Dankschreiben: 12 Muster + Tipps für Formulierungen

Was ist ein Dankesschreiben?

Ein Dankesschreiben (synonym: Dankschreiben, Dankesbrief) ist ein Zeichen der Wertschätzung, in dem sich Betroffene zum Beispiel nach dem Vorstellungsgespräch oder sogar nach einer Bewerbungsabsage mit einem kurzen Schreiben formell bedanken.

Das Dankesschreiben nach dem Vorstellungsgespräch dient dazu, nochmals das Interesse an der ausgeschriebenen Stelle zu bekräftigen, eventuelle Aussagen zu korrigieren und sich bei Personalern erneut in Erinnerung zu bringen und so positiv aus der Masse herauszustechen.

Dankesschreiben Muster (Bewerbung, Word) ⇩

Dankesschreiben Muster (Bewerbung, PDF) ⇩

Wann ist ein Dankschreiben sinnvoll?

Danke sagen, ist ein Schlüssel zum Erfolg und erzeugt einen bleibenden Eindruck – auch und gerade, weil Dankbarkeit heute so selten geworden ist.

Ein ehrliches „Danke„ (oder: „Dankeschön„) hört jeder gern. Tatsächlich gibt es zahlreiche Anlässe dafür, ein Dankschreiben zu verfassen:

• Nach dem Bewerbungsgespräch
• Nach dem erfolgreichen Abschluss eines Projekts
• Für gute Leistungen
• An Mitarbeiter für besonderen Einsatz
• Für die Unterstützung von Helfern oder Sponsoren
• Für ein gutes Gespräch mit dem Chef
• Nach dem ersten Kundenkontakt
• Nach einem Auftrag oder einer Zusage
• Nach einer Absage (nicht ironisch!)

Dankbarkeit verbindet menschliche Größe mit Höflichkeit. Sie öffnet Herzen, macht sympathisch und kommt nie aus der Mode.

Wie schreibe ich ein Dankschreiben?

Ein Dankesschreiben oder Dankschreiben ist in Länge und Form kurz und schlicht. Zur Formulierung reichen maximal 4-6 Zeilen. Das entspricht 100 bis 150 Wörtern bzw. einer halben DIN A4-Seite. Versandt wird der Dankesbrief entweder per Post oder per E-Mail. Beide Wege haben spezifische Vor- und Nachteile:

• Dankesschreiben per Post
  Der klassische Brief lohnt sich vor allem in konservativen Branchen und kaufmännischen Berufen. Er wirkt stets hochwertiger, zeitlos. Wir empfehlen und bevorzugen diese Form.
• Dankesschreiben per E-Mail
  Die E-Mail ist schneller, moderner – wirkt aber auch latent einfach und weniger mühevoll. In Branchen mit digitalem Fokus ist wiederum sie unsere erste Wahl.

Wann sollte ich ein Dankschreiben versenden?

Idealerweise bedanken Sie sich innerhalb von 48 Stunden – persönlich, telefonisch oder mit einer kurzen Dankeskarte per Post oder E-Mail. So wirkt es unmittelbarer, spontaner und authentischer. Spätestens eine Woche nach dem Vorstellungsgespräch sollte der Empfänger das Dankesschreiben erhalten.

Für das Dankesschreiben per E-Mail ist die beste Zeit zwischen 8 und 10 Uhr morgens sowie zwischen 12 und 14 Uhr. In diesen Zeiträumen checken die meisten Personaler Ihren Maileingang und die Aufmerksamkeit ist besonders hoch.

Dankesschreiben: Vorlagen und Mustertexte

Falls Sie noch Ideen und Anregungen suchen, wie Sie ein Dankschreiben formulieren, haben wir hier einige Vorlagen und Mustertexte, die Sie aber nie 1:1 übernehmen sollten, sondern stets persönlich umformulieren und individuell anpassen.

Dankschreiben nach Vorstellungsgespräch und Bewerbung

Indem sich Bewerber fürs Vorstellungsgespräch bedanken und das Interesse an dem Job bekräftigen, bringen sie sich ins Gedächtnis zurück und nutzen psychologisch den Rezenzeffekt. Beispiel

Sehr geehrte Frau __,

herzlichen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch und die Chance, mich bei Ihnen noch einmal persönlich vorzustellen. Ich habe unser Gespräch als sehr angenehm empfunden und selten ein so kollegiales Betriebsklima erlebt, wie bei Ihnen.

Bei der Frage nach __ war ich zuerst ein wenig verunsichert, jetzt aber bin ich mir sicher, dass ich Sie vor allem mit meinen Erfahrungen als __ bei künftigen Projekten unterstützen kann.

Besonders gut hat mir an Ihrem Unternehmen gefallen, dass __. Die Zeit bei Ihnen hat daher meinen Wunsch noch einmal verstärkt, für Ihr Unternehmen zu arbeiten.

Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören – vorzugsweise mit einer positiven Rückmeldung und einem konkreten Termin, wann ich bei Ihnen anfangen kann. Bis dahin verbleibe ich

mit herzlichen Grüßen
Max Muster

Weiteres Beispiel für ein Dankschreiben nach Vorstellungsgespräch

Sehr geehrter Herr __,

ich muss Ihnen das schreiben: Ich möchte mich für das freundliche Gespräch am TT.MM.JJJJ nochmal ausdrücklich bedanken. Nicht nur wegen der interessanten Einblicke in Ihr Unternehmen. Besonders beeindruckt hat mich __ sowie die lockere und herzliche Atmosphäre untereinander.

Deshalb möchte ich erneut bekräftigen, dass ich Sie mit meinen Fähigkeiten und Erfahrungen in Zukunft tatkräftig und mit vollem Elan unterstützen möchte.

Für weitere Fragen zu meiner Bewerbung stehe ich Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung.

Beste Grüße nach Frankfurt
Mia Muster

Dankschreiben an Kunden für einen Auftrag mit Zusage

Sehr geehrte Frau __,

ich danke ganz herzlich für die Beauftragung mit dem Coaching für Ihre Mitarbeiter. Gerne gebe ich Ihnen an dieser Stelle noch einmal meine verbindliche, schriftliche Zusage über die bereits vereinbarten Termine am TT.MM.JJJJ und am TT.MM.JJJJ – jeweils von 9 bis 17 Uhr.

Ich freue mich auf diese beiden Tage und stehe Ihnen selbstverständlich bis dahin jederzeit für Rückfragen zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
Max Muster

Dankschreiben für eine Spende

Lieber Herr __,

vielen Dank, dass Sie unsere Institution und unser Projekt __ mit Ihrer Spende so tatkräftig unterstützen und auf diese Weise dazu beitragen, dass wir unser Ziel __ bis Ende des Jahres erreichen können.

Eine Spendenquittung über Ihre Zuwendung finden Sie im Anhang. Außerdem werden wir Sie weiterhin auf dem Laufenden halten, wie sich das Projekt entwickelt.

Mit freundlichen Grüßen
Max Muster

Dankschreiben an einen Handwerker

Lieber Herr __,

gerne möchte ich mich auf diesem Weg für Ihre geleistete Arbeit bedanken. Wir erfreuen uns jeden Tag an unserem schönen, neuen Badezimmer.

Schön, dass Sie das so schnell und vor allem hochwertig möglich gemacht haben. Gerne werden wir Sie weiterempfehlen.

Sonnige Grüße nach (ORT)
Max Muster

Dankschreiben für Unterstützung

Sehr geehrte Frau __,

bei unserem letzten Geschäftsmeeting hast du mich bei der Diskussion sehr unterstützt. Danke! Ohne diese Unterstützung wäre ich in dem Meeting alleine dagestanden und hätte die ausgearbeiteten Ideen nie in dieser Form durchbekommen.

Ich möchte mich deshalb bei dir auf diesem Weg nochmal ausdrücklich für deine Unterstützung und für dein Vertrauen in meine Ideen bedanken. Ein solcher Einsatz ist nicht selbstverständlich – umso mehr weiß ich deine Hilfe zu schätzen.

Auf eine weiterhin gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit!

Mit dankbaren Grüßen
Max Muster

Dankschreiben als Geschäftsbrief

Lieber Herr __,

hiermit möchte ich mich bei Ihnen herzlich bedanken – für die gute Zusammenarbeit bei unserem gemeinsamen Projekt, für die vielen guten Anregungen, Ihre kritischen Hinweise, aber auch Ihre wertvollen Erfahrungen, die Sie beigesteuert und so das Projekt maßgeblich mit zum Erfolg geführt haben.

Wir planen in den kommenden Monaten ein zweites Projekt und freuen uns, wenn wir Sie auch hierfür für unser Team gewinnen können. Ich werde Sie dazu in den nächsten Tagen persönlich anrufen.

Noch einmal meinen herzlichen Dank für die professionelle Arbeit, die Sie geleistet haben!

Mit den besten Grüßen
Max Muster

Dankschreiben an Mitarbeiter für besonderen Einsatz

Liebe Frau __,

es ist eigentlich längst überfällig: Ich möchte die Gelegenheit nutzen und mich bei Ihnen für Ihren unermüdlichen Einsatz und Ihre hervorragenden Leistungen im Team zu bedanken.

Sie sind das, was man einen echten Teamplayer nennt. Ihr vorbildliches Engagement und die permanent gute Laune, die Sie im Büro versprühen, haben entscheidend zu der guten Atmosphäre in unserer Abteilung beigetragen. Mir ist sehr bewusst, dass Ihre Leistungen weit über das erforderliche Maß hinausgehen.

Dafür möchte ich mich bei Ihnen ganz herzlich bedanken. Anbei finden Sie einen Essensgutschein für Sie und Ihren Partner im 5-Sterne Restaurant „Chez Chef“. Ich wünsche Ihnen einen schönen Abend – und nehmen Sie sich bitte auch den Rest des Tages frei!

Ich bin extrem dankbar dafür, dass wie Sie bei uns an Bord haben!

Mit freundlichen Grüßen
Max Muster

Dankschreiben an den Chef

Sehr geehrter Herr __,

ich möchte Ihnen für Ihr Verständnis danken. Die Situation ist für mich zurzeit nicht leicht. Umso mehr hat es mich beeindruckt, wie viel Entgegenkommen und Fürsorge Sie hierbei bewiesen haben.

Ich bedanke mich besonders für Ihr großzügiges Angebot bei den Arbeitszeiten und verspreche Ihnen, dass ich mich in der verbleibenden Zeit umso mehr reinhängen werde.

Auch wenn das vielleicht ein wenig anbiedernd wirkt, so möchte ich Ihnen dennoch sagen, dass Sie der beste Chef sind, den ich je hatte. Auch für dieses Vorbild ein herzliches Dankeschön!

Mit den allerbesten Grüßen
Mia Muster

Dankschreiben als Kurzmail

Liebe __,

es war wundervoll, Dich gestern wiedergesehen und mit Dir gesprochen zu haben!!! Darüber habe ich mich sehr gefreut. Deine Anregungen zu meiner beruflichen Entwicklung haben mich nachdenklich gemacht, mich aber auch inspiriert und mir viel Mut gegeben.

Dafür möchte ich mich bei Dir von Herzen bedanken. Insbesondere für die Zeit, die Du Dir dafür genommen hast und für deine offenen Ohren.

Danke!!!

Liebe Grüße
Mia Muster

Dankschreiben als Follow-Up nach einem Event

Sehr geehrter Herr __,

ich habe mich sehr gefreut, Sie gestern auf dem Kongress kennengelernt zu haben. Ich habe unser anregendes Gespräch noch lebhaft in Erinnerung und würde mich sehr freuen, wenn wir tatsächlich einen Weg finden, wir unsere beiden Unternehmen künftig kooperieren. Hierzu finden Sie anbei bereits einige konkrete Vorschläge.

Übrigens: Vielen herzlichen Dank für Ihre guten Ideen zu unserem Projekt und den Kontakt, den Sie gestern gleich vermittelt haben. Ich habe diesen heute direkt an unseren Projektleiter weitergegeben, der sich darüber sehr gefreut und sich nochmal direkt mit Ihnen in Verbindung setzen wird, um sich persönlich zu bedanken.

Ich freue mich auf Ihre Antwort und verbleibe dankend

mit den besten Grüßen
Max Muster

Dankschreiben formulieren: Aufbau & Inhalt

Formale Regeln für ein Dankesschreiben gibt es nicht. Das Wichtigste ist, dass es ehrlich ist und die Dankbarkeit von Herzen kommt. Gleichzeitig gibt es ein paar bewährte Empfehlungen und Tipps, die die Wirkung eines Dankschreibens optimieren:

1. Empfänger

Aufgebaut wir ein klassisches Dankschreiben wie ein Geschäftsbrief nach DIN 5008 – mit Briefkopf aus Absender und Empfänger. Der persönlich angesprochene Empfänger ist immer der offizielle Gastgeber – zum Beispiel der- oder diejenige, die Sie zum Vorstellungsgespräch oder Geschäftsessen eingeladen hat. Haben weitere Personen am Bewerbungsgespräch teilgenommen, können Sie den Empfänger bitten, sich ebenfalls bei diesen in Ihrem Namen zu bedanken.

2. Betreffzeile

Falls Sie Ihr Dankschreiben per E-Mail versenden, benötigen Sie unbedingt eine Betreffzeile. Bewährt haben sich Formulierungen, die die Einordnung der Mail erleichtern und zugleich schon den Dank enthalten. Zum Beispiel: „Unser Vorstellungsgespräch am TT.MM.JJJJ – Danke!“ Das ist aussagekräftig, aber nicht anbiedernd.

3. Anrede

Sprechen Sie den Empfänger stets persönlich an! Ein Dankesschreiben beginnt nie mit „Sehr geehrte Damen und Herren„! Den Vor- und Nachnamen des Empfängers sollten Sie sich also unbedingt merken und bei fehleranfälligen Namen nachfragen („Stephan mit ph oder f?“).

4. Danksagung

Machen Sie dem Leser schon im ersten Satz klar, dass er oder sie ein Dankschreiben liest. Bedanken Sie sich zum Beispiel sofort für die Zeit und Aufmerksamkeit des Gesprächspartners. Ebenso für Anregungen, Hinweise, Fragen, die Sie zum Nachdenken gebracht oder Ihre Entscheidung (für den Job) verstärkt haben. Beispiel: „Haben Sie vielen Dank für das freundliche Gespräch am TT.MM.JJJJ. Besonders eindrücklich war für mich die warmherzige und wohlwollende Atmosphäre, die mir die anfängliche Nervosität sehr schnell genommen hat.“

5. Bezug

Nehmen Sie kurz Bezug zum Grund des Dankesbriefs: das Vorstellungsgespräch, der Geschäftsabschluss oder die Unterstützung. Noch persönlicher wirkt das, wenn Sie kurz Details aus dem Gespräch nennen, die Ihnen positiv in Erinnerung geblieben sind. Wer will kann an dieser Stelle noch Argumente nachlegen, eigene Aussagen korrigieren oder ergänzen. Beispiel: „Weil unsere Zeit begrenzt war, möchte ich einen Aspekt aus dem Gespräch erneut aufgreifen, der mir besonders wichtig ist: __ war Teil meiner Projektarbeit, sodass ich mit den Herausforderungen der Stelle bestens vertraut bin und über einschlägige Erfahrungen verfüge.“

6. Komplimente

Kleine Komplimente sind im Dankschreiben durchaus erlaubt – solange sie dezent bleiben. Bedanken können Sie sich zum Beispiel für die „angenehme Atmosphäre“ beim Vorstellungsgespräch; für die „Gastfreundschaft“; die „hilfreichen Antworten“ auf Ihre Rückfragen. Beispiel: „Besonders beeindruckt hat mich Ihre kollegiale Atmosphäre untereinander. Das bestärkt mich darin, Sie mit meinen Fähigkeiten tatkräftig zu unterstützen.“

7. Schlusssatz

Nachdem Sie sich bedankt haben, dürfen Sie im Schlusssatz noch einmal Ihre Hoffnung auf eine Zusage oder die weitere Zusammenarbeit bekräftigen. Hierbei bitte nicht übertreiben, sonst kippt der Brief in Anbiederei. Tabu sind Formulierungen wie: „Ich freue mich schon auf meinen ersten Arbeitstag bei Ihnen.“ – zu selbstbewusst! Ein besseres Beispiel für den Schlusssatz: „Sofern Sie noch Fragen zu meiner Bewerbung haben, stehe ich Ihnen für Rückfragen jederzeit und sehr gerne zur Verfügung.“

8. Grußformel und Unterschrift

Als Grußformel können Sie das Dankschreiben „mit freundlichen Grüßen“ beenden. Oder Sie werden etwas persönlicher, indem Sie den Firmensitz einbauen: „Mit besten Grüßen nach ORT“. Ganz ans Ende gehört unbedingt eine eigenhändige Unterschrift. Falls Sie das Schreiben per E-Mail versenden, sollten Sie diese zuvor einscannen oder abfotografieren und digital einfügen.

Was sind typische Dankschreiben Fehler?

Obwohl Dankesschreiben praktisch immer eine positive Wirkung haben, können sie bei Fehlern ins Gegenteil umschlagen. Fallstricke lauern vor allem bei diesen Details:

• Massenschreiben
  Kopieren Sie bitte nie die Muster und Vorlagen aus dem Internet. Auch nicht unsere! Ein Dankesbrief sollte immer eigene, originelle, persönliche Formulierungen enthalten.
• Billigware
  Gerade für schriftliche Dankschreiben gilt: Drucken Sie diese nicht auf billigem Kopierpapier aus, sondern nutzen Sie mindestens 100-Gramm-Papier. Und unterschreiben Sie mit einem Füller.
• Blabla
  Schreiben Sie keine Romane oder ein zweites Bewerbungsschreiben. Konzentrieren Sie sich allein auf ein, zwei Akzente und den Dank.
• Tippfehler
  Namen sind heilig – hierbei dürfen Ihnen keine Tippfehler passieren. Generell sollte das Dankschreiben keine Grammatik- und Rechtschreibfehler enthalten. Auch ein flapsiger Ton ist unangemessen.

Welche Vorteile hat das Dankesschreiben?

Der Magie und Psychologie eines Dankschreibens kann sich niemand entziehen. Auch wenn jedem klar ist, dass es nicht ganz uneigennützig formuliert wurde, wirkt es trotzdem. Es ist ein Spiel mit dem sogenannten Reziprozitäts-Effekt: „Wie du mir, so ich dir.“ – Dank und Wertschätzung bleiben nicht unbelohnt, solange sie sich nicht aufdrängen.

Richtig und dosiert eingesetzt, kann ein Dankschreiben nach dem Vorstellungsgespräch Ihre Bewerbungschancen deutlich erhöhen. Schon aus mehreren Gründen und weiteren Vorteilen:

• Reflektieren
  Aufschreiben setzt einen Reflexionsprozess in Gang. Dadurch gewinnen Sie Klarheit und beweisen nach außen die Fähigkeit zur Selbstreflexion.
• Auffallen
  Ein persönlicher Dankesbrief ist Ausdruck von echter Wertschätzung. Sie erzeugen damit Aufmerksamkeit und heben sich ab. Das hilft, im Gedächtnis zu bleiben.
• Korrigieren
  Falls das Gespräch nicht optimal verlief, gibt Ihnen das Dankschreiben eine zweite Chance: Sie können Patzer aufgreifen, nachbessern und richtigstellen.
• Argumentieren
  Vielleicht kamen im Gespräch nicht alle Ihre relevanten Stärken zur Sprache. Dann können Sie jetzt entscheidende Argumente nachliefern. Das kann den entscheidenden Vorsprung bringen.

Umgekehrt: Was kann man mit einem Dankschreiben verlieren – außer etwas Zeit, Mühe und Porto? Unsere Erfahrung und Empfehlung bestätigte erst kürzlich wieder eine Leserin – hier nachlesen.

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