Die 30-30 Regel: Endlich vorausschauender handeln

Alles ist immer wichtig

Sie schlagen den Kalender auf oder öffnen am Morgen eine E-Mail und dabei trifft Sie die Erkenntnis wie ein Schlag: Am Nachmittag steht ein wichtiger Termin an, für den Sie bisher nichts, aber auch gar nichts vorbereitet haben. Und das, obwohl es sich um ein wichtiges Treffen mit einem großen Kunden handelt, den Sie überzeugen müssen, auch weiterhin mit Ihrem Unternehmen Geschäfte zu machen.

Im ersten Moment könnte man sich selbst dafür ohrfeigen und beginnt dann an sich und den eigenen Fähigkeiten zu zweifeln. Wie konnte ein so wichtiger Termin nur durchrutschen, ohne dass man sich frühzeitig darauf vorbereitet hat? Der Grund ist in diesen Fällen fast immer gleich: Weil gerade die Berufswelt inzwischen von einer endlosen Phase der Dringlichkeit geprägt ist. Die unwichtigen Aufgaben, die man auch später erledigen kann, scheint es nicht mehr zu geben. Alles wird sofort mit einer Deadline versehen, die möglichst knapp bemessen ist, und gleichzeitig wird eingebläut, dass nichts einen Aufschub duldet.

Die klassische Vorgehensweise der Prioritäten wird für viele Arbeitnehmer daher immer schwieriger in der Umsetzung. Selbst wenn es gelingt, einzelne besonders wichtige Aspekte herauszufiltern und zuerst zu bearbeiten, bleiben noch unzählige andere – scheinbar alle ebenfalls wichtig. In dieser Flut von dringenden Aufgaben droht mancher Arbeitnehmer zu ertrinken und verliert dabei vollkommen den Blick für alles, was über den aktuellen Arbeitstag hinaus geht.

Die 30-30 Regel ist eine einfache Methode, die Sie jeden Tag nutzen können, um vorausschauender zu handeln und Probleme wie das oben beschriebene zu lösen, bevor sie überhaupt entstehen können.

Die 30-30 Regel: Eine halbe Stunde vorausschauendes Handeln

Aber wie schafft man es an einem Tag voller Aufgaben, die sich nicht verschieben lassen, auch noch Zeit zu finden, um vorausschauend zu handeln?

Die 30-30 Regel versucht genau dieses Problem zu lösen und langfristig eine Organisation zu schaffen, die verhindert, dass Sie in einen solchen Engpass geraten und sich wünschen, schon viel früher aktiv geworden zu sein. Ziel ist es daher, die eigene Arbeitsweise zu optimieren und eine Routine zu schaffen, die Ihnen jeden Tag hilft, neben all den kurzfristigen Anliegen auch die lange Sicht nicht aus den Augen zu verlieren.

Die 30-30 Regel besagt:

Nehmen Sie sich jeden Tag 30 Minuten Zeit, um sich um Dinge zu kümmern, die frühestens in 30 Tagen wichtig sind.

Schlagen Sie jeden Tag Ihren Kalender auf und blättern einen Monat in die Zukunft. Widmen Sie dann eine halbe Stunde Ihres Tages genau diesen kommenden Aufgaben. Anfangs scheint dies noch sehr weit weg und logischerweise werden Sie auch erst nach vier Wochen tatsächlich den Nutzen Ihrer Bemühungen spüren können, doch der Aufwand lohnt sich gleich doppelt.

Zum einen rufen Sie sich bereits frühzeitig vor Ihnen liegende Aufgaben und Termine immer wieder ins Gedächtnis. Sie werden nicht mehr überrascht, sondern haben genügend Vorlauf, um alle nötigen Vorbereitungen zu treffen. Gleichzeitig sorgen die 30 Minuten am Tag dafür, dass viele Dinge bereits lange im Vorfeld erledigt sind. Telefonate sind bereits erledigt, Termine noch einmal abgesprochen, weitere Informationen eingeholt und Fragen beantwortet.

So sorgen Sie dafür, dass die Arbeitslast langfristig nachlässt, mehr Zeit für die einzelnen Projekte bleibt und Sie am Ende bessere Ergebnisse erzielen können.