Nachfassen per Mail: So erfragen Sie den Zwischenstand

Sie haben Ihre Bewerbung abgeschickt und nun beginnt die Phase im Bewerbungsprozess, die für viele am schwersten ist: Warten und die Ungewissheit aushalten. Wann dürfen Sie nachfassen? Und vor allem: Wie dürfen Sie den Zwischenstand der Bewerbung erfragen? Per E-Mail? Per Telefon? Das Dilemma: Sie wollen nicht zu ungeduldig erscheinen, aber auch nicht unnötig lange hingehalten werden. Wir erklären Schritt für Schritt, wie Sie sich am besten verhalten, geben Beispiele und Musterformulierungen fürs Nachfragen.

Nachfassen per Mail: So erfragen Sie den Zwischenstand

Nachfassen soll den Prozess beschleunigen

Geduld ist eine Tugend, die in einer schnelllebigen Zeit wie heute ohnehin nicht besonders verbreitet ist – wir sind gewohnt, Dinge schnell zu erledigen, Antworten schnell zu erhalten: Mal eben eine WhatsApp geschrieben und binnen Minuten kommt die Antwort.

Einige Dinge entziehen sich allerdings diesem Zugriff, dazu gehören Bewerbungen. Es wird einen Grund geben, warum Sie sich genau dort beworben haben und diese Stelle für Sie reizvoll ist. Somit ist klar, dass Sie nach den Regeln des Arbeitgebers zu spielen haben – nur welche sind das?

Wir haben vor einiger Zeit eine Umfrage unter unseren Lesern gestartet, was sie bei der Bewerbung am meisten nervt oder ärgert und mehr als 1.500 Rückmeldungen erhalten. Das Ergebnis ist alarmierend:

Nachfassen Keine Rueckmeldung Bewerbung Umfrage Grafik

Unter den Top3-Antworten sind mangelndes Feedback bei Absagen und überhaupt keine Rückmeldung von Seiten der Arbeitgeber. Zählt man die Stimmen der ersten drei Punkte zusammen, sind das mehr 47 Prozent – oder knapp jeder zweite Bewerber, der mangelnde Rückmeldung moniert. Das ist reichlich respektlos gegenüber Kandidaten.

Faustregel: 2 bis 6 Wochen warten

Faustregel: 2-6 Wochen wartenWer sich auf eine Stelle bewirbt, muss Geduld mitbringen: Die Unternehmen brauchen immer länger, um sich für einen Kandidaten zu entscheiden – im Schnitt sind es 28,8 Tage vom ersten Bewerbungsgespräch bis zur Einstellung. Das ist das Ergebnis einer internationalen Studie des Arbeitgeberbewertungsportals Glassdoor (344.250 anonym Befragte). Grund sind zunehmend aufwendigere Auswahlverfahren und Interviews.

Eine lange Wartezeit muss also nicht zwangsläufig mit Nachlässigkeit oder gar bösem Willen zu tun haben. Aus den Fragebögen in unserem Arbeitgebercheck wissen wir, dass die Frist bis zu einer ersten Reaktion nach dem Versand der Bewerbungsunterlagen zwischen zwei und sechs Wochen dauern kann.

Gründe für langen Auswahlprozess

Häufig erhalten Bewerber wenigstens ein standardisiertes Antwortschreiben, in dem der Empfang der Bewerbung bestätigt und das weitere Prozedere geschildert wird. Darin finden sich teilweise Formulierungen wie „… von weiteren Nachfragen bitten wir bis zu unserer Mitteilung abzusehen“ oder Ähnliches.

Wer als Bewerber derart informiert wird, hat zumindest die Gewissheit, dass seine Bewerbung angekommen ist und der Auswahlprozess läuft.

Leider ist das nicht immer der Fall und dann beginnt bei vielen das Kopfkino:

  • Sind meine Unterlagen angekommen?
  • Fehlt etwas Wichtiges?
  • Bin ich überhaupt noch im Rennen?
  • Ist die Entscheidung bereits gefallen?
  • Haben die mich vergessen?

Dazu muss gesagt werden, dass alle diese Befürchtungen einerseits zwar realistisch sind, aber keineswegs zutreffen müssen. Es kann gute Gründe dafür geben, warum Sie noch keine Benachrichtigung bekommen haben:

Keine Antwort Nach Bewerbung Gruende Telefon Nachfassen

Darüber hinaus sollten Sie sicherstellen, dass Sie wirklich noch keine Benachrichtigung bekommen haben – manchmal sortiert das eigene Mailprogramm übereifrig Mails von unbekannten Absendern aus, also kontrollieren Sie unbedingt Ihren Spam-Ordner.

Kontrollieren Sie ebenfalls, ob Ihre Angaben in den gesendeten Unterlagen korrekt sind und nicht etwa durch Copy and Paste eine veraltete Adresse oder Telefonnummer angegeben wurde.

Bewerbung nachfragen: Per Telefon oder per E-Mail?

Bewerbung nachfragen Telefon per E-MailEs ist weniger eine Frage von „Entweder-oder“, sondern es kommt auf den Zeitpunkt an, welches Medium Sie wählen. Erst fragen Sie höflich am Telefon nach und erkundigen sich nach dem Zwischenstand. Dafür sollten Sie sich vorab vorbereiten und die wichtigsten Notizen bei der Hand haben.

Das ist gerade wichtig, damit Sie nicht durcheinander geraten, wenn Sie sich auf mehrere Stellen beworben haben: Um welche Stelle handelt es sich (exakter Jobtitel, Kennziffer), Telefonnummer und Name des Ansprechpartners.

Formulierungsmöglichkeiten zum Nachfassen am Telefon

  • Guten Tag Frau/Herr XY, ich wollte mich kurz erkundigen, ob meine Bewerbungsunterlagen bei Ihnen eingetroffen sind? Ist alles vollständig, fehlt Ihnen vielleicht noch etwas?
  • Guten Tag Frau/Herr XY, ich bin mir dessen bewusst, dass Sie viel Arbeit haben, daher will ich Sie nicht lange aufhalten. Könnten Sie mir kurz etwas zum Zwischenstand des Bewerbungsverfahrens sagen?

Sollten Sie hier nicht die erforderlichen Informationen erhalten oder auch nach dem Nachfassen per Telefon wieder Wochen ins Land ziehen, können Sie erneut kontaktieren und dieses Mal freundlich per Mail daran erinnern, dass Sie noch auf eine Antwort warten.

Bitte nicht sofort per E-Mail nachfragen, da Sie so den Personalverantwortlichen unter Umständen mehr Arbeit machen.

Formulierungsmöglichkeiten zum Nachfassen per E-Mail

Hier formulieren Sie im Prinzip ganz ähnlich wie am Telefon, nur dass Sie Informationen wie den Jobtitel und die Kennziffer in die Betreffzeile oder in den Text schreiben sollten, während Sie im Telefonat unmittelbar auf Nachfrage reagieren können:

Guten Tag Frau/Herr XY,

am TT.MM.JJJJ habe ich mich auf Ihre Stelle als Kauffrau für Büromanagement, Kennziffer 123/456 beworben. Da ich bisher keinerlei Rückmeldung noch eine Empfangsbestätigung erhalten habe, möchte ich mit dieser Mail kurz nachfassen und sicher gehen, dass alle erforderlichen Unterlagen bei Ihnen eingegangen sind. Bitte lassen Sie mich wissen, ob noch Informationen fehlen oder ich in irgendeiner Form unterstützend dazu beitragen kann.

Ich danke Ihnen für Ihre Mühe und verbleibe

mit freundlichem Gruß

Sehr geehrte Frau/geehrter Herr XY,

ich bedanke mich ganz herzlich für Ihre freundliche Mail vom TT.MM.JJJJ. Sicherlich sind eine Vielzahl von Bewerbungen bei Ihnen eingegangen, die entsprechend zeitaufwendig in der Durchsicht sind. Da ich nach wie vor an der Stelle als [Jobtitel] interessiert bin, möchte ich mich auf diesem Wege erkundigen, bis zu welchem Zeitpunkt ich in etwa mit Ihrer Antwort rechnen kann. Über eine baldige und positive Rückmeldung würde ich mich freuen.

Ich danke Ihnen für Ihre Mühe und verbleibe

mit freundlichen Grüßen

Achtung: Diese Fehler beim Nachfassen vermeiden!

Ganz gleich, ob Sie telefonisch oder per E-Mail nachfassen: Sie sollten in jedem Fall vermeiden, diese Eindrücke zu erwecken:

  • Ungeduld

    Wie oben dargelegt, kann es mehrere Gründe dafür geben, dass eine Entscheidung sich verzögert. Bitte haben Sie Verständnis dafür – nicht immer steckt ein böser Wille dahinter, auch Personalentscheider sind Menschen. Dazu kommt: Richten Sie Ihre Bewerbung an einen Großkonzern oder eine Behörde, spielen immer noch bestimmte Gremien (Betriebsrat/Personalrat) und Fristen eine Rolle, geht Ihre Bewerbung durch viele Hände, bevor letztlich eine Entscheidung getroffen wird.

  • Vorwürfe

    Sind bereits mehrere Wochen vergangen, hat sich bei vielen Frust und Wut aufgestaut. Gedanken wie „So können die nicht mit mir umgehen!“ tragen schnell dazu bei, dass manche sich regelrecht in etwas hineinsteigern – Vorsicht! Wie angesprochen, können Sie die wirklichen Gründe nicht wissen und sollten daher nicht emotional auf etwas reagieren, das sachliche Gründe hat, die vor allem nicht in Ihrer Person liegen. Vermeiden Sie also Formulierungen wie „Ich habe bereits vor vier Wochen meine Bewerbung an Sie geschickt und noch immer keine Antwort erhalten!“

  • Unhöflichkeit

    Mit diesem Wissen im Hinterkopf sollten Sie telefonisch nachfassen, kleiner Trick: Lächeln Sie bewusst während des Telefonats, auch wenn Sie niemand sieht. Das Lächeln aktiviert nachweislich Areale im Gehirn, die Ihre Laune heben und automatisch zu einem freundlicheren Ton verhelfen – und darauf kommt es an: Sie wollen etwas von Ihrem Ansprechpartner, das ihm oder ihr womöglich zusätzliche Arbeit bereitet, also gilt es den eigenen Ärger im Zaum zu halten.

  • Erpressung

    Ebenfalls eine ganz schlechte Idee ist, mit Erpressung zu arbeiten. Formulierungen vom Kaliber „Ich habe auch noch andere lukrative Stellen in Aussicht“ sollen wohl beim potenziellen Arbeitgeber für Panik sorgen. Diese Rechnung geht allerdings nicht auf: In der Regel wird sich ein Entscheider so eher manipuliert fühlen, zumal Personaler sämtliche Psychotricks kennen: Sie wissen, dass sie so unter Druck gesetzt werden sollen und durchschauen das Prinzip. Das lässt den Bewerber wiederum wenig souverän, sondern deutlich bedürftiger erscheinen, als ihm lieb ist.

  • Verzweiflung

    Es soll schon vorgekommen sein, dass Unternehmen sich auch nach erneuter Nachfrage nicht gemeldet haben: Dann soll es einfach nicht sein. Erwecken Sie niemals den Eindruck der Verzweiflung. Damit machen Sie sich nur unnötig klein. Das wirkt nicht attraktiv auf potenzielle Arbeitgeber und führt somit ebensowenig zum Ziel. Also bitte keine Formulierungen à la: „Aber Sie wollten doch bis zum […] Bescheid geben? Falls die Stelle schon besetzt sein sollte, haben Sie vielleicht so etwas Ähnliches? Wie hoch schätzen Sie meine Chancen ein?“

Nachfassen nach Vorstellungsgespräch: Die zweite Runde

Für viele Bewerber beginnt hier ein regelrechtes Déjà-vu: Gerade noch auf eine Antwort auf die Bewerbung gewartet, nach gefühlten Jahren endlich eine erhalten, dann die Einladung zum Vorstellungsgespräch und nun wieder diese quälende Ungewissheit: Klappt es mit dem Job, ja oder nein? Wann darf ich nachfassen?

Lassen Sie etwas Zeit – nach eigenem Dafürhalten plus einer Woche – verstreichen, bevor Sie nachfassen. Idealerweise verhindern Sie proaktiv, dass die Verantwortlichen sich nach dem Gespräch zu viel Zeit lassen, indem Sie folgendermaßen vorgehen:

  • Bringen Sie schon bei der Einladung zum Vorstellungsgespräch die Namen Ihrer Ansprechpartner und deren Funktion in Erfahrung.
  • Bitten Sie im Gespräch um die Visitenkarten Ihrer Gesprächspartner.
  • Erkundigen Sie sich am Ende des Gesprächs nach dem weiteren Prozedere und lassen Sie sich für den nächsten Schritt einen Termin nennen – oder wenigstens einen groben Zeitrahmen.
  • Hinterlassen Sie einen positiven Eindruck bei Ihren Gesprächspartnern, indem Sie nach dem Bewerbungsgespräch ein Dankschreiben verfassen. Nutzen Sie diese Gelegenheit auch, um noch einmal Ihr Interesse an einer Mitarbeit in diesem Unternehmen zu bekunden.

Sie signalisieren so bereits vorab, dass es Ihnen ernst mit Ihrer Bewerbung ist und haben außerdem gleich die notwendigen Kontaktdaten zur Hand, falls Sie wirklich nachfassen müssen. Auch hier gilt wie zuvor: Vermeiden Sie Druck auszuüben, bleiben Sie höflich und freundlich.

Sollten Sie ernsthaft unter Zeitdruck stehen, etwa weil Sie eine in Kürze auslaufende Kündigungsfrist beachten müssen, sollten Sie dies sachlich vortragen.

Extra-Tipp: Immer weiter bewerben!

Extra-Tipp: Immer weiter bewerbenManche Bewerber begehen den Fehler, sich ihrer Sache zu sicher zu sein und nehmen ein gut verlaufenes Vorstellungsgespräch zum Anlass, ihre Bewerbungsbemühungen einzustellen.

Tun Sie das nicht, solange Sie noch keinen Arbeitsvertrag unterschrieben haben! Mancher Arbeitgeber hat in letzter Sekunde doch noch einen Rückzieher gemacht. Zwar gilt auch die mündliche Zusage, aber die ist im Zweifelsfall schwer nachweisbar. Wer sich also stattdessen weiter bewirbt,

  1. behält so die Initiative und
  2. erhöht die Chancen auf einen Job.

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[Bildnachweis: puhhhaby by Shutterstock.com]

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7. Juni 2019 Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Er doziert an der TH Köln über Social Media Marketing und ist gefragter Keynote-Speaker. Zuvor war der Diplom-Volkswirt als Journalist tätig - davon 13 Jahre als Ressortleiter der WirtschaftsWoche.


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