Arbeitgeber: Bewerbungsabsagen richtig formulieren
Schlechte Nachrichten überbringt niemand gerne. Trotzdem geht es im Auswahlprozess nicht ohne. Viele Personaler und Arbeitgeber tun sich jedoch schwer damit Bewerber abzulehnen und eine Absage zu formulieren.
Das liegt zum Teil am AGG: Wer zu viel erzählt, könnte sich wegen Diskriminierung eine teure Klage einfangen. Gleichzeitig müssen Personaler das Employer Branding im Auge behalten: Klingt das Absageschreiben nicht respektvoll und wertschätzend, droht ein Imageschaden – z.B. in Arbeitgeberbewertungsportalen wie Kununu oder Glassdoor.
Was sind legale Absagegründe für Arbeitgeber?
Rechtlich sind Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, Absagegründe zu nennen. Gleichzeitig sollten diese aber rechtssicher sein. Hier eine Übersicht über zulässige und unzulässige Absagegründe:
Legale Absagegründe |
Illegale Absagegründe |
| Fehlende Qualifikationen | Ethnische Herkunft |
| Überqualifikation | Religion, Weltanschauung |
| Zu wenig Berufserfahrung | Geschlecht |
| Unpassender Gehaltswunsch | Behinderung |
| Fehlende persönliche Eignung | Alter |
| Bereits besetzte Stelle | Sexuelle Identität |
Bewerbungsabsage schreiben: Vorlage und Mustertexte
Sie wollen eine respektvolle und wertschätzende Bewerbungsabsage formulieren? Dazu müssen Sie weder epische Briefe schreiben, noch Gründe schönreden. Idealerweise geben Sie im Absageschreiben aber Bewerbern eine Chance, die Bewerbung künftig besser zu machen.
Die folgenden Vorlagen zeigen Beispiele und Mustertexte mit neutralen und rechtssicheren, aber gleichzeitig wertschätzenden Formulierungen für verschiedene Situationen. Wir empfehlen, diese dennoch durch einen Anwalt prüfen zu lassen und individuell anzupassen:
- Sehr geehrte Frau Muster,
vielen Dank für Ihre Bewerbung auf die Stelle als XYZ und das Vertrauen, das Sie uns damit entgegenbringen. Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir uns im Auswahlprozess für einen anderen Kandidaten entschieden haben. Dessen Qualifikationen und Erfahrungen passen besser zur ausgeschriebenen Position.
Wir bedanken uns dennoch für Ihr Interesse an einer Mitarbeit in unserem Team. Vielleicht kommen wir zu einem späteren Zeitpunkt doch nochmal zusammen. Für den weiteren beruflichen Weg wünschen wir Ihnen viel Erfolg.
Mit freundlichen Grüßen
Petra Personalerin - Sehr geehrte Frau Muster,
wir bedanken uns für Ihre Bewerbung, das angenehme Gespräch und das damit verbundene Interesse an der Mitarbeit in unserem Unternehmen. Wir haben inzwischen eine Auswahl getroffen. Leider kam Ihre Bewerbung nicht mehr in die engere Wahl. Wir haben uns für jemanden entschieden, dessen Profil noch genauer den Anforderungen der ausgeschriebenen Position entspricht.
Wir danken Ihnen für die Mühe, die Sie sich mit der Bewerbung gemacht haben. Das wissen wir zu schätzen und wünschen Ihnen alles Gute für Ihren weiteren Weg.
Mit freundlichen Grüßen
Peter Personaler - Lieber [Name],
vielen Dank, dass du dir die Zeit genommen hast, dich bei uns zu bewerben und persönlich vorzustellen. Wir bedanken uns bei dir ganz herzlich für dein Interesse an unserem Unternehmen und die Mühe, die du in deine Bewerbung gesteckt hast, deshalb ist uns die Entscheidung auch nicht leicht gefallen.
Nach sorgfältiger Bewertung aller Kandidaten müssen wir dir leider mitteilen, dass wir uns am Ende doch für eine andere Bewerberin entschieden haben. Wir sehen durchaus dein Potenzial, aber die passenderen Qualifikationen und Erfahrungen der anderen Kandidatin waren schließlich ausschlaggebend.
Wir würden uns aber freuen, wenn wir in Kontakt bleiben können und wir dich in unseren Talentpool aufnehmen dürfen. Dann könnten wir dich bei zukünftigen freien Stellen schnell und einfach kontaktieren. Falls du dazu noch Fragen hast oder nicht in unseren Talentpool aufgenommen werden möchtest, stehe ich dir als Ansprechpartner unter der Telefonnummer 0123-45677890 gerne zur Verfügung.
Wir danken Dir nochmal herzlich für deine Bewerbung und wünschen dir auf deinem weiteren Berufsweg viel Erfolg.
Mit freundlichen Grüßen
Petra Personaler - Sehr geehrte Herr Muster,
vielen Dank für die initiative Bewerbung und die Unterlagen zu Ihrem Werdegang. Die Eigeninitiative und Ihr Interesse an der Mitarbeit in unserem Team haben uns gut gefallen. Leider können wir Ihnen zurzeit keine passende Position anbieten, die Ihren Qualifikationen entspricht. Ihre Bewerbungsunterlagen erhalten Sie daher mit Dank zurück.
Wir bedauern sehr, Ihnen keine günstigere Nachricht geben zu können. Für Ihren weiteren Berufsweg wünschen wir Ihnen viel Erfolg sowie alles Gute für Ihre persönliche Zukunft!
Mit freundlichen Grüßen
Petra Personalerin - Sehr geehrter Herr Muster,
wir haben uns sehr darüber gefreut, dass Sie sich bei der Suche und Bewerbung für einem Praktikumsplatz für unser Unternehmen interessiert haben.
Bei der Vielzahl an Bewerbungen für das Praktikum mussten wir allerdings eine Auswahl treffen, die uns nicht leicht gefallen ist. Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass unsere Wahl auf eine andere Bewerberin gefallen ist, von der wir überzeugt sind, dass das Qualifikationsprofil noch etwas besser zu dem Praktikumsplatz passt. Ich muss Ihnen deshalb absagen.
Wir wünschen Ihnen dennoch alles Gute für Ihre berufliche Zukunft und viel Erfolg.
Mit freundlichen Grüßen
Petra Personalerin
Bewerbungsabsage Vorlage – auf ausgeschriebene Stelle
Bewerbungsabsage Vorlage – E-Mail nach Vorstellungsgespräch
Wertschätzende Bewerbungsabsage Muster in Du-Form
Bewerbungsabsage Vorlage – nach Initiativbewerbung
Bewerbungsabsage Vorlage – für einen Praktikumsplatz
Regeln: Wie eine Bewerbungsabsage höflich & wertschätzend formulieren?
Egal, ob Sie obige Muster verwenden oder ein eigenes Absageschreiben formulieren: Das Wichtigste ist, dass Sie – trotz negativer Botschaft – die Absage höflich und wertschätzend formulieren.
Hierfür empfehlen wir, dass das Absageschreiben stets folgende Bestandteile und Textbausteine enthält:
-
Dank und Wertschätzung für die Bewerbung
Bedanken Sie sich immer für das Interesse und Vertrauen. Hinter jeder Bewerbung steckt ein Menschen, der Hoffnungen und Zeit investiert hat! Beispiel: „Wir bedanken uns herzlich für Ihre Bewerbung und das Interesse an unserem Unternehmen. Ihre Unterlagen haben uns einen guten Eindruck von Ihren Fähigkeiten vermittelt.“
-
Eindeutiges Formulieren der Absage
Schreiben Sie präzise und unmissverständlich, dass es sich um eine Bewerbungsabsage handelt, um Missverständnisse zu vermeiden. Beispiel: „Ich bedauere, Ihnen mitteilen zu müssen, dass Sie aufgrund der Vielzahl an guten Bewerbungen nicht in die engere Wahl gekommen sind, sodass ich Ihnen leider absagen muss.“
-
Entlastung und weitere Schritte
Sagen Sie, was Sie mit den Unterlagen oder digitalen Daten machen und stehen Sie für weitere Fragen dazu zur Verfügung. Beispiel: „Zu unserer Entlastung sende ich Ihnen noch heute Ihre Bewerbungsunterlagen zurück. Wenn Sie einverstanden sind, behalten wir Ihre Daten in unserem Talentpool und kommen auf Sie zurück, falls wir eine passende Stelle haben. Andernfalls werden Ihre Daten automatisch von uns nach 3 Monaten gelöscht.“
-
Positive Wünsche für die Zukunft
Zum Schluss, können Sie Ihr Bedauern über die Absage nochmal wiederholen, sollten aber stets positiv enden – mit guten Wünschen an den oder die Bewerberin.Beispiel: „Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihre berufliche Zukunft und viel Erfolg.“
Eine genauere Begründung der Absage ist nicht erforderlich. Eine Absage völlig ohne Grund bleibt für Bewerberinnen und Bewerber aber nicht nachvollziehbar und daher besonders schmerzlich.
Welche Fehler bei der Bewerbungsabsage vermeiden?
Bei Bewerbungsabsagen geht es grundsätzlich um Wertschätzung. Wer hierbei schlampt, riskiert in Zukunft weniger Bewerber und Talente zu finden. Folgende Fehler sollten Personaler daher unbedingt vermeiden:
-
Gar nicht antworten
Sogenanntes Ghosting nach der Bewerbung ist eine schreckliche Unsitte! Gar nicht zu antworten, ist respektlos, schlechter Stil und schadet der Arbeitgebermarke. Rechnen Sie damit, dass solche Erfahrungen heute im Internet geteilt werden. Die positiven allerdings auch.
-
Standardschreiben verwenden
Personaler wollen personalisierte und individuell formulierte Bewerbungsschreiben – und verschicken dann selbst nur Standard-Mails? Das steigert nicht gerade die Glaubwürdigkeit. Standardabsagen sind einer der Gründe, warum sich Bewerber immer weniger Mühe geben.
-
Verwirrende Absagegründe nennen
Beliebte Formulierungen sind: „Bitte sehen Sie in der Absage keine negative Bewertung Ihrer fachlichen Qualifikation.“ Das soll Trost spenden, ist aber falsch! Nach dem AGG ist eine Bewerbungsabsage wegen fehlender fachlicher Eignung ein rechtssicherer Absagegrund. Alles andere deutet an, dass die Absage angreifbare Gründe hatte.
Wenn Sie also höflich eine Bewerbung absagen und Bewerber ablehnen wollen, nennen Sie ruhig einen der genannten zulässigen Absagegründe. Das macht die Absage transparent und nachvollziehbar. Diese Form der Ehrlichkeit gibt Kandidaten zudem die Chance, mögliche Defizite zu erkennen und auszugleichen.
Wie sollte ich auf eine Bewerbungsabsage antworten?
Sie haben eine Bewerbungsabsage erhalten und fragen sich nun: „Was ist die richtige Reaktion auf ein Absageschreiben?“ Zunächst einmal, sollte eine professionelle Antwort auf eine Bewerbungsabsage kurz, höflich und wertschätzend formuliert werden. Sie zeigen damit Professionalität, Respekt und hinterlassen obendrein einen positiven Eindruck. Der kann sogar Ihre Chancen bei zukünftigen Bewerbungen erhöhen.
Generell gilt: Auf eine Bewerbungsabsage müssen Sie nicht antworten. Sie können es aber und sollten es sogar, wenn das Unternehmen und der Arbeitgeber Sie weiterhin interessiert. In dem Fall sollten Sie eine kurze Antwort- und Dankesmail formulieren.
Wie wird die Antwort auf die Absage aufgebaut?
Die Antwort auf eine Bewerbungsabsage sollte folgende Elemente enthalten:
-
Allgemein bedanken
Bedanken Sie sich für die Rückmeldung und die Möglichkeit, sich vorzustellen. Dies unterstreicht nochmal Ihre Professionalität.
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Bedauern ausdrücken
Schreiben Sie ruhig, dass Sie es schade finden, dass es nicht geklappt hat – und signalisieren Sie zugleich Verständnis und Respekt für die Entscheidung.
-
Feedback erbitten
Jetzt wird es tricky: Fragen Sie vorsichtig nach Feedback zu Ihrer Bewerbung. Die Chancen auf eine ehrliche Antwort steigen, wenn Sie betonen, damit nur Ihre Bewerbungsunterlagen oder das Auftreten zu verbessern.
-
Interesse bekunden
Die Antwort formulieren Sie ja nur, weil Sie sich Türen offen halten wollen. Schreiben Sie das also auch: Nennen Sie nochmal Ihr Interesse, sich in Zukunft erneut auf eine passende Stelle zu bewerben.
Schließen Sie Ihre Antwort mit guten Wünschen und „freundlichen Grüßen“ ab. Tatsächlich haben wir schon Fälle erlebt, in denen Kandidaten aufgrund einer solchen Antwort sofort wieder kontaktiert und ihnen eine andere Stelle angeboten wurde. Mit netten Profis arbeitet schließlich jeder gerne zusammen!
Antwort auf Bewerbungsabsage – Muster
Sehr geehrte Frau Personaler,
vielen Dank für Ihre Rückmeldung und die Möglichkeit, mich bei Ihnen vorzustellen. Auch wenn ich gerne Teil Ihres Teams geworden wäre, respektiere ich natürlich Ihre Entscheidung und danke Ihnen für die Zeit und Mühe im Bewerbungsprozess.
Falls Sie mir ein kurzes Feedback zu meiner Bewerbung geben könnten, wäre ich Ihnen sehr dankbar, um mich zukünftig verbessern zu können. Ich bleibe weiterhin an einer Zusammenarbeit interessiert und würde mich freuen, wenn Sie mich bei zukünftigen Vakanzen erneut berücksichtigen.
Mit freundlichen Grüßen
Mia Muster
Praktische Tipps für Ihre Antwort
Eine kurze, schriftliche Antwort per E-Mail ist meist besser als ein spontaner Anruf, weil Sie im Antwortschreiben Ihre Worte besser kontrollieren und professionell wählen können. Die Absage selbst dürfen Sie niemals kritisch aufnehmen oder mit frustriertem Unterton antworten – das schließt Türen und ist so zielführend wie eine Wärmflasche aus Schokolade.
Umkehrt wird ein Schuh daraus: Formulieren Sie ein neutrales und respektvolles Dankschreiben nach der Absage, dann landen Sie vielleicht im Talentpool des Unternehmens, was sich langfristig auszahlen kann, sobald neue Stellen entstehen oder frei werden.
Vorteile: Warum überhaupt antworten?
- Mit Ihrer Antwort beweisen Sie Professionalität & Respekt
- Mit einem Dankschreiben bleiben Sie positiv in Erinnerung
- Sie erhöhen Ihre Chancen bei zukünftigen Bewerbungen im Unternehmen
- Sie erhalten möglicherweise nützliches Feedback
Wie geht es nach einer Bewerbungsabsage weiter?
Nehmen Sie Absagen nie persönlich – Sie sind normaler Teil im Bewerbungsprozess. Umso wichtiger ist, dass Sie danach nach vorn blicken und konstruktiv damit umgehen. Zum Beispiel so:
1. Bewerbungsunterlagen prüfen
Checken Sie nochmal Ihre Bewerbungsunterlagen, insbesondere Bewerbungsschreiben und Lebenslauf. Nutzen Sie dazu die folgende Checkliste, die Sie gleich online im Browser abhaken können:
- Das Anschreiben ist persönlich geschrieben – kein KI-Slop!
- Der Text ist jedes Mal individuell auf den Arbeitgeber zugeschnitten.
- Die Bewerbung nimmt Bezug zur Stelle und zeigt, welchen Mehrwert ich biete.
- Meine Motivation ist authentisch, meine Begeisterung echt und spürbar.
- Der Lebenslauf ist auf die jeweilige Stelle optimiert.
- Ich erfülle alle Muss- und viele Kann-Anforderungen.
- Der Lebenslauf ist lückenlos, das Bewerbungsfoto professionell.
- Ich biete in der Bewerbung relevante Soft Skills.
- Meine Arbeitszeugnisse sind aussagekräftig und „gut“?
- Rechtschreibfehler habe ich alle korrigiert.
- Die Bewerbungsunterlagen sind vollständig und nicht überfrachtet.
- Ich habe alle Bewerbungsfristen eingehalten.
2. Strategie hinterfragen
Haben Sie bei Ihrer Jobsuche und Bewerbungsstrategie wirklich alle Möglichkeiten ausgeschöpft? Hier ein paar Beispiele, an die Sie vielleicht noch nicht gedacht haben:
- Initiativbewerbung schreiben
- Passive Bewerbung nutzen
- Bewerbungsvideos drehen
- Stellengesuch aufgeben
- Recruiter auf Linkedin direkt ansprechen
- Praktikum oder Probearbeit zum Einstieg nutzen
All diese Methoden können natürlich wieder zu Absagen führen. Je breiter Sie allerdings agieren, desto größer sind die Chancen auf eine baldige Jobzusage.
3. Unterstützung suchen
Wenn Sie mit Ihren Bemühungen einfach nicht weiterkommen, sollten Sie Hilfe von Profis holen – etwa durch ein gezieltes Bewerbungscoaching, durch eine Bewerbungsberatung oder von Bewerbungsschreibern. Das kostet zwar Geld, führt aber häufig schneller zum Job und Einkommen und macht sich dann wieder bezahlt. Und ein externer Berater sieht oft mehr als man selbst. Außerdem kennen die Profis Tricks, die in keinem Bewerbungsratgeber stehen…
Bewerbungskurse der Karrierebibel
Auch wir bieten in unserer Akademie zwei stark gebuchte und erfolgreiche Bewerbungskurse und Online-Coachings an:
- Bewerbungs-Coaching (5 Module, 4 Stunden Videos)
- Vorstellungsgespräch-Training (8 Module, 3 Stunden Videos)
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Geben Sie nicht auf!
Wir verstehen natürlich, dass es nach vielen Bewerbungsabsagen frustrierend und entmutigend ist, immer immer noch eine Schippe draufzulegen und sich zu steigern. Lassen Sie den Kopf trotzdem nicht hängen! Manchmal braucht es einfach mehrere Anläufe, um den wirklich passenden Job zu finden, der perfekt zu einem passt…
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