Daran erkennen Sie ihn Dieser Typ zeigt vor allem körperliche Reaktionen: Er wird bleich, schwitzt oder bricht in Tränen aus. Manche tragen das Herz auch auf der Zunge und ventilieren, was Ihnen gerade in den Sinn kommt: „Warum ich?“, „Das musste ja so kommen…“, „Wie soll ich das bloß meiner Familie erklären?“ Hier lauert die Gefahr Führungskräfte, die dem Gekündigten privat näher stehen oder sogar mit ihm befreundet sind, neigen jetzt zur emotionalen Verbrüderung. Womöglich plagen sie sogar Schuldgefühle. Das ist menschlich verständlich, führt aber nicht selten zu unhaltbaren Zugeständnissen, Beschönigungen und damit zu noch mehr Irritationen beim Gekündigten. So reagieren Sie richtig Lassen Sie etwaige Gefühlsausbrüche zu und halten Sie diese aus. Gekündigte brauchen in der Regel Zeit, um den ersten Schock zu verdauen. Empathie zu zeigen, ist zulässig – aber in Maßen! Je nach emotionalem Zustand sollte man Geschockte auch nicht alleine lassen. Wichtig ist, alle weiteren Informationen zur Kündigung so zu kommunizieren, dass Sie den Mitarbeiter nicht überfordern. Formulierungen, wie „Sie sollten“, „Sie müssen jetzt“ sind tabu. Besser ist es, die Botschaften in Fragen zu verpacken, wie: „Können Sie sich vorstellen, dass…?“ Bieten Sie zur Not ein Nachgespräch an.

Daran erkennen Sie ihn Kaum wurde die Kündigung ausgesprochen, beginnt der Typ zu feilschen – in der Regel aus purer Existenzangst, teils auch aus taktischen Gründen, um die Kündigung vielleicht doch noch abzuwenden. Manche bieten an, den gleichen Job für weniger Geld zu machen. Andere betteln um Gnade oder einen anderen Job in der Firma. Hier lauert die Gefahr Wer sich derart devot zeigt, appelliert an das soziale Gewissen und provoziert – bewusst oder unbewusst – eine sogenannte Beißhemmung. Auch wenn das kalt klingt: Die Gefahr ist, einzuknicken und einzulenken. Es gab sachliche Gründe für die Kündigung. Jetzt müssen Sie durchziehen. So reagieren Sie richtig Danken Sie dem Mitarbeiter für die bisherige Arbeit und die mit seinem jetzigen Verhalten gezeigte Loyalität. Auch sollten Sie sich die Zeit nehmen, die Vorschläge des Mitarbeiters zu würdigen. Sagen Sie aber gleichzeitig, dass es keine Alternative zur Kündigung gibt und beziehen Sie klar Position – ohne sich zu rechtfertigen. Wer fair sein will, kann allerdings Maßnahmen anbieten, die dem Ex-Mitarbeiter helfen, einen neuen Job zu finden – zum Beispiel eine Outplacement-Beratung.

Daran erkennen Sie ihn Hier sitzt der Schock tief, äußert sich aber anders: Der Hysterische zeigt sich nicht nur durch laute Wutausbrüche, sondern ebenso durch offene Aggression. Manche schimpfen und beleidigen dabei nur verbal, andere werden tatsächlich handgreiflich. Hier lauert die Gefahr Ein solches Kündigungsgespräch ist längst eskaliert: Es dominieren die Emotionen. Das größte Risiko liegt jetzt darin, sich von den Emotionen im Raum provozieren zu lassen und zurückzuschießen. Ein solcher Kontrollverlust endet immer im Chaos und verursacht irreparable Schäden für die Führungskraft und Firma. Denkbar ist aber auch, dass sich Manager durch die Attacken einschüchtern lassen und in die Defensive geraten. Auch hier drohen Schäden durch falsche Zugeständnisse. So reagieren Sie richtig Nehmen Sie nichts davon persönlich und bleiben Sie unbedingt ruhig! Behalten Sie eine betont sachliche und emotionslose Sprache bei und zeigen Sie Verständnis für die Reaktion. Hysterisches Verhalten zu kritisieren, bringt genauso viel wie einem Depressiven zu sagen: „Sei doch mal wieder froh!“ Versuchen Sie vielmehr die Situation zu deeskalieren und die Emotionen abzukühlen. Erst wenn das der Fall ist und sich der Gekündigte beruhigt hat, sollten Sie die entscheidenden Informationen sachlich wiederholen und versuchen, dass der Betroffene trotz seines Ausbruchs die Selbstachtung wahren kann.

Daran erkennen Sie ihn Zunächst einmal gar nicht. Denn der Gefasste zeigt weder Tränen, noch Wut, noch Betroffenheit. Vielmehr wirkt er enorm selbstbeherrscht, kühl, professionell. Manche lächeln vielleicht noch dabei. Das kann Fassade sein, muss es aber nicht. Wegen dieser Ungewissheit, handelt es sich hierbei auch um einen der schwierigsten Typen! Hier lauert die Gefahr In diesem Typus kann eine Zeitbombe ticken. Die einen mutieren anschließend zu Saboteuren, andere zu Amokläufern und wieder andere tun sich selbst etwas an. Weil die Botschaft erst zeitversetzt zündet, lehnen sich Führungskräfte beim Gefassten gerne zurück. Das Kündigungsgespräch lief schließlich besser als erwartet. Denkste! Eine weitere Gefahr: Die eigentliche Botschaft („Kündigung“) wurde gar nicht oder falsch verstanden. So reagieren Sie richtig Wiederholen Sie zur Sicherheit die Nachricht noch einmal und fragen Sie nach, was angekommen ist. Natürlich nicht, um den Mitarbeiter zu irgendeiner emotionalen Reaktion zu nötigen. Das ginge zu weit und verletzt die Privatsphäre. Entscheidend ist vielmehr, dass alles (richtig) verstanden wurde und Sie alle weiteren Schritte gemeinsam verhandeln und vereinbaren.

Daran erkennen Sie ihn Dieser Typ erinnert ein bisschen an einen Mix aus Bettler und Gefasstem: Er bleibt souverän, zeigt wenig Emotionen und hat auch noch gute Argumente. Dahinter steckt zum Einen mentale Stärke, meist aber gute Vorbereitung. Der Verhandler hat in der Regel mit der Kündigung gerechnet und sucht jetzt nach Schwachstellen, hinterfragt Details oder beginnt zu pokern. Hier lauert die Gefahr Verhandler schaffen gerne die Illusion, dass die Kündigung ein großer Fehler ist oder dass sie von Leichen im Keller wissen. Das alles dient dazu, die eigene Verhandlungsposition zu stärken – und darin liegt die Hauptgefahr: Führungskräfte können jetzt schnell die Gesprächsführung verlieren, sich in Widersprüche verstricken oder andere Fehler machen, die richtig teuer werden. So reagieren Sie richtig Erst denken, dann reden! Jetzt zeigt sich, wie gut Sie wirklich vorbereitet sind: Etwaige Fragen sollten Sie nur beantworten, wenn Sie das souverän können – sonst lieber vertagen oder nachfragen, wie was gemeint ist. Jede vage Andeutung könnte später als Zusage ausgelegt werden, und die kostet! In jedem Fall sollten Sie ein Protokoll schreiben, das beide (!) unterschreiben. Am Besten ist, es sitzt noch ein Personalprofi oder Justiziar als Zeuge am Verhandlungstisch.

Kündigungsgespräch: Wie vorbereiten, was beachten?

Kündigungsgespräch führen: Warum?

„Wir müssen Ihnen leider kündigen!“ – Kündigungsgespräche erfordern viel Fingerspitzengefühl. Fehler und schlechte Vorbereitung können eine Kündigung unwirksam, anfechtbar und damit unnötig teuer und langwierig machen. Davon abgesehen, ist es guter Stil, nicht nur beim Einstieg sondern auch beim sogenannten Offboarding ein professionelles Personalgespräch zu führen.

Wenn Arbeitgeber eine Kündigung aussprechen müssen, sollten Sie dies nicht nur schriftlich per Kündigungsschreiben tun, sondern immer auch ein Kündigungsgespräch führen und dazu einladen – schon allein, um die Reaktionen genau zu beobachten, darauf angemessen zu reagieren und weitere Schritte zu besprechen.

Wer sollte das Kündigungsgespräch führen?

Wie bei allen Mitarbeitergesprächen gilt auch hier: Idealerweise führt das Kündigungsgespräch immer der direkte Vorgesetzte. Allerdings sollte die Führungskraft das Gespräch nie alleine führen, sondern zur rechtlichen Absicherung stets einen Vertreter der Personalabteilung oder den Hausjustiziar hinzuziehen. Teils muss auch ein Mitglied aus dem Betriebsrat dabei sein.

Eine Begleitung brauchen Sie vor allem dann, wenn es sich nicht um eine betriebsbedingte Kündigung, sondern um eine verhaltensbedingte Kündigung handelt. Solche Gespräche können leicht eskalieren.

Ablauf Kündigungsgespräch: Wie sollten Kündigungsgespräche ablaufen?

Ein professionelles Kündigungsgespräch läuft in der Regel in vier Phasen ab:

Gesprächsphase 1: Kündigung aussprechen

Die eigentliche Botschaft („Wir müssen uns leider von Ihnen trennen.“) sollte in den ersten 5 Sätzen fallen. Klar, präzise und unmissverständlich: „Wir kündigen!“ Gleichzeitig muss klar werden, dass diese Entscheidung endgültig ist. Eine kurze (!) Erklärung der Kündigungsgründe und Sozialauswahl erleichtert das Verständnis. Ebenso ein dezentes Bedauern („Dieser Schritt fällt mir schwer…“) – beides darf aber nie nach Rechtfertigung oder Entschuldigung klingen.
Gesprächsphase 2: Reaktionen auffangen

Lassen Sie dem oder der Mitarbeiterin Zeit, die Kündigung zu verdauen. Seien Sie zugleich darauf vorbereitet, emotionale Reaktionen aufzufangen – zum Beispiel Weinen, Wut, Drohen, Beschimpfen oder Rückzug (siehe: SARA-Modell). Entscheidend ist in dieser Phase, dass Arbeitgeber Empathie und Verständnis für die Reaktion zeigen, ruhig bleiben und zugleich sicherstellen, dass die eigentliche Botschaft angekommen ist und verstanden wurde.
Gesprächsphase 3: Hilfe anbieten

Beweisen Sie im Kündigungsgespräch Fairness – und dass Sie alle Möglichkeiten zuvor geprüft und ausgeschöpft haben (z.B. Versetzung). Bieten Sie zudem eine angemessene, individuelle Unterstützung an: Das kann eine Abfindung sein, das Vermitteln von internen Ansprechpartnern oder Hilfe bei der Jobsuche – etwa, indem der Arbeitgeber für eine Zeit eine Newplacement-Beratung bezahlt.
Gesprächsphase 4: Vorgehen abstimmen

In der letzten Phase sollten die Beteiligten das weitere Vorgehen und alle nächsten Schritte besprechen. Das betrifft meist die verbleibende Zeit im Unternehmen bis zum Austritt, die Übergabe von Unterlagen oder Dienstgeräten, eine mögliche Freistellung oder Sprachregelungen (Worüber herrscht Stillschweigen?). Um das erste Kündigungsgespräch nicht zu überfrachten, können Sie auch einen Folgetermin für Detailfragen anbieten. Wichtig allein: Versprechen Sie nichts, was Sie später nicht einhalten können!

Lesetipp: Glossar zu den wichtigsten Abkürzungen im Arbeitsrecht (PDF)

Optimaler Zeitpunkt: Wann richtig kündigen?

Sind die Entscheidung gefallen und die Mitarbeiterauswahl getroffen, sollte das Unternehmen zügig handeln. Der Termin Freitagnachmittag ist für Kündigungsgespräche allerdings ungeeignet, weil Betroffene dann nicht mehr den Betriebsrat aufsuchen oder einen Anwalt konsultieren können. Auch die Chance auf ein spontanes Nachgespräch ist so verbaut. Bessere Termine sind Anfang oder Mitte der Woche.

Kündigungsgespräch Arbeitgeber: Beispiel und Tipps

Gründliche Vorbereitung und souveräne Durchführung sind das A und O, wenn Sie ein ebenso erfolgreiches wie professionelles Kündigungsgespräch führen wollen. Die folgende Checkliste mit Tipps und Beispielen hilft Ihnen dabei, alle wichtigen Punkte zu beachten…

1. Kündigungsgespräch Vorbereitung

Für Arbeitnehmer beginnt das Kündigungsgespräch, sobald Sie das Büro ihres Vorgesetzten betreten. Führungskräfte sollten deutlich früher anfangen. Erste Pflicht ist natürlich die Kündigungsgründe rechtlich abzuklären! Egal, ob betriebs-, verhaltens- oder personenbedingte Gründe: Prüfen Sie diese unbedingt mithilfe der Rechtsabteilung oder eines Anwalts für Arbeitsrecht. Die Kündigung muss wasserdicht sein, sonst gibt es ein Desaster und Imageschaden.

Zur gründlichen Vorbereitung des Trennungsgesprächs sollten Sie unbedingt die folgenden Fragen klären und beantworten:

Wer wird gekündigt?

Klingt banal, ist es aber nicht: Zur Vorbereitung gehört, dass Sie die Personalakte des Mitarbeiters kennen, ebenso etwaige Betriebsvereinbarungen oder Sozialpläne. Sie sollten Alternativen zur Kündigung prüfen und betroffene Abteilungen sowie – falls erforderlich – den Betriebsrat einbeziehen. Zudem läuft ein Kündigungsgespräch in der Probezeit anders ab, als für ein langjähriges Teammitglied: In der Probezeit brauchen Sie keine Begründung, es passt einfach nicht.

Wann wird gekündigt?

Damit ist nicht nur der optimale Zeitpunkt für das Kündigungsgespräch gemeint. Je nach Kündigungsgrund muss der ordentlichen Kündigung zunächst eine Abmahnung vorausgehen, sonst ist die Entlassung nicht rechtswirksam.

Überdies müssen Arbeitgeber die gesetzlichen Kündigungsfristen einhalten. Diese richten sich nach der Dauer der Betriebszugehörigkeit des Arbeitnehmers – siehe Tabelle:

Dauer der Beschäftigung	Kündigungsfrist
0-6 Monate (Probezeit)	2 Wochen, täglich
7 Monate bis 2 Jahre	4 Wochen zum 15. / Ende des Monats
2 Jahre	1 Monat zum Ende des Monats
5 Jahre	2 Monate zum Ende des Monats
8 Jahre	3 Monate zum Ende des Monats
10 Jahre	4 Monate zum Ende des Monats
12 Jahre	5 Monate zum Ende des Monats
15 Jahre	6 Monate zum Ende des Monats
20 Jahre	7 Monate zum Ende des Monats

Mitarbeiter und Arbeitgeber können auch andere Fristen vereinbaren. Diese müssen aber im Interesse des Arbeitnehmers liegen und dürfen eine maximale Frist von 7 Monaten nicht übersteigen.

Welche Unterstützung wollen Sie anbieten?

Durch eine wertschätzende Trennung, die soziale Härten vermeidet, werden der innere Frieden und das Arbeitgeberimage geschützt. Klären Sie daher unbedingt vorab, welche (finanziellen) Angebote Sie als Arbeitgeber machen können und wollen – und finden Sie hierfür eine klare Formulierung sowie individuelle Vereinbarung.

Was passiert nach der Kündigung?

Ebenso sollte bereits im Vorfeld eine Regelung für Dienstwagen, Arbeitszzeugnis und Resturlaub getroffen werden. Sprechen Sie ebenso mit der IT-Abteilung, wann und welche Vollmachten oder Zugriffsrechte eingeschränkt bzw. entzogen werden. Natürlich können Sie auch eine sofortige Freistellung vereinbaren. Auch das sollte aber noch vor dem Kündigungsgespräch abgestimmt und mit betroffenen Abteilungen besprochen sein.

Wie wird die Trennung intern kommuniziert?

Den Kollegen bleibt eine Kündigung nicht verborgen. Zur Vorbereitung gehört deshalb auch, wie die Trennung intern kommuniziert wird. Soll transparent über die Entscheidung gesprochen werden oder bleiben einige Informationen besser im kleinen Rahmen? Über welche Vereinbarungen wollen Sie Stillschweigen bewahren? Bereiten Sie hierfür am besten ein entsprechendes Protokoll bzw. eine schriftliche Vereinbarung vor, die der Arbeitnehmer später unterschreiben muss.

2. Einladung zum Kündigungsgespräch

Wählen Sie für das Entlassungsgespräch einen möglichst neutralen Ort. Das Chefbüro kann einschüchternd wirken, ein neutraler Besprechungsraum ist oft besser geeignet. Die Einladung zum Kündigungsgespräch sollten Sie mit etwas Vorlauf von maximal 1-2 Tagen per interner Mail verschicken. Dabei sollten Sie aber noch nicht sagen, worum es geht. Machen Sie nur deutlich, dass es sich um ein persönliches 4-Augen-Gespräch und einen wichtigen Termin handelt, bei dem es um die „berufliche Zusammenarbeit“ geht.

Im Gespräch selbst sollten Sie jede Störung vermeiden. Ein Kündigungsgespräch findet schon aus Gründen der Diskretion und des Respekts hinter verschlossenen Türen statt. Telefon und Handy sollten ausgeschaltet und sichergestellt sein, dass kein anderer Mitarbeiter in das Zimmer stürmt – zur Not mit einem „Bitte nicht stören“-Schild.

3. Formulierungen wählen

Natürlich sollen Sie den betroffenen Mitarbeiter nicht schnell abfertigen – lange um den heißen Brei reden dürfen Sie aber auch nicht. Der übliche Gesprächsöffner „Smalltalk“ fällt idealerweise weg: Kommen Sie sofort auf den Punkt. Überlegen Sie sich vorher genau, was Sie sagen wollen – Beispiel:

Herr __, ich muss Ihnen leider betriebsbedingt kündigen und das Arbeitsverhältnis zum TT.MM.JJJJ beenden. Dieser Schritt belastet mich selber sehr und tut mir unendlich leid. Weil wir Ihre Arbeit immer geschätzt haben und Sie bei uns wirklich Tolles geleistet haben, möchten wir ihnen eine einvernehmliche und faire Lösung anbieten…

Vermeiden Sie hingegen Floskeln vom Typ „Kopf hoch!“ oder „Das packen Sie schon!“ sowie den Konjunktiv: „Es sieht so aus, als würde Ihre Stelle wegfallen…“ – Solche schwammigen Sätze sind absolut tabu! Außerdem ist es nicht fair, dem Mitarbeiter Hoffnungen zu machen, wenn die Entscheidung feststeht.

4. Reaktionen vorbereiten

Seien Sie auf etwaige emotionale Reaktionen gefasst und vorbereitet. Manche brechen im Kündigungsgespräch in Tränen aus, andere reagieren aggressiv oder werden gar tätlich. Wieder andere bleiben oberflächlich kühl oder verhandeln sofort ihre Konditionen. Wichtig ist, Ihrem Gegenüber zunächst Zeit zur Verarbeitung zu geben. Ist der Gefühlsausbruch zu stark, kann das Gespräch auch zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden.

Der Trennungsexperte Laurenz Andrzejewski hat nicht nur einen exzellenten Ratgeber über Trennungskultur geschrieben, sondern ebenso fünf Grundtypen identifiziert, auf die Führungskräfte immer wieder im Kündigungsgespräch treffen. Hier die Tipps und Beispiele, wie Sie am besten reagieren:

Der Geschockte

Daran erkennen Sie ihn
Dieser Typ zeigt vor allem körperliche Reaktionen: Er wird bleich, schwitzt oder bricht in Tränen aus. Manche tragen das Herz auch auf der Zunge und ventilieren, was Ihnen gerade in den Sinn kommt: „Warum ich?“, „Das musste ja so kommen…“, „Wie soll ich das bloß meiner Familie erklären?“
Hier lauert die Gefahr
Führungskräfte, die dem Gekündigten privat näher stehen oder sogar mit ihm befreundet sind, neigen jetzt zur emotionalen Verbrüderung. Womöglich plagen sie sogar Schuldgefühle. Das ist menschlich verständlich, führt aber nicht selten zu unhaltbaren Zugeständnissen, Beschönigungen und damit zu noch mehr Irritationen beim Gekündigten.
So reagieren Sie richtig
Lassen Sie etwaige Gefühlsausbrüche zu und halten Sie diese aus. Gekündigte brauchen in der Regel Zeit, um den ersten Schock zu verdauen. Empathie zu zeigen, ist zulässig – aber in Maßen! Je nach emotionalem Zustand sollte man Geschockte auch nicht alleine lassen. Wichtig ist, alle weiteren Informationen zur Kündigung so zu kommunizieren, dass Sie den Mitarbeiter nicht überfordern. Formulierungen, wie „Sie sollten“, „Sie müssen jetzt“ sind tabu. Besser ist es, die Botschaften in Fragen zu verpacken, wie: „Können Sie sich vorstellen, dass…?“ Bieten Sie zur Not ein Nachgespräch an.

Der Bettler

Daran erkennen Sie ihn
Kaum wurde die Kündigung ausgesprochen, beginnt der Typ zu feilschen – in der Regel aus purer Existenzangst, teils auch aus taktischen Gründen, um die Kündigung vielleicht doch noch abzuwenden. Manche bieten an, den gleichen Job für weniger Geld zu machen. Andere betteln um Gnade oder einen anderen Job in der Firma.
Hier lauert die Gefahr
Wer sich derart devot zeigt, appelliert an das soziale Gewissen und provoziert – bewusst oder unbewusst – eine sogenannte Beißhemmung. Auch wenn das kalt klingt: Die Gefahr ist, einzuknicken und einzulenken. Es gab sachliche Gründe für die Kündigung. Jetzt müssen Sie durchziehen.
So reagieren Sie richtig
Danken Sie dem Mitarbeiter für die bisherige Arbeit und die mit seinem jetzigen Verhalten gezeigte Loyalität. Auch sollten Sie sich die Zeit nehmen, die Vorschläge des Mitarbeiters zu würdigen. Sagen Sie aber gleichzeitig, dass es keine Alternative zur Kündigung gibt und beziehen Sie klar Position – ohne sich zu rechtfertigen. Wer fair sein will, kann allerdings Maßnahmen anbieten, die dem Ex-Mitarbeiter helfen, einen neuen Job zu finden – zum Beispiel eine Outplacement-Beratung.

Der Hysterische

Daran erkennen Sie ihn
Hier sitzt der Schock tief, äußert sich aber anders: Der Hysterische zeigt sich nicht nur durch laute Wutausbrüche, sondern ebenso durch offene Aggression. Manche schimpfen und beleidigen dabei nur verbal, andere werden tatsächlich handgreiflich.
Hier lauert die Gefahr
Ein solches Kündigungsgespräch ist längst eskaliert: Es dominieren die Emotionen. Das größte Risiko liegt jetzt darin, sich von den Emotionen im Raum provozieren zu lassen und zurückzuschießen. Ein solcher Kontrollverlust endet immer im Chaos und verursacht irreparable Schäden für die Führungskraft und Firma. Denkbar ist aber auch, dass sich Manager durch die Attacken einschüchtern lassen und in die Defensive geraten. Auch hier drohen Schäden durch falsche Zugeständnisse.
So reagieren Sie richtig
Nehmen Sie nichts davon persönlich und bleiben Sie unbedingt ruhig! Behalten Sie eine betont sachliche und emotionslose Sprache bei und zeigen Sie Verständnis für die Reaktion. Hysterisches Verhalten zu kritisieren, bringt genauso viel wie einem Depressiven zu sagen: „Sei doch mal wieder froh!“ Versuchen Sie vielmehr die Situation zu deeskalieren und die Emotionen abzukühlen. Erst wenn das der Fall ist und sich der Gekündigte beruhigt hat, sollten Sie die entscheidenden Informationen sachlich wiederholen und versuchen, dass der Betroffene trotz seines Ausbruchs die Selbstachtung wahren kann.

Der Gefasste

Daran erkennen Sie ihn
Zunächst einmal gar nicht. Denn der Gefasste zeigt weder Tränen, noch Wut, noch Betroffenheit. Vielmehr wirkt er enorm selbstbeherrscht, kühl, professionell. Manche lächeln vielleicht noch dabei. Das kann Fassade sein, muss es aber nicht. Wegen dieser Ungewissheit, handelt es sich hierbei auch um einen der schwierigsten Typen!
Hier lauert die Gefahr
In diesem Typus kann eine Zeitbombe ticken. Die einen mutieren anschließend zu Saboteuren, andere zu Amokläufern und wieder andere tun sich selbst etwas an. Weil die Botschaft erst zeitversetzt zündet, lehnen sich Führungskräfte beim Gefassten gerne zurück. Das Kündigungsgespräch lief schließlich besser als erwartet. Denkste! Eine weitere Gefahr: Die eigentliche Botschaft („Kündigung“) wurde gar nicht oder falsch verstanden.
So reagieren Sie richtig
Wiederholen Sie zur Sicherheit die Nachricht noch einmal und fragen Sie nach, was angekommen ist. Natürlich nicht, um den Mitarbeiter zu irgendeiner emotionalen Reaktion zu nötigen. Das ginge zu weit und verletzt die Privatsphäre. Entscheidend ist vielmehr, dass alles (richtig) verstanden wurde und Sie alle weiteren Schritte gemeinsam verhandeln und vereinbaren.

Der Verhandler

Daran erkennen Sie ihn
Dieser Typ erinnert ein bisschen an einen Mix aus Bettler und Gefasstem: Er bleibt souverän, zeigt wenig Emotionen und hat auch noch gute Argumente. Dahinter steckt zum Einen mentale Stärke, meist aber gute Vorbereitung. Der Verhandler hat in der Regel mit der Kündigung gerechnet und sucht jetzt nach Schwachstellen, hinterfragt Details oder beginnt zu pokern.
Hier lauert die Gefahr
Verhandler schaffen gerne die Illusion, dass die Kündigung ein großer Fehler ist oder dass sie von Leichen im Keller wissen. Das alles dient dazu, die eigene Verhandlungsposition zu stärken – und darin liegt die Hauptgefahr: Führungskräfte können jetzt schnell die Gesprächsführung verlieren, sich in Widersprüche verstricken oder andere Fehler machen, die richtig teuer werden.
So reagieren Sie richtig
Erst denken, dann reden! Jetzt zeigt sich, wie gut Sie wirklich vorbereitet sind: Etwaige Fragen sollten Sie nur beantworten, wenn Sie das souverän können – sonst lieber vertagen oder nachfragen, wie was gemeint ist. Jede vage Andeutung könnte später als Zusage ausgelegt werden, und die kostet! In jedem Fall sollten Sie ein Protokoll schreiben, das beide (!) unterschreiben. Am Besten ist, es sitzt noch ein Personalprofi oder Justiziar als Zeuge am Verhandlungstisch.

5. Kontrolle behalten

Steuern Sie das Gespräch – von Anfang bis Ende. Zwar wissen Sie nicht, wie der oder die Mitarbeiterin im Kündigungsgespräch reagiert, aber Sie können selber jederzeit Ihre Reaktion kontrollieren, sich selbst oder den Mitarbeiter beruhigen, indem Sie in Ihrer Kommunikation stets höflich, respektvoll und ruhig bleiben. Bewahren Sie genug emotionale Distanz und nehmen Sie keine Reaktion persönlich. Auf einen Streit lassen Sie sich bitte nie ein. Und wenn es handgreiflich werden sollte, können Sie den Werkschutz rufen (der ebenfalls eingeweiht sein sollte). Auch hierfür haben Sie immer einen Kollegen im Trennungsgespräch dabei.

Unser Tipp: Lassen Sie kleinere Pausen zu und beschränken Sie Ihren Redeanteil. Mit der Kündigungs-Botschaft und dem Kündigungsschreiben dazu ist das Wichtigste gesagt und getan. Oft ist es ratsam, Ihrem Gegenüber Zeit zu geben und zu schweigen, bevor Sie auf Nachfrage weitere Informationen geben.

6. Weitere Schritte klären

Der Mitarbeiter hat ein Recht darauf, zu erfahren, wieso sein Arbeitsverhältnis beendet wird. Erläutern Sie kurz den oder die Kündigungsgründe – und wie es jetzt weitergeht. Im Austrittsgespräch geht es meist um Abfindungen, Freistellung, Lohnfortzahlung und was mit dem Resturlaub passiert. Dieser kann entweder abgefeiert oder abgegolten werden.

Es hat sich bewährt, nicht alle Details auf einmal im Trennungsgespräch zu klären. Bieten Sie dem Betroffenen daher besser ein Folgegespräch an und lassen Sie ihm oder ihr wieder Zeit, etwaige Fragen mit dem Anwalt oder Betriebsrat zu besprechen. Das senkt die Sorgen und dokumentiert wieder Ihre Fairness – nach innen und außen.

7. Mit Team sprechen

Gerade das restliche Team wird oft vergessen. Trennungsexperten empfehlen regelmäßig, diese Mitarbeiter nach einer Kündigung gezielt anzusprechen und über den Prozess transparent zu informieren. Der kritischste Punkt ist die empfundene Gerechtigkeit: Er bleibt der Prüfstein für den Mythos „Trennungs- und Unternehmenskultur“.

Personalabbau im größeren Stil verunsichert die verbleibenden Mitarbeiter. Das kann die Stimmung kippen lassen und sich negativ auf Motivation und Produktivität auswirken. Im schlimmsten Fall kündigen wichtige Leistungsträger und Talente. Deshalb ist die Nachbereitung des Kündigungsgesprächs nochmal ganz entscheidend für den Erfolg und die Zukunft. Dazu gehören ein offizieller Abschied und die Würdigung des scheidenden Kollegen sowie die Neuorganisation des Teams.

Kündigungsgespräch führen: Arbeitnehmer

Ein Kündigungsgespräch ist eine Ausnahme- und Stresssituation. Daher zum Schluss noch drei kurze Tipps für Arbeitnehmer im Kündigungsgespräch:

Ruhe bewahren
Der Schock ist im ersten Augenblick immer groß und vernebelt den Verstand. Keineswegs sollten Sie jetzt unüberlegt handeln. Stattdessen: Atmen Sie tief durch und stellen Sie Fragen – zu den Gründen, Fristen, Angeboten.
Fassung behalten
Versuchen Sie unbedingt Ruhe zu bewahren und sagen Sie nichts, was Sie später bereuen könnten. Viel wichtiger ist jetzt, die Kündigung auf formale Fehler zu prüfen – andernfalls können Sie mit einer Kündigungsschutzklage reagieren.
Selbstwert kennen
Machen Sie Ihren Selbstwert nicht vom Job abhängig! Ja, der Job ist verloren – das macht Sie als Person nicht weniger wertvoll! Versinken Sie nicht in Selbstmitleid, sondern blicken Sie nach 24 Stunden Trauer möglichst wieder nach vorne.