Wegen Bewerbung nachfassen: Tipps + Formulierungen

Bewerbungsstand erfragen: Klarheit gewinnen

Vielen Bewerbern ist das Nachfragen unangenehm, vielleicht sogar peinlich. Sie assoziieren das sogenannte Follow-up mit Aufdringlichkeit oder nervenden Anrufen. Falsch! Wer so denkt, kippt auf der anderen Seite vom Pferd. Natürlich können und sollen Sie nicht aufdringlich und nervig sein. Das wäre kontraproduktiv. Aber wie immer gibt es hierbei nicht nur Schwarz oder Weiß, sondern eine breite Grauzone, die Sie nutzen sollten.

Gründe für den langen Auswahlprozess

Teils erhalten Bewerber wenigstens ein standardisiertes Antwortschreiben, in dem der Empfang der Bewerbung bestätigt und das weitere Prozedere geschildert wird. Wer so informiert wird, hat zumindest die Gewissheit, dass seine Bewerbung angekommen ist und der Auswahlprozess läuft.

Leider ist das nicht immer der Fall. Dann beginnt das Kopfkino: Sind meine Unterlagen angekommen? Bin ich noch im Rennen? Haben die mich vergessen? Längst nicht alle diese Befürchtungen sind realistisch. Es kann gute Gründe dafür geben, warum Sie noch keine Benachrichtigung bekommen haben:

Die Bewerbungsfrist läuft noch.
Es haben sich mehr Bewerber gemeldet als erwartet.
Die Kandidatenauswahl dauert länger als geplant.
Ein wichtiger Entscheider ist krank oder im Urlaub.
Das Unternehmen verändert sich, die Stelle wird restrukturiert.
Die Geschäftslage hat sich verschlechtert. Die Besetzung steht auf der Kippe.
Sie sind leider zweite Wahl. Man wartet noch auf den Top-Kandidaten.

Darüber hinaus sollten Sie sicherstellen, dass Sie wirklich keine Benachrichtigung bekommen haben. Manchmal landen solche Mails im Spam-Ordner. Kontrollieren Sie ebenfalls, ob Ihre Angaben in den gesendeten Bewerbungsunterlagen korrekt sind und nicht etwa durch Copy & Paste eine veraltete Adresse oder Telefonnummer drinsteht.

Keine Reaktion: Wann nachfragen?

Der ideale Zeitpunkt für das Nachfragen bei einer Bewerbung, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Manche Bewerbungsprozesse können sich ziehen wie Kaugummi. Eine lange Wartezeit muss also nicht zwingend mit Nachlässigkeit oder einer negativen Entscheidung zu tun haben. Zudem erfordert das Nachfassen per eMail oder Telefon Fingerspitzengefühl: Sie wollen weder ungeduldig, panisch oder gar verzweifelt wirken.

Als Faustregel können Sie sich merken: Nach 1-2 Wochen dürfen Sie sich nach dem Zwischenstand der Bewerbung erkundigen. Das sagen rund 43 Prozent der Personaler in Umfragen. Weitere 30 Prozent finden es ebenfalls okay, wenn Kandidaten nach 2–3 Wochen wegen ihrer Bewerbung nachfragen. Das sei schließlich auch ein positives Signal für starkes und bestehendes Interesse an der Stelle.

Tatsächlich wirkt das Nachfassen per eMail oder Telefon weitaus weniger lästig oder negativ als viele Bewerber befürchten. Trauen Sie sich also! Personaler haben nichts gegen ein professionelles, unaufdringliches Nachfassen. Es kann die Jobchancen sogar erhöhen.

Wegen Bewerbung nachfassen: Per Telefon oder E-Mail?

Welches Medium Sie wählen, ist weniger eine Frage von „Entweder-oder“, sondern des Zeitpunkts. Im ersten Anlauf empfehlen wir immer das Telefon. Grund: Es ist persönlicher, direkter. Sie erhalten sofort eine Antwort. Bei einer Mail, wissen Sie nie ob und wann sie gelesen wird. Über den Rückkanal und über die Stimme können Sie zudem die Stimmung am anderen Ende der Leitung erkennen – und gegebenenfalls darauf reagieren.

Überdies, wenn Sie den Personaler schon am Ohr haben: Nicht selten ergibt sich aus dem freundlichen Nachfassen ein spontanes Interview (Seien Sie darauf vorbereitet!). Erwischen Sie den Personaler in einer guten Stimmung, nimmt der sich für Ihr Anliegen vielleicht sogar richtig Zeit und beantwortet weitere Fragen. Kann alles passieren…

Wem beide Kanäle nicht zusagen, kann es alternativ auf Social Media und in Karrierenetzwerken wie Linkedin oder Xing versuchen. Viele Personaler und Recruiter sind hier aktiv – und reagieren mitunter sofort. Auf diesen Kanälen gelten aber grundsätzlich dieselben Umgangsformen und -regeln wie per Mail oder am Telefon.

Nachfassen per Telefon: Formulierungen + Muster

Wie gesagt: Wir präferieren, dass Sie zuerst höflich am Telefon nachfragen und sich nach dem Zwischenstand der Bewerbung erkundigen. Dafür sollten Sie sich gründlich vorbereiten und die wichtigsten Notizen zur Hand haben.

Nutzen Sie am Telefon einen kleinen Trick: Lächeln Sie bewusst während des Telefonats. Das sieht zwar keiner, man kann es aber hören! Das Lächeln aktiviert nachweislich Areale im Gehirn, die Ihre Laune heben und automatisch zu einem freundlicheren Ton verhelfen. Das öffnet Ihren Gesprächspartner.

Grundregeln beim Nachfragen per Telefon

Rufen Sie in der Zentrale an, stellen Sie sich vor und lassen Sie sich verbinden.
Falls Sie die Durchwahl haben – besser: Stellen Sie sich wieder namentlich vor.
Haben Sie wichtige Unterlagen parat: Stellenanzeige, Kennziffer, Versanddatum Ihrer Unterlagen.
Danken Sie dem Personaler für seine Zeit, zeigen Sie Verständnis für die Arbeit.
Schildern Sie das Anliegen präzise in 1-2 Sätzen: Keine Empfangsbestätigung? Keine Reaktion mehr?
Bekräftigen Sie nochmal Ihre Interesse – der Grund Ihres Anrufs!
Sprechen Sie Ihr Gegenüber mit Namen an und sagen Sie, warum Sie glauben, perfekt auf die Position zu passen.
Fragen Sie, ob er oder Sie sich an Ihren Namen oder an die Bewerbung erinnern kann.
Jetzt haken Sie höflich nach: Wie weit ist der Bewerbungsprozess? Wann können Sie mit einer Rückmeldung rechnen?
Signalisieren Sie abschließend, dass Sie sich weiterhin gern im persönlichen Gespräch vorstellen würden. Oder Unterlagen nachreichen – falls das dem Personaler hilft.

Beispiele und Formulierungen

Wenn Sie so vorgehen, hinterlassen Sie einen durchweg positiven und professionellen Eindruck.

Muster 1

Guten Tag Frau __,

danke, dass Sie sich für mich kurz Zeit nehmen. Sie haben sicher viel zu tun. Ich wollte mich kurz erkundigen, ob meine Bewerbungsunterlagen bei Ihnen eingetroffen sind? Mein Name ist __. Können Sie sich an meine Unterlagen erinnern? Ist alles vollständig, fehlt Ihnen vielleicht noch etwas?

Ich habe immer noch großes Interesse an Ihrer Position als __, Frau __. Gerne überzeuge ich Sie in einem persönlichen Gespräch von meiner Motivation und Einsatzbereitschaft. Können Sie schon sagen, wann ich mit einer Reaktion oder Entscheidung rechnen kann?

Muster 2

Guten Tag Herr __,

ich bin mir bewusst, dass Sie viel Arbeit haben, daher will ich Sie nicht lange aufhalten. Könnten Sie mir kurz etwas zum Zwischenstand des Bewerbungsverfahrens sagen? Ich hatte mich auf Ihre Stelle als __, Referenznummer __ am TT.MM.JJJJ beworben. Die Bewerbungsfrist ist vor zwei Wochen abgelaufen…

Nachfassen per eMail: Formulierungen + Muster

Sollten Sie am Telefon nicht die erforderlichen Informationen erhalten oder nach dem Nachfassen per Telefon nie wieder etwas hören, können Sie das Unternehmen erneut kontaktieren. Dieses Mal freundlich per Mail. Jetzt dürfen Sie sogar daran erinnern, dass Sie immer noch auf eine Antwort warten.

Versuchen Sie aber nicht sofort per E-Mail nachzufragen. Unter Umständen machen Sie den Personalverantwortlichen so nur mehr Arbeit. Das verursacht dann keine Pluspunkte. Wenn Sie sich beim Nachfassen per Mail aber an ein paar Regeln halten, gewinnen Sie mehr Gewissheit über den Bewerbungsstand ohne die Bewerbungschancen zu schmälern.

Grundregeln beim Nachfragen per Mail

Melden Sie sich nie vor Bewerbungsschluss.
Bleiben Sie höflich, und fragen Sie nach dem Bewerbungstand.
Machen Sie keine Vorwürfe und bauen Sie keinen Druck auf.
Lassen Sie dem Unternehmen ausreichend Zeit zur Bearbeitung.
Bekräftigen Sie erneut Ihr Interesse für die Position.
Erkundigen Sie sich nach weiteren Prozessschritten.
Der Text sollte unbedingt fehlerfrei sein. Vor dem Abschicken korrekturlesen!

Beispiele und Formulierungen

Der größte Vorteil beim Nachfassen per Mail ist: Die Nachricht können Sie in Ruhe vorbereiten. Die Mail selbst formulieren Sie ganz ähnlich wie den Text am Telefon. Einziger Unterschied: Informationen zum Jobtitel und die Kennziffer aus der Stellenanzeige schreiben Sie zusätzlich in die Betreffzeile der Mail. So kann diese sofort zugeordnet werden.

Die folgenden E-Mail-Vorlagen und Formulierungen dienen zur Inspiration. Sie sollten die Muster stets individuell dem Job und den Gepflogenheiten der Branche anpassen.

Muster 1

Guten Tag Frau __,

am TT.MM.JJJJ habe ich mich auf Ihre Stelle als Kauffrau für Büromanagement, Kennziffer 123/456 beworben. Da ich bisher noch keine Rückmeldung oder Empfangsbestätigung erhalten habe, möchte ich kurz nachfassen und sicher gehen, dass alle erforderlichen Unterlagen bei Ihnen eingegangen sind. Bitte lassen Sie mich wissen, ob noch Informationen fehlen oder ich Sie in irgendeiner Form unterstützen kann.

Sollten Sie noch Fragen zu meinen Bewerbungsunterlagen haben, stehe ich Ihnen gerne per Mail oder Telefon unter der Nummer __ zur Verfügung. Ich danke Ihnen für Ihre Mühe und verbleibe

mit freundlichen Grüßen
E-MAIL-SIGNATUR

Muster 2

Sehr geehrter Herr __,

ich bedanke mich ganz herzlich für Ihre freundliche Mail vom TT.MM.JJJJ. Sicherlich sind eine Vielzahl von Bewerbungen bei Ihnen eingegangen, die entsprechend zeitaufwendig in der Durchsicht sind. Da ich nach wie vor an der Stelle als [Jobtitel] interessiert bin, möchte ich mich auf diesem Weg erkundigen, bis zu welchem Zeitpunkt ich mit Ihrer Antwort rechnen kann. Über eine baldige und positive Rückmeldung freue ich mich.

Ich danke Ihnen für Ihre Mühe und verbleibe

mit freundlichen Grüßen
E-MAIL-SIGNATUR

Muster 3

Sehr geehrte Frau __,

herzlichen Dank für das freundliche Telefonat am TT.MM.JJJJ.

Inzwischen ist Ihre Bewerbungsfrist abgelaufen und einige Wochen sind vergangen. Daher möchte ich mich auf diesem Weg nachfragen, wann Ihr Auswahlprozess beendet sein wird und ich mit einer Antwort rechnen kann.

Ich bin nach wie vor stark an Ihrer Stelle als __ interessiert, würde ich mich sehr über eine baldige und positive Rückmeldung freuen. Falls Sie noch Fragen zu meiner Bewerbung haben, scheuen Sie nicht, mich per Mail oder unter folgender Nummer __ zu kontaktieren.

Mit freundlichen Grüßen
E-MAIL-SIGNATUR

Achtung: Diese Fehler beim Nachfassen vermeiden!

Ganz gleich, ob Sie telefonisch oder per eMail nachfassen: Diese Fehler sollten in jedem Fall vermeiden:

Ungeduld

Es kann mehrere Gründe geben, warum sich eine Entscheidung verzögert. Bitte haben Sie Verständnis dafür – nicht immer steckt ein böser Wille dahinter. Dazu kommt: Richten Sie Ihre Bewerbung an einen Konzern oder eine Behörde, spielen weitere Gremien (Betriebsrat, Personalrat) und Fristen eine Rolle. Muss Ihre Bewerbung durch viele Hände, braucht das Zeit.
Vorwürfe

Selbst wenn sich bei Ihnen inzwischen Frust und Wut aufgestaut haben: Lassen Sie das nie raus! Damit schließen Sie nur Türen, durch die Sie eigentlich noch gehen wollen.
Erpressung

Ebenfalls eine ganz schlechte Idee: Erpressungsversuche. Formulierungen vom Kaliber „Ich habe noch andere Stellen in Aussicht“ gehen immer nach hinten los: „Dann nehmen Sie bitte das andere Angebot an – wir haben auch andere Bewerber.“ Peng. Zudem sehen solche Manipulationsversuche verzweifelt aus. Wer wirklich etwas Besseres in Aussicht hat, muss damit nicht drohen.

Nachfassen nach dem Vorstellungsgespräch

Für Bewerber beginnt hier ein regelrechtes Déjà-vu: Gerade noch auf eine Antwort zur Bewerbung gewartet, nach gefühlten Jahren endlich eine erhalten, dann die Einladung zum Vorstellungsgespräch und nun wieder diese quälende Ungewissheit: Klappt es mit dem Job, ja oder nein?

Wollen Sie den Bewerbungsstand nach dem Interview erfragen, gelten dieselben Zeitfenster wie oben. Frühestens nach 1-2 Wochen melden und nachfassen! In diesem Fall haben Sie aber ein paar Trümpfe, die Sie vorher ausspielen können:

Namen notieren

Fragen schon bei der Einladung zum Vorstellungsgespräch nach den Namen Ihrer Ansprechpartner und deren Funktion.
Kontaktdaten erbitten

Bitten Sie im Gespräch um die Visitenkarten Ihrer Gesprächspartner.
Information sammeln

Erkundigen Sie sich am Ende des Bewerbungsgesprächs nach dem weiteren Prozedere und lassen Sie sich für den nächsten Schritt einen Termin nennen – oder wenigstens einen Zeitrahmen.
Dankschreiben verschicken

Verfassen und senden Sie nach dem Jobinterview ein Dankschreiben. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um sich für das Gespräch zu bedanken, Ihr Interesse an der Mitarbeit zu bekräftigen und sich wieder in Erinnerung zu bringen.

Dank der Vorarbeit können Sie nun viel zielgerichteter nach der Bewerbung nachfassen – und sich fürs Vorstellungsgespräch bedanken. Auch hier gilt: Vermeiden Sie Druck auszuüben, bleiben Sie höflich und freundlich. Sollten Sie ernsthaft unter Zeitdruck stehen, weil Sie eine in Kürze auslaufende Kündigungsfrist beachten müssen, können Sie das sachlich vortragen.

Extra-Tipp: Immer weiter bewerben!

Manche Bewerber begehen den Fehler, sich ihrer Sache zu sicher zu sein und nehmen ein gut verlaufenes Vorstellungsgespräch zum Anlass, ihre Bewerbungsbemühungen einzustellen. Tun Sie das nicht, solange Sie noch keinen Arbeitsvertrag unterschrieben haben! Mancher Arbeitgeber macht in letzter Sekunde noch einen Rückzieher. Zwar gilt auch die mündliche Jobzusage. Die ist aber im Zweifelsfall schwer nachweisbar. Deshalb…

Wer sich weiter bewirbt, behält die Initiative und erhöht die Chancen auf einen Job.

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