Definition: Was ist eine Arbeitsplatzbeschreibung?
Die Arbeitsplatzbeschreibung ist eine detaillierte Beschreibung aller Aufgaben, Voraussetzungen, Erwartungen und Ziele einer Position innerhalb des Unternehmens. Sie beinhaltet alle relevanten Fakten, Informationen und Zusammenhänge für den Betrieb.
In der Unternehmensorganisation ist die Arbeitsplatzbeschreibung ein wichtiges Instrument – in der Fachsprache wird sie als organisatorische Eingliederung einer Stelle im Unternehmen bezeichnet.
Ziele und Aufgaben einer Arbeitsplatzbeschreibung
Die Arbeitsplatzbeschreibung dient nicht nur als Information und Dokumentation. Für Unternehmen ist sie mit wichtigen Zielen verbunden:
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Personalmanagement
Konkrete Arbeitsplatzbeschreibungen optimieren das Personalmanagement. Es werden die Mitarbeiter eingestellt, die wirklich gebraucht werden.
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Transparenz
Die Beschreibung sorgt für Transparenz. Aufgaben, Erwartungen und Ziele werden klar aufgelistet – und es wird deutlich, wer die Verantwortung trägt.
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Kontrollfunktion
Durch die Arbeitsplatzbeschreibung wird kontrolliert, ob die Vorgaben erfüllt werden. So werden Probleme identifiziert und Verbesserungen umgesetzt.
Unterschied zur Stellenbeschreibung
Die Begriffe Arbeitsplatzbeschreibung und Stellenbeschreibung werden oft synonym verwendet. Genau genommen gibt es aber einen Unterschied: Die Stellenbeschreibung ist Teil der Stellenanzeige und richtet sich an Bewerber. Sie beschreibt, was gesucht wird und zeigt die wichtigsten Aufgaben.
Die Arbeitsplatzbeschreibung enthält die Informationen einer bereits bestehenden Position. Sie richtet sich vor allem an die interne Personalplanung.
Besteht eine Pflicht zur Arbeitsplatzbeschreibung?
Es gibt keine gesetzliche Pflicht zur Erstellung einer Arbeitsplatzbeschreibung. Das gilt für Unternehmen und im öffentlichen Dienst. Arbeitgebern steht es frei, eine solche Eingliederung in die Hierarchie und Übersicht der Aufgaben für Positionen anzufertigen.
Gibt es keine offizielle Arbeitsplatzbeschreibung, müssen Unternehmen dennoch schriftlich die Aufgaben eines Mitarbeiters definieren. Hierzu besteht laut § 2 des Nachweisgesetzes eine Pflicht. Die wesentlichen Vertragsbedingungen – dazu zählen eine Beschreibung der zu leistenden Tätigkeiten – müssen dem Angestellten mitgeteilt werden.
Inhalt einer Arbeitsplatzbeschreibung
Ohne gesetzliche Pflicht bleiben auch Gestaltung und Inhalt der Arbeitsplatzbeschreibung dem jeweiligen Unternehmen überlassen. Einige Punkte und Informationen sollten unbedingt enthalten sein – unvollständige Beschreibungen sorgen nur für Verwirrung.
Der wichtigste Inhalt einer Arbeitsplatzbeschreibung im Überblick:
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Informationen zur Stelle
Erster Inhalt in jeder Beschreibung: Um welche Stelle handelt es sich? Dazu zählen Angaben zum Jobtitel, die Bezeichnung der Position und der Mitarbeiter, der die Stelle aktuell besetzt.
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Aufgaben und Verantwortungen
Es braucht eine klare Beschreibung und Definition der Aufgaben, die an eine Stelle geknüpft sind. Was sind die Hauptaufgaben und täglichen Anforderungen? Welche Nebenaufgaben kommen hinzu?
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Befugnisse
Die Beschreibung gibt Auskunft über die Befugnisse des Mitarbeiters. Welche Entscheidungen werden eigenständig getroffen? Wo braucht es Rücksprache mit einem Vorgesetzten? Gibt es Verantwortung für Budget oder Mitarbeiter?
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Benötigte Qualifikationen
Welche Ausbildung ist erforderlich? Welche Qualifikationen benötigt der Stelleninhaber? Welches Know-how ist notwendig? Auch bestimmte Fähigkeiten und Eigenschaften können genannt werden.
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Zusammenarbeit
Die Zusammenarbeit ist eine Einordnung in die Struktur des Unternehmens (siehe: Organigramm). Wer ist direkter Vorgesetzter? Wo gibt es Schnittstellen mit anderen Bereichen? Mit wem wird eng zusammengearbeitet?
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Ziele
Mit jeder Position sind Ziele verbunden. Diese gehören in die Arbeitsplatzbeschreibung. Was verspricht sich das Unternehmen von dieser Stelle? Welche Erwartungen werden an den Mitarbeiter gestellt?
Aufbau der Arbeitsplatzbeschreibung
Daraus ergibt sich ein klassischer Inhalt und Aufbau einer Arbeitsplatzbeschreibung:
- Stellenbezeichnung oder der Titel der Stelle
- Einordnung der Stelle (Abteilung, Vorgesetzter, unterstellte Mitarbeiter)
- Falls vorhanden Stellvertreter der Stelle
- Ziele
- Hauptaufgaben
- Nebenaufgaben
- Kompetenzen und Pflichten
- Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen oder Mitarbeitern
- Anforderungsprofil des Mitarbeiters
Muster für eine Arbeitsplatzbeschreibung
Das folgende Muster zeigt, wie eine Arbeitsplatzbeschreibung in der Praxis aussieht. Abweichungen sind je nach Arbeitgeber möglich – teilweise werden beispielsweise Angaben zur Eingruppierung in Gehaltsklassen hinzugefügt.
Arbeitsplatzbeschreibung
Unternehmen
Fantasie GmbH und Co KG
Hauptstraße 1
12345 Musterstadt
Titel der Stelle
Personalsachbearbeiter
Aktuelle(r) Stelleninhaber(in)
Petra Müller
Abteilung
Personalmanagement und Human Resources
Vorgesetzte(r)
Karl Schneier
Stellvertretung
Melanie Kaufmann, Tobias Mertens
Ziele der Stelle
Das Hauptziel der Stelle des Personalsachbearbeiters liegt in der qualitativen und quantitativen Personalplanung. Darüber hinaus ist der Stelleninhaber in die Gehaltskostenplanung eingebunden und unterstützt die Abteilung bei allen anfallenden Aufgaben des Personalwesens.
Aufgabenbereiche
Hauptaufgaben:
- Koordination und Durchführung von Bewerbungsprozessen
- Analyse von Bewerbungsunterlagen
- Fortlaufende Personalplanung
- Gehaltsabrechnungen
Nebenaufgaben:
- Kontrolle von Urlaubsansprüchen
- Genehmigung und Abrechnung von Weiterbildungen
- Information der Mitarbeiter bei stellenbezogenen Fragen
Zusammenarbeit
Der Stelleninhaber arbeitet eng mit den Kollegen der Abteilung zusammen, um die anfallenden Aufgaben bestmöglich und gemeinschaftlich zu erledigen. Dem Austausch mit dem direkten Vorgesetzten kommt dabei besondere Aufmerksamkeit zu, da regelmäßige Berichte über die Personalentwicklung vorgelegt und analysiert werden.
Anforderungen
Der Stelleninhaber ist mit den Instrumenten des Personalmanagements und der Personalplanung vertraut und kann diese eigenständig anwenden. Er ist in der Lage, Bewerbungsprozesse zu planen, durchzuführen und eine für die jeweilige Position geeignete Personalauswahl zu treffen und zu betreuen. Er ist sicher im Umgang mit Gehaltskostenabrechnungen und versteht sich darauf, freundlich und professionell auf Anfragen anderer Mitarbeiter zu reagieren.
Download: Arbeitsplatzbeschreibung Muster (PDF)
Vor- und Nachteile der Arbeitsplatzbeschreibung
Eine konkrete Arbeitsplatzbeschreibung hat Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter. Arbeitnehmer erhalten genaue Zielvorgaben und Anerkennung für eigene Leistungen. Durch die klare Zuordnung ist sofort ersichtlich, wer an einem guten Ergebnis beteiligt war.
Vorteile
- Mehr Motivation
- Mehr Produktivität
- Mehr Verantwortungsbewusstsein
- Mehr Zufriedenheit
- Mehr Loyalität
Nachteile
Ebenso gibt es Nachteile: Mitarbeiter konzentrieren sich nur noch auf den eigenen Bereich. Das große Ganze bleibt unbeachtet und einzelne Positionen verstehen nicht, welchen Beitrag sie am Gesamtergebnis haben. Negative Auswirkungen sind:
- Stärkeres Silodenken
- Weniger Kreativität
- Große Konkurrenz
Auch wenn es keine Pflicht für eine Arbeitsplatzbeschreibung gibt, überwiegen doch die Vorteile. Vor allem hilft sich dabei, die Position innerhalb der Organisation einzuordnen und deren Bedeutung oder Potenziale zu visualisieren.
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