
Welche Ziele hat das Debriefing?
Ein gut durchgeführtes Debriefing ist nicht nur ein Meeting zum Abschluss des Projekts. Erfolgreich umgesetzt verfolgt die Rückschau und Methode mehrere wichtige Ziele:
-
Lernen aus Erfahrungen
Alle Teilnehmer gehen gemeinsam Abläufe aus dem ganzen Projekt durch. Was lief gut? Wo gab es Probleme? Die Analyse der Erfahrungen bringt konkrete Lernmomente.
-
Suche nach Fehlern
Im Debriefing wird gezielt nach Fehlern und Problemen gesucht. Dabei geht es nicht um Schuldzuweisungen, sondern die Verbesserung von Prozessen.
-
Verbesserung der Kommunikation
Die Nachbesprechung fördert eine offene, ehrliche und transparente Kommunikation im Team. Der Austausch ermöglicht einen Perspektivwechsel und stärkt das Vertrauen.
-
Stärkung des Zusammenhalts
Gemeinsame Analysen und Feedback fördern den Zusammenhalt zwischen den Mitarbeitern. Es entsteht ein stärkeres Wir-Gefühl mit besserer Teamwork.
-
Ableitung von Maßnahmen
Am Ende des Debriefings stehen konkrete Maßnahmen für Verbesserungsprozesse. Die Besprechung ist nicht nur ein Blick zurück, sondern entwickelt aktiv Maßnahmen für zukünftige Projekte oder ähnliche Situationen.
Eine Meta-Studie um Scott Tannenbaum und Christopher Cerasoli (46 untersuchte Studien) kam zu dem Ergebnis, dass ein Debriefing die durchschnittliche Leistung von Teams um bis zu 25 Prozent steigern kann.
Debriefing Ablauf – 6 Phasen
Für einen strukturierten Ablauf braucht das Debriefing eine klare Struktur. Diese kann je nach Situation und Kontext angepasst werden. Typisch sind diese Phasen:
- Begrüßung und Zieldefinition
- Vertraulichkeit betonen
- Rahmenbedingungen klären
- Was ist passiert?
- Chronologischer Ablauf
- Faktenorientierte Darstellung ohne Bewertung
- Wie haben die Beteiligten die Situation erlebt?
- Was waren Schwierigkeiten, Emotionen, Überraschungen?
- Welche Reaktionen gab es?
- Was lief gut?
- Was hätte besser laufen können?
- Wo traten Probleme auf?
- Ursachenanalyse ohne Schuldzuweisungen
- Was lernen wir aus der Situation?
- Welche Maßnahmen werden abgeleitet?
- Wie können wir uns verbessern?
- Zusammenfassung des Debriefings
- Feedback zur Sitzung selbst
- Vereinbarungen oder Maßnahmen für die Zukunft
1. Einleitung
2. Sachliche Rekonstruktion
3. Subjektive Reflexion
4. Analyse und Bewertung
5. Lösungen und Learnings
6. Abschluss
Der Chef kann die Moderation und Leitung im Debriefing übernehmen. Je nach Situation ist es sinnvoll, eine neutrale Person als Moderator zu bestimmen.
Debriefing Vorlage
Wenn Sie möchten, können Sie sich hier noch eine kostenlose Debriefing Vorlage für Ihre nächste Nachbesprechung als PDF herunterladen:
Debriefing Tipps: Darauf bitte achten!
Ein erfolgreiches Debriefing ist kein Selbstläufer. Falsch umgesetzt ist es keine sinnvolle Nachbesprechung, sondern lediglich Zeitverschwendung für alle Beteiligten. Unsere Tipps und Empfehlungen verbessern Ihr nächstes Debriefing:
-
Kümmern Sie sich um die Vorbereitung
Legen Sie frühzeitig einen Termin fest und informieren Sie das Team. Alle Beteiligten des Projekts sollten dabei sei. Erstellen Sie auch eine Agenda und schicken Sie diese an alle Teilnehmer.
-
Erstellen Sie einen Fragebogen
Zum Fragebogen für ein Debriefing gehören Angaben wie „Wie gut hat die Zusammenarbeit funktioniert?“, „Wie zufrieden bin ich mit dem Ergebnis?“ oder „Wie gut wurden die Vorgaben umgesetzt?“ Die Antworten aller Teilnehmer können anonym bleiben – zeigen aber ein klares Bild über den Ablauf und die Meinungen zum Projekt.
-
Schaffen Sie die richtige Atmosphäre
Ein gutes und ehrliches Debriefing gelingt nur in der passenden Atmosphäre. Die Teilnehmer müssen sich trauen, auch Probleme anzusprechen und Kritik zu äußern. Machen Sie die Regeln klar und bleiben Sie stets konstruktiv.
-
Geben Sie niemandem die Schuld
Egal, welche Schwierigkeiten und Herausforderungen es im abgeschlossenen Projekt gab: Geben Sie im Debriefing niemandem die Schuld. Der Fokus liegt auf Ursachenforschung und Verbesserung für die Zukunft. Hat ein Kollege Fehler gemacht, sprechen Sie in einem 4-Augen-Gespräch darüber.
-
Halten Sie die Ergebnisse schriftlich fest
Absprachen und Maßnahmen sollten nicht nur mündlich, sondern schriftlich festgehalten werden. So sind die Ergebnisse verbindlich und lassen sich später jederzeit belegen oder erneut in Erinnerung rufen.
Debriefing bei Kündigung
Eine Sonderform ist das Debriefing bei einer Kündigung. Hier endet nicht ein Projekt, sondern die Zusammenarbeit mit einem Mitarbeiter. Im Debriefing geht es dann vor allem um die Einarbeitung eines Nachfolgers im Job.
Durch das Debriefing bei der Kündigung bekommt der neue Kollege alle notwendigen Informationen zur Übernahme der bisherigen Tätigkeit. Ausscheidende Kollegen geben ihr gesammeltes Wissen und ihre Erfahrungen weiter.
Gute Gründe für das Debriefing bei Kündigung
Jobwechsel, interne Versetzung, Elternzeit, Sabbatical oder Ruhestand – im Unternehmen herrscht ständige Fluktuation.
Mit jedem Mitarbeiter gehen wertvolles Know-how und Erfahrung verloren. Es entsteht eine Lücke, die eine andere Person erst mit einiger Zeit wieder füllen kann. Systematisches Debriefing verhindert, dass diese Lücke überhaupt entsteht. So gibt es mehrere gute Gründe für die professionelle Übergabe:
- Wissen weitergeben
- Aufgaben erklären
- Fragen beantworten
- Probleme verhindern
- Einarbeitung erleichtern
- Qualität der Arbeit sichern
Auch für den scheidenden Mitarbeiter ist ein erfolgreiches Debriefing wichtig. Er zeigt Professionalität und arbeitet für seine Reputation. Er arbeitet bis zum letzten Tag engagiert und ist am Wohl des Betriebs interessiert.
Debriefing Tipps
Sie verlassen Ihren Arbeitgeber und das Debriefing steht an? Beenden Sie das Arbeitsverhältnis mit einem guten Eindruck und überzeugen Sie bei der Übergabe. Wir haben praktische Tipps für einen erfolgreichen und professionellen Debriefing-Prozess zusammengestellt:
-
Beginnen Sie frühzeitig
Die Kündigung ist offiziell und ein Nachfolger steht fest? Haben Sie sich um alle formalen Angelegenheiten gekümmert, beginnt die saubere Übergabe. Beginnen Sie frühzeitig, damit am Ende nicht die Zeit fehlt. Gerade bei komplexen Aufgabenbereichen reicht ein 60-minütiges Übergabegespräch nicht aus. Sie brauchen Zeit zur Vorbereitung und die Einarbeitung kann mehrere Tage dauern.
-
Protokollieren Sie den Ist-Zustand
Wichtige Information ist der Status Quo. Sie informieren Nachfolger und Ihre Kollegen über den aktuellen Stand und die kommenden Entwicklungen. Welche Projekte sind noch nicht abgeschlossen? Was ist bereits passiert? Was muss noch getan werden und welche Ziele werden verfolgt?
-
Listen Sie Prozesse und Arbeitsabläufe auf
Das Debriefing befähigt Ihren Nachfolger dazu, Ihren Job zu übernehmen. Ein Einblick in Ihre Arbeitsabläufe ist sehr hilfreich. Gehen Sie systematisch vor und gliedern die Arbeit in Themenblöcke entsprechend Ihrer Projekte oder Ihrer Kunden. Weisen Sie auf Eigenheiten sowie Herausforderungen hin. So können Kunden vom Nachfolger ähnliche Leistungen erwarten und Sie verhindern, dass Ihr Nachfolger ins kalte Wasser geworfen wird.
-
Sprechen Sie mit Ihren Kollegen
Ist noch kein Nachfolger gefunden oder beginnt dieser erst nach Ihrem Weggang, muss ein Kollege die Einarbeitung übernehmen. Hier gilt für Sie: Machen Sie es dem Kollegen so einfach wie möglich. Schreiben Sie ein detailliertes Übergabeprotokoll und stellen Sie wichtige Informationen übersichtlich zusammen. Sprechen Sie die Unterlagen gemeinsam durch, um Unklarheiten zu beseitigen.
-
Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Punkte
Vermitteln Sie Ihrem Nachfolger die fachliche Basis und die wesentlichen Punkte zu allen Aufgaben. Gehen Sie dort ins Detail, wo es notwendig ist – überfrachten Sie den neuen Mitarbeiter aber nicht. Als Ergänzung zu Ihren Erklärungen dient das Übergabeprotokoll sowie die Erfahrung Ihrer Kollegen. Sorgen Sie deshalb dafür, dass Ihr Nachfolger weiß, an wen er sich bei Fragen nach Ihrem Weggang wenden kann.
-
Zeigen Sie Ihrem Nachfolger auch die Praxis
Die theoretische Vermittlung der Inhalte ist das eine, Sie müssen aber auch die Praxis zeigen. Bauen Sie nicht nur auf Erklärungen, sondern lassen Sie Ihren Nachfolger unter Ihrer Aufsicht und Anleitung erste Aufgaben übernehmen. Erst mit der Umsetzung tauchen Fragen auf und Probleme oder Unklarheiten werden deutlich. So können Sie reagieren und mit Rat und Tat zur Seite stehen.
-
Suchen Sie das Gespräch mit Ihrem Chef
Zum Debriefing bei Kündigung gehört auch ein Gespräch mit Ihrem Chef. Informieren Sie ihn über den aktuellen Stand Ihrer Arbeit und Ihre Maßnahmen bei der Einarbeitung. Zeigen Sie dem Vorgesetzten, dass Sie den neuen Mitarbeiter sorgfältig eingearbeitet und auf die Tätigkeit vorbereitet haben. Nach diesem Abschluss steht Ihrem letzten Arbeitstag nichts mehr im Weg.
Debriefing Checkliste: Nichts vergessen!
Beim Debriefing müssen Sie viele Informationen weitergeben und Fragen klären. Mit unserer Checkliste denken Sie an alle wichtigen Punkte:
- Arbeitsplatzbeschreibung
- Aufgabenbeschreibung
- Arbeitsabläufe
- Arbeitsanweisungen
- Zielvereinbarungen
- Prozessbeschreibungen
- Bedienungsanleitungen
- Werkzeuge & Hilfsmittel
- Vorlagen & Formulare
- Ablagefächer
- Checklisten
- Ansprechpartner
- Telefonlisten
- Was sollte der Nachfolger unbedingt wissen?
- Welche Aufgaben wurden bereits in welchem Umfang erledigt?
- Welche Aufgaben müssen umgehend erledigt werden?
- Was sind die größten Herausforderungen des Jobs?
- Wo lauern aktuell die größten Probleme?
- Erfahrungen: Was funktioniert, was nicht?
- Mit wem wird zusammengearbeitet?
- Wem muss wann was berichtet werden?
- Welche Verbesserungspotenziale gibt es?
Organisatorisches
Zu klärende Fragen
Eine weitere Checkliste für die letzten Arbeitstage im alten Job können Sie sich HIER kostenlos als PDF herunterladen.
Tipp: Legen Sie Debriefing Wiki an!
Wenn im Unternehmen häufiger Mitarbeiter wechseln, sollten Sie ein Debriefing Wiki beziehungsweise eine ausführliche Dokumentation der Aufgaben und Arbeitsabläufe im Intranet anlegen. Auch ein solches Wiki bildet eine wichtige Grundlage für das Wissensmanagement im Unternehmen.
Dort lassen sich zum Beispiel auch die Gesprächsprotokolle aus den Übergabegesprächen archivieren sowie weitere Checklisten oder Erfahrungsberichte bereitstellen. Auf diese Weise bleiben wertvolle Informationen dem Unternehmen dauerhaft erhalten und sind jederzeit abrufbar.
Was andere dazu gelesen haben
