Mahnung schreiben: Inhalt, Vorlage & Ablauf

Wann kann ich eine Mahnung schreiben?

Eine Mahnung ist eine Zahlungserinnerung und eindeutige Aufforderung an einen Kunden, eine noch offene Rechnung zu begleichen. Sie können eine Mahnung schreiben, sobald das in der ursprünglichen Rechnung genannte Zahlungsziel überschritten wurde.

Steht in der Rechnung: Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum TT.MM.JJJJ können Sie theoretisch schon am nächsten Tag eine Mahnung verschicken, wenn kein Geld bei Ihnen eingegangen ist. In der Praxis warten die meisten Unternehmen länger – oft werden Mahnungen 30 Tage nach dem Überschreiten des Zahlungszeitpunktes verschickt.

Mahnung schreiben: Inhalt

Grundsätzlich wird eine Mahnung ähnlich aufgebaut wie eine Rechnung und sie sollte dieselben Grundelemente enthalten. Dieser Inhalt ist wichtig:

1. Titel des Schreibens

   Eine Mahnung sollte im Titel des Dokumentes deutlich als solche bezeichnet werden. Es zeigt die Dringlichkeit. Ferner ist die richtige Bezeichnung wichtig, weil Sie nur nach einer ersten Mahnung ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten dürfen.

2. Bezug zur Rechnung

   Stellen Sie klar, auf welche Rechnung mit Rechnungsnummer, welche Summe und welches ursprüngliche Fälligkeitsdatum sich die Mahnung bezieht. So ordnet der Kunde das Schreiben eindeutig zu. Es ist sinnvoll dem Mahnschreiben eine Kopie der Originalrechnung beizufügen.

3. Hinweis auf Zahlungsverzug

   Weisen Sie den Kunden darauf hin, dass Sie bislang noch keinen Zahlungseingang feststellen konnten und dass die Forderung noch nicht beglichen wurde.

4. Festlegung des Zahlungsziels

   Setzen Sie dem Kunden eine neue Frist für die Begleichung der Rechnung. Diese können Sie individuell festlegen, je nach Kunde und Dringlichkeit der Zahlung.

5. Berechnung von Verzugszinsen

   Ab dem ersten Tag des Verzugs haben Sie Anspruch auf Verzugszinsen und können Mahngebühren für die Mahnung erheben. Sie entscheiden im Einzelfall, ob Sie dies tun möchten oder darauf verzichten.

6. Ausweisen der Gesamtsumme

   Erheben Sie Verzugszinsen und Mahngebühren, sollten Sie diese in der Mahnung separat auflisten und dann zusammen mit dem ursprünglichen Rechnungsbetrag eine neue Gesamtsumme in der Mahnung ausweisen.

Formulierungen für Mahnschreiben

Es gibt viele Gründe, warum Zahlungen ausbleiben. Hier gilt zunächst einmal die Unschuldsvermutung. Mahnungen sollten deshalb höflich formuliert sein. Verärgerung über die ausgebliebene Zahlung hat in einer Mahnung nichts zu suchen. Denken Sie immer daran, dass Sie einem Kunden schreiben, den Sie behalten wollen. Gute Formulierungen in einer Mahnung sind:

• Für unsere Rechnung (Rechnungsnummer) vom TT.MM.JJJJ über ___€ konnten wir bis heute leider noch keinen Zahlungseingang feststellen. Wir möchten Sie deshalb höflich bitten, die Zahlung bis spätestens zum TT.MM.JJJJ zu veranlassen.
• Für die Rechnung mit der Rechnungsnummer 1234/5678 haben wir Ihnen am TT.MM.JJJJ eine Zahlungserinnerung gesendet. Leider konnten wir bis heute noch keinen Zahlungseingang feststellen. Folgende Beträge stehen noch aus: (Rechnungsbetrag, Verzugszins, Mahngebühren, fällige Gesamtsumme). Wir bitten Sie, den fälligen Gesamtbetrag bis spätestens zum TT.MM.JJJJ zu überweisen.

Mahnung schreiben: Das dreistufige Mahnverfahren

Generell ist eine Mahnung an keine besondere Form gebunden. Sie ist sowohl schriftlich, mündlich als auch durch schlüssiges Verhalten gültig. Nach dem Gesetz ist nur eine einzige Mahnung erforderlich, bevor Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten dürfen. In der kaufmännischen Praxis haben sich jedoch die schriftliche Zahlungserinnerung und zwei weitere schriftliche Mahnungen als dreistufiges Verfahren etabliert:

• 1. Mahnung (Zahlungserinnerung)
• 2. Mahnung
• 3. Mahnung

1. Mahnung (Zahlungserinnerung) schreiben: Vorlage

In der Zahlungserinnerung (1. Mahnung) wird der Kunde freundlich auf die ausstehende Zahlung hingewiesen. Das Schreiben ist eher eine Erinnerung, weil Sie davon ausgehen, dass der Kunde die Zahlung unbeabsichtigt vergessen hat. Typischerweise wird hier keine Frist gesetzt.

Fügen Sie dem Schreiben eine Kopie der offenen Rechnung bei. Mit einer freundlichen Zahlungserinnerung stellen Sie sicher, dass Sie nach Begleichen der Rechnung den Geschäftskontakt halten. Rein rechtlich hat eine Zahlungserinnerung aber die gleiche Wirkung wie eine Mahnung.

Sehr geehrter Herr Vorlage,

bei der oben aufgeführten Rechnung konnten wir leider noch keinen Zahlungseingang feststellen. Sicherlich handelt es sich hierbei um ein Versehen. Wir haben Ihnen daher die Rechnung als Kopie diesem Schreiben zur Erinnerung beigefügt.

Ich bitte Sie daher freundlichst, den offenen Rechnungsbetrag auf das angegebene Konto zu überweisen.

Sollten Sie in der Zwischenzeit die Zahlung veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Download: Vorlage 1. Mahnung (Word)

Download: Vorlage 1. Mahnung (PDF)

Zweite Mahnung schreiben: Vorlage

Folgt auf die Zahlungserinnerung keine Reaktion, verleihen Sie der Forderung mit der zweiten Mahnung Nachdruck. Spätestens 14 Tage nach der Erinnerung sollten Sie dieses Schreiben verschicken. Hier können Sie auch Mahngebühren und Verzugszinsen einfordern. Setzen Sie zudem eine eindeutige Frist, bis zu der die Zahlung eingegangen sein muss.

Eine zweite Mahnung ist jedoch keine Pflicht. Gehen Sie nicht davon aus, dass der Kunde seine Rechnung begleichen wird, ist schon zu diesem Zeitpunkt ein gerichtliches Mahnverfahren möglich.

Sehr geehrter Herr Vorlage,
auf unsere Zahlungserinnerung vom TT.MM.JJJJ haben wir bisher von Ihnen keine Rückmeldung bekommen. Überweisen Sie bitte den fälligen Betrag bis spätestens zum TT.MM.JJJJ auf unser Konto. Eine Rechnung liegt in Kopie diesem Schreiben bei.

Geht die Zahlung nicht bis zum genannten Termin ein, werden wir Ihnen zusätzliche Verzugszinsen und Mahnkosten in Rechnung stellen müssen.

Sollten Sie in der Zwischenzeit die Zahlung veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Download: Vorlage 2. Mahnung (Word)

Download: Vorlage 2. Mahnung (PDF)

Dritte Mahnung schreiben: Vorlage

Die dritte und letzte Mahnung folgt in kürzerem Abstand – etwa 7 Tage nach erneut versäumter Zahlung. Der Ton bleibt professionell, die Aussage ist aber klar und deutlich: Wenn nicht gezahlt wird, folgt ein Gerichtsverfahren.

Fordern Sie zudem die aktuellen Verzugszinsen und Mahngebühren ein. Hinzu kommt der Hinweis, dass Kosten für gerichtliche Verfahren vom Schuldner zu tragen sind.

Sehr geehrte Frau Musterfrau,

auf unsere Zahlungserinnerung vom TT.MM.JJJJ und unsere letzte Mahnung vom TT.MM.JJJJ haben Sie leider nicht reagiert.

Ich sehe mich daher gezwungen, Verzugszinsen und erhöhte Mahngebühren wie folgt zu erheben:

• Rechnungsbetrag: € XXXX
• Verzugszinsen (4,17%): € XX
• Mahngebühren: € XX

Daraus ergibt sich zu zahlender Gesamtbetrag: € XXXX

Sollten Sie den fälligen Gesamtbetrag nicht bis zum TT.MM.JJJJ überwiesen haben, werde ich gerichtliche Schritte gegen Sie einleiten. Dadurch entstehen für Sie weitere Kosten für das Verfahren.

Haben Sie die Zahlung derweil bereits veranlasst, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos.

Download: Vorlage 3. Mahnung (Word)

Download: Vorlage 3. Mahnung (PDF)

Fälligkeit und Verzug von Forderungen

Die Fälligkeit bezeichnet den Zeitpunkt, an dem Sie als Gläubiger von Ihrem Kunden verlangen, seine Rechnung zu begleichen. Sie ergibt sich aus einem Vertrag, der Zahlungsziele festlegt oder aus dem Fälligkeitsdatum auf der Rechnung. Die Fälligkeit einer Forderung allein bedeutet noch keinen Verzug Ihres Kunden.

Ein Geschäftskunde kommt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung automatisch in Verzug – auch ohne Mahnung (§ 286 Abs. 3 BGB). Privatpersonen kommen nur in Verzug, wenn auf diese Folgen in der Rechnung hingewiesen wurde. Kein Verzug liegt vor, wenn die Leistung aus einem Grund unterbleibt, den der Kunde nicht verschuldet hat.

Verzugszinsen und Mahngebühren berechnen

Verzugszinsen werden nach dem Basiszinssatz berechnet, der aktuell 3,37 Prozent beträgt (Stand: September 2024). Den aktuellen Basiszinssatz finden Sie HIER. Unterschieden wird bei der Berechnung der Verzugszinsen zwischen Geschäften mit Privatpersonen und Geschäften zwischen Unternehmen. Daraus ergeben sich folgende gesetzliche Verzugszinsen:

• Geschäfte mit Privatpersonen: 8,37 Prozent
  Der Verzugszinssatz liegt für das Jahr fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Berechnung: 3,37 Prozent + 5 Prozentpunkte = 8,37 Prozent
• Geschäfte zwischen Unternehmen: 12,37 Prozent
  Der Verzugszinssatz bei Rechtsgeschäften zwischen Unternehmen liegt neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Berechnung: 3,37 Prozent + 9 Prozentpunkte = 12,37 Prozent

Mahngebühren richtig ansetzen

Bei Geschäftskunden oder öffentlichen Auftragsgebern dürfen Sie zusätzlich eine Mahnpauschale in Höhe von 40 Euro erheben. Diese Pauschale gilt nicht für Privatpersonen. Es gibt hierzu keine gesetzlichen Regelungen, doch die Höhe der Mahngebühren wurde durch verschiedene Urteile von Gerichten begrenzt.

Generell sind pauschale Gebühren unzulässig, die höher sind als der zu erwartende Schaden. Deshalb dürfen nur die Kosten für die Mahnung in Rechnung gestellt werden, die tatsächlich anfallen. Das begrenzt sich auf Papier- und Portokosten, allgemeine Verwaltungskosten dürfen nicht einkalkuliert werden. Grundsätzlich gilt eine Mahngebühr zwischen 2 und 3 Euro als angemessen.

Gerichtliches Mahnverfahren bei Erfolglosigkeit

Bleibt die Zahlung trotz Mahnungen aus, bleibt der Weg über ein gerichtliches Mahnverfahren. Sie stellen dafür einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids (dies ist HIER online möglich). Mit dem gerichtlichen Mahnverfahren verhindern Sie eine mögliche Forderungsverjährung. Zudem ist die gerichtliche Mahnung günstiger als eine Klage, da kein Prozess stattfindet.

Im gerichtlichen Mahnverfahren wird die offene Forderung als Gerichtsbeschluss durchgesetzt – möglicherweise auch mit einem Gerichtsvollzieher. Widerspricht der Schuldner dem Mahnbescheid, ist eine Klage über Ihren Anwalt die letzte Option.

Wann das Mahnung schreiben sinnlos wird

Es gibt säumige Kunden, bei denen es keinen Sinn macht, mehrere Mahnungen zu schreiben. In folgenden Fällen sollten Sie andere Maßnahmen prüfen oder ergreifen:

• Der Kunde hat generell Zahlungsschwierigkeiten
  Vermuten Sie nach einer Schufa Auskunft, dass ein Kunde nicht in der Lage ist, Ihre Rechnung zu begleichen, machen Mahnungen wenig Sinn. Um den Prozess abzukürzen, beauftragen Sie direkt ein Inkassounternehmen. Der Kunde kann mit dem Dienstleister eine Ratenzahlung vereinbaren.
• Der Kunde weigert sich, die Rechnung zu bezahlen
  Ist der Kunde liquide, weigert sich aber, seine Rechnung zu bezahlen, kürzen Sie den Prozess ab, indem Sie direkt ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.
• Der Kunde befindet sich in einer Insolvenz
  Ist ein Kunde insolvent geworden, besteht die Gefahr, dass Ihre Rechnung angefochten wird. Es droht ein Forderungsausfall. Melden Sie Ihre Forderung unbedingt beim zuständigen Insolvenzverwalter an.
• Der Kunde hat betrügerische Absichten
  In diesem Fall leiten Sie unmittelbar das gerichtliche Mahnverfahren ein. Falls Sie klare Beweise für einen Betrug haben, sollten Sie auch eine Ziviklage erwägen.

Zahlungsverzug und offene Forderungen vermeiden

Um das Risiko offener Forderungen zu minimieren, die Sie lange anmahnen müssen, helfen einige Maßnahmen:

• Bonitätsprüfung
  Überprüfen Sie die Bonität Ihres Kunden, bevor Sie eine Bestellung annehmen oder eine Zahlung auf Rechnung anbieten.
• Abschlagszahlung
  Führen Sie ein größeres Projekt für einen Kunden aus, verlangen Sie Abschlagszahlungen. Dies sichert Ihre Liquidität und schützt Sie vor Totalausfällen.
• Factoring
  Betreiben Sie Factoring und verkaufen Sie laufende und zukünftige Rechnungen an einen Factor, der als Gläubiger das Zahlungsrisiko übernimmt.

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